Mengirim email dari printer, scanner, atau aplikasi

Target pembaca artikel ini

Artikel ini ditujukan untuk administrator Google Workspace yang ingin mengirim email dari perangkat atau aplikasi di organisasi atau domain mereka. Jika Anda adalah pengguna Gmail yang ingin mengirim email dari perangkat atau aplikasi, hubungi administrator organisasi Anda.

Sebagai administrator, Anda dapat menyiapkan perangkat dan aplikasi untuk mengirim email melalui Google Workspace. Siapkan Gmail untuk mengirim email dari printer dan scanner umum, seperti Canon, Epson, HP, Ricoh, dan Xerox.

Anda memiliki 3 opsi untuk menyiapkan email dengan printer, scanner, atau aplikasi berdasarkan yang didukung perangkat atau aplikasi Anda:

• Opsi 1: Mengirim email dengan Relai SMTP (direkomendasikan)
• Opsi 2: Mengirim email dengan server SMTP Gmail
• Opsi 3: Mengirim email dengan server SMTP Gmail terbatas

Sebelum memulai

• Google tidak dapat memberikan dukungan terkait masalah dengan aplikasi atau perangkat pihak ketiga. Untuk mendapatkan bantuan terkait penyiapan perangkat atau aplikasi guna mengirim email, periksa informasi dukungan atau hubungi vendor perangkat atau aplikasi Anda.
• Scanner atau printer lama mungkin tidak mendukung OAuth, yang mengizinkan aplikasi dan perangkat membagikan data Akun Google tanpa memerlukan nama pengguna atau sandi. Perangkat ini mungkin tidak mendukung pengiriman email.
• Jika Anda mencoba mengautentikasi akun Anda langsung dari printer dan akun tersebut telah mengaktifkan Verifikasi 2 Langkah, error autentikasi akan muncul. Untuk memperbaiki error ini, konfigurasi sandi aplikasi.

Opsi 1: Mengirim email dengan Relai SMTP (direkomendasikan)

Sebaiknya gunakan layanan relai SMTP untuk mengirim email dari perangkat atau aplikasi. Layanan relai SMTP mengautentikasi pesan dengan alamat IP, sehingga perangkat dan aplikasi dapat mengirimkan pesan kepada siapa saja di dalam atau di luar organisasi Anda. Ini adalah opsi yang paling aman.

Pertimbangan

Saat menggunakan layanan relai SMTP:

• Setiap pengguna di organisasi Anda dapat merelai pesan hingga 10.000 penerima per hari. Pelajari lebih lanjut batas pengiriman untuk Layanan relai SMTP.
• Email mencurigakan mungkin difilter atau ditolak.
• Nama domain yang sepenuhnya memenuhi syarat (FQDN) untuk layanan SMTP adalah smtp-relay.gmail.com.
• Opsi konfigurasi mencakup:
  • Port 25, 465, atau 587
  • Protokol SSL dan TLS
  • Alamat IP dinamis, tetapi (autentikasi mungkin memerlukan alamat IP statis)

Langkah penyiapan

1. Siapkan Relai SMTP di Google Workspace, dengan mengikuti langkah-langkah di Mengarahkan pesan Relai SMTP keluar melalui Google.
2. Siapkan perangkat dan aplikasi Anda agar terhubung ke layanan SMPT smtp-relay.gmail.com di salah satu port berikut: 25, 465, atau 587.

Opsi 2: Mengirim email dengan server SMTP Gmail

Jika terhubung menggunakan SSL atau TLS, Anda dapat mengirimkan email kepada siapa saja di dalam atau di luar organisasi menggunakan smtp.gmail.com sebagai server SMTP Anda. Opsi ini mengharuskan Anda melakukan autentikasi dengan akun dan sandi Gmail atau Google Workspace saat Anda menyiapkannya. Perangkat menggunakan kredensial tersebut setiap kali mencoba mengirim email.

Pertimbangan

Jika menggunakan server SMTP Gmail:

• Batas pengiriman adalah 2.000 pesan per hari. Pelajari lebih lanjut batas pengiriman email.
• Filter spam dapat menolak atau memfilter pesan yang mencurigakan.
• Nama domain yang sepenuhnya memenuhi syarat (FQDN) untuk layanan SMTP adalah smtp.gmail.com.
• Opsi konfigurasi mencakup:
  • Port 25, 465, atau 587
  • Protokol SSL dan TLS
  • Alamat IP dinamis

Langkah penyiapan

1. Di perangkat atau di aplikasi, masukkan smtp.gmail.com untuk alamat server.
2. Untuk Port, masukkan salah satu nomor berikut:
   • Untuk SSL, masukkan SSL.
   • Untuk TLS, masukkan TLS.
3. Untuk autentikasi, masukkan alamat email lengkap Google Workspace (misalnya: [e-mail]) dan sandi. Pastikan Anda login ke akun sebelum menggunakannya dengan perangkat atau aplikasi.

Opsi 3: Mengirim email dengan server SMTP Gmail terbatas

Opsi ini memungkinkan organisasi Anda mengirim pesan ke pengguna Gmail atau Google Workspace saja. Opsi ini tidak memerlukan autentikasi.

Jika perangkat atau aplikasi Anda tidak mendukung SSL, Anda harus menggunakan server SMTP terbatas aspmx.l.google.com.

Pertimbangan

Jika menggunakan server SMTP Gmail terbatas:

• Verifikasi alamat IP perangkat atau aplikasi Anda.
• Google Workspaceatas per pengguna berlaku. 
• Filter spam dapat menolak atau memfilter pesan yang mencurigakan.
• Nama domain yang sepenuhnya memenuhi syarat (FQDN) untuk layanan SMTP adalah aspmx.l.google.com.
• TLS dan autentikasi tidak diperlukan.
• Opsi konfigurasi mencakup:
  • Port 25
  • Alamat IP dinamis

Langkah penyiapan

1. Hubungkan perangkat atau aplikasi Anda ke server SMTP Gmail terbatas:
   1. Untuk alamat server, masukkan aspmx.l.google.com.
   2. Untuk port, masukkan 25.
2. Di konsol Google Admin, tambahkan alamat IP perangkat atau aplikasi ke daftar yang diizinkan dengan mengikuti langkah-langkah di Menambahkan alamat IP ke daftar yang diizinkan di Gmail.
3. Siapkan SPF untuk domain Anda. Pastikan data SPF Anda menyertakan alamat IP atau domain untuk perangkat atau aplikasi yang mengirim pesan dari domain Anda, sehingga pesan dari perangkat ini tidak ditolak. Data SPF Anda harus merujuk semua pengirim untuk domain Anda. Untuk mengetahui detailnya, buka Menyiapkan SPF. 

_{Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.}