Med Google Grupper kan du dela innehåll med flera personer via en enda e-postadress. Du kan till exempel du skapa en grupp med e-postadressen marknadsteam@din_domän.com och lägga till flera medlemmar. Du kan sedan använda gruppens e-postadress för att dela ett dokument med alla i gruppen.
Om du delar innehåll med en grupp som innehåller en annan grupp har medlemmarna i undergruppen, eller den underordnade gruppen, samma åtkomst till innehållet som den överordnade gruppen. Om du tar bort medlemmar från en grupp förlorar de åtkomst till innehåll som delas med gruppen. Läs mer om undergrupper eller underordnade grupper.
Fördelar med att dela
Genom att dela innehåll kan du:
- Dela resurser, statusuppdateringar med mera med hjälp av en e-postadress för en grupp, i stället för flera enskilda e-postadresser.
- Ändra åtkomstbehörigheter för alla samtidigt, istället för att ändra dem för varje person manuellt.
- Undvika att söka efter allt du någonsin har delat med någon om personen lämnar teamet. Ta bort personen från gruppen så kan han eller hon inte få tillgång gruppinnehåll som delats tidigare.
Om du lägger till medlemmar senare
Medlemmar som du lägger till i gruppen senare kan direkt få åtkomst till innehåll som har delats tidigare via webbadresser till filer. Innehåll som har delats tidigare visas dock inte automatiskt i vyn Delas med mig för nya medlemmar på Google Drive. Om filer ska visas i Delas med mig måste du dela dem igen med gruppen eller dela filerna med nya medlemmar individuellt.
Dela utanför organisationen
Administratören kan förhindra delning av innehåll med gruppmedlemmar utanför organisationen. Om extern delning är förbjuden kan endast gruppmedlemmar som finns i din organisation få åtkomst till gruppens delade innehåll.
Dela innehåll med en grupp
Du kan dela dokument, webbplatser och din kalender.
Dela ett dokument
Besök Dela Dokument, Kalkylark, Presentationer och Formulärer.
Dela en webbplats
- Öppna din webbplats i Google Sites.
- Klicka på Dela högst upp till höger.
- Öppna Bjud in personer, ange gruppens e-postadress och klicka på Skicka.
Dela din kalender
- Öppna Google Kalender. Läs mer
- Klicka på Inställningar
Inställningar uppe till höger.
- Klicka på den kalender du vill dela under Inställningar för mina kalendrar.
- Klicka på Dela med specifika personer och klicka sedan på Lägg till personer.
- Ange e-postadressen för gruppen som inkluderar Google Kalender-användare.
- Klicka på nedåtpilen för behörighetsinställningar och sedan på åtkomstnivån du vill ge gruppen.
- Klicka på Skicka.
Varje gruppmedlem får en delningsinbjudan. Om du har behörigheten Vem kan visa medlemmar för gruppen visas kalenderhändelsen automatiskt i medlemmarnas kalendrar. I annat fall måste medlemmarna ange händelsen manuellt i sina kalendrar.
Medlemmar måste klicka på länken i inbjudan för att se din kalender. Eftersom den här länken bara fungerar för medlemmar i gruppen kan du tryggt lägga upp den på webbplatser eller skicka den i andra e-postmeddelanden.
Du kan dela din kalender offentligt om gruppen inkluderar personer som inte använder Google Kalender.