Google Группы позволяют делиться контентом сразу с несколькими пользователями, используя один адрес электронной почты. Например, можно создать группу с адресом otdel-marketinga@vash-domen.ru и добавить в нее несколько человек. После этого для предоставления доступа к документу сразу всем участникам вы сможете использовать адрес электронной почты группы.
Если в группе, с которой вы делитесь контентом, есть другая группа, подгруппа или дочерняя группа, то ее участники получают тот же уровень доступа к контенту, что и пользователи в родительской группе. Если вы удалите участника группы, он потеряет доступ к ее контенту. Подробнее о том, как добавить группу в другую группу…
Преимущества использования групп
Возможности:
- Вы можете предоставлять доступ к ресурсам, обновлениям статусов и т. п., указывая адрес группы вместо адресов отдельных пользователей.
- Можно управлять разрешениями для целой группы сразу.
- Когда кто-то из сотрудников покинет команду, не придется закрывать для него ранее предоставленный доступ к объектам, достаточно просто удалить этого пользователя из группы.
Что произойдет, если добавить участников позже
Пользователи, добавленные в группу позже, смогут получить доступ к файлам, которыми с группой поделились ранее, по прямым ссылкам на них. Обратите внимание, что такие файлы не появляются автоматически в разделе Доступные мне на Google Диске у новых участников. Чтобы это произошло, нужно предоставить доступ к нужным файлам в индивидуальном порядке или повторно поделиться ими со всей группой.
Как предоставить доступ к контенту внешним пользователям
Администратор может запретить делиться контентом с участниками группы, не являющимися сотрудниками организации. В таком случае доступ к материалам, которыми поделились с группой, получат только участники, работающие в организации.
Как поделиться контентом с группой
Вы можете предоставить доступ к документам, сайтам и даже своему календарю.
Как предоставить доступ к документу
Узнайте, как предоставить группе доступ к документам, таблицам, презентациям и формам.
Как поделиться сайтом
- Перейдите на свой сайт Google.
- Нажмите Открыть доступ в правом верхнем углу страницы.
- В поле Пригласить пользователей укажите адрес электронной почты группы и нажмите Отправить.
Как открыть доступ к календарю
- Откройте Google Календарь. Подробнее…
- Вверху справа нажмите Настройки
Настройки.
- В разделе Настройки моих календарей нажмите на календарь, к которому хотите предоставить доступ.
- Нажмите Доступ для отдельных пользователей, в затем – кнопку Добавить пользователей.
- Введите адрес электронной почты группы, в которой есть пользователи Google Календаря.
- Нажмите на стрелку вниз в поле Разрешения и выберите нужный уровень доступа.
- Нажмите Отправить.
Все участники группы получат приглашение. Если у группы есть разрешение "Кто может просматривать список участников", мероприятие календаря автоматически появится в календарях участников. Если его нет, участникам придется вручную добавить мероприятие в свои календари.
Чтобы посмотреть ваш календарь, им нужно будет нажать на ссылку в приглашении. Воспользоваться ей могут только участники группы, поэтому при необходимости вы можете опубликовать ее на сайте или отправить в письме, среди получателей которого есть внешние пользователи, не беспокоясь о безопасности.
Если среди участников вашей группы есть те, кто не пользуется Google Календарем, вы можете сделать свой календарь общедоступным.