Mit Google Groups lassen sich Inhalte über eine E-Mail-Adresse für mehrere Personen freigeben. Sie können beispielsweise eine Gruppe mit der E-Mail-Adresse marketing-team@your_domain.com erstellen und mehrere Mitglieder hinzufügen. Wenn Sie dann ein Dokument an diese Adresse schicken, können alle Personen in der Gruppe darauf zugreifen.
Wenn Sie Inhalte in einer Gruppe freigeben, die eine andere Gruppe enthält, haben die Mitglieder der untergeordneten Gruppe denselben Zugriff auf den Inhalt wie die Mitglieder der übergeordneten Gruppe. Personen, die aus einer Gruppe entfernt werden, verlieren den Zugriff auf Inhalte, die für die Gruppe freigegeben wurden. Weitere Informationen zu untergeordneten Gruppen
Vorteile der Freigabe
Die Inhaltsfreigabe hat folgende Vorteile:
- Sie halten Ihr gesamtes Team über eine zentrale E-Mail-Adresse auf dem Laufenden und geben rasch Dateien für alle Mitglieder frei.
- Sie ändern Zugriffsberechtigungen bequem global für alle Mitglieder der Gruppe.
- Sie müssen nicht mühsam nach Dateien suchen, die Sie für einen Nutzer freigegeben haben, wenn er Ihr Team verlässt. Sie entfernen den Nutzer einfach aus der Gruppe. Er verliert dann den Zugriff auf alle Inhalte, die Sie für die Gruppe freigegeben haben.
Wenn Sie später Mitglieder hinzufügen
Mitglieder, die Sie der Gruppe später hinzufügen, können über Datei-URLs sofort auf zuvor freigegebene Inhalte zugreifen. Sie werden jedoch nicht automatisch in der Ansicht Für mich freigegeben in Google Drive angezeigt. Dazu müssen Sie sie noch einmal für die Gruppe freigeben oder die Dateien einzeln mit den neuen Mitgliedern teilen.
Freigabe außerhalb Ihrer Organisation
Ihr Administrator kann die Freigabe von Inhalten für Gruppenmitglieder außerhalb Ihrer Organisation verhindern. Wenn eine externe Freigabe nicht gestattet ist, können nur Gruppenmitglieder innerhalb der Organisation auf freigegebene Inhalte der Gruppe zugreifen.
Inhalte für eine Gruppe freigeben
Sie können Dokumente, Websites und sogar Ihren Kalender freigeben.
Dokumente freigeben
Weitere Informationen finden Sie unter Dokumente, Tabellen, Präsentationen und Formulare freigeben.
Website freigeben
- Öffnen Sie die Website in Google Sites.
- Klicken Sie rechts oben auf das Symbol Für andere freigeben.
- Klicken Sie unter Personen einladen in das Textfeld, geben Sie die E-Mail-Adresse der Gruppe ein und klicken Sie auf Senden.
Kalender freigeben
- Öffnen Sie Google Kalender. Weitere Informationen
- Klicken Sie rechts oben auf Einstellungen
Einstellungen.
- Klicken Sie unter Einstellungen für meine Kalender auf den Kalender, den Sie freigeben möchten.
- Klicken Sie auf Für bestimmte Personen freigeben und dann auf Personen hinzufügen.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Gruppe mit Google Kalender-Nutzern ein.
- Klicken Sie auf den Drop-down-Pfeil für die Berechtigungseinstellungen und dann auf die Zugriffsebene, die Sie der Gruppe zuweisen möchten.
- Klicken Sie auf Senden.
Jedes Gruppenmitglied erhält daraufhin eine Freigabeeinladung. Wenn Sie für die Gruppe die Berechtigung zum Ansehen von Mitgliedern haben, wird der Kalendertermin automatisch in den Kalendern der Mitglieder angezeigt. Ist das nicht der Fall, müssen die Mitglieder den Termin manuell in ihre Kalender eintragen.
Dazu müssen sie in der Einladung auf den Link klicken, um Ihren Kalender aufzurufen. Da dieser nur für Gruppenmitglieder funktioniert, können Sie ihn sicher auf Websites posten oder in anderen E-Mail-Nachrichten senden.
Wenn Personen zur Gruppe gehören, die Google Kalender nicht verwenden, können Sie Ihren Kalender öffentlich freigeben.