คุณจะแชร์เนื้อหากับบุคคลหลายคนผ่านอีเมลเดียวได้เมื่อใช้ Google Groups ตัวอย่างเช่น สร้างกลุ่มที่มีอีเมลเป็น marketing-team@your_domain.com และเพิ่มสมาชิกหลายคน จากนั้นใช้อีเมลของกลุ่มเพื่อแชร์เอกสารกับทุกคนในกลุ่ม
หากคุณแชร์เนื้อหากับกลุ่มที่มีกลุ่มอื่นอยู่ภายใน สมาชิกของกลุ่มย่อยจะมีสิทธิ์เข้าถึงเนื้อหาเหมือนกับสมาชิกของกลุ่มหลัก หากคุณนำสมาชิกออกจากกลุ่ม สมาชิกเหล่านั้นจะเข้าถึงเนื้อหาที่แชร์กับกลุ่มไม่ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกลุ่มย่อย
ประโยชน์ของการแชร์
เมื่อแชร์เนื้อหา คุณจะสามารถทำสิ่งต่างๆ ได้ดังนี้
- แชร์ทรัพยากร การอัปเดตสถานะ และอื่นๆ โดยใช้อีเมลของทีมเพียงอีเมลเดียวแทนการใช้อีเมลส่วนบุคคลหลายอีเมล
- เปลี่ยนสิทธิ์การเข้าถึงให้กับสมาชิกทุกคนพร้อมกันได้ ไม่ต้องเปลี่ยนให้ทีละคนด้วยตนเอง
- ไม่ต้องค้นหารายการที่คุณเคยแชร์กับบุคคลที่ออกจากทีมไปแล้ว เพียงแค่ลบสมาชิกนั้นออกจากกลุ่มเพื่อไม่ให้เข้าถึงเนื้อหาของกลุ่มที่แชร์ไว้ก่อนหน้าได้
หากเพิ่มสมาชิกในภายหลัง
สมาชิกที่คุณเพิ่มไปยังกลุ่มในภายหลังจะเข้าถึงเนื้อหาที่แชร์ไว้ก่อนหน้านี้ผ่านทาง URL ของไฟล์ได้ทันที อย่างไรก็ตามเนื้อหาที่แชร์ก่อนหน้านี้จะไม่ปรากฏในมุมมองแชร์กับฉันของสมาชิกใหม่ใน Google ไดรฟ์โดยอัตโนมัติ หากต้องการให้ไฟล์แสดงในแชร์กับฉัน คุณต้องแชร์เนื้อหาต่อในกลุ่มหรือแชร์ไฟล์กับสมาชิกใหม่ทีละคน
การแชร์ภายนอกองค์กร
ผู้ดูแลระบบจะห้ามไม่ให้แชร์เนื้อหากับสมาชิกในกลุ่มภายนอกองค์กรได้ หากไม่อนุญาตให้แชร์กับภายนอก จะมีเพียงสมาชิกกลุ่มที่อยู่ในองค์กรของคุณเท่านั้นที่จะเข้าถึงเนื้อหาที่แชร์ของกลุ่มได้
แชร์เนื้อหากับกลุ่ม
คุณสามารถแชร์เอกสาร เว็บไซต์ และแม้กระทั่งปฏิทินของคุณได้
แชร์เอกสาร
ไปที่แชร์เอกสาร ชีต สไลด์ และฟอร์ม
แชร์เว็บไซต์
- เปิดเว็บไซต์ของคุณใน Google Sites
- คลิกแชร์ที่ด้านขวาบน
- ไปที่เชิญบุคคลอื่น จากนั้นป้อนอีเมลของกลุ่มแล้วคลิกส่ง
แชร์ปฏิทินของคุณ
- เปิด Google ปฏิทินของคุณ ดูข้อมูลเพิ่มเติม
- ที่ด้านขวาบน ให้คลิกการตั้งค่า
การตั้งค่า
- คลิกปฏิทินที่คุณต้องการแชร์ในส่วนการตั้งค่าสำหรับปฏิทินของฉัน
- คลิกแบ่งปันกับบุคคลที่ระบุ จากนั้นคลิกเพิ่มบุคคล
- ป้อนอีเมลของกลุ่มที่มีผู้ใช้ Google ปฏิทิน
- คลิกลูกศรลงที่การตั้งค่าสิทธิ์ แล้วเลือกระดับการเข้าถึงที่คุณต้องการอนุญาตให้กับกลุ่ม
- คลิกส่ง
สมาชิกกลุ่มแต่ละคนจะได้รับคำเชิญการแชร์ หากคุณมีสิทธิ์เป็นผู้ที่ดูสมาชิกได้ในกลุ่ม กิจกรรมในปฏิทินจะปรากฏโดยอัตโนมัติในปฏิทินของสมาชิก หากไม่มีสิทธิ์นั้น สมาชิกจะต้องป้อนกิจกรรมในปฏิทินด้วยตนเอง
สมาชิกต้องคลิกลิงก์ในคำเชิญเพื่อดูปฏิทินของคุณ เนื่องจากลิงก์นี้ใช้ได้เฉพาะกับสมาชิกในกลุ่ม คุณจึงโพสต์ลงในเว็บไซต์หรือส่งไปในข้อความอีเมลอื่นได้อย่างปลอดภัย
หากกลุ่มของคุณมีผู้ที่ไม่ได้ใช้ Google ปฏิทิน คุณจะแชร์ปฏิทินแบบสาธารณะก็ได้