Sebagai administrator, Anda dapat menggunakan setelan berbagi data untuk mencegah pengguna membagikan data Google Workspace dari perangkat iOS mereka kepada orang di luar organisasi. Setelan ini mempersulit pengguna untuk memindahkan data kerja antara akun perusahaan dan pribadi di perangkat iOS yang sama. Misalnya, Anda dapat mencegah pengguna iOS menyalin teks dari email kantor ke akun pribadi dan menggunakan sheet berbagi iOS (juga disebut sebagai tampilan aktivitas), serta mengirim data kerja ke aplikasi pribadi.
Sebelum memulai
- Anda dapat mencegah berbagi data hanya dari aplikasi Google yang mendukung perlindungan data. Aplikasi tersebut adalah Gmail, Google Drive, Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide, Google Chat, dan Google Meet.
- Beberapa file mungkin terbuka di aplikasi non-Google Workspace dan tidak dilindungi oleh perlindungan data.
- Setelan ini tidak dapat menghentikan semua kebocoran data yang mungkin terjadi, seperti menyalin dari Apple Visual Look Up, mengambil screenshot, atau menggunakan ekstensi terjemahan.
Apa saja setelannya?
Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan opsi berbagi data berikut:
Izinkan salin dan tempel data kerja ke akun dan aplikasi pribadi
Mengizinkan pengguna di akun kerja mereka untuk menyalin konten dari aplikasi Google yang mendukung perlindungan data ke aplikasi Google di akun pribadi mereka atau ke aplikasi pihak ketiga. Setelan ini juga memungkinkan pengguna di akun mana pun untuk menarik konten antar-aplikasi Google dan menggunakan fitur Semua kotak masuk (yang menggabungkan pesan dari beberapa akun Gmail menjadi satu kotak masuk).
Izinkan pengiriman data kerja ke aplikasi pribadi, termasuk semua aplikasi non-Google Workspace di sheet berbagi iOS
Penting: Setelan ini tidak berlaku untuk semua dokumen dan aplikasi. Misalnya, saat Anda memilih setelan ini, setelan tersebut tidak mencegah pengguna berbagi dokumen .doc atau .docx ke aplikasi Microsoft Word, atau dokumen .xls atau .xlsx ke aplikasi Microsoft Excel.
Mengizinkan pengguna di akun kerja mereka untuk menyalin konten dari aplikasi Google yang mendukung perlindungan data ke beberapa aplikasi non-Google Workspace. Guna mencegah pengguna menggunakan sheet berbagi untuk berbagi file dan data dari akun kerja mereka ke aplikasi non-Google Workspace, nonaktifkan setelan ini.
Jika Anda menonaktifkan setelan ini dan ingin mengizinkan aplikasi non-Google Workspace tertentu untuk menerima file dan data kerja, buka setelan aplikasi, lalu pilih Izinkan aplikasi ini menerima data kerja dari sheet berbagi iOS. Untuk mengetahui detailnya, buka Mengedit setelan aplikasi.
Izinkan berbagi data kerja ke akun pribadi atau ke iOS Mail di sheet berbagi iOS
Mengizinkan pengguna di akun kerja mereka untuk berbagi konten di aplikasi Google yang mendukung perlindungan data ke aplikasi Google di akun pribadi mereka atau ke Apple Mail. Guna mencegah pengguna menggunakan sheet berbagi untuk berbagi file dan data dari akun kerja ke akun pribadi atau ke Apple Mail, nonaktifkan setelan ini.
Setelan ini hanya berlaku untuk data yang dibagikan dari aplikasi Google Workspace. Untuk mencegah berbagi dengan aplikasi pihak ketiga:
- Tambahkan aplikasi kerja ke daftar aplikasi Anda, lalu aplikasi menjadi terkelola. Untuk mengetahui detailnya, buka Menambahkan aplikasi pihak ketiga.
- Mewajibkan link, lampiran, dan file kerja hanya dibuka di aplikasi terkelola dengan akun terkelola. Untuk mengetahui detailnya, baca Membuka dokumen di aplikasi yang tidak dikelola.
Izinkan berbagi data kerja dengan AirDrop di sheet berbagi iOS
Mengizinkan pengguna di akun kerja mereka untuk berbagi konten dari aplikasi Google yang mendukung perlindungan data ke Apple AirDrop menggunakan sheet berbagi. Untuk mencegah pengguna berbagi item Google Workspace ke AirDrop dengan sheet berbagi, nonaktifkan setelan ini.
Izinkan pencetakan file kerja
Mengizinkan pengguna di akun kerja mereka untuk mencetak konten di aplikasi Google yang mendukung perlindungan data. Untuk mencegah pengguna mencetak file Google Workspace, nonaktifkan setelan ini.
Izinkan penyimpanan data kerja ke Files dengan sheet berbagi iOS
Mengizinkan pengguna di akun kerja mereka untuk menyimpan konten dari aplikasi Google yang mendukung perlindungan data ke folder Files perangkat menggunakan sheet berbagi. Untuk mencegah pengguna menyimpan konten dari akun kerja mereka dengan opsi Save to Files di sheet berbagi, nonaktifkan setelan ini.
Izinkan penyimpanan gambar dan video kerja ke iOS Photos
Memungkinkan pengguna di akun kerja mereka untuk menyimpan gambar dan video Google Workspace ke Foto iOS. Untuk mencegah pengguna menyimpan gambar atau video dari akun kerja mereka di aplikasi Google, nonaktifkan setelan ini.
Izinkan penetapan item ke Contacts dengan sheet berbagi iOS
Mengizinkan pengguna di akun kerja mereka untuk menetapkan item dari aplikasi Google yang mendukung perlindungan data ke Contacts menggunakan sheet berbagi. Untuk mencegah pengguna menggunakan opsi Assign to Contacts di sheet berbagi dari akun kerja mereka, nonaktifkan setelan ini.
Mengaktifkan atau menonaktifkan setelan
Sebelum memulai: Jika Anda perlu menyiapkan departemen atau tim untuk setelan ini, buka Menambahkan unit organisasi.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
Perangkat
Seluler & endpoint
- Klik Berbagi data
- (Opsional) Untuk menerapkan setelan ke departemen atau tim, di bagian samping, pilih unit organisasi. Tunjukkan caranya
- Pilih opsi:
- Untuk mencegah pengguna agar tidak membagikan data Google Workspace secara eksternal, pilih Jangan izinkan pengguna melakukan tindakan yang dapat membagikan data Google Workspace secara eksternal.
- Untuk mengizinkan pengguna melakukan beberapa tindakan berbagi data, pilih Izinkan pengguna mengambil tindakan yang dipilih di perangkat iOS, lalu pilih setelan Anda.
-
Klik Simpan. Atau, Anda dapat mengklik Ganti untuk unit organisasi.
Untuk memulihkan nilai yang diwarisi pada lain waktu, klik Warisi.
Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut
Melindungi data dengan konfigurasi terkelola
Jika pengelolaan seluler lanjutan untuk perangkat iOS diaktifkan, Anda dapat melindungi data organisasi Anda lebih lanjut menggunakan konfigurasi terkelola. Konfigurasi terkelola berikut mencegah berbagi data dari sumber yang tidak diketahui (biasanya aplikasi non-Google Workspace) kepada pengguna di akun pribadi atau akun perusahaan dengan ID pelanggan yang berbeda di aplikasi Google (seperti Gmail, Drive, Dokumen, Spreadsheet, Slide, Chat, dan Meet). Untuk mempelajari cara menyiapkan konfigurasi terkelola, buka Menyiapkan aplikasi iOS dengan konfigurasi terkelola.
<dict>
<key>GoogleWorkspaceDataSharingActions</key>
<dict>
<key>RestrictSharingFromUnknownSourceOnlyToCustomer</key>
<string>{customer_id}</string>
</dict>
</dict>
Catatan:
customer_idadalah ID pelanggan unik yang ditetapkan ke akun Anda. Anda dapat menemukannya di konsol Google Admin pada Akun- Untuk memastikan bahwa batasan berbagi data diterapkan secara konsisten, terapkan konfigurasi terkelola ke semua aplikasi Google yang digunakan oleh organisasi Anda.
- Agar konfigurasi terkelola berfungsi, aplikasi harus berupa aplikasi terkelola dan pengguna harus menginstalnya dari aplikasi Google Device Policy. Untuk mengetahui detailnya, buka Mengedit setelan aplikasi.
- Untuk mencegah pengguna membuka link dan file kerja di aplikasi tidak terkelola, buka Membuka dokumen di aplikasi tidak terkelola.
- Jika Anda ingin mengizinkan berbagi data dari sumber yang tidak dikenal hanya untuk beberapa pengguna, hapus centang pada kotak Izinkan pengiriman data kerja ke aplikasi pribadi, termasuk semua aplikasi non-Google Workspace di sheet berbagi iOS atau pilih Jangan izinkan pengguna melakukan tindakan yang akan membagikan data Google Workspace secara eksternal di perangkat iOS untuk pengguna tersebut.