Edisi yang didukung untuk fitur ini: Enterprise Plus; Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, dan Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Google Workspace Assured Controls. Bandingkan edisi
Dengan alat Ekspor Data, Anda dapat mengekspor sebagian atau semua data organisasi Anda ke arsip Google Cloud Storage dan mendownloadnya. Beberapa organisasi hanya perlu mengekspor data tertentu, bukan seluruh set data. Misalnya, sebuah organisasi mungkin hanya perlu mengekspor konten yang dibuat oleh departemen penjualan.
- Sebelum Anda memulai
- Langkah 1: Ekspor data pengguna Anda
- Langkah 2: Lihat dan download data yang diekspor
- Membatalkan ekspor berkelanjutan
Sebelum Anda memulai
Untuk mengekspor data organisasi Anda, Anda harus:
- Menggunakan akun administrator super Google Workspace atau Cloud Identity yang sudah dibuat minimal 30 hari lalu (kecuali jika Anda membuat akun organisasi Anda kurang dari 30 hari lalu).
- Mengaktifkan Verifikasi 2 Langkah (2SV) untuk akun Anda. Penerapan Verifikasi 2 Langkah hanya diperlukan untuk admin yang memulai ekspor. Untuk memeriksa apakah Verifikasi 2 Langkah diaktifkan untuk akun Anda, tinjau setelan keamanan akun Anda.
Untuk mengakses data yang diekspor, Anda harus mengaktifkan Google Cloud untuk akun admin Anda. Untuk mengetahui detailnya, buka Mengaktifkan atau menonaktifkan Google Cloud untuk pengguna.
Edisi Google Workspace Anda menentukan fitur ekspor yang tersedia untuk Anda.
| Assured Controls, Assured Controls Plus | Enterprise Essentials Plus, Enterprise Plus, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, Education Plus |
Semua edisi Google Workspace lainnya | |
|---|---|---|---|
| Mengekspor semua data organisasi Anda | ✔ | ✔ | ✔ |
| Menjalankan ekspor data yang difilter untuk satu pengguna | ✔ | ✔ | ✔ |
| Menjalankan ekspor data yang difilter untuk unit organisasi, grup, atau hingga 100 pengguna | ✔ | ✔ | |
| Menjalankan ekspor berkelanjutan | ✔ | ||
| Mengekspor ke bucket Cloud Storage Anda sendiri (penyimpanan data lokal) | ✔ | ||
| Jumlah ekspor serentak | 2 | 2 |
1 ekspor penuh dan 1 ekspor pengguna tunggal ATAU 2 ekspor pengguna tunggal |
| Interval waktu minimum antara ekspor data penuh | Tidak ada | Tidak ada | 30 hari |
Penting: Ekspor berkelanjutan dan ekspor yang menggunakan penyimpanan data lokal hanya menyertakan data dari pengguna yang diberi lisensi add-on Assured Controls.
Administrator super dapat menggunakan filter di alat Ekspor Data untuk mengekspor data dari unit organisasi, grup, atau pengguna tertentu.
Catatan: (Edisi Google Workspace for Education) Jika menggunakan filter unit organisasi atau grup di alat Ekspor Data, pastikan untuk memilih label usia Semua pengguna berusia di atas 18 tahun. Untuk mengetahui detailnya, buka Mengontrol akses ke layanan Google berdasarkan usia.
Alat Ekspor Data umumnya mengekspor data yang sama yang tersedia dengan Google Takeout untuk pengguna.
Data berikut tidak termasuk dalam ekspor data yang difilter:
- Unit organisasi dan grup yang ditambahkan dalam 24 jam terakhir mungkin tidak diekspor.
- Hanya data milik pengguna yang diekspor.
Data yang bukan milik pengguna, seperti dokumen di drive bersama, tidak akan diekspor. Misalnya, jika pengguna membuat spreadsheet dan menyimpannya di Drive Saya miliknya, pengguna yang bersangkutan adalah pemilik spreadsheet tersebut. Namun, jika pengguna membuat spreadsheet dan memindahkannya ke drive bersama, pengguna yang bersangkutan bukan lagi pemilik spreadsheet tersebut. Datanya tidak akan diekspor.
Fitur yang tidak dimiliki oleh pengguna perorangan meliputi:- Ruang Chat dan pesan langsung grup
- Sites
- Drive bersama
- Kalender sekunder
Untuk mengekspor data bagi seluruh organisasi, termasuk konten drive bersama, lihat Mengekspor semua data organisasi Anda.
Alat Ekspor Data memungkinkan Anda menentukan bucket Cloud Storage Anda sendiri sebagai tujuan untuk data Anda yang diekspor, sehingga Anda dapat memanfaatkan penyimpanan data lokal. Jika Anda tidak menentukan bucket tujuan, alat ini akan menyediakan bucket Cloud Storage sementara dari Google.
Jika Anda memilih bucket dari Google, data yang diekspor akan otomatis dihapus dalam waktu 60 hari dari awal ekspor. Lihat Mengekspor semua data organisasi Anda. Anda dapat memilih apakah akan menggunakan bucket yang berada di Amerika Serikat, Eropa, atau memilih Tidak ada preferensi.
Jika Anda memilih bucket Cloud Storage Anda sendiri, ekspor mencakup data yang didukung untuk pengguna dengan lisensi Assured Controls. Data yang diekspor tersebut akan disimpan di lokalitas bucket dan dikontrol sepenuhnya oleh Anda. Anda mungkin dikenai biaya tambahan untuk Google Cloud Storage.
Untuk menggunakan bucket Cloud Storage Anda sendiri, Anda harus membuat bucket di lokasi yang diinginkan dan menetapkan peran ini ke akun layanan yang ditampilkan di kotak Tujuan:
-
Storage Legacy Bucket Reader Storage Object CreatorStorage Object Viewer
Catatan: Storage Legacy Bucket Reader adalah peran lama yang telah ditentukan. Untuk menetapkannya, Anda mungkin perlu mengklik Kelola Peran dan membuat peran khusus yang menggunakan peran lama ini.
Atau, Anda juga dapat memberikan izin akses berikut ke akun layanan:
storage.buckets.getstorage.objects.createstorage.objects.get
Anda dapat menjadwalkan dan mengotomatiskan ekspor berkelanjutan. Fitur ekspor berkelanjutan memungkinkan Anda menyiapkan konfigurasi pengeksporan admin tertentu, lalu menjalankan ekspor tersebut secara berkelanjutan. Alat Ekspor Data secara otomatis menjalankan proses ekspor secara berkelanjutan, dengan memulai ekspor baru secara otomatis lima hari setelah ekspor sebelumnya dimulai. Jika ekspor sebelumnya masih berlangsung, ekspor akan dimulai setelah ekspor sebelumnya selesai, sehingga membuat arsip baru setiap kali ekspor dijalankan.
Penting: Ekspor berkelanjutan hanya mencakup data dari pengguna dengan lisensi Assured Controls.
Langkah 1: Ekspor data pengguna Anda
Anda harus login sebagai administrator super untuk tugas ini.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, di panel sebelah kanan di bawah Alat, klik Ekspor Data.
- Klik Siapkan ekspor baru.
- Di kotak Nama, masukkan nama untuk ekspor Anda.
- Di kotak Cakupan, pilih data pengguna yang akan diekspor.
Untuk mengekspor semua data organisasi Anda, termasuk data yang hanya tersedia bagi admin, pilih Ekspor semua data pengguna, lalu lewati langkah berikutnya. Lihat Mengekspor semua data organisasi Anda untuk mengetahui informasi selengkapnya.
Untuk mengekspor data bagi pengguna yang dipilih, pilih Ekspor data untuk pengguna tertentu, lalu pilih apakah Anda akan mengidentifikasi pengguna berdasarkan nama pengguna perorangan, grup, atau unit organisasi.
- Identifikasi unit organisasi, grup, atau nama pengguna yang akan diekspor.
Klik di kotak Tambahkan > tentukan pilihan Anda > klik Selesai.
Saat Anda memilih unit organisasi, hanya anggota langsung dari unit organisasi yang dipilih yang diekspor—bukan sub-unit organisasi. Misalnya, unit organisasi Keuangan memiliki dua sub-unit organisasi, yaitu Eropa dan Asia. Jika Anda memilih unit organisasi Keuangan, hanya pengguna langsung di bagian Keuangan yang akan diekspor. Unit organisasi Eropa dan Asia tidak diekspor.
- (Opsional) Siapkan ekspor berkelanjutan.
Di kotak Ekspor berkelanjutan, pilih kotak centangnya.
Catatan: Hanya organisasi dengan add-on Assured Controls yang dapat melihat kotak Ekspor berkelanjutan. - Di kotak Tujuan, pilih tempat untuk menyimpan data yang diekspor.
Alat Ekspor Data dapat mengekspor data pengguna ke bucket Cloud Storage dari Google atau bucket Cloud Storage Anda sendiri. Lihat Tujuan untuk data yang diekspor guna mengetahui informasi selengkapnya.
Untuk menggunakan bucket Cloud Storage sementara dari Google, pilih Bucket Cloud dari Google, lalu pilih lokalitas bucket tersebut (Amerika Serikat, Eropa, atau Tidak ada preferensi).
Catatan: Bucket Cloud Storage sementara dari Google tidak tersedia untuk ekspor berkelanjutan.
Untuk memilih bucket Cloud Storage Anda sendiri, pilih Bucket Anda, lalu masukkan nama bucket yang telah dibuat. - Klik Mulai ekspor.
Saat Anda memulai ekspor, semua admin super akan menerima email yang memberitahukan bahwa ada ekspor data yang akan berlangsung. Ekspor tersedia paling cepat 48 jam setelah Anda memulai ekspor. Periode tunggu ini membantu memberikan keamanan untuk data organisasi Anda.
Ekspor data biasanya membutuhkan waktu 72 jam, tetapi dapat membutuhkan waktu hingga 14 hari, bergantung pada ukuran ekspor data Anda. Semua admin super akan mendapatkan email notifikasi saat proses ekspor selesai. Semua administrator super dapat melihat ekspor tersebut.
Catatan: Jika Akun Google Anda kehilangan hak istimewa admin super saat ekspor yang telah Anda mulai sedang dijalankan, ekspor otomatis dibatalkan. Tidak ada data yang diekspor dan admin super lainnya akan menerima notifikasi email bahwa ekspor gagal.
Langkah 2: Lihat dan download data yang diekspor
Dari tabel Ekspor data, Anda dapat membuka tampilan mendetail yang memungkinkan Anda untuk:
- Meninjau cakupan ekspor
- Memeriksa status ekspor
- Melihat arsip
- Menjalankan perbaikan jika terjadi kegagalan ekspor
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, di panel sebelah kanan di bawah Alat, klik Ekspor Data.
- Di tabel Ekspor data, klik nama ekspor.
Tampilan detail akan terbuka. - Pada Cakupan, Anda dapat melihat grup atau unit organisasi yang diekspor.
- Pada bagian Status, Anda dapat melihat apakah ekspor berjalan dengan benar atau apakah ada masalah:
- Gagal—Tidak ada data yang diekspor
- Error—Beberapa data tidak ditemukan dalam arsip
- Selesai—Semua data diekspor
- Untuk melihat arsip, klik Tindakan
Lihat Arsip.
- Untuk menjalankan perbaikan, klik Tindakan
Catatan: Perbaikan (mencoba ulang jika terjadi error pada ekspor) tidak tersedia untuk ekspor berkelanjutan. Alat Ekspor Data akan mengulang ekspor lagi selama proses terjadwal berikutnya.
Jika Anda sudah siap melihat dan mendownload data yang diekspor:
- Untuk menjalankan perbaikan, klik folder root di bucket Cloud Storage. Folder root berisi daftar folder pengguna. Setiap folder pengguna berisi file ZIP data pengguna tersebut.
Catatan: Beberapa data, seperti file di drive bersama, dimiliki oleh akun layanan, bukan pengguna. Di arsip ekspor, akun layanan diberi nama "Resource".
- Klik file ZIP untuk mendownload data pengguna.
- Ekstrak file tersebut untuk meninjau data pengguna berdasarkan produk.
Mengedit ekspor berkelanjutan
Alat Ekspor Data memberi label pada arsip yang dibuat menggunakan ekspor berkelanjutan otomatis dengan tag Berkelanjutan. Untuk menghentikan atau menjeda ekspor yang belum dijalankan, pilih Nonaktifkan ekspor berkelanjutan dari drop-down Tindakan untuk arsip tersebut. Label akan berubah menjadi Nonaktif. Jika Anda siap melanjutkan ekspor berkelanjutan, pilih Aktifkan ekspor berkelanjutan.
Untuk mengubah data yang disertakan dalam ekspor selanjutnya atau mengganti tujuannya, pilih Edit ekspor dari drop-down Tindakan. Lakukan perubahan yang diinginkan di halaman Edit ekspor, lalu klik Perbarui ekspor. Ekspor selanjutnya akan menggunakan setelan baru ini.
