有些機構只需匯出使用者產生的部分內容,不需要完整的資料集。舉例來說,某機構可能只需要匯出銷售部門產生的內容。超級管理員可以使用資料匯出工具中的篩選功能,匯出特定機構單位、群組或使用者的資料。
事前準備
須符合以下條件,才能在匯出貴機構的資料時,篩選匯出範圍:
- 擁有 Google Workspace 或 Cloud Identity 帳戶至少 30 天。如果貴機構的帳戶建立不到 30 天,則不適用這項條件。
- 具有超級管理員的身分。
- 您的帳戶已啟用兩步驟驗證。這項功能不需要強制啟用,只有執行匯出作業的管理員需要進行兩步驟驗證。如要檢查您的帳戶是否已啟用兩步驟驗證,請檢查帳戶的安全性設定。
提示:如果只需為貴機構或機構單位中的部分使用者啟用兩步驟驗證功能,請先建立一個子機構單位,然後將您的帳戶移入其中,再為這個子機構單位啟用兩步驟驗證。
您可以執行多少項使用者資料匯出作業取決於您的 Google Workspace 版本。
注意:進階資料匯出功能的使用者資料涵蓋範圍僅限 Google Workspace Enterprise Plus、Google Workspace 安全控管、Education Standard 或 Teaching and Learning Upgrade。
Enterprise Essentials Plus、 Enterprise Plus、 Google Workspace 安全控管、 Education Standard、 Teaching and Learning Upgrade、Education Plus |
所有其他 Google Workspace 版本 | |
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可同時執行的資料匯出作業數 (依貴機構的所有資料 (完整匯出) 或經過篩選的資料) | 2 | 1 項完整匯出作業和 1 項單一使用者匯出作業 或 2 項單一使用者匯出作業 |
可為機構單位、群組或最多 100 位使用者執行經過篩選的資料匯出作業 | 可以 | 不可以 |
可為單一使用者執行經過篩選的資料匯出作業 | 可以 | 可以 |
完整資料匯出作業之間的時間間隔 | 無 | 30 天 |
進一步瞭解如何匯出貴機構的所有資料。
- 啟動匯出作業後,所有超級管理員都會收到將進行資料匯出作業的電子郵件通知。匯出作業會在 48 小時後才開始,這段等候期間的目的是確保貴機構的資料安全。
- 如果您啟動的匯出作業正在執行,您的 Google 帳戶卻突然失去超級管理員權限,匯出作業就會自動取消。系統不會匯出任何資料,其他超級管理員都會收到匯出作業失敗的電子郵件通知。
- 資料匯出作業通常需要 72 小時,但也可能長達 14 天,取決於匯出的資料量多寡。匯出程序完成後,貴機構所有的超級管理員都會收到電子郵件通知,也可以查看匯出資料。
- 匯出完成後,您可以在 30 天內從 Cloud Storage 下載資料。30 天後,系統將永久刪除這些資料。
- 如要取消匯出作業,請聯絡 Google 支援團隊停止匯出作業。
- 如果在匯出作業前的 24 小時內,貴機構新增了機構單位或群組,系統可能不會匯出這些機構單位和群組的資料。
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系統只會匯出使用者擁有的資料。
如果使用者不是資料的擁有者 (例如共用雲端硬碟中的文件),系統不會匯出這類資料。舉例來說,如果使用者建立試算表並儲存到「我的雲端硬碟」,即為該試算表的擁有者。不過,如果使用者建立試算表後移至「共用雲端硬碟」,則會失去試算表的擁有權,因此系統不會匯出這筆資料。
以下功能的資料擁有者並非個別使用者:
- Chat 聊天室和群組即時訊息
- 協作平台
- 共用雲端硬碟
- 次要日曆
依機構單位匯出資料
支援這項功能的版本:Enterprise Plus;Education Standard、Teaching and Learning Upgrade 與 Education Plus;Enterprise Essentials Plus;Google Workspace 安全控管。 版本比較
當您選擇匯出特定機構單位的資料時,系統只會匯出當中直接成員的資料,不會匯出子機構單位的資料。舉例來說,「財務」機構單位底下有「歐洲」和「亞洲」兩個子機構單位。如果選擇匯出「財務」機構單位的資料,就只會匯出當中直接使用者的資料,不會匯出「歐洲」和「亞洲」這兩個子機構單位的資料。
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在管理控制台中,按一下「工具」下方右側面板的「資料匯出」。
- 按一下「開始匯出」。
- 在「名稱」旁邊輸入匯出作業名稱。
- 在「範圍」旁邊依序選取「匯出特定資料」「機構單位」。
- 如要新增機構單位,請按一下「新增機構單位」 選取所需機構單位 按一下「完成」。
- (選用) 如要移除機構單位,請按一下「刪除」圖示 。
- 按一下「開始匯出」。
依群組匯出資料
支援這項功能的版本:Enterprise Plus;Education Standard、Teaching and Learning Upgrade 與 Education Plus;Enterprise Essentials Plus;Google Workspace 安全控管。 版本比較
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在管理控制台中,按一下「工具」下方右側面板的「資料匯出」。
- 按一下「開始匯出」。
- 在「名稱」旁邊輸入匯出作業名稱。
- 在「範圍」旁邊依序選取「匯出特定資料」「群組」。
- 如要新增群組,請按一下「新增群組」 輸入群組名稱 按一下「完成」。
- (選用) 如要移除群組,請按一下「刪除」圖示 。
- 按一下「開始匯出」。
依使用者匯出資料
您可以同時執行多少項使用者資料匯出作業取決於您的 Google Workspace 版本:
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其他 Google Workspace 版本 | |
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資料匯出作業中包含的使用者人數 | 最多 100 人 |
1 |
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在管理控制台中,按一下「工具」下方右側面板的「資料匯出」。
- 按一下「開始匯出」。
- 在「名稱」旁邊輸入匯出作業名稱。
- 選擇下列其中一項設定:
- 如果您使用的是 Enterprise Essentials Plus、Enterprise Plus、Google Workspace 安全控管、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade 或 Education Plus:在「範圍」旁邊依序選取「匯出特定資料」「使用者」。一次最多可以匯出 100 位使用者的資料。
- 如果您使用的是其他 Google Workspace 版本:在「範圍」旁邊選取「匯出特定使用者的資料」。
- 如要新增使用者,請按一下「新增使用者」 輸入使用者的電子郵件地址。
- (選用) 如要移除使用者,請按一下「刪除」圖示 。
- 按一下「開始匯出」。
查看篩選資料匯出作業的細節
在「資料匯出」表格中,您可以開啟詳細檢視畫面並執行下列操作:
- 檢查匯出範圍
- 確認匯出狀態
- 查看封存檔
- 在匯出失敗時執行修復程序
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在管理控制台中,按一下「工具」下方右側面板的「資料匯出」。
- 在「資料匯出」表格中,按一下匯出作業名稱。
詳細檢視畫面會隨即開啟。 - 在「範圍」下方,您可以查看已匯出資料的群組或機構單位。
- 在「狀態」下方,您可以查看匯出作業是否正常執行,有沒有任何問題:
- 失敗:未匯出任何資料
- 錯誤:封存檔案中缺少部分資料
- 完成:已匯出所有資料
- 如要查看封存檔,請依序點選「動作」「查看封存檔」。
- 如要執行修復程序,請依序點選「動作」「修復」。