匯出使用者的資料

想匯出所有資料嗎？請參閱「匯出機構的所有資料」。

支援這項功能的版本：Enterprise Plus；Education Standard、Teaching and Learning Upgrade 與 Education Plus；Enterprise Essentials Plus；Google Workspace 安全控管。 版本比較

您可以使用資料匯出工具，將貴機構的部分或全部資料匯出為 Google Cloud Storage 封存檔案並下載。有些機構只需匯出部分資料，而非完整的資料集。舉例來說，某機構可能只需要匯出銷售部門產生的內容。

本頁面提供下列資源說明：

• 事前準備
• 步驟 1：匯出使用者的資料
• 步驟 2：查看及下載匯出的資料
• 取消持續匯出作業

事前準備

全部展開  |  全部收合

必要條件

如要匯出貴機構的資料，您必須符合以下條件：

• 使用 Google Workspace 或 Cloud Identity 超級管理員帳戶已滿 30 天 (除非您建立機構帳戶的天數未滿 30 天)。
• 已啟用帳戶的兩步驟驗證 (2SV) 功能。唯有執行匯出的管理員需要啟用兩步驟驗證。如要檢查您的帳戶是否已啟用兩步驟驗證，請檢查帳戶的安全性設定。

如要存取匯出資料，您必須為管理員帳戶啟用 Google Cloud。詳情請參閱「為使用者開啟或關閉 Google Cloud」。

各 Google Workspace 版本的匯出功能

您可以使用的匯出功能，取決於您的 Google Workspace 版本。

	安全控管、安全控管 Plus	Enterprise Essentials Plus、 Enterprise Plus、 Education Standard、 Teaching and Learning Upgrade、Education Plus	所有其他 Google Workspace 版本
匯出貴機構的所有資料	✔	✔	✔
為單一使用者執行經過篩選的資料匯出作業	✔	✔	✔
為機構單位、群組或最多 100 位使用者執行經過篩選的資料匯出作業	✔	✔
執行持續匯出作業	✔
匯出至您自己的 Cloud Storage bucket (本地資料儲存功能)	✔
同時匯出作業數	2	2	1 項完整匯出作業和 1 項單一使用者匯出作業 或 2 項單一使用者匯出作業
完整資料匯出作業之間的最短時間間隔	無	無	30 天

重要事項：持續匯出作業和使用本地資料儲存功能的匯出作業，只會匯出已獲派安全控管外掛程式授權的使用者資料。

匯出的資料內容

超級管理員可以使用資料匯出工具中的篩選功能，匯出特定機構單位、群組或使用者的資料。

注意：(適用於 Google Workspace for Education 版本) 在資料匯出工具中使用機構單位或群組篩選器時，請務必選取「這個群組或機構單位中的所有使用者均年滿 18 歲」年齡標籤。詳情請參閱「依年齡層控管存取 Google 服務的權限」。

資料匯出工具匯出的資料，和使用者透過 Google 匯出取得的資料大致相同。 

經篩選的匯出作業不會包含下列資料：

• 如果在匯出作業前的 24 小時內，貴機構新增了機構單位或群組，系統可能不會匯出這些機構單位和群組的資料。
• 系統只會匯出使用者擁有的資料。
  如果是非使用者擁有的資料 (例如共用雲端硬碟中的文件)，系統就不會匯出。舉例來說，如果使用者建立試算表並儲存到「我的雲端硬碟」，即為該試算表的擁有者。不過，如果使用者建立試算表後移至「共用雲端硬碟」，則會失去試算表的擁有權，因此系統不會匯出這筆資料。
  以下功能的資料擁有者並非個別使用者：
  • Chat 聊天室和群組即時訊息
  • 協作平台
  • 共用雲端硬碟
  • 次要日曆

如要匯出整個機構的資料 (包括共用雲端硬碟的內容)，請參閱「匯出機構的所有資料」。

匯出資料的目的地

您可以使用資料匯出工具，將您擁有的 Cloud Storage bucket 指定為匯出資料的目的地，充分運用本地資料儲存功能。如果沒有指定目的地 bucket，這項工具會使用由 Google 提供的臨時 Cloud Storage bucket。

如果您選擇 Google 提供的 bucket，匯出的資料會在匯出作業開始後 60 天自動刪除。詳情請參閱「匯出機構的所有資料」。您可以選擇是否要使用「美國」或「歐洲」的 bucket，或者選用「無偏好設定」。

如果您選擇自己的 Cloud Storage bucket，將匯出有「安全控管」授權使用者所擁有的資料。匯出的資料會存放在 bucket 所在區域，完全由您控管。這項功能可能會收取額外的 Google Cloud Storage 費用。

如要使用自己的 Cloud Storage bucket，您必須在目標位置建立 bucket，然後為「目的地」方塊中顯示的服務帳戶指派下列角色：

• Storage 舊版 bucket 讀取者

• Storage 物件建立者
• Storage 物件檢視者

注意：Storage 舊版 bucket 讀取者是預先定義的舊版角色。如要指派該角色，您可能需要點選「管理角色」，並建立使用這個舊版角色的自訂角色。

或者，您也可以將下列存取權限授予服務帳戶：

• storage.buckets.get
• storage.objects.create
• storage.objects.get

持續匯出

您可以安排及自動執行持續匯出作業。持續匯出功能可讓您指定管理員匯出設定，然後持續執行該匯出作業。資料匯出工具會自動持續執行匯出程序，並在前一個匯出作業開始五天後，自動開始新的匯出作業。如果前一個匯出作業仍在進行，新的匯出作業會在其結束後開始，且每次執行都會建立新的封存檔案。

重要事項：持續匯出作業只會匯出具「安全控管」授權使用者擁有的資料。

 

步驟 1：匯出使用者的資料

您必須以超級管理員的身分登入才能執行這項工作。

1. 登入 Google 管理控制台。

   請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

2. 在管理控制台中，按一下「工具」下方右側面板的「資料匯出」。

3. 按一下「設定新的匯出作業」。
4. 在「名稱」方塊中，輸入匯出作業名稱。
5. 在「範圍」方塊中，選取要匯出的使用者資料。
   
   如要匯出貴機構的所有資料 (包括僅限管理員存取的資料)，請選取「匯出所有使用者資料」，然後略過下一步。詳情請參閱「匯出機構的所有資料」。
   
   如要匯出所選使用者的資料，請選取「匯出特定使用者的資料」，並選擇要依機構單位、群組，還是個別使用者名稱篩選使用者。
    
6. 找到要匯出的機構單位、群組或使用者名稱。
   按一下「新增」方塊並選取所需項目，然後按一下「完成」。
   
   選取機構單位後，系統只會匯出所選機構單位的直屬成員，不會匯出子機構單位的直屬成員。舉例來說，「財務」機構單位底下有「歐洲」和「亞洲」兩個子機構單位。如果選擇匯出「財務」機構單位的資料，就只會匯出其中直屬使用者的資料，不會匯出「歐洲」和「亞洲」這兩個子機構單位的資料。
    
7. (選用) 設定持續匯出功能。
   勾選「持續匯出」核取方塊。
   
   注意：只有使用「安全控管」外掛程式的機構，才會看到「持續匯出」方塊。
8. 在「目的地」方塊中，選擇要儲存匯出資料的位置。
   資料匯出工具可將使用者資料匯出至 Google 提供的 Cloud Storage bucke，或您擁有的 Cloud Storage bucket，詳情請參閱「匯出資料的目的地」一節。
   
   如要暫時存放在 Google 提供的 Cloud Storage bucket，請選取「Google 提供的 Cloud bucket」，然後選擇 bucket 所在位置 (「美國」、「歐洲」或「無偏好設定」)。
   注意：持續匯出作業無法使用 Google 提供的臨時 Cloud Storage bucket。
   
   如要選擇自己的 Cloud Storage bucket，請選取「您的 bucket」，然後輸入建立的 bucket 名稱。
9. 按一下「開始匯出」。

開始匯出後，系統會發送電子郵件給所有超級管理員，通知有尚未完成的資料匯出作業，且匯出的資料最快要 48 小時後才能存取。這段等候期間是為了確保貴機構的資料安全。

資料匯出程序通常需要 72 小時才能完成，但取決於匯出的資料量，也可能長達 14 天。匯出程序完成後，所有超級管理員都會收到通知電子郵件，並能查看匯出資料。

注意：如果您的 Google 帳戶在執行匯出期間失去超級管理員權限，匯出程序將自動取消。系統不會匯出任何資料，其他超級管理員都會收到匯出作業失敗的電子郵件通知。

步驟 2：查看及下載匯出的資料

在「資料匯出」表格中，您可以開啟詳細檢視畫面並執行下列操作：

• 檢查匯出範圍
• 確認匯出狀態
• 查看封存檔
• 在匯出失敗時執行修復程序

1. 登入 Google 管理控制台。

   請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

2. 在管理控制台中，按一下「工具」下方右側面板的「資料匯出」。

3. 在「資料匯出」表格中，按一下匯出作業名稱。
   詳細檢視畫面會隨即開啟。
4. 「範圍」下方會顯示已匯出資料的群組或機構單位。
5. 在「狀態」下方，查看匯出作業是否正常執行或發生問題：
   • 失敗：未匯出任何資料
   • 錯誤：封存檔案中缺少部分資料
   • 完成：已匯出所有資料
6. 如要查看封存檔，請依序點選「動作」「查看封存檔」。
7. 如要執行修復程序，請依序點選「動作」「修復」。
   注意：持續匯出作業無法執行修復程序 (針對匯出錯誤重試)。資料匯出工具會在下次執行排定作業時重新嘗試匯出。

若想查看及下載匯出的資料，請按照下列步驟操作：

1. 如要執行修復程序，請按一下 Cloud Storage bucket 的根資料夾。根資料夾內含多個使用者資料夾，分別存放使用者資料的 ZIP 檔。
   注意：部分資料 (如共用雲端硬碟中的檔案) 是由服務帳戶擁有，而非使用者。在匯出的封存檔案中，服務帳戶的名稱為「資源」。

2. 按一下 ZIP 檔案，下載使用者的資料。
3. 將檔案解壓縮後，即可依產品查看使用者的資料。

編輯持續匯出作業

在資料匯出工具，持續匯出作業所建立的封存檔會顯示「持續」標籤。如要停止或暫停日後的匯出作業，請在該封存檔案的「動作」下拉式選單中選取「關閉持續匯出功能」。標籤會變更為「已關閉」。準備繼續執行持續匯出作業時，請選取「啟用持續匯出作業」。

如要變更日後匯出作業涵蓋的資料，或提供其他目的地，請從「動作」下拉式選單中選取「編輯匯出作業」。在「編輯匯出作業」頁面進行所需變更，然後按一下「更新匯出作業」。日後的匯出作業都會採用新的設定。

相關主題

• 匯出機構的所有資料
• 保存離職員工資料的選項