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Exportar datos por unidad organizativa, grupo o usuario

¿Quieres exportar todos los datos? Consulta el artículo Exportar todos los datos de tu organización.

Algunas organizaciones solo necesitan exportar determinados datos del contenido generado por sus usuarios, y no todo el conjunto de datos.Por ejemplo, es posible que una organización solo necesite exportar el contenido generado por el departamento de ventas. Los superadministradores pueden usar filtros en la herramienta de exportación de datos para exportar datos de unidades organizativas, grupos o usuarios específicos.

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Requisitos

Para exportar los datos de tu organización usando los filtros de la herramienta de exportación de datos, debes hacer lo siguiente:

  • Tener una cuenta de Google Workspace o de Cloud Identity desde hace al menos 30 días. Si la cuenta de tu organización se creó hace menos de 30 días, este requisito no se aplica.
  • Ser superadministrador.
  • Tener activada la verificación en dos pasos en tu cuenta (no se requiere la implementación obligatoria de esta función). La verificación en dos pasos solo es necesaria para el administrador que inicia la exportación. Para comprobar si la verificación en dos pasos está activada en tu cuenta, revisa su configuración de seguridad.
    Consejo: Si tienes que activar la verificación en dos pasos, pero no quieres hacerlo en todas las cuentas de usuario de tu organización o tu unidad organizativa, crea una unidad organizativa secundaria en primer lugar. A continuación, transfiere tu cuenta a esa unidad organizativa y activa la verificación en dos pasos.
Exportar funciones según la edición de Google Workspace

Tu edición de Google Workspace determina cuántas exportaciones de datos de usuario puedes llevar a cabo.

Nota: Las exportaciones de datos avanzadas solo incluyen datos de los usuarios que usan las ediciones de Workspace Enterprise Plus, Assured Controls de Google Workspace, Education Standard o Teaching and Learning Upgrade.

  Enterprise Essentials Plus, 
Enterprise Plus,
Assured Controls de Google Workspace,
Education Standard, 
Teaching and Learning Upgrade y Education Plus
Todas las demás ediciones de Google Workspace
Número de exportaciones de datos simultáneas, ya sea de todos los datos de tu organización (exportación completa) o de datos filtrados 2 1 exportación completa y 1 exportación de un solo usuario
O
2 exportaciones de un solo usuario
Posibilidad de exportar datos filtrados de una unidad organizativa, un grupo o hasta 100 usuarios No
Posibilidad de exportar datos filtrados de un solo usuario
Intervalo entre las exportaciones de datos completas Ninguno 30 días

 

Más información sobre cómo exportar todos los datos de tu organización

Notificaciones y plazos de exportación
  • Después de iniciar una exportación, todos los superadministradores reciben un correo en el que se indica que hay una exportación de datos pendiente. La exportación no estará disponible antes de que transcurran 48 horas desde su inicio. Este periodo de espera ayuda a proteger más los datos de tu organización.
  • Si tu cuenta de Google pierde los privilegios de superadministrador mientras se ejecuta una exportación que has iniciado, la exportación se cancelará automáticamente. No se exportará ningún dato y los demás superadministradores recibirán una notificación por correo electrónico en la que se indica que la exportación no se ha hecho correctamente.
  • El proceso de exportación suele tardar 72 horas, aunque puede prolongarse hasta 14 días en función del volumen de datos. Todos los superadministradores de tu organización recibirán un correo electrónico cuando el proceso finalice y puedan ver la exportación.
  • Cuando se complete la exportación, tendrás 30 días para descargar tus datos de Cloud Storage. Una vez transcurrido ese periodo, los datos se eliminarán permanentemente.
  • Si necesitas cancelar una exportación, ponte en contacto con el equipo de Asistencia de Google para detenerla.
Datos que no se exportan en una exportación de datos filtrada
  • Es posible que las unidades organizativas y los grupos que se hayan añadido en las últimas 24 horas no se exporten.
  • Solo se exportan los datos que pertenecen a los usuarios.

    Si los datos no son propiedad de un usuario, como un documento de una unidad compartida, no se exportarán. Por ejemplo, si un usuario crea una hoja de cálculo y la almacena en Mi unidad, será el propietario de la hoja. No obstante, si el usuario crea una hoja de cálculo y la mueve a una unidad compartida, dejará de ser el propietario de la hoja de cálculo. Los datos no se exportarán.

    Entre las funciones que no pertenecen a usuarios particulares se incluyen las siguientes:

    • Espacios de Chat y mensajes directos de grupo
    • Sitios web creados con Google Sites
    • Unidades compartidas
    • Calendarios secundarios

Exportar datos por unidad organizativa

Ediciones compatibles con esta función: Enterprise Plus; Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Assured Controls de Google Workspace.  Comparar ediciones

Solo se exportan los miembros directos de la unidad organizativa seleccionada, no las unidades organizativas secundarias. Por ejemplo, imagina una unidad organizativa Finanzas que tiene dos unidades organizativas secundarias: Europa y Asia. Si seleccionas la unidad organizativa Finanzas, solo se exportarán los usuarios directos que tenga. Las unidades organizativas Europa y Asia no se exportarán. 

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la consola de administración, ve al panel derecho, en Herramientas, y haz clic en Exportación de datos.

  3. Haz clic en Iniciar exportación.
  4. Junto a Nombre, introduce un nombre para la exportación. 
  5. Junto a Permiso, selecciona Exportar datos específicosy luego Unidad organizativa.
  6. Para añadir una unidad organizativa, haz clic en Añadir unidad organizativay luegoselecciona la que quierasy luegohaz clic en Hecho.
  7. (Opcional) Para quitar una unidad organizativa, haz clic en Eliminar .
  8. Haz clic en Iniciar exportación.

Exportar datos por grupo

Ediciones compatibles con esta función: Enterprise Plus; Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Assured Controls de Google Workspace.  Comparar ediciones

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la consola de administración, ve al panel derecho, en Herramientas, y haz clic en Exportación de datos.

  3. Haz clic en Iniciar exportación.
  4. Junto a Nombre, introduce un nombre para la exportación. 
  5. Junto a Permiso, selecciona Exportar datos específicos y luego Grupos.
  6. Para añadir un grupo, haz clic en Añadir grupos y luego introduce el nombre del grupo y luego haz clic en Hecho.
  7. (Opcional) Para quitar un grupo, haz clic en Eliminar .
  8. Haz clic en Iniciar exportación.

Exportar datos por usuario

Tu edición de Google Workspace determina cuántos usuarios puedes incluir en una misma exportación:

 


Enterprise Essentials Plus, 
Enterprise Plus,
Assured Controls de Google Workspace,
Education Standard,
Teaching and Learning Upgrade y Education Plus

Otras ediciones de Google Workspace
Número de usuarios en una exportación de datos Hasta 100

1

 
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la consola de administración, ve al panel derecho, en Herramientas, y haz clic en Exportación de datos.

  3. Haz clic en Iniciar exportación.
  4. Junto a Nombre, introduce un nombre para la exportación. 
  5. Elige una opción:
    1. Si tienes Enterprise Essentials Plus, Enterprise Plus, Assured Controls de Google Workspace, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade o Education Plus: junto a Permiso, selecciona Exportar datos específicos y luego Usuarios. Puedes exportar hasta 100 usuarios a la vez.
    2. Si tienes otra edición de Google Workspace: junto a Permiso, selecciona Exportar datos de usuarios específicos
  6. Para añadir a un usuario, haz clic en Añadir a usuario y luego escribe su dirección de correo.
  7. (Opcional) Para quitar a un usuario, haz clic en Eliminar .
  8. Haz clic en Iniciar exportación.

 Consultar los detalles de las exportaciones filtradas

En la tabla de exportación de datos, puedes abrir una vista detallada que te permite hacer lo siguiente:  

  • Revisar el ámbito de la exportación
  • Comprobar el estado de la exportación
  • Ver el archivo 
  • Ejecutar una solución si se produce un error de exportación
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la consola de administración, ve al panel derecho, en Herramientas, y haz clic en Exportación de datos.

  3. En la tabla de exportación de datos, haz clic en el nombre de la exportación.
    Se abrirá la vista de detalles.
  4. En Ámbito, puedes ver qué grupo o unidad organizativa se ha exportado.
  5. En Estado, puedes comprobar si la exportación se ha ejecutado correctamente o si se ha producido algún problema: 
    • Error: los datos no se han exportado
    • Errores: faltan algunos datos del archivo
    • Finalizada: se han exportado todos los datos
  6. Para ver el archivo, haz clic en Acciones y luego Ver archivo.
  7. Para ejecutar una solución, haz clic en Acciones y luego Solucionar.

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