Ediciones compatibles con esta función: Enterprise Plus; Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; Enterprise Essentials Plus; Assured Controls de Google Workspace. Comparar ediciones
Con la herramienta de exportación de datos, puedes exportar todos los datos de tu organización o parte de ellos a un archivo de Google Cloud Storage y descargarlo. Algunas organizaciones solo necesitan exportar determinados datos, y no todo el conjunto. Por ejemplo, puede que una organización solo necesite exportar el contenido generado por el departamento de ventas.
- Antes de empezar
- Paso 1: Exporta los datos de los usuarios
- Paso 2: Consulta y descarga los datos exportados
- Cancelar una exportación continua
Antes de empezar
Para exportar los datos de tu organización, debes:
- Utilizar una cuenta de superadministrador de Google Workspace o Cloud Identity con una antigüedad mínima de 30 días (a menos que hayas creado la cuenta de tu organización hace menos de 30 días).
- Haber activado la verificación en dos pasos en tu cuenta. La implementación de la verificación en dos pasos solo es obligatoria para el administrador que inicia la exportación. Para comprobar si la verificación en dos pasos está activada en tu cuenta, revisa la configuración de seguridad de tu cuenta.
Para acceder a los datos exportados, debes tener Google Cloud activado en tus cuentas de administrador. Para obtener información detallada, consulta el artículo Activar o desactivar Google Cloud para los usuarios.
Los superadministradores pueden usar filtros en la herramienta de exportación de datos para exportar datos de unidades organizativas, grupos o usuarios específicos.
Nota: (En ediciones de Google Workspace for Education) Cuando uses los filtros de unidades organizativas o de grupos en la herramienta de exportación de datos, debes seleccionar la etiqueta de edad Todos los usuarios de este grupo o esta unidad organizativa son mayores de 18 años. Consulta más información en el artículo Controlar el acceso a los servicios de Google por edad.
Por lo general, la herramienta de exportación de datos exporta los mismos datos que están a disposición de los usuarios en Google Takeout.
Importante: En todas las exportaciones (con la salvedad de las exportaciones completas de los datos de una organización a segmentos de Cloud Storage proporcionados por Google) se incluyen únicamente los datos de los usuarios que tengan la licencia de Assured Controls.
En una exportación de datos filtrados no se exportan los siguientes datos:
- Es posible que las unidades organizativas y los grupos que se hayan añadido en las últimas 24 horas no se exporten.
- Solo se exportan los datos que pertenecen a los usuarios.
Si los datos no son propiedad de un usuario, como un documento de una unidad compartida, no se exportarán. Por ejemplo, cuando un usuario crea una hoja de cálculo y la almacena en Mi unidad, se convierte en el propietario de la hoja. No obstante, si el usuario crea una hoja de cálculo y la mueve a una unidad compartida, dejará de ser el propietario de la hoja de cálculo. Los datos no se exportarán.
Entre las funciones que no pertenecen a usuarios particulares se incluyen las siguientes:- Espacios de Chat y mensajes directos de grupo
- Sitios web creados con Google Sites
- Unidades compartidas
- Calendarios secundarios
Para incluir los datos de todos los usuarios y los datos propiedad del cliente, como el contenido de unidades compartidas, consulta el artículo Exportar todos los datos de tu organización.
Con la herramienta de exportación de datos, puedes especificar un segmento de Cloud Storage como destino de los datos exportados. Si no lo haces, la herramienta proporcionará un segmento temporal de Cloud Storage propiedad de Google.
Si eliges un segmento propiedad de Google, los datos exportados se eliminarán automáticamente 60 días después del inicio de la exportación. Consulta el artículo Exportar todos los datos de tu organización. Puedes indicar si quieres usar un segmento ubicado en Estados Unidos o Europa, o si tienes configurada la opción Sin preferencia.
Si eliges tu propio segmento de Cloud Storage, la exportación incluirá los datos admitidos de los usuarios que tengan la licencia de Assured Controls. Los datos exportados se encuentran en la región del segmento y no se eliminan automáticamente. Se te cobrará por el almacenamiento de datos según las tarifas estándar de Google Cloud.
Para usar tu propio segmento de Cloud Storage, debes crear el segmento en la región que quieras y asignar estos roles a la cuenta de servicio que se muestra en el cuadro Destino:
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Lector de segmentos heredados de Storage Creador de objetos de StorageVisor de objetos de Storage
Nota: El lector de segmentos heredados de Storage es un rol antiguo predefinido. Para asignarlo, puede que tengas que hacer clic en Gestionar roles y crear un rol personalizado que use el antiguo.
También puedes conceder estos permisos de acceso a la cuenta de servicio:
storage.buckets.getstorage.objects.createstorage.objects.get
Puedes programar y automatizar las exportaciones periódicas. La función de exportación continua te permite definir una configuración específica de exportación de datos de administrador y ejecutar esa exportación de forma continua. La herramienta de exportación de datos ejecuta automáticamente el proceso de exportación de forma continua e inicia una nueva exportación automáticamente cinco días después de que se iniciara la anterior. Si la exportación anterior sigue en curso, la siguiente se iniciará cuando esta finalice y se creará un archivo con cada ejecución.
Importante: En las exportaciones continuas solo se incluyen datos de usuarios que tengan la licencia de Assured Controls.
Paso 1: Exporta los datos de los usuarios
Para hacer esta tarea, tienes que haber iniciado sesión como superadministrador.
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve al panel derecho, en Herramientas, y haz clic en Exportación de datos.
- Haz clic en Configurar nueva exportación.
- En el cuadro Nombre, introduce un nombre para la exportación.
- En el cuadro Alcance, selecciona los datos de los usuarios que quieras exportar.
Para exportar todos los datos de tu organización, incluidos los que solo están disponibles para administradores, selecciona Exportar todos los datos de usuario y salta el siguiente paso. Para obtener más información, consulta el artículo Exportar todos los datos de tu organización.
Para exportar los datos de los usuarios seleccionados, haz clic en Exportar datos de usuarios específicos y elige si quieres identificar a los usuarios por unidad organizativa, grupo o nombre de usuario concreto.
- Identifica las unidades organizativas, los grupos o los nombres de usuario que quieres exportar.
Haz clic en el cuadro Añadir, selecciona la opción que quieras y haz clic en Hecho.
Cuando seleccionas una unidad organizativa, solo se exportan los miembros directos de esa unidad organizativa, no sus unidades secundarias. Por ejemplo, imagina una unidad organizativa Finanzas que tiene dos unidades organizativas secundarias: Europa y Asia. Si seleccionas la unidad organizativa Finanzas, solo se exportarán los usuarios directos que incluya. Las unidades organizativas Europa y Asia no se exportarán.
- (Opcional) Configura la exportación continua.
Marca la casilla Exportación continua.
Nota: Solo las organizaciones que tienen el complemento Assured Controls pueden ver los cuadros Exportación continua y Destino. - En el cuadro Destino, elige dónde quieres guardar los datos exportados.
La herramienta de exportación de datos puede exportar los datos de los usuarios a un segmento de Cloud Storage de tu propiedad o de Google. Consulta la sección Destino de los datos exportados para obtener más información.
Para usar un segmento temporal de Cloud Storage propiedad de Google, selecciona Segmento de Cloud propiedad de Google y elige la región del segmento (Estados Unidos , Europa o Sin preferencia).
Para elegir tu propio segmento de Cloud Storage, selecciona Tu segmento e introduce el nombre del segmento que has creado. - Haz clic en Iniciar exportación.
Después de iniciar una exportación, todos los superadministradores reciben un correo en el que se indica que hay una exportación de datos pendiente. La exportación no estará disponible antes de que transcurran 48 horas desde su inicio. Este periodo de espera ayuda a proteger los datos de tu organización.
El proceso de exportación suele tardar 72 horas en completarse, aunque puede prolongarse hasta 14 días si hay un gran volumen de datos. Todos los superadministradores reciben una notificación por correo cuando termina el proceso y pueden ver la exportación.
Nota: Si tu cuenta de Google pierde los privilegios de superadministrador mientras se ejecuta una exportación que has iniciado, la exportación se cancela automáticamente. No se exporta ningún dato y los demás superadministradores reciben una notificación por correo en la que se indica que la exportación no se ha hecho correctamente.
Paso 2: Consulta y descarga los datos exportados
En la tabla de la herramienta de exportación de datos, puedes abrir una vista detallada que te permite hacer lo siguiente:
- Revisar el alcance de la exportación
- Comprobar el estado de la exportación
- Ver el archivo
- Ejecutar una solución si se produce un error de exportación
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve al panel derecho, en Herramientas, y haz clic en Exportación de datos.
- En la tabla de exportación de datos, haz clic en el nombre de la exportación.
Se abrirá la vista de detalles. - En Alcance, puedes ver qué grupo o unidad organizativa se ha exportado.
- En Estado, puedes comprobar si la exportación se ha ejecutado correctamente o si se ha producido algún problema:
- Error: los datos no se han exportado
- Errores: faltan algunos datos del archivo
- Finalizada: se han exportado todos los datos
- Para ver el archivo, haz clic en Acciones
Ver archivo.
- Para ejecutar una solución, haz clic en Acciones
Nota: La solución (reintentar la exportación de las partes fallidas) no está disponible en las exportaciones continuas. La herramienta de exportación de datos volverá a intentar completar la exportación durante la siguiente ejecución programada.
Cuando quieras ver y descargar los datos exportados, sigue estos pasos:
- Para ejecutar una solución, haz clic en la carpeta raíz del segmento de Cloud Storage. La carpeta raíz contiene una lista de las carpetas de los usuarios. La carpeta de cada usuario contiene un archivo ZIP con los datos de ese usuario.
Nota: Algunos datos, como los archivos de unidades compartidas, pertenecen a una cuenta de servicio y no a un usuario concreto. En el archivo de exportación, las cuentas de servicio se denominan "Recurso".
- Haz clic en el archivo ZIP para descargar los datos de ese usuario.
- Descomprime el archivo para consultar los datos del usuario por producto.
Cancelar una exportación continua
La herramienta de exportación de datos etiqueta los archivos creados a partir de exportaciones periódicas automáticas con la etiqueta Continua. Para detener futuras exportaciones, selecciona Desactivar exportación continua en el menú desplegable Acciones de ese archivo. La etiqueta cambiará a Desactivado.
Nota: Si desactivas la exportación continua, se cancelará el proceso de exportación periódica. No puedes reiniciar el proceso si lo cancelas. Para reanudarlo, debes crear una nueva exportación periódica automática.
