Ustawianie ogólnych opcji dostępu na potrzeby udostępniania plików w organizacji

Ten artykuł jest przeznaczony dla administratorów. Więcej informacji o zarządzaniu dostępem do własnych plików znajdziesz tutaj.

Ta funkcja jest dostępna w tych wersjach: Business Standard i Business Plus; Enterprise Standard i Enterprise Plus; Education Standard i Education Plus; G Suite Business; Nonprofits.  Porównanie wersji

Jako administrator masz kontrolę nad opcjami dostępu ogólnego, które użytkownicy widzą podczas udostępniania plików na Moim dysku. Domyślnie użytkownicy mają 2 ogólne opcje dostępu: Z ograniczonym dostępem lub dla całej organizacji. Możesz dodać inne opcje, tworząc grupy odbiorców.

Grupy odbiorców to skonfigurowane przez Ciebie listy grup i użytkowników, np. dział lub zespół. Po utworzeniu grup odbiorców możesz wybrać, która z nich ma być główną. Główna grupa odbiorców to ta, która jest automatycznie proponowana użytkownikom. Początkowo główna grupa odbiorców ma nazwę Twoja organizacja i obejmuje wszystkich użytkowników w organizacji.

Informacje dostępne na tej stronie

• Przykłady konfiguracji dostępu ogólnego
• Stosowanie opcji dostępu ogólnego
• Konfigurowanie opcji dostępu ogólnego
• Ustawianie domyślnego dostępu ogólnego dla nowych elementów

Przykłady konfiguracji dostępu ogólnego

• Dostosowywanie głównej grupy odbiorców: możesz określić, która grupa odbiorców ma być tą główną na podstawie grupy lub jednostki organizacyjnej. Jeśli na przykład masz jednostkę organizacyjną Marketing, możesz utworzyć grupę odbiorców „Marketing” i ustawić ją jako główną w tej jednostce organizacyjnej. Dzięki temu, gdy użytkownik należący do jednostki organizacyjnej Marketing będzie chciał zezwolić na dostęp ogólny, pierwszą widoczną opcją będzie „Marketing”.
• Ograniczanie opcji dostępu ogólnego: grupy odbiorców możesz dodawać i usuwać w ramach ogólnych opcji dostępu na potrzeby udostępniania plików użytkownikom. Możesz na przykład zezwolić użytkownikom na przyznawanie ogólnego dostępu tylko w ich dziale i usunąć tę opcję dla całej organizacji.

Stosowanie opcji dostępu ogólnego

• Dyski współdzielone korzystają z ogólnych opcji dostępu skonfigurowanych w jednostce organizacyjnej, do której przypisano dysk.
• Jeśli usuniesz grupę odbiorców z ustawień udostępniania, pliki nadal będą jej udostępniane, nawet jeśli grupa nie będzie już uwzględniona w opcjach udostępniania dotyczących dostępu ogólnego. Aby uniemożliwić im dostęp, musisz usunąć członków z grupy odbiorców lub całkowicie usunąć grupę odbiorców z listy grup odbiorców w katalogu.
• Jeśli Twoja organizacja ma licencje na Cloud Identity i Google Workspace, do użytkowników Cloud Identity mają zastosowanie ogólne opcje dostępu.

Konfigurowanie opcji dostępu ogólnego

Zanim zaczniesz: aby zastosować ustawienie do określonych użytkowników, dodaj ich konta do jednostki organizacyjnej (jeśli ustawienie ma dotyczyć działu) lub grupy konfiguracji (jeśli wprowadzasz ustawienie dla użytkowników w wielu działach lub w poszczególnych działach).

1. Zaloguj się w usłudze konsoli administracyjnej Google.

   Użyj swojego konta administratora (jego adres nie kończy się na @gmail.com).

2. W konsoli administracyjnej otwórz menu  AplikacjeGoogle WorkspaceDysk i Dokumenty.

3. Kliknij Ustawienia udostępniania > Grupy odbiorców.
   Lista Odbiorcy zawiera wszystkie grupy odbiorców, które zostały już zdefiniowane w danej usłudze. Są one wymienione w takiej kolejności, w jakiej wyświetlają się w ustawieniach udostępniania u użytkowników.

4. Aby zastosować to ustawienie do wszystkich użytkowników, pozostaw wybraną jednostkę organizacyjną najwyższego poziomu. W innym przypadku wybierz podrzędną jednostkę organizacyjną lub grupę konfiguracji.
5. Kliknij Dodaj grupę odbiorców.
6. Zaznacz pole obok grupy odbiorców, którą chcesz dodać. Jeśli jedyną grupą odbiorców jest jednostka organizacyjna najwyższego poziomu, kliknij Utwórz grupę odbiorców. Szczegółowe informacje o konfigurowaniu grup odbiorców znajdziesz w artykule Informacje o grupach odbiorców.
7. Kliknij Zapisz.
8. Wskaż grupę odbiorców, która ma być główną grupą, i ustaw ją na pozycji 1, przeciągając lub zmieniając liczbę.
9. (Opcjonalnie) Umieść inne grupy odbiorców w wybranej przez siebie kolejności. Aby usunąć grupę odbiorców, kliknij Usuń element .
10. Kliknij Zapisz. Jeśli masz skonfigurowaną jednostkę organizacyjną lub grupę, może pojawić się opcja Odziedzicz lub Zastąp (w przypadku nadrzędnej jednostki administracyjnej) lub Cofnij ustawienie (w przypadku grupy).

Zastosowanie zmian może potrwać do 24 godzin. W tym czasie zarówno nowe, jak i stare ustawienia mogą być stosowane jednocześnie.

Ustawianie domyślnego dostępu ogólnego dla nowych elementów

Domyślnie dostęp ogólny jest ustawiony jako Ograniczony. Jest to zalecane ustawienie dla większości użytkowników, aby mogli udostępniać tylko gotowe pliki i zachować prywatność osobistych plików.

Zanim zaczniesz: aby zastosować ustawienie do określonych użytkowników, dodaj ich konta do jednostki organizacyjnej (jeśli ustawienie ma dotyczyć działu) lub grupy konfiguracji (jeśli wprowadzasz ustawienie dla użytkowników w wielu działach lub w poszczególnych działach).

1. Zaloguj się w usłudze konsoli administracyjnej Google.

   Użyj swojego konta administratora (jego adres nie kończy się na @gmail.com).

2. W konsoli administracyjnej otwórz menu  AplikacjeGoogle WorkspaceDysk i Dokumenty.

3. Kliknij Ustawienia udostępniania > Domyślny dostęp ogólny.

4. Aby zastosować to ustawienie do wszystkich użytkowników, pozostaw wybraną jednostkę organizacyjną najwyższego poziomu. W innym przypadku wybierz podrzędną jednostkę organizacyjną lub grupę konfiguracji.
5. Wybierz opcję:
   1. Dostępne tylko dla właściciela – tylko właściciel pliku może uzyskiwać dostęp do nowych plików.
   2. Każda osoba w Twojej organizacji może otworzyć element, jeśli ma link (w przypadku organizacji bez grup odbiorców) – pliki z tym ustawieniem nie są uwzględniane w wynikach wyszukiwania, chyba że inne pliki, które można wyszukiwać, zawierają do nich linki.
   3. Każda osoba w organizacjimoże wyszukać element (w przypadku organizacji bez grup odbiorców) – pliki z tym ustawieniem są widoczne na Dysku użytkownika dopiero wtedy, gdy użytkownik samodzielnie otworzy plik lub gdy zostanie mu on udostępniony.
   4. Członkowie głównej grupy odbiorców mogą otworzyć element, jeśli mają link (w przypadku organizacji z grupami odbiorców) – pliki z tym ustawieniem nie są uwzględniane w wynikach wyszukiwania, chyba że inne pliki, które można wyszukiwać, zawierają do nich linki.
   5. Członkowie głównej grupy odbiorców mogą wyszukać ten element (w przypadku organizacji z grupami odbiorców) – plik z tym ustawieniem jest wymieniony na Dysku użytkownika dopiero wtedy, gdy uzyska on do niego dostęp lub gdy zostanie mu on udostępniony.
6. Kliknij Zapisz. Jeśli masz skonfigurowaną jednostkę organizacyjną lub grupę, może pojawić się opcja Odziedzicz lub Zastąp (w przypadku nadrzędnej jednostki administracyjnej) lub Cofnij ustawienie (w przypadku grupy).

Zastosowanie zmian może potrwać do 24 godzin. W tym czasie zarówno nowe, jak i stare ustawienia mogą być stosowane jednocześnie.