Nutzern das Erstellen geteilter Ablagen zu erlauben

Unterstützte Versionen für diese Ausstattung: Business Standard und Business Plus Enterprise Standard und Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade und Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus; Nonprofits, G Suite Business. G Suite-Versionen vergleichen

Als Administrator können Sie festlegen, ob alle oder einige Nutzer in Ihrer Organisation geteilte Ablagen erstellen dürfen. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, dass in einem Unternehmen alle Nutzer die Möglichkeit haben, geteilte Ablagen zu erstellen. Das erleichtert die Zusammenarbeit von Teams und verhindert, dass Daten verloren gehen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Bei Bildungseinrichtungen macht es aber möglicherweise mehr Sinn, wenn nur Lehrkräfte geteilte Ablagen erstellen können und keine Schüler oder Studenten.

Hinweis: Wenn das Erstellen geteilter Ablagen für Nutzer in einer Organisationseinheit deaktiviert ist, können dennoch Personen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens oder Ihrer Bildungseinrichtung diese Nutzer zu geteilten Ablagen hinzufügen.

Hinweis: Wenn Sie für diese Einstellung eine Abteilung oder ein Team einrichten möchten, lesen Sie den Hilfeartikel Organisationseinheit hinzufügen.

1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

   Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

2. Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“  AppsGoogle WorkspaceDrive und Docs.
3. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen Geteilte Ablagen erstellen.
4. Optional: Wenn Sie die Einstellung auf eine Abteilung oder ein Team anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit aus. Anleitung zeigen.
5. Wählen Sie für das Feld Verhindern, dass Nutzer in ausgewählte Organisationseinheit neue geteilte Ablagen erstellen die gewünschte Einstellung aus:
   • Wenn Sie Nutzern erlauben möchten, geteilte Ablagen zu erstellen, entfernen Sie das Häkchen.
   • Wenn Nutzer nicht die Möglichkeit haben sollen, geteilte Ablagen zu erstellen, setzen Sie das Häkchen.
6. Optional: Wenn Sie Nutzern erlauben, geteilte Ablagen zu erstellen, wählen Sie aus, in welcher Organisationseinheit die geteilten Ablagen erstellt werden sollen. Sie können geteilte Ablagen später in andere Organisationseinheiten verschieben. Mit dieser Option können Sie den Speicherplatz für Ihre Organisation kontrollieren und verwalten.
7. Optional: Legen Sie die standardmäßigen Freigabeeinstellungen für neue geteilte Ablagen fest und ob Administratoren von geteilten Ablagen die Möglichkeit haben sollen, diese Einstellungen zu überschreiben.

   • Wenn Sie verhindern möchten, dass externe Nutzer auf Dateien in geteilten Ablagen zugreifen, entfernen Sie das Häkchen aus dem zweiten Kästchen. Externe Nutzer haben in diesem Fall keinen Zugriff, auch dann nicht, wenn Sie Nutzern erlauben, Dateien außerhalb Ihrer Organisation freizugeben. Außerdem können mit dieser Einstellung Administratoren von geteilten Ablagen keine externen Nutzer als Mitglieder hinzufügen. Wenn Nutzer keine Elemente in Drive außerhalb Ihrer Organisation freigeben dürfen, hat diese Einstellung keine Auswirkungen, da damit die Freigabeeinstellung nicht überschrieben werden kann.
   • Wenn Sie verhindern möchten, dass Mitglieder von geteilten Ablagen Nicht-Mitgliedern die Möglichkeit geben, Dateien in den geteilten Ablagen anzusehen, zu kommentieren oder zu bearbeiten oder diese Dateien über einen Link freizugeben, entfernen Sie das Häkchen aus dem dritten Kästchen. Das ist beispielsweise bei Organisationseinheiten sinnvoll, die vertrauliche Daten verarbeiten, die nicht für Personen außerhalb dieser Organisationseinheit freigegeben werden sollten.
   • Wenn Sie verhindern möchten, dass Content-Manager Ordner freigeben, entfernen Sie das Häkchen bei Content-Manager dürfen Ordner freigeben. Das ist beispielsweise sinnvoll, wenn Sie möchten, dass Ordner nur von Managern freigegeben werden können.
   • Wenn Sie unterbinden möchten, dass Mitglieder von geteilten Ablagen mit Lese- oder Kommentarzugriff Dateien aus geteilten Ablagen herunterladen, kopieren oder drucken, entfernen Sie das Häkchen aus dem vierten Kästchen. Das kann bei Organisationseinheiten hilfreich sein, die mit vertraulichen Daten oder an entsprechenden Projekten arbeiten.
     Hinweis: Diese Einstellung wird auch für Dateien und Ordner in geteilten Ablagen beibehalten, wenn sie aus geteilten Ablagen verschoben werden. Im Fall von Ordnern kann die Einstellung nicht mehr zurückgesetzt werden, sobald die Datei in „Meine Ablage“ gespeichert ist.
   • Wenn Mitglieder von geteilten Ablagen mit der Zugriffsberechtigung „Administrator“ nicht die Möglichkeit haben sollen, diese Standardeinstellungen zu ändern, entfernen Sie das Häkchen aus dem ersten Kästchen. In den meisten Fällen ist es aber sinnvoll, Administratoren von geteilten Ablagen die Möglichkeit zu geben, die Zugriffseinstellungen für eine geteilte Ablage zu ändern. Damit wird sichergestellt, dass mit externen Nutzern und anderen Teams zusammengearbeitet werden kann.

   Hinweis: Wenn Sie diese Einstellungen später ändern, gilt dies dann nur für neue geteilte Ablagen. Für vorhandene geteilte Ablagen bleiben die bisherigen Einstellungen erhalten. Sie können die Freigabeeinstellungen für vorhandene geteilte Ablagen in der Admin-Konsole ändern.

8. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

   Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden, aber normalerweise geschieht dies eher. Weitere Informationen

Weitere Informationen

• Geteilte Ablagen einrichten
• Speicherlimits für geteilte Ablagen festlegen