4. Depolama alanı sınırları belirleme

Google Workspace for Education müşterilerine, başlangıç olarak 100 TB havuz depolama alanı ve depolama alanını artırma seçenekleri sunulur. Kurumunuzun depolama alanı havuzunu paylaştırmak amacıyla kullanıcılar ve ortak Drive'lar için depolama alanı sınırı belirleyebilirsiniz.

Depolama alanı sınırı belirlemeyle ilgili ipuçları

• Kullanıcılar için depolama alanı sınırları belirleyin: Tüm kullanıcılara bir sınır uygulandığından emin olmak için önce üst kuruluş birimindeki kullanıcılara uygulanacak bir başlangıç depolama alanı sınırı ayarlayın. Ardından, başlangıç değerini geçersiz kılmak amacıyla alt kuruluş birimleri ve gruplar için depolama alanı sınırları belirleyin.
• Öğrenciler ve eğitmenler için farklı sınırlar belirleyin: Başlangıç olarak öğrenciler için 3 GB (grup veya kuruluş birimi bazında), eğitmenler içinse 10-15 GB depolama alanı sınırı belirleyebilirsiniz. Bununla birlikte, kurumunuzdaki tipik kullanımı tespit etmek için mevcut depolama alanı kullanımınızı analiz etmenizi öneririz.
• Belirli kullanıcıların ortak Drive oluşturmasına izin verin: Ortak Drive oluşturma işlemi kuruluşunuzdaki tüm kullanıcılar için varsayılan olarak devre dışıdır. Ortak Drive'larda depolama alanı sınırı belirlemenizi (aşağıda açıklanmıştır) ve daha sonra bazı gruplardaki veya kuruluş birimlerindeki kullanıcıların ortak Drive oluşturmasına izin vermenizi öneririz.
• Ortak Drive'lar için depolama alanı sınırlarını özelleştirin: Kimlerin ortak Drive oluşturabileceğiyle ilgili kısıtlama getirmenin yanı sıra, depolama alanının ayrı ortak Drive'lara uygun şekilde paylaştırılmasını sağlayabilirsiniz. Varsayılan olarak, ortak Drive'lar için sınır 100 GB'tır.
• Daha fazla depolama alanına ihtiyaç duyan kullanıcılar için gruplar oluşturun: Bazı kullanıcılar depolama alanı sınırlarında esnekliğe ihtiyaç duyabilir (ör. belirli bir projede çalışırken). Bu geçici gereksinimleri karşılamak amacıyla daha fazla depolama alanına ihtiyaç duyan kullanıcılar için bir yapılandırma grubu oluşturun. Kullanıcıları bu gruba ekleyerek gerekli olan süre boyunca kuruluş birimlerinin depolama alanı sınırlarından muaf tutun.
• Depolama alanı politika değişikliklerini bildirin: Depolama alanı sınırı uyguladığınızı kullanıcılarınıza bildirin. E-posta bildirim şablonları için Politika değişikliklerini kullanıcılarınıza bildirme başlıklı makaleyi inceleyin.

Diğer en iyi uygulamalar için Storage Guide for Admins (Yöneticiler İçin Depolama Alanı Rehberi) dokümanını indirin.

Kullanıcılar için depolama alanı sınırları belirleme

Başlamadan önce: Ayarı belirli kullanıcılara uygulamak istiyorsanız söz konusu kullanıcıların hesaplarını bir kuruluş birimine (departmana göre ayarlamak için) veya bir yapılandırma grubuna (farklı departmanlardaki kullanıcılar için) yerleştirin.

1. Google Yönetici konsolu hesabınızda oturum açın.

   Yönetici hesabınızı (@gmail.com ile bitmeyen hesap) kullanarak oturum açın.

2. Yönetici konsolunda Menü Depolama'ya gidin.
3. Depolama ayarları bölümünde Yönet'i tıklayın.
4. Kullanıcı depolama alanı sınırı'nı tıklayın.
5. Solda, depolama alanı sınırı uygulamak istediğiniz kullanıcıyı tıklayın:
   • Kuruluş birimi: Kuruluş birimini tıklayın.
   • Grup: Gruplar'ı tıklayın. Arama alanını tıklayıp grubun adını yazmaya başlayın, ardından grubu tıklayın.

     Grup depolama alanı sınırlarının her zaman kuruluş depolama alanı sınırlarını geçersiz kıldığını unutmayın. Hangi grupların birbirini geçersiz kılabileceğini grup ayarlarında belirleyebilirsiniz. Yapılandırma grupları hakkında daha fazla bilgi edinin.

6. Açık'ı seçin ve depolama alanı miktarını belirleyin.
7. Kaydet'i tıklayın. Bir üst kuruluş birimi için sınır belirledikten sonra alt kuruluş birimi sınırı belirlerseniz Geçersiz kıl'ı tıklayın. Hâlihazırda depolama alanını aşmış kullanıcılar varsa uyarı alırsınız. Depolama alanı sınırı uyarı mesajları hakkında daha fazla bilgi edinin.

Gmail ve Fotoğraflar'da, depolama alanı sınırının geçerlilik kazanması 24 saati bulabilir. Drive için depolama alanı sınırı, kullanıcının bir sonraki dosya yükleme, oluşturma veya düzenleme işleminden sonra geçerli olur.

Ortak Drive'lar için depolama alanı sınırları belirleme

Ortak Drive'ların kullanabileceği depolama alanını kontrol etmek amacıyla belirli kuruluş birimlerine atanan ortak Drive'lar için depolama alanı sınırı belirleyebilirsiniz. Ortak Drive'lar için 100 GB olarak belirlenen varsayılan sınırı kuruluşunuzun ihtiyaçlarına göre değiştirebilirsiniz. Örneğin, "Fakülte" kuruluş birimindeki her ortak Drive'a 100 GB'lık sınır uygulanırken kuruluşunuzun geri kalanındaki her bir ortak Drive'a 10 GB'lık sınır uygulanmasını isteyebilirsiniz. Bu sınırları ayarlamak için üst kuruluş biriminizdeki ortak Drive'larda 10 GB'lık bir sınır belirledikten sonra "Fakülte" kuruluş birimindeki ortak Drive'larda 100 GB'lık bir sınır belirleyin.

Başlamadan önce (İsteğe bağlı): Farklı ortak Drive'lara farklı depolama alanı sınırları uygulamak isterseniz ortak Drive'ları kuruluş birimlerine atayın.

1. Google Yönetici konsolu hesabınızda oturum açın.

   Yönetici hesabınızı (@gmail.com ile bitmeyen hesap) kullanarak oturum açın.

2. Yönetici konsolunda Menü Depolama'ya gidin.
3. Depolama ayarları bölümünde Yönet'i tıklayın.
4. Sol tarafta, depolama alanı sınırı belirlemek istediğiniz ortak Drive'ların bulunduğu kuruluş birimini tıklayın.
5. Ortak Drive depolama alanı sınırı'nı tıklayın.
6. Açık'ı seçin ve her bir ortak Drive'ın kullanabileceği depolama alanı miktarını girin.
7. Kaydet'i tıklayın. Daha önce bir üst kuruluş birimindeki sınırı devralmış bir alt kuruluş birimi için sınır belirlerseniz Geçersiz kıl'ı tıklayın. Daha önce bir alt kuruluş birimi için sınır belirlediyseniz ve sınırı bir üst kuruluş biriminden devralmak istiyorsanız Devral'ı tıklayın.

   Hâlihazırda depolama alanını aşmış ortak Drive'lar varsa politika uygulanmadan önce uyarı alırsınız. Ayrıntılar için bu sayfadaki Depolama alanı sınırı uyarı mesajları bölümüne bakın.

Not: 

• Belirlediğiniz ortak Drive depolama alanı sınırı, kullanıcının ortak Drive'da yaptığı bir sonraki dosya ekleme veya düzenleme işleminden sonra geçerli olur.
• Ortak Drive sınırları, kullanıcıların daha fazla ortak Drive oluşturmasını engellemez. Belirli kullanıcıların ortak Drive oluşturarak çok fazla depolama alanı kullandığı konusunda endişeleriniz varsa ortak Drive oluşturabilecek kullanıcılara kısıtlama getirin.

Kullanıcılarınız depolama alanı sınırlarını aştığında ne olur?

Depolama alanı sınırları uygulandığında sınırı aşan kullanıcılarınız olursa Google Workspace aşağıdaki şekillerde etkilenir:

• İlgili kullanıcılar Google Drive'a yeni dosya veya resim yükleyemez.
• Google Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar, Çizimler, Formlar ve Jamboard gibi ortak çalışmaya dayalı içerik oluşturma uygulamalarında yeni dosya oluşturamazlar. Depolama alanı kullanımını azaltana kadar kimse etkilenen dosyaları düzenleyemez, kopyalayamaz veya kullanıcıya ait formları gönderemez.
• Google Fotoğraflar'a fotoğraf ve video yedekleyemezler.
• Google Meet'te yeni toplantıları kaydedemezler.
• Google Workspace for Education hesaplarında oturum açmaları, dosyalarını görüntüleyip indirmeleri ve e-posta gönderip almaları yine mümkündür. Not: Education dışında Google Workspace lisansı olan kullanıcılar depolama alanı sınırlarını aştıklarında e-posta gönderip alamaz.

Ortak Drive'lar depolama alanı sınırlarını aştığında ne olur?

Bir ortak Drive depolama alanı sınırını aşarsa kullanıcılar yeni dosya ekleyemez veya mevcut dosyaları düzenleyemez. Bu sorunu çözmek için:

• Ortak Drive'ın yöneticisi ya da içerik yöneticisi, ortak Drive'daki içerikleri taşıyabilir veya silebilir.
• Bir yönetici, ortak Drive için geçerli olan depolama alanı sınırını artırabilir.