4. Menetapkan batas penyimpanan

Pelanggan Google Workspace for Education mendapatkan penyimpanan gabungan dasar sebesar 100 TB dan pilihan untuk meningkatkan penyimpanan. Untuk mengalokasikan penyimpanan bersama lembaga pendidikan Anda, Anda dapat menetapkan batas penyimpanan untuk pengguna dan drive bersama.

Tips untuk menetapkan batas penyimpanan

• Tetapkan batas penyimpanan untuk pengguna: Tetapkan batas penyimpanan dasar untuk pengguna di unit organisasi teratas terlebih dahulu, untuk memastikan batas penyimpanan ditetapkan kepada semua pengguna. Kemudian, tetapkan batas penyimpanan untuk grup atau unit organisasi turunan guna menggantikan batas penyimpanan dasar.
• Tetapkan batasan yang berbeda untuk siswa dan instruktur: Sebagai permulaan, Anda dapat menetapkan batas penyimpanan 3 GB untuk siswa (berdasarkan grup atau unit organisasi) dan 10–15 GB untuk instruktur. Namun, sebaiknya analisis penggunaan penyimpanan Anda saat ini untuk menentukan penggunaan standar di lembaga pendidikan Anda.
• Izinkan pengguna tertentu membuat drive bersama: Secara default, pembuatan drive bersama dinonaktifkan untuk semua pengguna di organisasi Anda. Sebaiknya Anda menetapkan batas penyimpanan pada drive bersama (dijelaskan berikutnya), lalu mengizinkan pengguna di beberapa grup atau unit organisasi untuk membuat drive bersama.
• Sesuaikan batas penyimpanan untuk drive bersama: Selain membatasi siapa yang dapat membuat drive bersama, Anda juga dapat memastikan penyimpanan dialokasikan dengan tepat ke setiap drive bersama. Secara default, batas drive bersama ditetapkan ke 100 GB.
• Buat grup untuk pengguna yang membutuhkan lebih banyak penyimpanan: Beberapa pengguna mungkin memerlukan fleksibilitas dalam batas penyimpanan mereka, seperti saat mereka mengerjakan project tertentu. Untuk mengakomodasi kebutuhan sementara ini, buat grup konfigurasi bagi pengguna yang membutuhkan lebih banyak penyimpanan. Kecualikan pengguna dari batas penyimpanan unit organisasi mereka dengan menambahkan mereka ke grup selama diperlukan.
• Sampaikan perubahan kebijakan penyimpanan: Beri tahu pengguna Anda bahwa Anda menerapkan batas penyimpanan. Untuk template notifikasi email, lihat Menyampaikan perubahan kebijakan kepada pengguna Anda.

Untuk praktik terbaik lainnya, download Panduan Penyimpanan untuk Admin.

Menetapkan batas penyimpanan untuk pengguna

Sebelum memulai: Untuk menerapkan setelan bagi pengguna tertentu, tempatkan akun mereka di unit organisasi (untuk ditetapkan berdasarkan departemen) atau grup konfigurasi (untuk ditetapkan bagi pengguna di seluruh atau dalam departemen).

1. Login ke Konsol Google Admin.

   Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

2. Di konsol Admin, buka Menu  Penyimpanan.
3. Di bagian Setelan penyimpanan, klik Kelola.
4. Klik Batas penyimpanan pengguna.
5. Di sebelah kiri, klik entitas tempat Anda ingin menerapkan batas penyimpanan:
   • Unit organisasi–Klik unit organisasi.
   • Grup–Klik Grup. Klik kolom penelusuran dan masukkan nama grup, lalu klik grup yang diinginkan.

     Perlu diperhatikan bahwa batas penyimpanan grup selalu menggantikan batas penyimpanan organisasi, dan Anda dapat mengatur grup mana yang dapat saling menimpa melalui setelan grup. Pelajari grup konfigurasi lebih lanjut

6. Pilih Aktif, lalu tentukan jumlah penyimpanan.
7. Klik Simpan. Jika Anda menetapkan batas untuk unit organisasi turunan setelah menetapkan batas untuk unit organisasi induk, klik Ganti. Jika beberapa pengguna sudah melampaui batas penyimpanan, Anda akan mendapatkan peringatan. Pelajari lebih lanjut Pesan peringatan batas penyimpanan.

Untuk Gmail dan Foto, diperlukan waktu hingga 24 jam agar batas penyimpanan diterapkan. Untuk Drive, batas penyimpanan berlaku setelah pengguna mengupload, membuat, atau mengedit file berikutnya.

Menetapkan batas penyimpanan untuk drive bersama

Untuk mengontrol jumlah penyimpanan yang dapat digunakan drive bersama, Anda dapat menetapkan batas penyimpanan untuk drive bersama yang ditetapkan ke unit organisasi tertentu. Secara default, batas drive bersama ditetapkan ke 100 GB, tetapi Anda dapat menyesuaikannya untuk institusi Anda. Misalnya, Anda mungkin ingin setiap drive bersama di unit organisasi “Staf Pengajar” memiliki batas 100 GB, sementara setiap drive bersama untuk seluruh pengguna lain di organisasi Anda memiliki batas 10 GB. Untuk menetapkan batas ini, tetapkan batas 10 GB pada drive bersama di unit organisasi teratas Anda, lalu tetapkan batas 100 GB pada drive bersama di unit organisasi “Staf Pengajar”.

Sebelum Anda memulai (Opsional): Jika Anda ingin menerapkan batas penyimpanan yang berbeda ke berbagai drive bersama, tetapkan drive bersama ke unit organisasi.

1. Login ke Konsol Google Admin.

   Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

2. Di konsol Admin, buka Menu  Penyimpanan.
3. Di bagian Setelan penyimpanan, klik Kelola.
4. Di sebelah kiri, klik unit organisasi dengan drive bersama yang ingin Anda tetapkan batas penyimpanannya.
5. Klik Batas penyimpanan drive bersama.
6. Pilih Aktif, lalu masukkan jumlah penyimpanan yang dapat digunakan setiap drive bersama.
7. Klik Simpan. Jika Anda menetapkan batas untuk unit organisasi turunan yang sebelumnya mewarisi batas dari unit organisasi induk, klik Ganti. Jika Anda sebelumnya menetapkan batas untuk unit organisasi turunan dan Anda ingin unit organisasi tersebut mewarisi batas dari unit organisasi induk, klik Wariskan.

   Jika beberapa drive bersama sudah melampaui batas penyimpanan, Anda akan mendapatkan peringatan sebelum kebijakan diterapkan. Untuk mengetahui detailnya, lihat Pesan peringatan batas penyimpanan di halaman ini.

Catatan: 

• Setelah Anda menetapkan batas penyimpanan drive bersama, batas ini berlaku untuk drive bersama saat pengguna menambahkan atau mengedit file di drive bersama di kali berikutnya.
• Batas drive bersama tidak mencegah pengguna membuat lebih banyak drive bersama. Jika Anda khawatir pengguna tertentu menggunakan terlalu banyak penyimpanan dengan membuat drive bersama, batasi siapa yang dapat membuat drive bersama. 

Yang terjadi jika pengguna Anda melampaui batas penyimpanan

Ketika batas penyimpanan diterapkan dan pengguna Anda melebihi batas penyimpanannya, berikut yang akan terjadi pada Google Workspace-nya:

• Pengguna tidak dapat mengupload file atau gambar baru ke Google Drive.
• Pengguna tidak dapat membuat file baru dalam aplikasi pembuatan konten kolaboratif seperti Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, Gambar, Formulir, dan Jamboard. Tidak ada yang dapat mengedit atau menyalin filenya yang terdampak atau mengirimkan formulir milik pengguna tersebut hingga penggunaan penyimpanan dikurangi.
• Pengguna tidak dapat mencadangkan foto atau video apa pun ke Google Foto.
• Pengguna tidak dapat merekam rapat baru di Google Meet.
• Pengguna masih dapat login ke dan mengakses akun Google Workspace for Education miliknya, melihat serta mendownload file miliknya, dan mengirim serta menerima email. Catatan: Pengguna dengan lisensi Google Workspace selain Education tidak dapat mengirim dan menerima email jika mereka melebihi batas penyimpanan.

Yang terjadi jika drive bersama melampaui batas penyimpanan

Jika drive bersama melampaui batas penyimpanannya, pengguna tidak dapat menambahkan file baru atau mengedit file yang ada. Untuk menyelesaikan:

• Pengelola konten atau Pengelola drive bersama dapat memindahkan atau menghapus konten dari drive bersama.
• Admin dapat meningkatkan batas penyimpanan yang berlaku untuk drive bersama tersebut.