Definir límites de almacenamiento

Ediciones compatibles con esta función: Business Starter, Business Standard, y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Google Workspace para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Comparar ediciones

Clientes de Business Starter: el almacenamiento compartido se lanzará a partir de mayo del 2023. Los límites de almacenamiento que superen los 30 GB definidos en la consola de administración no se aplicarán hasta que tu organización se mueva al almacenamiento compartido.

Si eres cliente de Education, consulta el artículo Fijar límites de almacenamiento. Para liberar espacio en tu cuenta de Google, consulta este otro artículo.

Para asignar el almacenamiento compartido de tu organización, puedes definir límites de almacenamiento para los usuarios y las unidades compartidas. Sin los límites de almacenamiento definidos por el administrador, el uso del almacenamiento compartido que hacen los usuarios y las unidades compartidas solo está limitado por el almacenamiento compartido total de tu organización.

Si no has fijado límites, los usuarios de tu organización no verán ningún indicador de límite de almacenamiento en los productos de Google Workspace.

En esta página

• Fijar límites de almacenamiento a los usuarios
• Definir límites de almacenamiento en unidades compartidas
• Ejemplos de límites de almacenamiento
• Cómo experimentan los usuarios los límites de almacenamiento
• Mensajes de advertencia sobre el límite de almacenamiento

Fijar límites de almacenamiento para usuarios

Antes de empezar: Para aplicar el ajuste a cuentas de usuario concretas, coloca esas cuentas en una unidad organizativa o en un grupo de configuración. Con la primera opción aplicarás el ajuste a todos los usuarios de un departamento, mientras que con la segunda podrás aplicarlo a usuarios específicos de un mismo departamento o de departamentos diferentes.

Para recibir una advertencia si un miembro del grupo supera el límite de almacenamiento, convierte el grupo en un grupo de filtrado y espera entre 24 y 48 horas para establecer el límite.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  Almacenamiento.
3. En la sección Ajustes de almacenamiento, haz clic en Gestionar.

   

4. A la izquierda, haz clic en la entidad a cuyos usuarios quieras aplicar un límite de almacenamiento:
   • Unidad organizativa: haz clic en la unidad organizativa.
   • Grupo: haz clic en Grupos. Haz clic en el campo de búsqueda, empieza a escribir el nombre del grupo y haz clic en él.

   Nota: Los límites de almacenamiento de los grupos siempre prevalecen sobre los límites de almacenamiento de la organización, y puedes crear y anular grupos que se anulen entre sí mediante la configuración del grupo. Más información sobre los grupos de configuración

5. Si la sección Límite de almacenamiento por usuario todavía no está abierta, haz clic en ella.
6. Selecciona Activado e introduce la cantidad de almacenamiento permitido para cada usuario.
7. Haz clic en Guardar. Si has definido un límite en una unidad organizativa secundaria que antes heredaba un límite de una unidad organizativa superior, haz clic en Anular. Si has fijado un límite para una unidad organizativa secundaria y quieres que herede el límite de una unidad organizativa superior, haz clic en Heredar.

   Se mostrará una advertencia si algunos usuarios de una unidad organizativa ya superan el límite de almacenamiento. Solo se mostrará una advertencia sobre los miembros del grupo si el grupo está configurado como grupo de filtrado. Para obtener más información, consulta el apartado Mensajes de advertencia sobre el límite de almacenamiento de esta página.

En Gmail y Fotos, el límite de almacenamiento puede tardar hasta 24 horas en aplicarse. En Drive, el límite de almacenamiento se aplica desde la siguiente ocasión en la que el usuario añada o edite un archivo.

Definir límites de almacenamiento en unidades compartidas

Para impedir que las unidades compartidas usen demasiado espacio de almacenamiento de tu organización, puedes definir un límite de almacenamiento para las unidades compartidas asignadas a una unidad organizativa específica.

Antes de empezar (opcional): si quieres aplicar límites de almacenamiento diferentes a distintas unidades compartidas, asigna unidades compartidas a unidades organizativas.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  Almacenamiento.
3. En la sección Ajustes de almacenamiento, haz clic en Gestionar.
4. En la parte izquierda, haz clic en la unidad organizativa que incluya las unidades compartidas donde quieras definir un límite de almacenamiento.
5. Haz clic en Límite de almacenamiento de unidades compartidas.
6. Selecciona Activado e introduce la cantidad de almacenamiento que cada unidad compartida puede usar.
7. Haz clic en Guardar. Si has definido un límite en una unidad organizativa secundaria que antes heredaba un límite de una unidad organizativa superior, haz clic en Anular. Si has fijado un límite para una unidad organizativa secundaria y quieres que herede el límite de una unidad organizativa superior, haz clic en Heredar.

   Si algunas unidades compartidas ya superan el límite de almacenamiento, recibirás una advertencia antes de que se aplique la política. Para obtener más información, consulta el apartado Mensajes de advertencia sobre el límite de almacenamiento.

Notas: 

• Cuando defines un límite de almacenamiento en una unidad compartida, se aplica la próxima vez que un usuario añade o edita un archivo de la unidad.
• Los límites de las unidades compartidas no impiden que los usuarios creen más unidades compartidas. Si te preocupa que algunos usuarios consuman demasiado espacio de almacenamiento creando unidades compartidas, restringe quién puede crearlas. 

Ejemplos de límites de almacenamiento

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Fijar un límite de almacenamiento predeterminado para todos los usuarios de tu organización

Selecciona tu unidad organizativa superior y activa un límite de almacenamiento por usuario. Por ejemplo, si defines un límite de almacenamiento de 10 GB por usuario, todos los usuarios tendrán un límite de almacenamiento de 10 GB, a menos que sustituyas ese límite por otros que definas en unidades organizativas o grupos secundarios.

Definir un límite de almacenamiento para un usuario

Coloca al usuario en una unidad organizativa o en un grupo de configuración. A continuación, define un límite de almacenamiento para esa unidad organizativa o grupo.

Definir un límite de almacenamiento diferente para los usuarios de una unidad organizativa

Si quieres que los miembros de una unidad organizativa tengan más o menos espacio de almacenamiento que el predeterminado, establece primero el límite predeterminado y, a continuación, selecciona la unidad organizativa que debería tener un límite distinto. Por ejemplo, si defines un límite de almacenamiento de 10 GB por usuario en la unidad organizativa superior, puedes fijar un límite de almacenamiento individual de 20 GB para todos los usuarios de la unidad organizativa "Marketing". El límite de almacenamiento de 20 GB sustituye al límite predeterminado de 10 GB.

Definir un límite de almacenamiento diferente para todos los usuarios de un grupo

Puedes fijar límites de almacenamiento individuales para los miembros de un grupo. Por ejemplo, podrías tener algunos fotógrafos de la unidad organizativa "Marketing" que necesitaran más almacenamiento que los demás usuarios. Puedes crear un grupo llamado "Fotógrafos" y activar en él un límite de almacenamiento de 500 GB. De esa forma, todos los usuarios que se añadan al grupo de fotógrafos heredarán automáticamente el límite de almacenamiento de 500 GB.

Definir un límite de almacenamiento diferente en todas las unidades compartidas de una unidad organizativa

Es posible que quieras que cada unidad compartida de la unidad organizativa "Marketing" tenga un límite de 500 GB, mientras que cada unidad compartida del resto de tu organización tenga un límite de 50 GB. Para fijar estos límites, define el límite de 50 GB en las unidades compartidas de tu unidad organizativa superior y, a continuación, establece el límite de 500 GB en las unidades compartidas de la unidad organizativa "Marketing".

Cómo experimentan los usuarios los límites de almacenamiento

Si se activan límites de almacenamiento, cuando los usuarios accedan a Mi unidad, verán una barra de estado que muestra el volumen de almacenamiento que están utilizando. Cuando abran el panel Detalles de una unidad compartida, verán una barra de estado que indicará el espacio utilizado y el límite de almacenamiento de la unidad compartida.

Los usuarios que superen su límite de almacenamiento verán cuadros de alerta en la parte superior de Google Drive con el mensaje "Poco almacenamiento" o "Almacenamiento lleno" junto al botón Liberar espacio. Al hacer clic en ese botón, se les dirigirá a un artículo con instrucciones para borrar archivos.

Cuando los usuarios abran una unidad compartida que esté cerca del límite de almacenamiento o lo haya superado, se mostrarán alertas en la parte superior de la página.

Qué ocurre cuando los usuarios superan los límites de almacenamiento

Cuando los usuarios superan sus límites de almacenamiento, ocurre lo siguiente de forma inmediata:

• Los usuarios no pueden añadir imágenes ni archivos nuevos a Google Drive.
• Los usuarios no pueden crear archivos en aplicaciones de creación de contenido en equipo, como Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos y Formularios de Google. Hasta que no reduzca su uso de almacenamiento, nadie podrá editar ni copiar los archivos afectados, ni tampoco enviar formularios que sean propiedad del usuario.
• Los usuarios no pueden añadir ni crear copias de seguridad de fotos o vídeos en Google Fotos.
• La capacidad de los usuarios para enviar y recibir correos en Gmail se verá afectada. Nota: Esta restricción no afecta a los clientes de Education.
• Los usuarios no pueden grabar reuniones nuevas en Google Meet.

Nota: Los usuarios pueden iniciar sesión en su cuenta de Google Workspace y ver y descargar archivos.

Qué ocurre cuando las unidades compartidas superan los límites de almacenamiento

Si una unidad compartida supera su límite de almacenamiento, los usuarios no podrán añadir archivos nuevos ni editar los que ya hay. Para resolver este problema, hay varias opciones:

• Los gestores de contenido o los administradores de la unidad compartida pueden mover o eliminar contenido de la unidad.
• Los administradores pueden aumentar el límite de almacenamiento que se aplica a la unidad compartida.

Mensajes de advertencia sobre el límite de almacenamiento

Puede que veas advertencias o mensajes de error cuando intentes aplicar un límite de almacenamiento a usuarios o unidades compartidas. A continuación, se muestran mensajes de error habituales y posibles soluciones.

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Algunos usuarios ya superan el límite de almacenamiento

Cuando aplicas un límite de almacenamiento a una unidad organizativa o a un grupo, puede que algunos usuarios ya usen más almacenamiento del que permite tu política. En el caso de los límites basados en unidades organizativas, aparece una alerta en la que se indica que es posible que algunos usuarios superen el límite de almacenamiento que vas a aplicar. En el caso de los límites basados en grupos, aparece una alerta si el grupo está definido como grupo de filtrado. Antes de aplicar la política, consulta qué ocurre cuando los usuarios superan los límites de almacenamiento.

Para saber qué usuarios han superado el límite, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  Almacenamiento.
3. Haz clic en Ver todos los usuarios.

En esta página, puedes filtrar los usuarios por unidades organizativas concretas y por la cantidad de almacenamiento que utilizan.

Una vez que hayas aplicado el límite de almacenamiento, los usuarios verán una barra de estado en Google Drive que muestra la cantidad de almacenamiento que están utilizando y les avisa si tienen poco espacio.

El límite de almacenamiento supera el límite de la edición

Al aplicar una política de límite de almacenamiento a una unidad organizativa o un grupo, es posible que algunos usuarios tengan una licencia de Google Workspace que restrinja su almacenamiento disponible a un límite inferior al que has definido. En ese caso, verás el siguiente mensaje: "Los límites de almacenamiento pueden no aplicarse a los usuarios que ya tienen restricciones de almacenamiento".

Algunas unidades compartidas superan el límite de almacenamiento

Cuando aplicas un límite de almacenamiento a unidades compartidas, es posible que algunas unidades compartidas ya utilicen más almacenamiento del que permite tu política. En ese caso, verás una alerta. Antes de aplicar la política, consulta qué ocurre cuando las unidades compartidas superan los límites de almacenamiento.

Para saber qué unidades compartidas han superado el límite, sigue estos pasos:

1. Abre la consola de administración de Google.
2. En la consola de administración, ve a MenúAlmacenamiento.
3. Haz clic en Ver todas las unidades compartidas.

En esta página, puedes filtrar las unidades compartidas por unidades organizativas concretas y ordenarlas por el espacio de almacenamiento que utilizan.