Prácticas recomendadas para migraciones de gran tamaño a Google Drive

Este artículo está dirigido a organizaciones que quieren migrar cientos de miles de archivos de un sistema de terceros a Google Drive. Revisa estas prácticas recomendadas antes de hacer una migración de gran tamaño. Estas directrices sientan las bases para abordar una migración.

Cada carpeta de Mi unidad puede almacenar hasta 500.000 elementos, y cada unidad compartida está limitada a 400.000 elementos en total.

Evita llenar las carpetas y unidades compartidas durante una migración para que los usuarios puedan seguir creando nuevo contenido en ellas. Consulta más información sobre los límites aplicados a las carpetas de Drive.

Antes de empezar

En la mayoría de las migraciones de gran tamaño:

Creación y propiedad de archivos

Importante: Para reducir la tasa de errores y mejorar el rendimiento durante y después de la migración, no permitas que un único usuario cree o tenga más de 400.000 archivos, carpetas o accesos directos.

Si quieres acelerar el proceso de migración, puedes utilizar cuentas de servicio y fragmentar la creación de archivos entre varias cuentas. Las cuentas de servicio son cuentas de máquinas que llevan a cabo funciones empresariales de Google Workspace en las que no es necesaria la intervención humana.

Estructura de carpetas

Si las jerarquías de carpetas alcanzan un tamaño grande, su actualización puede llevar bastante tiempo. Para facilitar la actualización de permisos y elementos, evita incluir demasiados elementos en una sola carpeta o anidar excesivamente las jerarquías. Evita anidar más de 20 niveles de carpetas en Mi unidad o en una unidad compartida. Consulta el artículo Límites de las unidades compartidas.

Usar unidades compartidas

Los usuarios crean los archivos y, después, los pueden añadir a una unidad compartida, que pasa a ser la propietaria de esos archivos. Coloca los elementos que no tengan que pertenecer a una persona en una unidad compartida. También puedes añadir grupos específicos como miembros de esa unidad.

Si algún miembro deja la organización, los archivos de las unidades compartidas permanecen en la misma ubicación. De esta forma, el equipo puede seguir compartiendo información y trabajando desde cualquier lugar y dispositivo. Para obtener más información, consulta el artículo ¿Qué son las unidades compartidas?

Compartir y permisos en Google Drive

La herencia es un concepto fundamental para entender cómo se comparten archivos en Drive y para lograr una migración sin problemas. Los archivos heredan los controles de uso compartido de las carpetas donde se encuentran. Por lo tanto, normalmente deberías aplicar permisos a las carpetas antes de añadir archivos en ellas. 

Límites de subida, cuotas y exenciones

Existen otros límites del sistema que protegen tus datos y garantizan el rendimiento. Para obtener más información, consulta los artículos sobre los límites de subida y de almacenamiento de Google Workspace y los límites de uso de la API de Drive.

Para no superar los límites y las cuotas, sigue estas prácticas recomendadas y monitoriza las cuotas de API. Si crees que vas a superar estas cuotas, pide que las aumenten.

  • Utiliza la API de Google Drive para agrupar varias llamadas en una sola solicitud, en especial si cambias los metadatos de archivo de muchos elementos que pertenecen al mismo usuario. Consulta información sobre la API de Google Drive.
  • No permitas que una cuenta de servicio cree más de 400.000 archivos en nombre de una determinada cuenta de usuario.
  • Los límites de cuota predeterminados de la API de Drive son de 20.000 llamadas cada 100 segundos, tanto por usuario como por proyecto. Este límite se aplica a la suma de las llamadas de lectura y escritura.
  • La frecuencia de solicitudes de escritura de la API de Drive es limitada; evita superar las 3 solicitudes por segundo y por cuenta cuando realices solicitudes de inserción o escritura continuadas. Nota: Este límite de frecuencia no se puede aumentar.
  • Si surgen errores durante la migración, toma medidas para resolverlos. Consulta cómo reintentar solicitudes incorrectas para resolver errores.

Usar cuentas de servicio para suplantar la identidad de muchos usuarios y subir archivos

Importante: Al delegar, usa solo cuentas de servicio cuya identidad corresponda a la de un usuario individual. Si usas la cuenta de servicio como propietario común para crear muchos documentos compartidos, pueden aparecer problemas de rendimiento. No utilices cuentas de servicio para conseguir más cuota de almacenamiento ni para que actúen como miembros de un dominio.

Las cuentas de servicio juegan un papel fundamental en las migraciones, ya que automatizan la creación de contenido en nombre de los usuarios, aplicando permisos y colocando los elementos de manera adecuada en la estructura de carpetas. Estas cuentas pueden ayudarte a realizar la migración más rápido, al distribuir la carga del proceso entre muchos usuarios.

Utilízalas para:

  • Crear contenido en nombre de un usuario, haciendo que suplanten su identidad.
  • Distribuir las solicitudes de subida y de inserción entre muchas cuentas de usuario. Para acelerar el proceso de subida de contenido a Google Drive y evitar problemas de cuota, utiliza una cuenta de servicio con delegación en todo el dominio para distribuir la actividad de escritura entre varios usuarios suplantados diferentes.

Consulta cómo: 

Nota: En lugar de asignar la propiedad de archivos y carpetas a la cuenta de servicio que se ocupa de la subida, coloca el contenido en una unidad compartida o asigna la propiedad a una cuenta de usuario.

Subir vídeos a Drive

Normalmente, los archivos de vídeo subidos a Drive se procesan para que puedan reproducirse directamente en las aplicaciones web o móviles de Drive. Sin embargo, hay límites a la hora de procesar vídeos que se aplican para proteger nuestros sistemas y que pueden activarse con las migraciones. Si estás migrando una gran cantidad de archivos de vídeo y necesitas que se puedan reproducir directamente en Drive, ponte en contacto con tu partner de migración antes de continuar. Consulta más información sobre cómo almacenar y reproducir vídeos en Google Drive y sobre los límites de subida de Google Drive.

Estrategia de información

Antes de la migración, diseña un sistema para organizar los elementos de tu contenido. Por ejemplo, puedes crear metadatos de archivo y estructurar el contenido de tu organización siguiendo estos pasos:

¿Necesitas ayuda?

Ponte en contacto con tu partner de migración. Si no trabajas con un partner, ponte en contacto con el equipo de Asistencia de Google Workspace.

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