Definir privilegios de administrador para proteger la privacidad de los usuarios

De forma predeterminada, las cuentas de administrador de tu organización tienen acceso al contenido de los usuarios y a los registros de actividad de los servicios de Google Workspace (por ejemplo, los registros de actividad de Gmail y Chat de los registros de auditoría). Como superadministrador, puedes proteger la seguridad y la privacidad de tus usuarios concediendo a los administradores únicamente aquellos privilegios que necesiten para su trabajo diario.

Por ejemplo, puedes limitar el número de administradores de tu organización que tienen acceso a informes y registros de auditoría, a la herramienta de investigación, al panel de seguridad y a la herramienta de calidad de Meet. Consulta las secciones siguientes para saber cómo conceder o quitar privilegios en estos servicios.

Prácticas recomendadas de seguridad para proteger cuentas de administrador

Recomendamos que los superadministradores realicen las actividades rutinarias con una cuenta de usuario distinta. Solo deben iniciar sesión en su cuenta de superadministrador para llevar a cabo tareas específicas de superadministrador. También es importante que los superadministradores utilicen la verificación en dos pasos (2SV), preferiblemente con llaves de seguridad, ya que sus cuentas controlan el acceso a todos los datos empresariales y de los empleados de la organización.

Consulta más información en el artículo Prácticas recomendadas de seguridad para proteger cuentas de administrador.

Información acerca de los privilegios y roles de administrador

En la consola de administración de Google, puedes conceder privilegios de administrador a determinados usuarios asignándoles roles de administrador. Puedes asignar roles de administrador predefinidos o roles de administrador personalizados. De forma similar, puedes quitarles los privilegios de administrador anulando la asignación de los roles de administrador.

Para proteger la seguridad y la privacidad de tus usuarios, revisa los privilegios de administrador concedidos en tu organización para usar los informes, el panel de seguridad, la herramienta de investigación de seguridad y la herramienta de calidad de Meet. Consulta más información en las secciones siguientes.

Privilegio para usar los informes

Para conceder o quitar el privilegio para usar los informes, ve a la consola de administración de Google, haz clic en Roles de administrador, selecciona uno de los roles de la columna de la izquierda y haz clic en Privilegios. El privilegio para usar los informes está en Informes.

Como administrador con el privilegio para usar los informes, puedes consultar la sección Informes para examinar posibles riesgos de seguridad, hacer un seguimiento de quién inicia sesión y cuándo lo hace, saber cómo crean y comparten contenido los usuarios, y controlar la actividad de los usuarios (como las modificaciones que han hecho en documentos) y los cambios realizados por otros administradores.

El privilegio Informes también permite acceder a los registros de auditoría de Gmail, Chat, Meet y Voice, así como a los registros de auditoría de la mayoría de los servicios. Los administradores pueden ver información sobre los participantes, datos (como el nombre de la reunión y el asunto del correo electrónico) y los registros de cada mensaje o llamada.

Privilegio para usar el panel de seguridad

Para conceder o quitar el privilegio para usar el panel de seguridad, ve a la consola de administración de Google, haz clic en Roles de administrador, selecciona uno de los roles de la columna de la izquierda y haz clic en Privilegios. El privilegio para usar el panel de seguridad (Paneles) está en Servicios > Centro de Seguridad.

El panel de seguridad contiene varios informes con información general derivada del contenido de los mensajes, como el número de correos electrónicos que los usuarios clasifican como spam. Consulta más información en el artículo Utilizar el panel de control de seguridad.

Los superadministradores tienen acceso automático al panel de seguridad y pueden conceder o quitar los privilegios de los administradores delegados. Consulta también el artículo Privilegios de administrador del Centro de Seguridad.

Privilegios para usar la herramienta de investigación de seguridad

Si quieres conceder o quitar privilegios para usar la herramienta de investigación de seguridad, ve a la consola de administración de Google, haz clic en Roles de administrador, selecciona uno de los roles de la columna de la izquierda y haz clic en Privilegios. Los privilegios para usar la herramienta de investigación de seguridad están en Servicios > Centro de Seguridad. Cuando asignas privilegios para usar la herramienta de investigación, puedes conceder a los administradores diferentes privilegios que sean adecuados a sus roles y tareas.

Los administradores pueden utilizar la herramienta de investigación de seguridad para hacer búsquedas y ver resultados que podrían incluir contenido sensible, como el asunto de un correo electrónico o el título de un documento. Los administradores pueden ver los encabezados de los mensajes de Gmail, actualizar o eliminar contenido de la herramienta de investigación y consultar el contenido de mensajes de Gmail para conocer los riesgos que podrían estar asociados a los mensajes.

Los superadministradores tienen acceso automático a la herramienta de investigación de seguridad y pueden conceder o quitar los privilegios de los administradores delegados. Consulta también el artículo Privilegios de administrador del Centro de Seguridad.

Privilegio para usar la herramienta de calidad de Meet

Si quieres conceder o quitar el privilegio para usar la herramienta de calidad de Meet, ve a la consola de administración de Google, haz clic en Roles de administrador, selecciona uno de los roles de la columna de la izquierda y haz clic en Privilegios. El privilegio para usar la herramienta de calidad de Meet está en Servicios > Google Meet > Gestionar la configuración de Meet > Acceso al panel de control de calidad del administrador.

La herramienta de calidad de Meet proporciona información sobre la calidad de cada reunión, lo que incluye el ID de reunión, la duración y el número de participantes. Para obtener más información sobre los privilegios de administrador para usar la herramienta de calidad de Meet, consulta el artículo Hacer un seguimiento de la calidad y las estadísticas de las reuniones.

Conceder privilegios asignando roles de administrador

Asignar un rol de administrador:

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Inicia sesión con una cuenta que tenga privilegios de superadministrador (y que no termine en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Roles de administrador.
  3. A la izquierda, haz clic en el rol que quieras asignar.
  4. Haz clic en Administradores.
  5. Haz clic en Asignar usuarios.
  6. Busca y selecciona un máximo de 20 usuarios.
  7. Haz clic en Asignar rol.

Quitar privilegios anulando la asignación de roles de administrador

Anular la asignación de un rol de administrador:

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Inicia sesión con una cuenta que tenga privilegios de superadministrador (y que no termine en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Roles de administrador.
  3. A la izquierda, haz clic en uno de los roles personalizados de la lista.
  4. Haz clic en Administradores.
  5. Marca las casillas de los administradores cuya asignación de rol quieras anular.
  6. Haz clic en Anular asignación del rol.
  7. Para confirmar la acción, vuelve a hacer clic en Anular asignación del rol.

Añadir o quitar privilegios actualizando roles de administrador personalizados

Para añadir o quitar determinados privilegios de administrador a varios usuarios, actualiza un rol de administrador personalizado. Por ejemplo, si no quieres que un grupo de usuarios tenga el privilegio para usar los informes, puedes quitarlo de un rol personalizado que hayas asignado a esos usuarios.

Añadir o quitar privilegios de administrador a un rol de administrador personalizado:

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Inicia sesión con una cuenta que tenga privilegios de superadministrador (y que no termine en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Roles de administrador.
  3. A la izquierda, haz clic en uno de los roles personalizados de la lista.
  4. Haz clic en Privilegios.
  5. Marca o desmarca las casillas de los privilegios que quieras añadir o quitar al rol de administrador.
  6. Haz clic en Guardar.

Por ejemplo, para quitar el privilegio para usar los informes, desmarca la casilla Informes. Para quitar privilegios para usar el panel de seguridad, ve a la sección Centro de Seguridad y desmarca la casilla Paneles.

Quitar privilegios eliminando roles de administrador personalizados

No puedes eliminar roles de administrador personalizados que tengas asignados ni quitártelos tú. Pide a otro superadministrador que te quite el rol. 

Quitar privilegios de administradores delegados eliminando un rol de administrador personalizado:

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Inicia sesión con una cuenta que tenga privilegios de superadministrador (y que no termine en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Roles de administrador.
  3. Haz clic en el rol personalizado que quieras eliminar.
  4. Haz clic en Eliminar rol.
  5. Para confirmar la acción, haz clic de nuevo en Eliminar rol.

Para obtener más información e instrucciones, consulta el artículo Crear, editar y eliminar roles de administrador personalizados.

Temas relacionados

Para obtener información e instrucciones generales sobre los roles y privilegios de administrador, consulta estos artículos de ayuda:

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