在 Google 日历中进行协作的技巧

在此页面上

• 向您的日历添加同事的时区
• 查看某个活动的人员空闲情况
• 使用群组简化邀请流程
• 管理大型活动的回复
• 向邀请对象发送日程安排变更的通知
• 让其他人管理您的活动
• 随时随地回复邀请
• 允许邀请对象修改活动
• 控制哪些人可以查看您的日历和活动
• 查看是否有会议室可用

全部展开  |  全部收起

向您的日历添加同事的时区

如果您与世界各地的人们合作，则需要知道他们何时有空。

您可以向日历添加世界时钟，以查看其他国家/地区的时间。为此，可以向您的日历添加时区，这样更方便判断适合世界各地团队成员的活动时间。

了解操作方法

向日历添加世界时钟

在日历的左侧显示所选时区的当前时间：

1. 在计算机上打开 Google 日历。
2. 点击右上方的“设置”图标 设置。
3. 在“世界时钟”中，点击显示世界时钟。
4. 点击添加时区  选择您要查看的时区。

向日历添加时区

在日历中将时区显示为列，以便跨时区安排活动。

1. 在计算机上打开 Google 日历。
2. 点击右上方的“设置”图标 设置。
3. 在“时区”部分，点击显示次要时区。
4. 点击“次要时区”旁边的 选择您的时区。

更改所有日历的时区

1. 在计算机上打开 Google 日历。
2. 点击右上方的“设置”图标 设置。
3. 在“时区”部分，点击“主要时区”旁边的 选择您的时区。

 

请访问 Google 日历帮助中心，了解详情

 

 

查看某个活动的人员空闲情况

如需与 Google 日历中的人员协调日程安排，请使用建议的会议时间，以便查看每个人何时有空。

了解操作方法

获取建议的会议时间

如果其他人已与您共享日历，或属于您所在的公司、学校或其他单位，则您在将其添加到活动时，可以查看他们是否有空。

1. 在计算机上打开 Google 日历。
2. 点击左侧的搜索人员。
3. 开始输入邀请对象的姓名，然后选择见面对象。
4. 点击左上方的“创建”图标 。
5. 点击建议的时间。如果您的邀请对象已与您共享日历，则您会看到他们何时可以参加。

请访问 Google 日历帮助中心，了解详情

 

 

使用群组简化邀请l流程

如果您始终向同一群人发送电子邮件或活动邀请，请为他们创建一个 Google 群组。下次撰写邮件时，只需向该群组发送电子邮件，即可同时联系所有人。您可以使用同一群组安排 Google 日历会议。

了解操作方法

创建群组

1. 登录 Google 网上论坛。
2. 点击顶部的创建群组。
3. 输入相关信息，并为群组选择设置。
4. 点击创建群组。
5. 请耐心等候几分钟，待新群组启用后再向其发帖。否则，您可能会收到帖子无法递送的通知。

向群组发送电子邮件

1. 在 Gmail 中，点击写邮件。
2. 在收件人旁边输入群组的标签名称。
3. 撰写邮件，然后点击发送。

在日历中通过群组安排会议

群组的现有成员可以在其日历中查看相应活动。

1. 转到 Google 日历。
2. 输入相应群组的电子邮件地址，这与您添加任何邀请对象的方式相同。

提示：

• 如果您拥有某个群组的“查看成员”权限并创建了群组活动，则每个成员都会收到邀请电子邮件。
• 如果您没有“查看成员”权限，则该群组会收到邀请。要让该活动在用户的日历中显示，每个用户必须接受邀请电子邮件中的邀请。
• 如果您邀请大量邀请对象来参加活动，则在该活动中，您会看到一条正在进行邀请的消息，直到每位邀请对象都接受邀请为止。

 

 

管理大型活动的回复

您组织的活动参加者众多？请使用 Google 日历和 Google 表格有效地管理任意规模的活动。为大型群组创建活动时，您可以查看并下载邀请对象的回复、电子邮件地址和所添加的任意备注。

• 如果您计划召开会议，请检查您收到的回复，以确保安排合适的活动空间。
• 查看您的邀请对象列表，看看特定人员（例如高管或重要客户）是否参加。
• 使用邮寄名单邀请大型群组：Google 日历会自动邀请在发送邀请后加入群组的用户，并自动移除退出群组的成员。
• 跟踪活动参加者信息，例如参加者的姓名，在活动中停留的时间，以及联系信息。共享签到/离席表，让远程团队成员查看收集到的信息。

了解操作方法

查看并导出大型群组的回复列表

重要提示：如要执行以下操作，您必须拥有不少于 200 人的活动的编辑权限。

注意：您只能看到有权查看的群组成员的回复状态。

1. 在计算机上打开创建此活动的原始日历，然后打开相应活动。
2. 选择将邀请对象的回复导出到 Google 表格。Google 表格会根据最新的回复列表制作列表。
3. 要更新信息，请重复执行上述第 2 步。导出功能会在原始表格的开头创建新标签，其中会显示最新信息。

创建电子版活动签到表

1. 在 Google 云端硬盘中，点击 新建，然后选择 Google 表格 空白电子表格。
2. 在顶部的行中添加标题，如姓名、电子邮件地址和签到状态（是/否）。
3. 在活动现场的公用计算机中打开此电子表格。参与者可以随后在到达时输入他们的信息。

请访问 Google 日历帮助中心，了解详情

 

 

向邀请对象发送日程安排变更的通知

通过电子邮件或聊天消息一次性通知所有邀请对象。

• 让您的邀请对象知道活动发生了变化，例如新时间、新地点或活动取消。
• 在活动开始前向邀请对象发送提醒或待办事项清单。
• 活动结束后，发送后续邮件，请参与者提供反馈或回顾具体事项。

了解操作方法

通知邀请对象活动的变更

重要提示：聊天功能仅供通过单位或学校帐号使用 Google 日历的用户使用。

1. 在计算机上打开 Google 日历。
2. 点击相应活动。
3. 在邀请对象的人数旁边，根据需要选择操作步骤：
   • “与邀请对象聊天”：系统会打开新的或现有的聊天对话。聊天中只会包含您单位或学校中已启用 Chat 的邀请对象。
   • “向邀请对象发送电子邮件”：系统会打开新的电子邮件。所有邀请对象都会包含在电子邮件中。

只有当邀请对象不超过 50 人（包括组织者）时，Google 日历才会创建与活动邀请对象的群聊。外部邀请对象无法加入群聊。

 

 

让其他人管理您的活动

如果您不再负责自己创建的某个活动，可以将其分配给其他人，这样便可继续保留相应活动。其他人在接受分配后，可以根据需要进行更改。

注意：您只能将活动的所有权转移给拥有 Google 账号的用户。

了解操作方法

在 Google 日历中将活动所有权转移给其他人

群组的现有成员可以在其日历中查看相应活动。

1. 转到 Google 日历。
2. 输入相应群组的电子邮件地址，这与您添加任何邀请对象的方式相同。

提示：

• 如果您拥有某个群组的“查看成员”权限并创建了群组活动，则每个成员都会收到邀请电子邮件。
• 如果您没有“查看成员”权限，则该群组会收到邀请。要让该活动在用户的日历中显示，每个用户必须接受邀请电子邮件中的邀请。
• 如果您邀请大量邀请对象来参加活动，则在该活动中，您会看到一条正在进行邀请的消息，直到每位邀请对象都接受邀请为止。

注意：新的所有者需要接受活动所有权转移，方法是点击自动电子邮件中的链接。在他们接受之前，您仍然是所有者。如果您在其他人的 Google 日历中创建了包含会议链接的日历活动，或是将某个活动转移到其他人的日历中，请务必先了解视频会议政策。

 

 

创建团队日历

除了您自己的日历，您还可以创建其他日历来跟踪日程表以及管理项目。

• 跟踪团队成员的假期安排和出差日期。
• 随时查看办公室里的工作人员或远程办公人员。
• 确认所有人是否都可以参加团队级别的活动和会议。
• 了解其他人正在处理的项目、最后期限以及其他活动。

了解操作方法

创建团队日历

您只能通过浏览器（而非 Google 日历应用）创建新日历。创建日历后，您可以通过浏览器和应用查看。

1. 在计算机上打开 Google 日历。
2. 在左侧“其他日历”旁边，点击“添加其他日历”图标  创建新日历。
3. 为您的日历添加名称和说明。
4. 点击创建日历。
5. 如果您想要与他人共享您的日历，在左侧边栏中点击相应日历，然后选择与特定的人共享。

共享团队日历

1. 在计算机上打开 Google 日历。您无法在 Google 日历应用中与他人共享日历。
2. 在页面左侧，找到“我的日历”部分。要展开这一部分，请点击向下箭头 。
3. 将光标悬停在要共享的日历上，点击“更多选项”图标 设置和共享。
4. 在“与特定的人共享”下方，点击添加共享对象。
5. 添加共享对象或 Google 群组的电子邮件地址。使用下拉菜单调整其权限设置。详细了解访问权限。
6. 点击发送。
7. 收件人需要点击电子邮件中的链接，才能将日历添加到列表中。了解如何添加其他用户的日历。

提示：要共享非您所有的日历，您需要请求所有者授予“进行更改和管理共享设置”权限。

删除日历

1. 在计算机上打开 Google 日历。
2. 依次点击右上方的“设置”图标 设置。
3. 在左侧的列中，找到要删除的日历。
4. 点击日历名称。
5. 点击移除日历 删除 永久删除。

 

 

随时随地回复活动邀请

仅适用于 Android 设备

快迟到了，需要快速通知参加活动的其他人？

借助 Google 日历应用，您可以使用您的移动设备向活动的邀请对象发送预先撰写或自定义的电子邮件。

了解操作方法

修改快速回复

1. 在 Android 设备上，打开日历应用。
2. 依次点按“菜单”图标 设置 基本 导出。
3. 触摸当前回复之一以修改或替换文字。
4. 点按删除。

发送快速回复

1. 在 Android 设备上，打开日历应用。
2. 打开一项活动。
3. 点击“更多”图标 向邀请对象发送电子邮件。
4. 选择一个快速回复，或撰写自定义消息。

 

 

允许邀请对象修改活动

为了避免通过大量电子邮件反复讨论邀请对象何时有空参加您的会议，不妨允许邀请对象自行修改活动，以便他们选择最适合自己的时间。

了解操作方法

允许邀请对象修改活动

1. 在计算机上打开 Google 日历。
2. 点击相应活动“编辑活动”图标 。
3. 在右侧“邀请对象可以”下方，勾选“修改活动”。
4. 点击保存。

注意：当您勾选“邀请对象可以修改活动”时，他们便可以像您一样编辑所有字段、查看邀请对象列表、预订会议室及管理活动。

默认允许邀请对象修改活动

1. 在日历中，点击“设置”图标 设置。
2. 在活动设置部分，点击默认邀请对象权限，然后选择修改活动。

 

 

控制哪些人可以查看您的日历和活动

如果您没有与同事主动共享您的日历，则同事仍然可以查看您的日历。不论您的日历或活动的共享设置如何，您的管理员对您的日历都具有完全访问权限。您可以更改默认设置，以便只有您选择的人才能看到您的日历。

了解操作方法

手动选择哪些人可以查看您的日历

1. 在日历中的左侧，转到我的日历。
2. 点击您日历旁边的“更多”图标 设置和共享。
3. 在活动的访问权限部分，选择您的首选共享设置。
   您仍然可以使用与特定人员或群组共享设置邀请其他人查看您的日历。

查看是否有会议室可用

如果您经常使用会议室，请将其添加到您的日历中。然后，在规划会议时，您就可以查看会议室是否处于占用状态。

了解操作方法

将会议室添加到您的日历

1. 在计算机上打开 Google 日历。
2. 点击“其他日历”旁边的“添加”图标 浏览资源。
3. 勾选您要添加的会议室旁边的复选框。
4. （可选）要重命名会议室，请执行以下操作：
   1. 在“其他日历的设置”旁边，点击您刚刚添加的会议室。
   2. 在“名称”部分，输入新名称。
5. 点击顶部的“返回”图标 返回到日历首页。

_{“Google”、Google Workspace 以及相关标志和徽标是 Google LLC 的商标。其他所有公司名和产品名是其各自相关公司的商标。}