สร้างป้ายกำกับไดรฟ์สำหรับองค์กร

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Frontline Starter และ Frontline Standard; Business Standard และ Business Plus; Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Education Standard และ Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus; G Suite Business  เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

หากต้องการใช้ป้ายกำกับไดรฟ์กับไฟล์ ให้ไปที่นี่แทน

ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณจะสร้างป้ายกำกับสำหรับผู้ใช้เพื่อใช้กับไฟล์ในไดรฟ์ได้ คุณสามารถสร้างป้ายกํากับได้สูงสุด 150 ป้าย ซึ่งรวมถึงป้ายกํากับที่มีตราสถานะ 1 ป้าย โดยให้สร้างป้ายกํากับในเครื่องมือจัดการป้ายกํากับในไดรฟ์ ไม่ใช่คอนโซลผู้ดูแลระบบ

หลีกเลี่ยงการใช้ข้อมูลลับในชื่อป้ายกํากับ ชื่อฟิลด์ และรายการตัวเลือก ผู้ดูแลระบบทุกคนในองค์กรของคุณจะดูป้ายกำกับได้โดยใช้สิทธิ์จัดการป้ายกำกับ นอกจากนี้ ทุกคนในองค์กรยังสามารถเห็นป้ายกำกับได้หากมีการตั้งค่าสิทธิ์ของป้ายกํากับไว้ตามนั้น

ข้อควรปฏิบัติก่อนที่จะเริ่มต้น

1. เปิดใช้งานป้ายกํากับไดรฟ์สําหรับองค์กร
2. ดูข้อมูลเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติแนะนำในเรื่องป้ายกำกับ

ขั้นตอนที่ 1 สร้างป้ายกำกับ

1. ไปที่เครื่องมือจัดการป้ายกํากับที่ https://drive.google.com/labels ในคอมพิวเตอร์

   ต้องมีสิทธิ์จัดการป้ายกํากับ

2. คลิกป้ายกำกับใหม่
3. วิธีสร้างป้ายกำกับมาตรฐาน
   1. คลิกเทมเพลตป้ายกำกับมาตรฐาน หรือคลิกสร้างใหม่
   2. ป้อนหรืออัปเดตชื่อป้ายกำกับ
   3. (ไม่บังคับ) เพิ่มคำอธิบาย
   4. เลือกว่าจะคัดลอกป้ายกํากับเมื่อคัดลอกไฟล์หรือไม่
   5. (ไม่บังคับ) เพิ่มฟิลด์ ป้ายกํากับจะมีฟิลด์ได้ไม่เกิน 10 ฟิลด์ โปรดดูรายละเอียดในส่วนถัดไป
4. หากต้องการสร้างป้ายกํากับที่มีตราสถานะป้ายเดียว ให้ทําดังนี้
   1. เลือกป้ายกํากับที่มีตราสถานะ
   2. เลือกว่าต้องการเริ่มจากตัวอย่างหรือเริ่มใหม่ทั้งหมด
   3. อัปเดตชื่อ
   4. (ไม่บังคับ) เพิ่มคําอธิบายหรือ URL สำหรับดูข้อมูลเพิ่มเติมที่จะนำไปยังเอกสารประกอบภายในขององค์กรเกี่ยวกับป้ายกํากับ
   5. เลือกว่าต้องการให้ผู้ใช้ปลายทางต้องกรอกป้ายกํากับหรือไม่
   6. ปรับแต่งตัวเลือกและกําหนดสี

ขั้นตอนที่ 2 (ไม่บังคับ) เพิ่มฟิลด์ในป้ายกํากับมาตรฐาน

คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ไปยังป้ายกํากับได้สูงสุด 10 ฟิลด์เพื่อให้การจัดประเภทมีความละเอียดมากขึ้น เช่น ป้ายกํากับแผนกอาจมีฟิลด์ที่มีรายการตัวเลือกอื่นๆ เช่น การเงิน วิศวกรรม และกฎหมาย

1. เมื่อเปิดป้ายกํากับในเครื่องมือจัดการป้ายกํากับ (https://drive.google.com/labels) ให้คลิกเพิ่มฟิลด์
2. คลิกเพื่อกําหนดจํานวนฟิลด์แต่ละประเภทที่ต้องการเพิ่ม ที่ด้านขวา ไดรฟ์จะแสดงตัวอย่างฟิลด์ต่างๆ โปรดดูรายละเอียดเกี่ยวกับประเภทฟิลด์ในตารางที่อยู่ถัดจากขั้นตอนเหล่านี้

   เคล็ดลับ:

   1. เราขอแนะนําให้คุณลดจํานวนฟิลด์ในป้ายกํากับเพื่อเป็นการส่งเสริมให้มีการใช้งานอย่างสม่ำเสมอ ผู้ใช้มีแนวโน้มที่จะใช้ป้ายกํากับและแก้ไขค่าในฟิลด์ข้อมูลหากทําได้ง่ายและรวดเร็ว
   2. กฎการคุ้มครองข้อมูลจะใช้ได้เฉพาะป้ายกํากับที่มีตราสถานะหรือป้ายกํากับที่มีประเภทฟิลด์รายการตัวเลือกเท่านั้น ไม่รองรับฟิลด์ประเภทอื่นๆ
3. คลิกเพิ่มฟิลด์
4. คลิกฟิลด์เพื่อกําหนดค่าตัวเลือก เช่น ชื่อฟิลด์ ตัวเลือกที่มีให้ใช้งาน รูปแบบของฟิลด์วันที่ หรือการอนุญาต/ไม่อนุญาตการเลือกหลายรายการ
5. (ไม่บังคับ) กําหนดให้เป็นฟิลด์ที่ต้องกรอกโดยการทำเครื่องหมายในส่วนกําหนดให้ผู้ใช้ต้องเลือกตัวเลือก สําคัญ: ไดรฟ์จะไฮไลต์ป้ายกํากับที่มีฟิลด์ที่ต้องกรอกเพื่อกระตุ้นให้ดําเนินการให้เสร็จสิ้น แต่จะไม่บังคับใช้ ทั้งนี้ผู้ใช้จะยังใช้ไดรฟ์ เอกสาร ชีต และสไลด์ได้อยู่ หากผู้ใช้ไม่เลือกตัวเลือก ผู้ใช้จะเห็นการแจ้งเตือนและระบบจะไฮไลต์ฟิลด์ที่ต้องกรอก

หากคุณเพิ่มตัวเลือกฟิลด์หรือฟิลด์เพิ่มเติม คุณสามารถลบตัวเลือกดังกล่าวก่อนที่จะเผยแพร่ป้ายกํากับได้ สําหรับฟิลด์หรือตัวเลือกฟิลด์ที่ต้องการลบ ให้คลิกเพิ่มเติมลบ

โปรดตรวจสอบฟิลด์ใหม่อย่างละเอียด หลังจากเผยแพร่ป้ายกํากับแล้ว คุณจะเปลี่ยนประเภทฟิลด์ไม่ได้ สําหรับฟิลด์รายการตัวเลือกหรือบุคคล คุณจะเปลี่ยนไม่ได้ว่าผู้ใช้จะเลือกค่าหลายค่าได้หรือไม่

ประเภทฟิลด์

ฟิลด์	สิ่งที่ผู้ใช้ทำได้	รายละเอียดเพิ่มเติม
รายการตัวเลือก	เลือกตัวเลือกอย่างน้อย 1 รายการ	ไม่เกิน 200 ตัวเลือก การกำหนดค่าที่ไม่บังคับ: อนุญาตการเลือกหลายรายการ หากอนุญาตการเลือกหลายรายการ ผู้ใช้จะเลือกได้ไม่เกิน 10 รายการ
หมายเลข	ป้อนค่าที่เป็นตัวเลข	เฉพาะตัวเลขจำนวนเต็ม
วันที่	เลือกวันที่ในปฏิทิน	ตั้งค่ารูปแบบวันที่เป็นแบบยาว: เดือน วว, ปปปป หรือแบบสั้น: ดด/วว/ปป
ข้อความ	ป้อนข้อความในกล่องข้อความ	ระบุได้ไม่เกิน 100 อักขระ
คน	เลือกบุคคลจากรายชื่อติดต่อของ Workspace	การกําหนดค่าที่ไม่บังคับ: อนุญาตการเลือกหลายรายการ หากอนุญาตการเลือกหลายรายการ ผู้ใช้จะเลือกได้ไม่เกิน 10 รายการ

ขั้นตอนที่ 3 กําหนดผู้ที่มีสิทธิ์ดูหรือใช้ป้ายกํากับ

โดยค่าเริ่มต้น ทุกคนในองค์กรจะดูและใช้ป้ายกำกับได้ แก้ไขสิทธิ์ของป้ายกํากับเพื่อควบคุมว่าผู้ใดบ้างที่มีสิทธิ์ดู ใช้ แก้ไขค่าของฟิลด์ และค้นหาตามป้ายกํากับ เช่น

• หากต้องการอนุญาตผู้ใช้ภายนอกองค์กรหรือกลุ่มที่มีผู้ใช้ภายนอกให้สามารถดูและใช้ป้ายกำกับได้ คุณก็เพิ่มผู้ใช้และกลุ่มดังกล่าวในส่วนสิทธิ์ขั้นสูง
• หากต้องการทดสอบป้ายกํากับใหม่ คุณสามารถตั้งค่าจำกัดการเข้าถึงในตอนแรก และให้สิทธิ์เฉพาะกลุ่มทดสอบในการเข้าถึงป้ายกํากับเท่านั้น โดยหลังจากทดสอบแล้ว คุณจะเปลี่ยนสิทธิ์เพื่อให้ทุกคนใช้ป้ายกำกับนี้ได้
• หากป้ายกํากับมีข้อมูลลับ คุณอาจตั้งค่าจำกัดการเข้าถึงเพื่อให้มีเพียงผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลดังกล่าวเท่านั้นที่จะดูหรือใช้ป้ายกํากับได้

หมายเหตุ

• สิทธิ์ในไฟล์ยังคงมีผล เช่น หากผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์แบบดูอย่างเดียว ผู้ใช้จะดูป้ายกำกับที่ใช้กับไฟล์นั้นได้เท่านั้น แม้ว่าผู้ใช้จะมีสิทธิ์ใช้และตั้งค่าป้ายกำกับดังกล่าวก็ตาม
• ผู้ใช้ทุกคนที่มีบัญชี Google จะได้รับสิทธิ์ในการดูหรือใช้ป้ายกํากับ แต่ป้ายกํากับจะใช้ได้เฉพาะสำหรับรายการที่เป็นของผู้ใช้ที่มีใบอนุญาตที่รองรับป้ายกํากับไดรฟ์หรือรายการในไดรฟ์ที่แชร์เท่านั้น

วิธีตั้งค่าสิทธิ์ในป้ายกำกับ

1. หากยังไม่ได้เปิด ให้เปิดเครื่องมือจัดการป้ายกํากับ (https://drive.google.com/labels) แล้วคลิกป้ายกํากับ
2. คลิกสิทธิ์ที่ด้านบน
3. เลือกระดับสิทธิ์สำหรับองค์กรดังต่อไปนี้
   1. ใช้ป้ายกํากับและกําหนดค่าได้ - ผู้ใช้จะสามารถใช้ กําหนดค่า และค้นหาป้ายกํากับนี้ในไฟล์ที่ตนเองมีสิทธิ์แก้ไขได้
   2. ดูป้ายกํากับนี้ได้ - ผู้ใช้จะสามารถดูและค้นหาป้ายกํากับนี้ในไฟล์ที่ตนเองมีสิทธิ์ดูหรือแสดงความคิดเห็นได้
   3. จำกัดการเข้าถึง - เฉพาะผู้ใช้และกลุ่มที่คุณระบุเท่านั้นที่จะดูหรือใช้ป้ายกํากับได้ คุณสามารถเลือกสิทธิ์ให้กับผู้ใช้แต่ละคนหรือกลุ่มแต่ละกลุ่มในขั้นตอนถัดไปได้
4. (ไม่บังคับ) เพิ่มสิทธิ์ให้กับผู้ใช้และกลุ่มที่ต้องการ ดังนี้
   1. ในส่วนสิทธิ์ขั้นสูง ให้เริ่มป้อนบัญชีผู้ใช้หรือบัญชีกลุ่ม แล้วเลือกบัญชีนั้น
   2. เลือกระดับสิทธิ์สำหรับบัญชีนั้น
5. คลิกบันทึก

ขั้นตอนที่ 4 เผยแพร่ป้ายกำกับ

ระบบจะสร้างป้ายกํากับใหม่ในสถานะ "ฉบับร่าง" เพื่อให้คุณตรวจสอบดูได้ว่าป้ายกํากับจะปรากฏต่อผู้ใช้อย่างไรก่อนที่จะเปิดให้ใช้งาน

วิธีเผยแพร่ป้ายกำกับ

1. หากยังไม่ได้เปิด ให้เปิดเครื่องมือจัดการป้ายกํากับ (https://drive.google.com/labels) แล้วคลิกป้ายกํากับ
2. ตรวจสอบป้ายกํากับและฟิลด์ที่ต้องการ สําคัญ: หลังจากที่เผยแพร่ป้ายกำกับแล้ว คุณจะไม่สามารถเปลี่ยนประเภทฟิลด์และตัวเลือกในการอนุญาตการเลือกหลายรายการสำหรับฟิลด์นั้นๆ
3. คลิกเผยแพร่
4. ยืนยันว่าคุณต้องการเผยแพร่ป้ายกำกับโดยคลิกเผยแพร่

ตอนนี้ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ดูหรือใช้ป้ายกํากับจะมีสิทธิ์เข้าถึง และคุณจะสามารถใช้ป้ายกํากับเพื่อแยกประเภทและปกป้องข้อมูลได้ (ตามที่อธิบายไว้ในส่วนถัดไป)

เมื่อคุณแก้ไขป้ายกำกับ ระบบจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงเป็นฉบับร่าง หากต้องการให้ผู้ใช้มองเห็นข้อมูลที่คุณแก้ไข คุณต้องเผยแพร่ป้ายกํากับอีกครั้ง

ขั้นตอนที่ 5 (ไม่บังคับ) ใช้ป้ายกำกับเพื่อแยกประเภท ปกป้อง และจัดการข้อมูล

คุณสามารถตั้งนโยบายเพื่อใช้ป้ายกำกับกับไฟล์โดยอัตโนมัติ อีกทั้งยังตั้งค่ากฎการป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) และกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัยเพื่อป้องกันการลบหรือแชร์โดยอิงตามป้ายกำกับของไฟล์ได้ด้วย

สำคัญ

• เมื่อคุณใช้ป้ายกำกับสำหรับการแยกประเภทเริ่มต้น, การแยกประเภท AI, DLP หรือกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัย ระบบจะล็อกการตั้งค่าของป้ายกำกับไว้ในเครื่องมือจัดการป้ายกำกับ วิธีนี้จะช่วยไม่ให้มีการแก้ไขป้ายกํากับที่อาจละเมิดนโยบายธุรกิจ
• เมื่อใช้ป้ายกำกับในกฎ DLP หรือกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัย คุณจะปิดใช้หรือลบป้ายกำกับดังกล่าวไม่ได้ ผู้จัดการป้ายกํากับจะเห็นว่ามีการใช้ป้ายกํากับในกฎในคอลัมน์กฎของตารางป้ายกํากับ แต่จะไม่เห็นรายละเอียดของกฎที่ใช้ป้ายกำกับ เว้นแต่จะมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบที่จำเป็น

ใช้ป้ายกำกับกับไฟล์โดยอัตโนมัติ

การใช้ป้ายกํากับโดยอัตโนมัติมี 3 วิธี ได้แก่ การแยกประเภทเริ่มต้น, DLP และการแยกประเภท AI ซึ่งแต่ละวิธีจะทำงานในลักษณะที่ต่างกันไป และสามารถใช้ร่วมกันได้โดยขึ้นอยู่กับประเภทของการติดป้ายกำกับที่คุณต้องการ

ขยายทั้งหมด  |  ยุบทั้งหมด

ข้อมูลเปรียบเทียบวิธีการ

วิธีการทำงานของป้ายกำกับการแยกประเภทเริ่มต้น

• ใช้ป้ายกำกับกับไฟล์ใหม่และเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงการเป็นเจ้าของไฟล์ การแยกประเภทเริ่มต้นจะไม่นำป้ายกำกับไปใช้กับไฟล์ที่มีอยู่ย้อนหลัง เว้นแต่จะมีการเปลี่ยนเจ้าของไฟล์
• ใช้ป้ายกำกับตามหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มของเจ้าของไฟล์ การแยกประเภทเริ่มต้นจะไม่ค้นหาเนื้อหาหรือข้อมูลเมตาของไฟล์สำหรับเงื่อนไขบางอย่าง
• หากผู้ใช้มีสิทธิ์เปลี่ยนป้ายกำกับ ก็สามารถเปลี่ยนหรือนำป้ายกำกับออกได้หลังจากที่ใช้ป้ายกำกับโดยอัตโนมัติแล้ว
• เฉพาะป้ายกํากับที่มีช่องรายการตัวเลือกเท่านั้นที่จะรองรับสําหรับการแยกประเภทเริ่มต้น
• ระบบจะเขียนทับป้ายกำกับการแยกประเภทเริ่มต้นด้วยป้ายกำกับที่ DLP กำหนดแม้ว่าค่าการแยกประเภทข้อมูลจะอยู่ในระดับสูงกว่าในรายการตัวเลือกก็ตาม

วิธีการทำงานของป้ายกำกับที่กฎ DLP กำหนด

• ใช้ป้ายกำกับกับไฟล์ใหม่และไฟล์ที่มีอยู่
• ใช้ป้ายกำกับตามเงื่อนไข เช่น ประเภทไฟล์ การจับคู่คำ และการจับคู่สตริง กฎ DLP จะไม่ยอมรับหน่วยขององค์กรหรือกลุ่มเป็นเงื่อนไข
• คุณจะใช้ป้ายกํากับที่มีกฎ DLP ซึ่งใช้ป้ายกํากับเป็นเงื่อนไขไม่ได้
• คุณสามารถป้องกันไม่ให้ผู้ใช้เปลี่ยนป้ายกํากับได้ แม้ว่าผู้ใช้จะมีสิทธิ์เปลี่ยนก็ตาม หากผู้ใช้เปลี่ยนป้ายกำกับ DLP จะสแกนไฟล์อีกครั้งทันทีและเปลี่ยนกลับไปใช้การกำหนดค่าป้ายกำกับ DLP
• ผู้ใช้ภายนอกจะดูประวัติเวอร์ชันของไฟล์ที่กฎ DLP ใช้ป้ายกำกับไม่ได้ 
• กฎ DLP สามารถใช้ป้ายกำกับที่มีช่องรายการตัวเลือก ซึ่งรวมถึงป้ายกำกับที่มีตราสถานะ

วิธีการทำงานของป้ายกำกับการแยกประเภท AI

• ใช้ป้ายกำกับกับไฟล์ใหม่และไฟล์ที่มีอยู่
• เฉพาะป้ายกำกับที่มีช่องรายการตัวเลือก 1 ช่องและมีค่า 2-4 ค่าเท่านั้นที่จะรองรับสำหรับการแยกประเภท AI
• ใช้ป้ายกำกับหลังจากระยะเวลาการฝึก ในช่วงการฝึก ผู้ติดป้ายกำกับที่กำหนดจะใช้ป้ายกำกับการฝึกกับไฟล์อย่างน้อย 100 ไฟล์ต่อตัวเลือกช่อง
• ป้ายกำกับการแยกประเภท AI จะถูกเขียนทับด้วยป้ายกํากับที่ DLP กำหนด แต่จะเขียนทับป้ายกํากับการแยกประเภทเริ่มต้น

การแก้ไขข้อขัดแย้งของป้ายกำกับ

ค่าของป้ายกำกับที่กำหนดโดยกฎ DLP จะมีความสำคัญมากกว่าการแยกประเภท AI และทั้ง 2 ค่าจะมีความสำคัญมากกว่าการแยกประเภทเริ่มต้น

เมื่อกฎประเภทเดียวกันอย่างน้อย 2 ข้อพยายามใช้ค่าป้ายกำกับที่ต่างกันกับไฟล์เดียวกัน ระบบจะใช้ค่าที่อยู่ในอันดับสูงกว่าในรายการตัวเลือกของป้ายกำกับ เช่น คุณอาจมีป้ายกํากับที่มีช่องซึ่งมีตัวเลือก 3 รายการในเครื่องมือจัดการป้ายกำกับ ดังนี้ 

1. ลับ
2. ภายใน
3. สาธารณะ

หากกฎ 1 พยายามกำหนดให้ป้ายกำกับเป็นลับ และกฎ 2 พยายามกำหนดให้ป้ายกำกับเป็นสาธารณะสำหรับไฟล์เดียวกัน ระบบจะใช้ลับ (กฎ 1) โปรดตรวจสอบว่าตัวเลือกช่องของป้ายกำกับแสดงตามลำดับความสำคัญที่คุณต้องการก่อนที่จะตั้งกฎ

ตั้งค่าการติดป้ายกำกับอัตโนมัติ

หากต้องการตั้งค่าป้ายกำกับการแยกประเภทเริ่มต้น ให้ทำตามขั้นตอนในหัวข้อใช้ป้ายกำกับการแยกประเภทเริ่มต้นกับไฟล์ใหม่โดยอัตโนมัติ

หากต้องการตั้งกฎ DLP ให้ใช้ป้ายกำกับโดยอัตโนมัติ ให้ทำตามขั้นตอนในหัวข้อใช้ป้ายกำกับไดรฟ์โดยอัตโนมัติด้วยกฎ DLP

ป้องกันไม่ให้แชร์กับภายนอกด้วยกฎการป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) ตามป้ายกำกับ

คุณสามารถกําหนดกฎที่มีผลเฉพาะกับรายการที่มีป้ายกํากับหรือฟิลด์ที่ต้องการเท่านั้นได้ เช่น สร้างกฎ DLP ที่จะสแกนหาหมายเลขบัตรเครดิตและหมายเลขประกันสังคมในเอกสาร หากพบผลลัพธ์ที่ตรงกัน ระบบจะใช้ป้ายกํากับ เช่น ไฟล์ที่ละเอียดอ่อน ตั้งค่าฟิลด์เป็น "ลับ" และการแชร์ภายนอกจะถูกบล็อก

กฎการคุ้มครองข้อมูลสามารถใช้ป้ายกํากับที่มีตราสถานะหรือป้ายกํากับมาตรฐานกับประเภทฟิลด์รายการตัวเลือก ไม่รองรับฟิลด์ประเภทอื่นๆ

หากต้องการตั้งกฎ DLP ให้ทำตามขั้นตอนในหัวข้อสร้างกฎ DLP สำหรับไดรฟ์และตัวตรวจจับเนื้อหาที่กำหนดเอง

เก็บไฟล์ตามป้ายกำกับด้วย Google ห้องนิรภัย

คุณสามารถกำหนดกฎการเก็บรักษาที่ป้องกันไม่ให้ลบรายการ หรือกำหนดให้ลบรายการตามป้ายกำกับของไดรฟ์และค่าที่ระบุในช่องได้ โปรดดูตัวอย่างและข้อมูลเพิ่มเติมที่หัวข้อเก็บรักษาไฟล์ในไดรฟ์ด้วยห้องนิรภัย

ขั้นตอนถัดไป

เมื่อคุณมีป้ายกำกับที่องค์กรของคุณสามารถใช้ได้แล้ว ให้ทำดังนี้

1. สอนผู้ใช้เกี่ยวกับวิธีติดป้ายกํากับและใช้ป้ายกำกับในการค้นหาไฟล์
2. ดูวิธีแก้ไข ปิดใช้ ลบ และตรวจสอบป้ายกำกับ