[Account di lavoro] Guida ai comandi iniziali e ai passaggi in Workspace Studio

Avvia manualmente

Il flusso inizia quando tu o le skill lo attivate manualmente. Per configurarlo, scegli i dati da inserire con la richiesta di avvio. Questi dati vengono trasformati in variabili che possono essere utilizzate per i passaggi successivi nel flusso.

Configurazione:

1. Configura fino a 10 campi di immissione.
2. Inserisci un nome dei dati in ogni campo come etichetta.

Facoltativo:

Se vuoi, puoi impostare un valore predefinito che verrà utilizzato dal flusso, a meno che non lo modifichi nell'esecuzione.

Esempio: puoi creare un flusso per generare rapidamente un pitch deck di prodotto per un cliente specifico. Avvia il flusso, inserisci il nome del cliente e il pitch deck verrà generato e salvato su Google Drive.

Se crei il flusso del pitch deck nell'esempio menzionato sopra, puoi configurare gli input nel seguente modo:

• Nome dati: Cliente target, Valore predefinito: (lascia vuoto)
• Nome dati: prodotto oggetto del pitch, Valore predefinito: abbonamento Cloud Premium

Suggerimento: i campi di immissione personalizzati vengono generati come variabili. Assicurati di includerli nei passaggi successivi in modo che il flusso utilizzi i dati inseriti. Ad esempio, se aggiungi un'azione "Chiedi a Gemini", inserisci il chip di variabile [Target Customer] nel prompt per specificare a chi è destinata la presentazione.

Per eseguire il flusso di esempio riportato sopra una volta attivato, puoi attivarlo in:

Workspace Studio

1. Apri il flusso manuale.
2. In basso, fai clic su Esegui .
3. Inserisci i valori predefiniti.
4. Fai clic su Avvia .

Suggerimento: non lasciare campi vuoti.

Altre app Workspace

1. Apri il riquadro laterale di Gemini in app come Gmail, Documenti, Presentazioni, Drive o Documenti.
2. Inserisci "@" seguito dal nome del flusso.
3. Aggiungi i valori dei dati direttamente nel prompt.
4. Premi Invio.

In base a una programmazione

[COMANDO INIZIALE]

Il flusso inizia in una data e un'ora specifiche.

Ad esempio: ricevi un riepilogo giornaliero creato con l'AI delle email da leggere. Viene inviato ogni mattina alle 8:00 come messaggio personale di Google Chat.

1. Imposta una data e un'ora di inizio.
2. Scegli una frequenza di ripetizione, ad esempio "Giornaliera" o "Settimanale".

Facoltativo: imposta il fuso orario.

Quando qualcuno entra in uno spazio

Il flusso inizia quando un nuovo utente entra in uno spazio di Google Chat in cui ti trovi.

Esempio: quando un nuovo membro entra nello spazio "Team di progetto", crea automaticamente una bozza di email di benvenuto che includa i documenti standard per l'onboarding.

Configurazione:

Inserisci uno o più nomi di spazi specifici. Per monitorare tutti gli spazi, lascia vuoto il campo "Spazi".

Quando ricevo un'email

[COMANDO INIZIALE]

Il flusso inizia quando arriva una nuova email in Gmail. Puoi avviarlo per tutte le email o per email specifiche.

Ad esempio, se ricevi da un cliente importante un'email che contiene un allegato, aggiungilo automaticamente a una cartella privata di Google Drive e crea la bozza di una risposta di conferma.

Importante: per impostazione predefinita, questo comando iniziale ignora gli eventi creati da altri flussi. In questo modo si evita che un flusso entri in un loop dopo l'invio di un'email. Se hai bisogno che un flusso venga avviato tramite un'email inviata da un altro flusso, seleziona la casella accanto a "Includi i messaggi inviati dai flussi".

Per avviare il flusso per email specifiche, puoi impostare condizioni per:

• Da/A: per limitare le email che avviano il flusso, utilizza il campo "A".
• Contiene le parole/Non contiene: puoi perfezionare il comando iniziale con parole o frasi standard. Non puoi filtrare in base a etichette (ad esempio label:finance) o date.
• L'oggetto ha
• Contiene un allegato
• Filtra per dimensione email
• Etichetta email

Suggerimento: sono disponibili solo le etichette predefinite di Gmail. Le etichette personalizzate non sono disponibili.

Quando ricevo un messaggio di chat

[COMANDO INIZIALE]

Il flusso inizia quando viene pubblicato un messaggio in uno spazio di Google Chat da persone specifiche o per tipo di conversazione.

Ad esempio: se un messaggio di chat contiene la parola "urgente", crea automaticamente una nuova attività ad alta priorità nell'elenco di Google Tasks.

• Specifica quali spazi e/o mittenti monitorare.
• Utilizza parole specifiche per filtrare i messaggi. Puoi scegliere di filtrare i messaggi in base a "Corrispondenza esatta del testo" o "Corrispondenza del testo alle espressioni regolari".
• Suggerimento: per creare filtri avanzati per il testo, puoi utilizzare le espressioni regolari o "regex".

Esempi di regex:

• Per trovare i messaggi che iniziano con "Urgente": ^Urgente
• Per trovare i messaggi che terminano con "Approvato": Approvato$
• Per trovare i messaggi che contengono la parola "Errore": Errore
• Corrispondenza esatta (il messaggio è solo "Sì"): ^Sì$

Quando ricevo una @menzione

[COMANDO INIZIALE]

Il flusso inizia quando ricevi una @menzione in Google Chat.

Ad esempio: quando ricevi una @menzione in uno spazio, crea automaticamente una nuova attività nell'elenco di Google Tasks, in modo da non perdere la richiesta.

• Specifica gli spazi da monitorare per trovare @menzioni: per monitorare tutti gli spazi di cui sei membro, lascia vuota questa sezione.
• Persone che mi menzionano: per eseguire il flusso solo quando una persona specifica ti menziona, aggiungi il suo nome o indirizzo email qui.

Quando viene aggiunta una reazione con emoji

[COMANDO INIZIALE]

Il flusso inizia quando qualcuno reagisce a un messaggio con un'emoji specifica in Google Chat.

Ad esempio: quando qualcuno reagisce con l'emoji 👍 a una richiesta di approvazione, documenta automaticamente il nome della persona e la data come nuova riga in un foglio di lavoro privato.

1. Seleziona una o più reazioni con l'emoji da monitorare.
2. Facoltativo: limita il comando iniziale a spazi o utenti specifici.

Quando un foglio cambia

[COMANDO INIZIALE]

Il flusso inizia quando viene aggiornato un valore in una colonna o una riga specifica di un foglio Google. Suggerimento: questo è un ottimo comando iniziale per monitorare dati specifici. Per configurazioni complesse, puoi definire le colonne e le righe da monitorare per trovare eventuali modifiche.

Ad esempio: nel foglio di monitoraggio del progetto privato, quando la colonna "Stato" viene modificata in "Fine", cancella automaticamente la riga per mantenere pulito il documento.

1. Seleziona il foglio di lavoro e la scheda da monitorare.
2. Facoltativo: imposta le condizioni per monitorare le modifiche in colonne o righe specifiche.

Suggerimento: per ottenere risultati ottimali, assicurati che il foglio abbia una riga di intestazione con un nome univoco per ogni colonna.

Quando un elemento viene aggiunto a una cartella

[COMANDO INIZIALE]

Il flusso inizia quando a una cartella specifica su Google Drive viene aggiunto un nuovo file o una nuova sottocartella.

Ad esempio: quando viene aggiunto un nuovo PDF del contratto alla cartella "Contratti firmati", crea automaticamente un'attività per rivedere il file.

Seleziona la cartella che vuoi monitorare.

Quando un file viene modificato

[COMANDO INIZIALE]

Il flusso inizia quando viene modificato il contenuto di un file specifico. Non viene avviato quando un file viene rinominato, spostato o riceve un nuovo commento.

Ad esempio: quando il "Piano del progetto" collaborativo viene aggiornato, registra automaticamente un breve riepilogo delle modifiche nel foglio di lavoro di monitoraggio privato.

Seleziona il file che vuoi monitorare.

Quando un elemento in una cartella viene modificato

[COMANDO INIZIALE]

Il flusso inizia quando viene modificato un file all'interno di una cartella selezionata. Non sono inclusi i file che si trovano nelle sottocartelle.

Ad esempio: quando qualcuno modifica un documento nella cartella "Risorse condivise", crea automaticamente un promemoria in Google Tasks per rivedere le modifiche.

Seleziona la cartella contenente i file che vuoi monitorare.

In base a una riunione

[COMANDO INIZIALE]

Avvia il flusso a un'ora prestabilita prima o dopo un evento di Google Calendar.

Ad esempio: quindici minuti prima dell'inizio di ogni riunione, ricevi una notifica personale in Google Chat con un link al documento dell'ordine del giorno della riunione.

1. Scegli una riunione specifica dal menu a discesa o Ogni riunione.
2. Imposta un offset temporale in minuti o ore.
3. Scegli se il flusso deve essere eseguito Prima della riunione o Dopo la riunione.

Quando arriva una risposta al modulo

[COMANDO INIZIALE]

Il flusso inizia quando viene inviata una nuova risposta a un modulo Google.

Ad esempio: quando un utente invia un modulo di assistenza, utilizza Chiedi a Gemini per creare automaticamente una bozza di risposta via email alla sua domanda specifica, che puoi rivedere e inviare.

Sono supportati i moduli anonimi e non anonimi.

1. Seleziona il modulo che vuoi monitorare.
2. Facoltativo: seleziona la casella per eseguire il flusso quando viene modificata una risposta.

Quando gli output della riunione sono pronti

[COMANDO INIZIALE]

Avvia il flusso quando la trascrizione di una riunione o gli appunti di Gemini sono pronti.

Ad esempio: quando la trascrizione di una riunione è pronta, riassumi il testo con Gemini, crea delle attività partendo da quelle previste e scrivi automaticamente una bozza di email di follow-up per i partecipanti.

1. Seleziona un'opzione per avviare il flusso:
   • Trascrizione
   • Appunti di Gemini
2. Nella sezione "Riunioni", seleziona una delle opzioni seguenti:
   • Tutte le riunioni
   • Riunioni organizzate da te
   • Riunioni specifiche: inizia a digitare il nome di una riunione dal tuo calendario e selezionala quando viene visualizzata. Puoi aggiungere più riunioni. Per le riunioni ricorrenti, il flusso viene eseguito per ogni ripetizione.

Chiedi a Gemini

[PASSAGGIO]

Utilizza un prompt personalizzato per chiedere a Gemini di generare testo, ottenere risposte o trasformare le informazioni dei passaggi precedenti del flusso.

Ad esempio: quando in un'email viene posta una domanda complessa, utilizza Chiedi a Gemini e un documento di domande frequenti per creare automaticamente una bozza di risposta all'email che puoi rivedere prima di inviarla.

1. Inserisci un prompt: scrivi le istruzioni per Gemini. Per includere informazioni di un passaggio precedente, ad esempio l'oggetto o il mittente di un'email, fai clic su + Variabili.
2. Fonti che Gemini può utilizzare: seleziona le fonti a cui Gemini deve accedere per trovare informazioni. Puoi scegliere tra Tutte le fonti (Ricerca web o Workspace) o Fonti specifiche.
3. Formato della risposta: scegli Testo o Elenco per selezionare la modalità di visualizzazione della risposta di Gemini. Se selezioni "Elenco", puoi utilizzare ogni elemento uno alla volta con un passaggio "Ripeti per ogni elemento".

Chiedi a un Gem

[PASSAGGIO]

Utilizza un agente AI specializzato per un'attività specifica, ad esempio per fare brainstorming di idee o scrivere una bozza.

Ad esempio: elabora i documenti appena creati tramite un Gem dedicato per fare brainstorming e registrarli automaticamente nelle tue note personali.

1. Seleziona un Gem: scegli da un elenco di Gem predefiniti, come "Brainstormer" o "Creatore di copy". Per creare il tuo Gem, puoi anche fare clic su Crea o modifica Gem.
2. Inserisci un prompt: fornisci le istruzioni specifiche per il Gem selezionato. Per aggiungere il contesto di passaggi precedenti, fai clic su + Variabili.
3. Fonti che Gemini può utilizzare: seleziona le fonti a cui Gemini deve accedere per trovare informazioni (Tutte le fonti o Fonti specifiche).

Decidi

[PASSAGGIO]

Usa Gemini per analizzare i contenuti e prendere una semplice decisione di tipo vero o falso. Puoi utilizzare questa decisione per controllare il flusso con un passaggio "Controlla se".

Ad esempio: analizza le email in entrata per decidere se contengono attività. Se è così, utilizza un passaggio successivo per aggiungere automaticamente un'etichetta "Attività" in Gmail.

Inserisci un prompt: scrivi la domanda a cui vuoi che Gemini risponda con una decisione vera o falsa. Puoi utilizzare decisioni predefinite come "è urgente" o "richiede una risposta".

Estrai

[PASSAGGIO]

Chiedi a Gemini di trovare ed estrarre informazioni specifiche da un contenuto, ad esempio un'email o un documento.

Ad esempio: quando viene inviata una fattura, estrai automaticamente il "Numero ordine" e il "Costo totale" e aggiungili direttamente al foglio di lavoro di monitoraggio privato.

• Contenuti da analizzare: per selezionare i contenuti di un passaggio precedente che vuoi che Gemini analizzi, utilizza + Variabili.
• Cosa estrarre: scegli tra elementi predefiniti o aggiungi nomi e descrizioni di contenuti personalizzati da trovare con Gemini.

Riepiloga le email da leggere

[PASSAGGIO]

Ricevi un riepilogo creato con l'AI delle email importanti da leggere. Puoi condividere questo riepilogo con te o con altri in un passaggio successivo.

Ad esempio: ricevi un riepilogo giornaliero consolidato delle email da leggere inviate da persone chiave e una notifica chat per rimanere al passo rapidamente.

Intervallo di tempo per il riepilogo: seleziona il periodo di tempo che vuoi riepilogare, ad esempio "Oggi (ore 00:00)", "Ieri", "Ultimi 7 giorni" o "Ultimi 30 giorni".

Riassumi

[PASSAGGIO]

Utilizza Gemini per generare un riepilogo dei contenuti di un documento, una riunione, un'email o altre fonti. Potrai condividere questo riepilogo in un passaggio successivo.

Ad esempio: riassumi automaticamente le newsletter settimanali inviate alla tua posta in arrivo e archivia questi brevi riassunti in un documento Google privato da leggere quando vuoi.

Importante: questo passaggio riassume i contenuti che fornisci, come il corpo di un'email o il testo di un documento. Non può riassumere in modo indipendente tutti i messaggi non letti in uno spazio di Google Chat.

Cosa riassumere: scegli la fonte dei contenuti che vuoi che Gemini riassuma. Hai due opzioni principali:

• Utilizza i dati del flusso: per selezionare i contenuti provenienti dal comando iniziale o da un passaggio precedente, fai clic su + Variabili.
• Seleziona un file specifico: scegli un elemento, ad esempio un documento Google, direttamente dal menu a discesa.

Crea con Gemini (beta)

Fai creare a Gemini un documento in Documenti Google o una presentazione in Presentazioni Google sulla base delle tue istruzioni.

Esempio: Converti un foglio di stato del progetto settimanale in una presentazione raffinata per gli stakeholder.

Configurazione:

1. Fai clic su Crea con Gemini.
2. Nella sezione Tipo di contenuti, scegli Documento o Presentazione.
   1. Inserisci un prompt: utilizza il linguaggio naturale per chiedere quale tipo di documento o presentazione vuoi che venga creato dal flusso. Ad esempio, "Crea una presentazione che riassuma le decisioni prese durante la riunione". Facoltativo: collega un documento o una presentazione nel prompt da utilizzare come modello, in modo che l'output corrisponda ai colori e ai caratteri della tua azienda.
   2. Fonti che Gemini può utilizzare: seleziona le fonti a cui Gemini deve accedere per trovare informazioni. Puoi scegliere tra:
      • Tutte le fonti e selezionare una o entrambe queste opzioni:
        • Ricerca web per consentire a Gemini di fare ricerche sul web
        • Contenuti di Workspace a cui puoi accedere
      • Fonti specifiche e seleziona file di Drive specifici dalla cartella Drive.
3. Destinazione dell'output: il risultato verrà generato automaticamente come nuovo documento o presentazione in Drive e salvato in "Il mio Drive".

Suggerimento: per ricevere una notifica chat quando il documento è pronto:

1. Aggiungi un passaggio successivo: Inviami una notifica in Chat.
2. Fai clic su + Variabili.
3. Seleziona Crea con Gemini.
4. Fai clic su Link ai contenuti di Gemini.

Deep Research (alpha)

Chiedi a Gemini di fare analisi complete e multiorigine e di generare report durante l'esecuzione del workflow.

Deep Research segue un workflow agentico. Mentre ti concentri su altre attività, crea un piano di ricerca, recupera dati aggiornati e genera in background un documento Google pronto per la produzione.

Esempio: utilizza Gemini Deep Research su un lead generato tramite inbound marketing. Scopri cosa pensa il pubblico della tua attività.

Configurazione:

1. Aggiungi un passaggio Deep Research.
   1. Inserisci un prompt: per definire l'argomento della ricerca, utilizza variabili o testo. Ad esempio, "Fai una ricerca sull'azienda menzionata in questa email in arrivo".
   2. Seleziona le fonti che Gemini può utilizzare: entrambe le opzioni sono attive per impostazione predefinita:
      • Ricerca web per consentire a Gemini di fare ricerche sul web
      • Contenuti di Workspace a cui puoi accedere
2. Destinazione dell'output: il risultato verrà generato automaticamente come nuovo documento Google in Drive e salvato in "Il mio Drive". Riceverai anche una notifica via email quando il documento sarà pronto.

Suggerimento: per ricevere una notifica chat quando il documento è pronto:

1. Aggiungi un passaggio successivo: Inviami una notifica in Chat.
2. Fai clic su + Variabili.
3. Seleziona Deep Research.
4. Fai clic su Link al report di Deep Research.

Controlla se

[PASSAGGIO]

Continua il flusso solo se vengono soddisfatte condizioni specifiche. In questo modo puoi integrare la logica condizionale nel flusso.

Ad esempio: se l'oggetto di un'email contiene la parola "Fattura", aggiungi l'allegato alla cartella privata "Finanze" su Google Drive.

Imposta la condizione: crea una regola.

1. Scegli una variabile da un passaggio precedente.
2. Seleziona un operatore, ad esempio "contiene" o "inizia con".
3. Inserisci il testo o il valore da confrontare. Puoi aggiungere più condizioni con "AND" o "OR".

Filtra un elenco

[PASSAGGIO]

Elabora solo determinati elementi di un elenco generato in un passaggio precedente.

Ad esempio: se un'email ha più allegati, filtra automaticamente l'elenco per assicurarti che vengano salvati solo i file che contengono ".pdf".

Applica filtro a: per selezionare l'elenco di un passaggio precedente che vuoi filtrare, utilizza + Variabili.

Ripeti per ogni elemento

[PASSAGGIO]

Consente a un flusso di gestire singolarmente gli elenchi di elementi.

Ad esempio: elaborazione collettiva. scrivi un'email personalizzata per ogni persona elencata in un foglio di lavoro.

1. Aggiungi un passaggio "Ripeti per ogni elemento".
2. Identifica un elenco di elementi. Seleziona una variabile elenco dal comando iniziale o dal passaggio precedente.
3. Aggiungi passaggi secondari all'interno del blocco del loop. Seleziona una variabile dal menu "Ripeti per ogni elemento" per scegliere a quali elementi dell'elenco applicare l'azione.

Suggerimento: prima di aggiungere un passaggio "Ripeti per ogni elemento", aggiungi un passaggio "Chiedi a Gemini" per creare un elenco di elementi. Assicurati di selezionare "Elenco" come formato della risposta.

Riserva del tempo

[PASSAGGIO]

Crea una riunione su Google Calendar.

Ad esempio: ogni volta che un membro del tuo team invia via email un documento sui requisiti del prodotto, riserva del tempo nel tuo Google Calendar per esaminarlo.

• Titolo: inserisci un nome per l'evento.
• Data di inizio: seleziona la data in cui inizia l'evento.
• Ora di inizio: seleziona l'ora di inizio dell'evento.
• Durata: seleziona la durata dell'evento. Le opzioni sono a incrementi di 15 minuti, da 15 minuti a 4 ore.
• Ripeti: seleziona la frequenza dell'evento (Non si ripete, Giornaliero, Settimanale, Mensile, Annuale).
• Descrizione dell'evento: inserisci i dettagli dell'evento.
• Fuso orario: seleziona il fuso orario dell'evento.

Configura una riunione

Crea un nuovo evento su Google Calendar.

Esempio: quando un nuovo lead si registra tramite un modulo, pianifica automaticamente una riunione introduttiva di 30 minuti nel tuo calendario.

Configurazione:

• Titolo, data, ora: imposta i dettagli dell'evento.
• Invitati: aggiungi gli indirizzi email dei partecipanti alla riunione.
• Descrizione: aggiungi informazioni pertinenti, come l'agenda di una riunione o il link a una videoconferenza. Per inserire informazioni personalizzate, ad esempio il nome del mittente del modulo, utilizza + Variabili.

Aggiungi invitati a una riunione

Aggiungi uno o più invitati a un evento di Google Calendar.

Esempio: se un membro del team viene aggiunto a uno spazio di progetto in Chat, aggiungilo automaticamente alla successiva riunione settimanale del team nel calendario.

Configurazione:

• Riunione: seleziona la riunione a cui vuoi aggiungere invitati o utilizza + Variabili per utilizzarne una di un altro passaggio.
• Invitati da aggiungere: inserisci gli indirizzi email dei nuovi partecipanti o utilizza + Variabili per utilizzare gli indirizzi email di un altro passaggio.

Inviami una notifica in Chat

Invia un messaggio di notifica diretto solo a te in Google Chat. I messaggi vengono inviati tramite un'app di Chat che prende il nome dal flusso.

Esempio: ricevi una notifica personale ogni volta che ricevi un'email da un cliente specifico.

Configurazione:

• Messaggio: scrivi il messaggio di notifica che vuoi ricevere.
  • Suggerimento: per migliorare lo stile del testo, gli elenchi e i blocchi di codice, usa "Markdown".

Suggerimento: se includi una variabile come [indirizzo email del mittente] nel messaggio, viene visualizzata come testo normale. Non diventerà una @menzione su cui è possibile fare clic e non verrà inviata alcuna notifica alla persona.

Invia un messaggio

Invia un messaggio diretto a una o più persone in Google Chat.

Esempio: quando viene creata una nuova riunione nel tuo calendario, invia un messaggio diretto ai partecipanti con un link all'agenda.

Configurazione:

• A: inserisci i nomi o gli indirizzi email dei destinatari.
• Messaggio: scrivi il messaggio. Per inserire informazioni personalizzate, ad esempio il nome della riunione, usa + Variabili.
  • Suggerimenti:
    • Il campo "A" controlla chi riceve le notifiche. Gli indirizzi email che aggiungi nel campo "Messaggio" non riceveranno una notifica.
    • Suggerimento: per migliorare lo stile del testo, gli elenchi e i blocchi di codice, usa "Markdown".

Pubblica in uno spazio

Pubblica automaticamente un messaggio in uno spazio di Google Chat specifico.

Esempio: quando viene aggiunto un nuovo file alla cartella "Progetto Alpha" su Google Drive, pubblica un messaggio nello spazio "Team del progetto Alpha" con un link al file.

Configurazione:

1. Spazio: seleziona lo spazio Google Chat in cui vuoi pubblicare il messaggio.
2. Messaggio: scrivi il messaggio che vuoi pubblicare. Per inserire informazioni personalizzate, ad esempio il nome del nuovo file, utilizza + Variabili.
   • Suggerimento: per migliorare lo stile del testo, gli elenchi e i blocchi di codice, usa "Markdown".
3. Invia una notifica ai membri dello spazio: se vuoi convertire gli indirizzi email nel messaggio in @menzioni cliccabili che inviano una notifica agli utenti, seleziona questa casella.
   • Importante: un utente riceve una notifica solo se è già membro dello spazio selezionato. Se una persona non è un membro dello spazio, la sua email diventa comunque un chip, ma non riceverà alcuna notifica né verrà aggiunta allo spazio.

Rispondi a un messaggio

Invia una risposta automatica a un messaggio o a un thread in Google Chat.

Importante: per motivi di sicurezza, questo passaggio richiede la tua approvazione se l'esecuzione coinvolge persone esterne alla tua organizzazione.

Esempio: quando qualcuno pubblica una domanda in uno spazio di progetto, usa Gemini per generare una risposta dalla tua documentazione e inviarla automaticamente.

Configurazione:

1. Messaggio a cui rispondere: : seleziona il messaggio specifico a cui vuoi rispondere. Per selezionare una variabile messaggio dal comando iniziale o da un passaggio precedente, fai clic su + Variabili.
2. Messaggio: scrivi il contenuto della risposta. Per inserire contenuti dinamici dai passaggi precedenti, come il testo generato dall'AI o i dettagli del mittente, utilizza + Variabili.
   • Suggerimento: per migliorare lo stile del testo, gli elenchi e i blocchi di codice, usa "Markdown".
3. Modalità di risposta:
   • Rispondi a un thread: pubblica la risposta direttamente nel thread esistente.
   • Cita nella risposta: cita il messaggio originale nella risposta.
4. (Facoltativo) Invia una notifica ai membri dello spazio i cui indirizzi email sono presenti nel messaggio: seleziona questa casella, se applicabile.

Crea un documento

Crea automaticamente un nuovo documento.

Esempio: all'inizio di ogni settimana, crea un nuovo documento da un modello per gli appunti della riunione settimanale del team.

Configurazione:

• Nuovo nome documento: specifica il nome del nuovo documento o utilizza + Variabili per utilizzare un nome basato su un altro passaggio.
• (Facoltativo) Contenuti da aggiungere: aggiungi testo o contenuti iniziali al documento.
• Posizione del nuovo documento: scegli la cartella di Google Drive in cui salvare il documento.

Aggiungi a un documento

Aggiungi nuovo testo o nuovi contenuti all'inizio o alla fine di un documento Google.

Esempio: per tenere un log dei ticket di assistenza giornalieri, aggiungi automaticamente un riepilogo di ogni nuovo ticket alla fine di un documento "Ticket giornalieri".

Configurazione:

• Documento da aggiornare: fai clic su + Documento per selezionare un file da Drive oppure seleziona un ID documento o un link a un documento da un passaggio precedente.
• Dove aggiungere i nuovi contenuti: specifica se aggiungere i contenuti "Prima di tutti i contenuti esistenti" o "Dopo i contenuti esistenti".
• Contenuti da aggiungere: inserisci il testo. Per inserire informazioni dinamiche dal comando iniziale, utilizza + Variabili.

Aggiungi gli allegati email a Drive

Importante: i link di Drive, ad esempio gli appunti di Gemini, non sono considerati allegati e non verranno spostati su Drive.

Salva automaticamente gli allegati di un'email in una cartella specifica su Google Drive.

Esempio: quando ricevi un'email con un allegato PDF dal team di contabilità, l'allegato viene salvato automaticamente nella cartella "Ricevute" di Drive.

Configurazione:

• Posizione per gli allegati email: seleziona una posizione da Drive oppure una variabile con ID o link da un passaggio precedente.
• Allegati Gmail: fai clic su + Variabili. Poi, seleziona Elenco completo - Allegati email.

Crea una cartella

Crea automaticamente una nuova cartella su Google Drive.

Esempio: quando viene creato un nuovo progetto nello strumento di gestione dei progetti, crea automaticamente una nuova cartella su Google Drive.

Configurazione:

• Nome cartella: specifica il nome della nuova cartella o fai clic su + Variabili per assegnarle un nome utilizzando le informazioni di un passaggio precedente. Se nella posizione selezionata esiste una cartella con lo stesso nome, viene utilizzata quella esistente.
• Posizione della nuova cartella: scegli la posizione della nuova cartella in Drive.

Copia un file o una cartella

Crea automaticamente una copia di un file o di una cartella su Google Drive. Puoi rinominarla e salvarla in una nuova destinazione.

• Importante: per motivi di sicurezza, questo passaggio richiede la tua approvazione se l'esecuzione coinvolge persone esterne alla tua organizzazione.
• Le cartelle da copiare possono contenere fino a 50 elementi e 3 livelli di nidificazione.

Esempio: quando inizia il flusso di onboarding di un nuovo cliente, crea automaticamente una copia della cartella dei modelli di progetti standard e inseriscila nella cartella di Google Drive specifica del cliente.

Configurazione:

1. Cosa copiare: seleziona se vuoi copiare un File o una Cartella.
2. Seleziona il file da copiare o Seleziona la cartella da copiare: per selezionare il file o la cartella specifici che vuoi copiare, fai clic su Drive.
3. Cartella di destinazione: per selezionare la cartella di Google Drive in cui salvare la copia, fai clic su Drive.
4. (Facoltativo) Rinomina file o cartella di Drive: inserisci un nome personalizzato per la copia. Per inserire testo dinamico, digita @ o fai clic su + Variabili. Se il campo viene lasciato vuoto, "Copia di " viene aggiunto automaticamente prima del nome originale.

Sposta file o cartelle

Sposta automaticamente un file o una cartella in una nuova destinazione su Google Drive.

Importante: per motivi di sicurezza, questo passaggio richiede la tua approvazione se l'esecuzione coinvolge persone esterne alla tua organizzazione.

Esempio: quando lo stato di un progetto viene contrassegnato come "Completato" nel tracker, sposta automaticamente la cartella del progetto dalla cartella corrente a una cartella "Progetti archiviati" su Google Drive.

Configurazione:

1. Cosa spostare: specifica il file o la cartella da spostare. Per selezionare una variabile ID o link da un comando iniziale o un passaggio precedente, fai clic su + Variabili.
2. Posizione in cui spostare: seleziona la cartella di destinazione su Google Drive:
   • Per sfogliare e selezionare una cartella, fai clic su Drive.
   • Per selezionare una variabile ID o link da un passaggio precedente, fai clic su + Variabili.

Prepara la bozza di un'email

[PASSAGGIO]

Crea automaticamente una bozza di risposta all'email in modo da rivederla e inviarla in un secondo momento.

Ad esempio: quando i clienti ti pongono le stesse domande di routine, crea automaticamente bozze di risposte utilizzando i documenti esistenti da rivedere e inviare in un secondo momento.

Messaggio: scrivi la bozza di risposta. Per includere i contenuti dell'email originale, utilizza + Variabili.

Aggiungi o rimuovi etichette

[PASSAGGIO]

Per tenere in ordine la posta in arrivo, aggiungi o rimuovi automaticamente le etichette dalle email in Gmail.

Ad esempio: applica automaticamente un'etichetta "Attività" a messaggi in entrata specifici, anziché organizzarli manualmente.

• Etichette: seleziona una o più etichette da aggiungere o rimuovere dall'email.
• (Facoltativo) Etichette basate sull'AI: per fare in modo che Gemini applichi le etichette selezionate solo se il contenuto del messaggio corrisponde alla descrizione dell'etichetta, attiva questo pulsante.

Suggerimento: vengono visualizzate solo 50 etichette.

Segna come letto o da leggere

[PASSAGGIO]

Cambia lo stato di lettura di un'email.

Ad esempio: se un'email proviene da un mittente specifico e ha un allegato, salva l'allegato in una cartella privata di Drive e poi contrassegna automaticamente l'email come letta.

Questo passaggio viene applicato automaticamente all'email dal comando iniziale.

Aggiungi un'email a Speciali o Rimuovi un'email da Speciali

[PASSAGGIO]

Aggiungi o rimuovi un'email da Speciali.

Ad esempio: se ricevi un'email con la parola "urgente" nell'oggetto, aggiungila automaticamente a Speciali.

Questo passaggio viene applicato automaticamente all'email dal comando iniziale.

Archivia un'email

[PASSAGGIO]

Sposta un'email dalla posta in arrivo all'archivio.

Ad esempio: dopo che un flusso salva l'allegato di una fattura su Google Drive, utilizza questo passaggio per archiviare l'email originale e tenere pulita la posta in arrivo.

Email da archiviare: indica al flusso quale email archiviare. Dovrebbe già contenere la variabile dell'ID email dal comando iniziale. Se il campo è vuoto, utilizza + Variabili e seleziona l'email che vuoi archiviare.

Avvisami via email

[PASSAGGIO]

Invia un'email diretta al tuo indirizzo in Gmail.

Ad esempio: quando un flusso determina che un nuovo messaggio di Chat è importante, utilizza questo passaggio per inviarti via email i dettagli in modo da non perderlo.

• Oggetto: imposta la riga dell'oggetto dell'email.
• Messaggio: scrivi il corpo dell'email. Utilizza + Variabili per inserire contenuti dinamici dai passaggi precedenti, ad esempio il nome del mittente o il testo del messaggio.

Invia un'email

Scrivi e invia automaticamente una nuova email dal tuo account Gmail.

Esempio: quando un nuovo utente invia un modulo "Contattaci", inviagli automaticamente un'email di conferma dal tuo indirizzo.

Configurazione:

• A/Cc/Ccn: specifica i destinatari dell'email.
• Oggetto: imposta la riga dell'oggetto dell'email.
• Messaggio: scrivi l'email. Per inserire informazioni personalizzate, ad esempio il nome di chi ha inviato il modulo, utilizza + Variabili.

Invia una risposta

Invia automaticamente una risposta a un thread di email esistente in Gmail.

Importante: per motivi di sicurezza, questo passaggio richiede la tua approvazione se l'esecuzione coinvolge persone esterne alla tua organizzazione.

Esempio: quando ricevi una richiesta di informazioni da un cliente via email, usa Gemini per riassumere il problema e inviare automaticamente una risposta per confermare la ricezione e fornire risorse utili.

Configurazione:

1. Email a cui rispondere: seleziona l'email a cui vuoi rispondere. Per selezionare la variabile email dal comando iniziale o da un passaggio precedente, fai clic su + Variabili.
2. Messaggio: scrivi il corpo della risposta. Per inserire dettagli dinamici, come il nome del mittente o i contenuti generati nei passaggi precedenti, digita @ o fai clic su + Variabili.
3. Opzioni di risposta:
   • Rispondi al mittente: invia la risposta solo al mittente originale.
   • Rispondi a tutti: invia la risposta a tutti i partecipanti al thread di email.
4. (Facoltativo) Per aggiungere indirizzi email dinamici, fai clic su + Variabili.
   • Cc: aggiungi altri destinatari in copia nella risposta.
   • Ccn: aggiungi destinatari in copia nascosta nella risposta.

Chiedi a Gemini Notebook

[PASSAGGIO]

Invia un prompt a un notebook specifico per generare riepiloghi, rispondere a domande o ottenere insight in base alle fonti contenute nel notebook.

Ad esempio: quando un utente pone una domanda tecnica, crea la bozza di un'email di assistenza basata sulle informazioni verificate nel notebook "Manuale del prodotto e domande frequenti".

• Notebook: seleziona il notebook specifico su cui vuoi eseguire query.
• Inserisci un prompt: scrivi le istruzioni o la domanda a cui vuoi che Gemini Notebook risponda. Per includere i contenuti da analizzare, fai clic su + Variabili.

Suggerimento: le fonti che carichi e selezioni per il notebook determinano tutte le risposte. Questo passaggio fornisce risposte in formato, ma non supporta le citazioni.

Aggiungi una fonte a Gemini Notebook

Aggiungi automaticamente i contenuti come nuova fonte a un notebook specifico. Il notebook viene aggiornato con nuove informazioni sulle quali potrai porre domande in un secondo momento.

Esempio: quando viene caricato un nuovo report in una cartella di Google Drive, estrai il testo e aggiungilo come nuova fonte al notebook "Ricerca di mercato settimanale".

Configurazione:

• Notebook: seleziona il notebook specifico che vuoi aggiornare dall'elenco a discesa.
• Tipo di input: seleziona il formato delle informazioni che aggiungi. Le opzioni includono:
  • Contenuti copiati
  • Link di Drive
  • Web
  • Link YouTube
• Contenuti copiati o URL di origine: puoi aggiungere il testo che vuoi in base all'input da selezionare. Per inserire contenuti dinamici, fai clic su + Variabili. Sono inclusi il testo estratto da un file PDF o il corpo di un'email.

Suggerimento: la fonte viene aggiunta rapidamente, ma l'indicizzazione dei contenuti per il notebook richiede alcuni minuti.

Aggiungi una riga

Aggiungi una riga di dati a un foglio Google specifico.

Esempio: quando viene inviata una nuova risposta a un modulo Google, aggiungi le informazioni del mittente come nuova riga in un foglio di monitoraggio dei lead.

Configurazione:

• Seleziona un foglio di lavoro: scegli il foglio Google e la scheda specifici a cui vuoi aggiungere una riga.
• Aggiungi una riga: specifica se aggiungere i contenuti "Prima di tutti i contenuti esistenti" o "Dopo i contenuti esistenti".

Aggiorna righe

Trova e aggiorna una o più righe in un foglio Google che corrispondono a determinati criteri.

Esempio: in un foglio di monitoraggio del progetto, quando un'attività viene completata, trova la riga con il nome dell'attività e aggiorna la colonna "Stato" impostandola su "Completato".

Configurazione:

• Seleziona un foglio di lavoro: scegli il foglio Google e la scheda in cui vuoi aggiornare le righe. Per ottenere risultati ottimali, assicurati che il foglio abbia una riga di intestazione con nomi univoci per ogni colonna.
• Condizioni: imposta una o più condizioni per identificare le righe da aggiornare.
• Aggiorna valori: specifica i nuovi valori per le colonne che vuoi modificare.

Cancella righe

Elimina i contenuti di tutte le righe che corrispondono a una condizione specifica.

Esempio: in un foglio "Attività giornaliere", cancella automaticamente tutte le righe in cui lo "Stato" è "Completato" alla fine di ogni giornata.

Configurazione:

• Seleziona un foglio di lavoro: scegli il foglio Google e la scheda specifici da cui vuoi cancellare le righe.
• Condizioni: imposta i criteri per identificare le righe da cancellare.

Ottieni contenuti del foglio

[PASSAGGIO]

Recupera i dati di un foglio Google da utilizzare in un passaggio successivo del flusso.

Ad esempio: ottieni un elenco dei nomi dei prossimi progetti da un foglio privato per utilizzarlo in un passaggio "Crea una cartella" in modo da strutturare automaticamente il Google Drive personale.

• Seleziona un foglio: scegli il foglio Google e la scheda specifici da cui vuoi estrarre i dati.
• Righe e colonne: specifica l'intervallo di dati da recuperare.

Crea un'attività

[PASSAGGIO]

Crea una nuova attività in Google Tasks. Le nuove attività vengono aggiunte automaticamente al tuo elenco di attività principale in Google Tasks.

Ad esempio: se aggiungi un'email importante a Speciali in Gmail, viene creata automaticamente un'attività per ricordarti di continuare con un follow-up.

• Titolo attività: imposta il nome dell'attività.
• Dettagli attività: aggiungi eventuali note o informazioni pertinenti sull'attività.
• Data: facoltativamente, imposta una scadenza per l'attività.

Integrazione di Asana (alpha)

[PASSAGGIO]

Crea progetti, sezioni, attività principali e attività secondarie in Asana.

Ad esempio, quando contrassegni un'email in Gmail come "Richiesta di funzionalità", crea automaticamente una nuova attività nel progetto privato "Cose da fare" in Asana.

• Seleziona il passaggio specifico, ad esempio "Crea attività" o "Crea progetto".
• Configura i campi obbligatori, ad esempio il progetto Asana, il nome dell'attività e la descrizione.

Integrazione di Confluence (Beta)

[PASSAGGIO]

Crea pagine in Confluence.

Ad esempio: utilizza un flusso per riassumere i documenti chiave e creare una pagina di note personali in Confluence alla fine di un progetto.

• Spazio: seleziona lo spazio Confluence.
• Titolo: inserisci il titolo della nuova pagina.
• Contenuti: aggiungi i contenuti della pagina con le variabili dei passaggi precedenti.

Integrazione di Jira (alpha)

[PASSAGGIO]

Crea problemi e commenti ai problemi in Jira.

Ad esempio: quando ricevi un'email contenente una "segnalazione di bug", crea automaticamente un nuovo problema nella bacheca Jira personale.

• Progetto Jira: seleziona il progetto in cui verrà creato il problema.
• Tipo di problema: scegli il tipo di problema, ad esempio "Bug" o "Attività".
• Riepilogo e descrizione: fornisci i dettagli del problema Jira.

Integrazione di Mailchimp (Beta)

[PASSAGGIO]

Gestisci abbonati e campagne in Mailchimp.

Ad esempio: quando viene aggiunto un nuovo contatto al foglio Google privato, aggiungilo automaticamente come nuovo abbonato al pubblico Mailchimp.

• Pubblico: seleziona l'elenco del segmento di pubblico Mailchimp.
• Dettagli dell'abbonato: fornisci le informazioni richieste, come l'indirizzo email.

Integrazione di Slack (Beta)

[PASSAGGIO]

Esegui i passaggi nel workspace Slack.

Ad esempio: quando viene aggiunto un nuovo file a una cartella di Google Drive, invia un messaggio diretto a te in Slack.

• Canale/Utente: seleziona il canale o l'utente specifico a cui inviare il messaggio.
• Messaggio: scrivi il messaggio che vuoi inviare.

Passaggi personalizzati

Scopri come creare e utilizzare passaggi personalizzati nei flussi.