Crea un flujo desde cero

Para crear una automatización completamente personalizada, puedes crear un flujo desde cero:

1. En tu computadora, ve a https://studio.workspace.google.com y haz clic en Nuevo flujo .
2. Haz clic en Activador para elegir qué evento o programa iniciará tu flujo.
3. Haz clic en Elegir un paso y selecciona la tarea que realizará el flujo.
4. En la parte superior de la página, haz clic en el lápiz para asignarle un nombre al flujo.
   • El nombre de tu flujo debe cumplir con los lineamientos de asignación de nombres. Obtén más información para nombrar tu flujo correctamente.
5. Opcional: Antes de activar el flujo, para asegurarte de que funcione correctamente, haz clic en Ejecutar prueba Iniciar.
   • De esta manera, se ejecuta el flujo de inmediato para que puedas verificar el resultado.
   • Si todo funciona bien, recibirás el mensaje "Se completó la ejecución".
6. Después de completar los cambios, haz clic en Activar.

IMPORTANTE:

• Cuentas laborales o educativas: Algunos activadores y pasos solo están disponibles para estos tipos de cuentas.
• Cuentas personales: Actualmente disponible para los usuarios de Google Workspace Experiments. Obtén más información.
• Límites de edad: Si eres menor de 18 años y tienes una cuenta educativa, no podrás usar las funciones potenciadas por IA. Se quitarán los pasos de IA de los flujos compartidos contigo.
• Aprobaciones: Es posible que algunos pasos de flujos requieran la aprobación del usuario antes de ejecutarse, según las políticas de seguridad establecidas por el administrador de Google Workspace. Obtén más información para administrar las solicitudes de aprobación.
• Apps de terceros: Los pasos de integración pueden compartir los datos de tu Cuenta de Google (como el contenido de Gmail o el Calendario). Asegúrate de que el servicio sea de confianza.

Información sobre los activadores y los pasos

Cada flujo tiene estas 2 partes principales:

1. Activador: Para elegir el activador que inicia tu flujo, haz clic en Elegir un activador.
   • Puedes elegir un evento y programar o crear un activador de forma manual.

2. Paso: Esta es una tarea que realiza tu flujo después de que se inicia. Un paso puede ser una acción, como “redactar una respuesta”, o una notificación, como “notificarme en Chat”. Puedes agregar varios pasos a un flujo.

Nota: Las variables son marcadores de posición para la información del activador o los pasos anteriores, que te permiten crear flujos dinámicos y efectivos.

• Por ejemplo, puedes usar una variable para insertar el asunto de un correo electrónico de tu activador en un paso en el que se incluya un mensaje de Google Chat. Obtén más información para usar variables y pasar datos en tu flujo.

Crea tu flujo desde cero con un ejemplo

En este ejemplo, crearás un flujo desde cero para redactar automáticamente una respuesta en Gmail cada vez que recibas un correo electrónico que contenga la palabra "Factura".

Paso 1: Elige tu activador

1. En tu computadora, ve a studio.workspace.google.com haz clic en Nuevo flujo .
2. Haz clic en Elige un activador Cuando recibo un correo electrónico. Esto le indica al flujo cuándo comenzar.
3. A la derecha del panel de configuración, en "Which messages to check", selecciona Correos electrónicos específicos.
4. Busca el campo "Incluye las palabras".
5. Ingresa: Factura
   • Esto indica que el flujo solo se ejecutará cuando un correo electrónico contenga la palabra "Factura" en el asunto o el cuerpo.

Para obtener una lista completa de todos los activadores y pasos disponibles, consulta la Guía de activadores y pasos en Workspace Studio.

Paso 2: Agrega un paso

1. Debajo del activador, haz clic en Elige un paso.
2. En la categoría "Gmail", selecciona Redactar una respuesta.

Paso 3: Usa variables para crear un mensaje dinámico

1. En el paso "Redactar una respuesta", haz clic en el campo Mensaje.
2. Ingresa: Hola:
3. Presiona Intro para crear una línea nueva y escribe: Recibí la factura relacionada con lo siguiente:
4. Haz clic en + Variables Paso 1: Cuando recibo un correo electrónico Asunto del correo electrónico.
5. Presiona Intro.
6. Escribe: La revisaré y me comunicaré más adelante.

   • Your message should look like this:

     Hello,

     I received the invoice regarding: [Email subject]

     I will review it and get back to you.
      

7. Cuando se ejecuta el flujo, se reemplazan automáticamente los chips de variables por los detalles reales del correo electrónico. Obtén más información para usar variables.

Paso 4: Asígnale un nombre a tu flujo, pruébalo y actívalo

1. En la parte superior de la página, haz clic en el lápiz para asignarle un nombre al flujo.
   • El nombre de tu flujo debe cumplir con los lineamientos de asignación de nombres. Obtén más información para nombrar tu flujo correctamente.
2. En la parte inferior, haz clic en Ejecución de prueba.
   • Aparecerá una ventana nueva para seleccionar un correo electrónico reciente de tu carpeta Recibidos que coincida con las condiciones del activador para probar el flujo.
3. En el campo "Correo electrónico recibido", ingresa: Factura

   • De esta manera, se buscan correos electrónicos recientes que coincidan con las condiciones del activador.

4. Selecciona un correo electrónico.

5. Haz clic en Comenzar.
   • Si todo funciona bien, recibirás el mensaje "Se completó la ejecución" y deberías encontrar un nuevo borrador de correo electrónico en la carpeta Borradores de Gmail.
6. Cuando termines, haz clic en Activar.

Acabas de crear un flujo inteligente y personalizado desde cero que filtra tu correo electrónico y mantiene a tu equipo informado en tiempo real.

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