[Cuentas de trabajo] Guía de activadores y pasos en Workspace Studio

Inicia manualmente

El flujo comienza cuando tú o las habilidades lo activan de forma manual. Para configurarlo, debes elegir qué datos ingresar con tu solicitud de inicio. Esos datos se convierten en variables que se pueden usar en pasos posteriores de tu flujo.

Configuración:

1. Configura hasta 10 campos de entrada.
2. Ingresa un nombre de datos en cada campo como etiqueta.

Opcional:

De manera opcional, puedes establecer un valor predeterminado que usará el flujo, a menos que lo cambies en la ejecución.

Ejemplo: Puedes crear un flujo para generar rápidamente una presentación de productos para un cliente específico. Inicia el flujo, ingresa el nombre del cliente y se generará y guardará la presentación en Google Drive.

Si compilas el flujo de presentación en el ejemplo mencionado anteriormente, puedes configurar las entradas de la siguiente manera:

• Nombre de los datos: Cliente objetivo, Valor predeterminado: (dejar en blanco)
• Nombre de los datos: Producto para presentar, Valor predeterminado: Suscripción a Cloud Premium

Nota: Los campos de entrada personalizados se generan como variables. Asegúrate de incluirlos en los pasos posteriores para que el flujo use los datos que ingresaste. Por ejemplo, si agregas una acción "Preguntarle a Gemini", inserta el chip de variable [Cliente objetivo] en tu instrucción para especificar a quién está dirigida la presentación.

Para ejecutar el flujo de ejemplo anterior una vez que esté activado, puedes activarlo en los siguientes lugares:

Workspace Studio

1. Abre el flujo manual.
2. En la parte inferior, haz clic en Ejecutar .
3. Ingresa los valores predeterminados.
4. Haz clic en Comenzar .

Sugerencia: No dejes ningún campo en blanco.

Otras apps de Workspace

1. Abre el panel lateral de Preguntarle a Gemini en apps como Gmail, Documentos, Presentaciones, Drive o Documentos.
2. Ingresa "@" seguido del nombre del flujo.
3. Agrega valores de datos directamente en tu instrucción.
4. Presiona Intro.

Según un programa

[STARTER]

El flujo comienza en una fecha y hora específicas.

Ejemplo: Recibe un resumen diario generado por IA de tus correos electrónicos no leídos como un mensaje personal de Google Chat todas las mañanas a las 8:00 a.m.

1. Establece una fecha y hora de inicio.
2. Elige una frecuencia de repetición, como "Diariamente" o "Semanalmente".

Opcional: Configura tu zona horaria.

Cuando alguien se une a un espacio

El flujo comienza cuando un usuario nuevo se une al espacio de Google Chat en el que te encuentras.

Ejemplo: Cuando un miembro nuevo se una al espacio "Equipo del proyecto", redacta automáticamente un correo electrónico de bienvenida que incluya los documentos de incorporación estándar.

Configuración:

Ingresa uno o más nombres de espacios específicos. Para supervisar todos los espacios, deja el campo "Espacios" en blanco.

Cuando recibo un correo electrónico

[STARTER]

El flujo comienza cuando llega un correo electrónico nuevo a Gmail, y puedes iniciarlo para todos los correos o algunos específicos.

Ejemplo: Si recibes un correo electrónico de un cliente clave que contiene un archivo adjunto, agrégalo automáticamente a una carpeta privada de Google Drive y redacta una respuesta de confirmación.

Importante: De forma predeterminada, este activador ignora los eventos que crean otros flujos. Esto evita que un flujo se encuentre en un bucle después de enviar un correo electrónico. Si necesitas que un flujo comience a través de un correo electrónico que haya enviado otro flujo, marca la casilla junto a "Incluir los mensajes enviados por flujos".

Para comenzar con correos electrónicos específicos, puedes establecer condiciones para los siguientes campos:

• De/Para: Para limitar qué correos electrónicos inician el flujo, usa el campo "Para".
• Incluye las palabras/No contiene: Puedes definir mejor tu activador con palabras o frases estándar. No puedes filtrar por etiquetas, como label:finanzas, ni por fechas.
• El asunto tiene
• Contiene archivos adjuntos
• Filtrar por tamaño de correo electrónico
• Etiqueta de correo electrónico

Nota: Solo están disponibles las etiquetas predeterminadas de Gmail y no las personalizadas.

Cuando reciba un mensaje de chat

[STARTER]

El flujo comienza cuando se publica un mensaje en un espacio de Google Chat de personas específicas o por tipo de conversación.

Ejemplo: Si un mensaje de Chat contiene la palabra "urgente", crea de forma automática una nueva tarea de alta prioridad en tu lista de Google Tasks.

• Especifica qué espacios o remitentes supervisar.
• Usa palabras específicas para filtrar mensajes. Puedes elegir filtrar los mensajes con las opciones "Debe coincidir exactamente con el texto" o "Hacer coincidir el texto con expresiones regulares".
• Nota: Para crear filtros de texto avanzados, puedes usar expresiones regulares o "Regex".

Ejemplos de regex:

• Para hacer coincidir los mensajes que comienzan con "Urgente", usa: ^Urgente
• Para hacer coincidir los mensajes que terminan con "Aprobado", usa: Aprobado$
• Para hacer coincidir los mensajes que contienen la palabra "Error", usa Error
• Concordancia exacta (el mensaje solo dice "Sí"): ^Sí$

Cuando me mencionen

[STARTER]

El flujo comienza cuando se te @menciona en Google Chat.

Ejemplo: Cuando se te @mencione en un espacio, crea automáticamente una tarea nueva en tu lista de Google Tasks para que no te pierdas la solicitud.

• Especifica qué espacios supervisar para detectar menciones: Para supervisar todos los espacios en los que eres miembro, deja esta sección en blanco.
• Personas que me mencionan: Para que el flujo se ejecute solo cuando una persona específica te mencione, agrega su nombre o dirección de correo electrónico aquí.

Cuando se agregue una reacción con emoji

[STARTER]

El flujo comienza cuando alguien reacciona a un mensaje con un emoji específico en Google Chat.

Ejemplo: Cuando alguien reacciona con un emoji de 👍 a una solicitud de aprobación, se documentan automáticamente el nombre de la persona y la fecha como una fila nueva en una hoja de cálculo privada.

1. Selecciona una o más reacciones con emojis para supervisar.
2. Opcional: Limita el activador a espacios o usuarios específicos.

Cuando cambia una hoja

[STARTER]

El flujo comienza cuando se actualiza un valor en una columna o fila específica de una Hoja de cálculo de Google. Sugerencia: Esta es una excelente manera de comenzar a hacer un seguimiento de datos específicos. En el caso de una configuración compleja, puedes definir qué columnas y filas supervisar para detectar cambios.

Ejemplo: En tu hoja de seguimiento de proyectos privada, cuando la columna "Estado" cambie a "Listo", borra automáticamente la fila para mantener el documento organizado.

1. Selecciona la hoja de cálculo y la pestaña que quieras supervisar.
2. Opcional: Establece condiciones para supervisar los cambios en columnas o filas específicas.

Sugerencia: Para obtener mejores resultados, asegúrate de que tu hoja tenga una fila de encabezado con un nombre único para cada columna.

Cuando se agregue un elemento a una carpeta

[STARTER]

El flujo se inicia cuando se agrega un archivo o una subcarpeta nuevos a una carpeta específica en Google Drive.

Ejemplo: Cuando se agregue un contrato nuevo en PDF a la carpeta "Contratos firmados", se crea automáticamente una tarea para que revises el archivo.

Selecciona la carpeta que quieras supervisar.

Cuando se edite un archivo

[STARTER]

El flujo comienza cuando se modifica el contenido de un archivo específico, pero no lo hace cuando se cambia el nombre de un archivo, se mueve o se recibe un comentario nuevo.

Ejemplo: Cuando se actualice tu "Plan de proyecto" colaborativo, registra automáticamente un breve resumen de los cambios en tu hoja de cálculo de seguimiento privada.

Selecciona el archivo que quieras supervisar.

Cuando se edite un elemento de una carpeta

[STARTER]

El flujo comienza cuando se modifica un archivo dentro de una carpeta seleccionada, sin incluir los archivos ubicados en subcarpetas.

Ejemplo: Cuando una persona edite un documento en tu carpeta "Recursos compartidos", crea automáticamente un recordatorio en Google Tasks para revisar los cambios.

Selecciona la carpeta que contiene los archivos que quieras supervisar.

Según una reunión

[STARTER]

Comienza el flujo a una hora establecida antes o después de un evento de Calendario de Google.

Ejemplo: Quince minutos antes de que comience cada reunión, recibe una notificación personal en Google Chat con un vínculo al documento del temario de la reunión.

1. Elige una reunión específica en el menú desplegable o Todas las reuniones.
2. Establece una compensación de tiempo en horas o minutos.
3. Selecciona si el flujo debe ejecutarse Antes de la reunión o Después de la reunión.

Cuando el formulario reciba una respuesta

[STARTER]

El flujo comienza cuando se envía una respuesta nueva a un formulario de Google.

Ejemplo: Cuando un usuario envía un formulario de asistencia, usa Preguntarle a Gemini para redactar automáticamente una respuesta por correo electrónico a su pregunta específica que puedas revisar y enviar.

Se admiten formularios anónimos y no anónimos.

1. Selecciona el formulario que quieras supervisar.
2. Opcional: Selecciona la casilla para ejecutar el flujo cuando se edite una respuesta.

Cuando los datos de salida de la reunión estén listos

[STARTER]

Inicia el flujo cuando estén listas las notas o la transcripción de Gemini de una reunión.

Ejemplo: Cuando esté lista la transcripción de una reunión, resume el texto con Gemini, crea tareas a partir de tus elementos de acción y redacta automáticamente borradores de correos electrónicos de seguimiento para los asistentes.

1. Selecciona una opción para iniciar el flujo:
   • Transcripción
   • Notas de Gemini
2. En "Reuniones", selecciona una de las siguientes opciones:
   • Todas las reuniones
   • Reuniones que organizaste
   • Reuniones específicas: Comienza a escribir el nombre de una reunión de tu calendario y selecciónala cuando se complete. Puedes agregar varias reuniones. En las reuniones recurrentes, el flujo se ejecuta para cada una.

Preguntarle a Gemini

[STEP]

Utiliza una instrucción personalizada para que Gemini genere texto, obtenga respuestas o transforme la información de los pasos anteriores de tu flujo.

Ejemplo: Cuando un correo electrónico haga una pregunta compleja, usa Preguntarle a Gemini y un documento de preguntas frecuentes para redactar automáticamente una respuesta por correo electrónico que puedas revisar antes de enviarla.

1. Ingresa una instrucción: Escribe las instrucciones para Gemini. Para incluir información de un paso anterior, como el asunto o el remitente de un correo electrónico, haz clic en + Variables.
2. Fuentes que Gemini puede usar: Selecciona a qué lugares debe acceder Gemini para obtener la información. Puedes elegir entre Todas las fuentes (Búsqueda web o Workspace) o Fuentes específicas.
3. Formato de respuesta: Elige Texto o Lista para seleccionar cómo aparecerá la respuesta de Gemini. Si seleccionas "Lista", puedes usar todos los elementos (uno por uno) con un paso llamado "Repetir para cada uno".

Preguntarle a una Gem

[STEP]

Usa un agente de IA especializado para una tarea específica, como generar ideas o redactar un texto.

Ejemplo: Ejecuta los documentos recién redactados a través de una Gem dedicada para generar ideas y registrarlas automáticamente en tus notas personales.

1. Selecciona una Gem: Elige entre una lista de Gems prediseñadas, como "Generador de ideas" o "Redactor creativo". Para crear tu propia Gem, también puedes hacer clic en Crear o editar Gems.
2. Ingresa una instrucción: Proporciona las instrucciones específicas para la Gem que seleccionaste. Para agregar contexto de pasos anteriores, haz clic en + Variables.
3. Fuentes que Gemini puede usar: Selecciona a qué lugares debe acceder Gemini para obtener la información (Todas las fuentes o Fuentes específicas).

Decidir

[STEP]

Usa Gemini para analizar contenido y tomar una decisión simple de verdadero o falso. Puedes usar esta decisión para controlar el flujo con un paso "Revisar lo siguiente".

Ejemplo: Analizar los correos electrónicos entrantes para decidir si contienen elementos de acción. Si es verdadero, usa un paso posterior para agregar automáticamente una etiqueta de "Elemento de acción" en Gmail.

Ingresa una instrucción: Escribe la pregunta que quieres que Gemini responda con una decisión de verdadero o falso. Puedes usar decisiones predefinidas, como "Es urgente" o "Requiere respuesta".

Extraer

[STEP]

Pídele a Gemini que encuentre y extraiga información específica de un contenido, como un correo electrónico o un documento.

Ejemplo: Cuando se envíe una factura, extrae de forma automática el "Número de pedido" y el "Costo total", y agrégalos directamente a tu hoja de cálculo de seguimiento privada.

• Contenido para analizar: Para seleccionar el contenido de un paso anterior que quieras que Gemini analice, usa la opción + Variables.
• Qué extraer: Selecciona elementos predefinidos o agrega tus propios nombres y descripciones de contenido personalizados para que Gemini los encuentre.

Resumir correos electrónicos no leídos

[STEP]

Obtén un resumen generado por IA de tus correos electrónicos importantes no leídos, que puedes compartir contigo o con otras personas en un paso posterior.

Ejemplo: Obtén un resumen diario consolidado de los correos electrónicos no leídos que te envían personas clave y recibe una notificación de chat para ponerte al día rápidamente.

Período del resumen: Selecciona el período que quieras resumir, como "Hoy (12 a.m.)", "Ayer", "Últimos 7 días" o "Últimos 30 días".

Resumir

[STEP]

Usa Gemini para generar un resumen del contenido de un documento, una reunión, un correo electrónico o cualquier otra fuente y, luego, compártelo en un paso posterior.

Ejemplo: Resume automáticamente los boletines informativos semanales que se envían a tu carpeta Recibidos y almacena esos resúmenes en un documento de Google privado para leerlo cuando quieras.

Importante: En este paso, se resume el contenido que le proporcionas, como el cuerpo de un correo electrónico o el texto de un documento. No puede resumir de forma independiente todos los mensajes no leídos en un espacio de Google Chat.

Qué contenido resumir: Elige la fuente del contenido que quieres que Gemini resuma. Tienes 2 opciones principales:

• Usar datos de tu flujo: Para seleccionar contenido que provenga de tu activador o de un paso anterior, haz clic en + Variables.
• Selecciona un archivo específico: Elige un elemento, como un documento de Google, directamente desde el menú desplegable.

Crea con Gemini (beta)

Pídele a Gemini que cree un Documento o una Presentación de Google en función de tus instrucciones.

Ejemplo: Convierte una hoja de estado de un proyecto semanal en una presentación pulida para las partes interesadas.

Configuración:

1. Haz clic en Crear con Gemini.
2. En Tipo de contenido, elige Documento o Presentación.
   1. Ingresa una instrucción: Usa lenguaje natural para preguntar qué tipo de documento o presentación quieres que cree el flujo. Por ejemplo, “Crea una presentación que resuma las decisiones de la reunión”. Opcional: Vincula una presentación o un documento en tu instrucción para usarlo como plantilla, de esta manera, el resultado coincidirá con los colores y las fuentes de tu empresa.
   2. Fuentes que Gemini puede usar: Selecciona a qué lugares debe acceder Gemini para obtener la información. Puedes elegir entre las siguientes alternativas:
      • Todas las fuentes y selecciona una o ambas opciones:
        • Búsqueda web para permitir que Gemini busque en la Web
        • Contenido de Workspace al que tú puedes acceder
      • Fuentes específicas y selecciona archivos específicos de Drive desde tu carpeta de Drive.
3. Destino del resultado: El resultado se generará automáticamente como un nuevo documento o presentación de diapositivas en Drive y podrás encontrarlo en “Mi unidad”.

Sugerencia: Para recibir una notificación de chat cuando el documento esté listo, haz lo siguiente:

1. Agrega un paso Notificarme en Chat a continuación.
2. Haz clic en + Variables.
3. Selecciona Crear con Gemini.
4. Haz clic en Vínculo al contenido de Gemini.

Deep Research (alfa)

Pídele a Gemini que analice múltiples fuentes en profundidad y genere informes durante la ejecución misma de un flujo.

Deep Research sigue un flujo de trabajo de agentes. Mientras te enfocas en otras tareas, crea un plan de investigación, recupera datos actuales y genera un documento de Google listo para producción en segundo plano.

Ejemplo: Usa Deep Research de Gemini cuando llegue un lead para conocer la opinión pública sobre su empresa.

Configuración

1. Agrega un paso de Deep Research.
   1. Ingresa una instrucción: Para definir el tema de investigación, usa variables o texto. Por ejemplo, “Investiga la empresa mencionada en este correo electrónico entrante”.
   2. Selecciona las fuentes que Gemini puede usar: Ambas opciones están activadas de forma predeterminada:
      • Búsqueda web para permitir que Gemini busque en la Web
      • Contenido de Workspace al que tú puedes acceder
2. Destino del resultado: El resultado se generará automáticamente como un nuevo documento de Google en Drive y podrás encontrarlo en “Mi unidad”. También recibirás una notificación por correo electrónico cuando el documento esté listo.

Sugerencia: Para recibir una notificación de chat cuando el documento esté listo, haz lo siguiente:

1. Agrega un paso Notificarme en Chat a continuación.
2. Haz clic en + Variables.
3. Selecciona Deep Research.
4. Haz clic en Vínculo al informe de Deep Research.

Revisar lo siguiente

[STEP]

Continúa el flujo solo si se cumplen condiciones específicas. De esta manera, podrás incorporar una lógica condicional en tu flujo.

Ejemplo: Si el asunto de un correo electrónico contiene la palabra "Factura", agrega el archivo adjunto a tu carpeta privada llamada "Finanzas" en Google Drive.

Establece la condición Crea una regla:

1. Elige una variable de un paso anterior.
2. Selecciona un operador, como "contiene" o "comienza con".
3. Ingresa el texto o el valor con el que se realizará la verificación. Puedes agregar varias condiciones con "Y" o con "O".

Filtrar una lista

[STEP]

Procesa solo ciertos elementos de una lista de elementos generada en un paso anterior.

Ejemplo: Si un correo electrónico tiene varios archivos adjuntos, filtra automáticamente la lista para asegurarte de que solo se guarden los archivos que contengan ".pdf".

Aplicar filtro a: Para seleccionar la lista de un paso anterior que quieras filtrar, usa + Variables.

Repetir para cada uno

[STEP]

Permite que un flujo controle listas de elementos de forma individual.

Ejemplo de procesamiento masivo: Redacta un correo electrónico personalizado para cada persona que aparece en una hoja de cálculo.

1. Agrega un paso "Repetir para cada uno".
2. Identifica una lista de elementos. Selecciona una variable de lista del paso inicial o anterior.
3. Agrega pasos secundarios dentro del bloque de bucle. Elige una variable en el menú "Repetir para cada uno" para seleccionar los elementos de la lista a los que deseas aplicar la acción.

Sugerencia: Antes de agregar un paso "Repetir para cada uno", agrega un paso "Preguntarle a Gemini" para crear una lista de elementos. Asegúrate de seleccionar "Lista" en Formato de respuesta.

Bloquear horario

[STEP]

Crea una reunión en tu Calendario de Google.

Ejemplo: Cada vez que un miembro de tu equipo envíe por correo electrónico un documento de requisitos de producto, reserva tiempo en tu Calendario de Google para revisarlo.

• Título: Ingresa un nombre para el evento.
• Fecha de inicio: Selecciona la fecha en que comienza el evento.
• Hora de inicio: Selecciona la hora en que comienza el evento.
• Duración: Selecciona la duración del evento. Las opciones se incrementan en intervalos de 15 minutos, desde 15 minutos hasta 4 horas.
• Repetir: Selecciona la frecuencia del evento (No se repite, Diariamente, Semanalmente, Mensualmente, Anualmente).
• Descripción del evento: Ingresa los detalles del evento.
• Zona horaria: Selecciona la zona horaria del evento.

Organiza una reunión

Crea un evento nuevo en tu Calendario de Google.

Ejemplo: Cuando un nuevo lead se registre a través de un formulario, programa automáticamente una reunión introductoria de 30 minutos en tu calendario.

Configuración:

• Título, fecha y hora: Establece los detalles del evento.
• Invitados: Agrega las direcciones de correo electrónico de los asistentes a la reunión.
• Descripción: Agrega cualquier información relevante, como el temario de la reunión o el vínculo de la videoconferencia. Para insertar información personalizada, como el nombre de quien envía el formulario, usa + Variables.

Agrega invitados a una reunión

Agrega uno o más asistentes a un evento de Calendario de Google.

Ejemplo: Si se agrega un miembro del equipo a un espacio del proyecto en Chat, agrégalo automáticamente a la próxima reunión semanal del equipo en el calendario.

Configuración:

• Reunión: Selecciona la reunión a la que quieres agregar invitados o usa + Variables para elegir una de otro paso.
• Invitados para agregar: Ingresa las direcciones de correo electrónico de los asistentes nuevos o usa + Variables para elegir direcciones de correo electrónico de otro paso.

Notificarme en Chat

Envía un mensaje de notificación directa solo para ti en Google Chat a través de una app de Chat que lleva el nombre del flujo.

Ejemplo: Recibe una notificación personal cada vez que te llegue un correo electrónico de un cliente específico.

Configuración:

• Mensaje: Escribe el mensaje de notificación que quieres recibir.
  • Sugerencia: Para mejorar el estilo del texto, las listas y los bloques de código, usa “Markdown”.

Nota: Si incluyes una variable como [Dirección de correo electrónico del remitente] en el mensaje, aparecerá como texto sin formato y no se convertirá en una @mención en la que se pueda hacer clic, ni se notificará a esa persona.

Enviar un mensaje

Envía un mensaje directo a una o más personas en Google Chat.

Ejemplo: Cuando se cree una reunión nueva en tu calendario, envía un mensaje directo a los asistentes con un vínculo al temario.

Configuración:

• Para: Ingresa los nombres o las direcciones de correo electrónico de los destinatarios.
• Mensaje: Escribe tu mensaje. Para insertar información personalizada, como el nombre de la reunión, usa + Variables.
  • Sugerencias:
    • El campo “Para” controla quién recibe la notificación. No se enviará una notificación a los correos electrónicos que agregues en el campo “Mensaje”.
    • Para mejorar el estilo del texto, las listas y los bloques de código, usa “Markdown”.

Publicar en un espacio

Publica automáticamente un mensaje en un espacio específico de Google Chat.

Ejemplo: Cuando se agregue un archivo nuevo a la carpeta “Proyecto Alfa” en Google Drive, publica un mensaje en el espacio “Equipo del proyecto Alfa” con un vínculo al archivo.

Configuración:

1. Espacio: Selecciona el espacio de Google Chat en el que quieres publicar el mensaje.
2. Mensaje: Escribe el contenido del mensaje que quieres publicar. Para insertar información personalizada, como el nombre del archivo nuevo, usa + Variables.
   • Sugerencia: Para mejorar el estilo del texto, las listas y los bloques de código, usa “Markdown”.
3. Notificar a los miembros del espacio: Marca esta casilla si quieres convertir las direcciones de correo electrónico de tu mensaje en @menciones en las que se pueda hacer clic y que notifiquen a los usuarios.
   • Importante: Solo se notificará a un usuario si ya es miembro del espacio seleccionado. Si una persona no es miembro del espacio, su correo electrónico se convertirá en un chip, pero no se le notificará ni se la agregará al espacio.

Responder un mensaje

Envía una respuesta automática a un mensaje o un hilo en Google Chat.

Importante: Si este paso involucra a personas ajenas a tu organización, deberás aprobar su ejecución por motivos de seguridad.

Ejemplo: Cuando alguien publica una pregunta en un espacio de proyecto, usa Gemini para generar una respuesta a partir de tu documentación y responder automáticamente.

Configuración:

1. Mensaje al que responder: Selecciona el mensaje específico al que quieres responder. Para seleccionar una variable de mensaje de tu activador o de un paso anterior, haz clic en + Variables.
2. Mensaje: Escribe el contenido de tu respuesta. Para insertar contenido dinámico de pasos anteriores, como texto generado por IA o detalles del remitente, usa + Variables.
   • Sugerencia: Para mejorar el estilo del texto, las listas y los bloques de código, usa “Markdown”.
3. Modo de respuesta:
   • Responder en un hilo: Publica la respuesta directamente en la conversación existente.
   • Citar en la respuesta: Cita el mensaje original como parte de tu respuesta.
4. Notificar a los miembros del espacio cuyas direcciones de correo electrónico están en el mensaje (opcional): Marca esta casilla si corresponde.

Crea un documento

Crea automáticamente un documento nuevo.

Ejemplo: Al comienzo de cada semana, crea un documento nuevo a partir de una plantilla para las notas de la reunión semanal del equipo.

Configuración:

• Nombre del documento nuevo: Especifica el nombre del documento nuevo o usa + Variables para asignar un nombre basado en otro paso.
• Contenido que se agregará (opcional): Agrega texto o contenido inicial al documento.
• Ubicación del documento nuevo: Elige la carpeta de Google Drive en la que guardarás el documento.

Agrega a un documento

Agrega texto o contenido nuevo al principio o al final de un documento de Google.

Ejemplo: Para mantener un registro de los tickets de asistencia diarios, agrega automáticamente un resumen de cada ticket nuevo al final de un documento “Tickets diarios”.

Configuración:

• Documento que se debe actualizar: Haz clic en + Documento para seleccionar un archivo de Drive, o selecciona un ID de documento o un vínculo a un documento de un paso anterior.
• Dónde agregar contenido nuevo: Selecciona si quieres agregar el contenido “Antes de todo el contenido existente” o “Después del contenido existente”.
• Contenido para agregar: Ingresa el texto. Para insertar información dinámica desde tu activador, usa + Variables.

Agrega archivos adjuntos de correos electrónicos a Drive

Importante: Los vínculos de Drive, como las notas de Gemini, no se consideran archivos adjuntos y no se moverán a Drive.

Guarda automáticamente los archivos adjuntos de un correo electrónico en una carpeta específica de Google Drive.

Ejemplo: Cuando recibas un correo electrónico con un archivo PDF adjunto de tu equipo de contabilidad, guarda automáticamente el archivo en tu carpeta “Recibos” en Drive.

Configuración:

• Ubicación de los archivos adjuntos de correo electrónico: Selecciona una ubicación de Drive o una variable de ID o de vínculo de un paso anterior.
• Archivos adjuntos de Gmail: Haz clic en + Variables. Luego, selecciona Lista completa - Archivos adjuntos en correos electrónicos.

Crea una carpeta

Crea automáticamente una carpeta nueva en Google Drive.

Ejemplo: Cuando se genere un proyecto nuevo en tu herramienta de administración de proyectos, crea automáticamente una carpeta nueva para él en Google Drive.

Configuración:

• Nombre de la carpeta: Especifica el nombre de la carpeta nueva o haz clic en + Variables para asignarle un nombre con información de un paso anterior. Si hay una carpeta con el mismo nombre en la ubicación seleccionada, se usará la carpeta existente.
• Ubicación de la nueva carpeta: Elige la ubicación de la nueva carpeta en tu unidad de Drive.

Copiar un archivo o una carpeta

Crea automáticamente una copia de un archivo o una carpeta en Google Drive. Puedes cambiarle el nombre y guardarla en un destino nuevo.

• Por motivos de seguridad, este paso requiere tu aprobación si la ejecución incluye a personas ajenas a tu organización.
• Las carpetas que se copiarán pueden contener hasta 50 elementos y 3 niveles de carpetas anidadas.

Ejemplo: Cuando se inicie un flujo de incorporación de un cliente nuevo, crea automáticamente una copia de la carpeta de plantillas de proyectos estándar y colócala en la carpeta de Google Drive dedicada al cliente.

Configuración:

1. Qué copiar: Selecciona si quieres copiar un Archivo o una Carpeta.
2. Seleccionar archivo para copiar o Seleccionar carpeta para copiar: Para seleccionar el archivo o la carpeta específicos que quieres copiar, haz clic en Drive.
3. Carpeta de destino: Para seleccionar la carpeta de Google Drive en la que se guardará la copia, haz clic en Drive.
4. Cambia el nombre de un archivo o una carpeta de Drive (opcional): Ingresa un nombre personalizado para la copia. Para insertar texto dinámico, escribe @ o haz clic en + Variables. Si dejas este campo vacío, se agregará automáticamente "Copia de" antes del nombre original.

Mover archivos o carpetas

Mueve automáticamente un archivo o una carpeta a un destino nuevo en Google Drive.

Importante: Si este paso involucra a personas ajenas a tu organización, deberás aprobar su ejecución por motivos de seguridad.

Ejemplo: Cuando el estado de un proyecto se marque como “Completado” en tu herramienta de seguimiento, mueve automáticamente la carpeta del proyecto de la carpeta actual a la carpeta “Proyectos archivados” en Google Drive.

Configuración:

1. Qué se moverá: Especifica el archivo o la carpeta que quieres mover. Para seleccionar una variable de ID o de vínculo de un activador o paso anterior, haz clic en + Variables.
2. Ubicación a la que se moverá: Selecciona la carpeta de destino en Google Drive:
   • Para explorar y seleccionar una carpeta, haz clic en Drive.
   • Para seleccionar una variable de ID o de vínculo de un paso anterior, haz clic en + Variables.

Redactar un correo electrónico

[STEP]

Redacta automáticamente un borrador de respuesta por correo electrónico para que lo revises y envíes más tarde.

Ejemplo: Cuando los clientes te hagan las mismas preguntas de rutina, redacta automáticamente respuestas con documentos existentes para revisarlas y enviarlas más tarde.

Mensaje: Escribe el borrador de la respuesta. Para incluir contenido del correo electrónico original, usa la opción + Variables.

Agregar o quitar etiquetas

[STEP]

Para mantener organizada tu carpeta Recibidos, agrega o quita automáticamente etiquetas de los correos electrónicos en Gmail.

Ejemplo: Aplica automáticamente la etiqueta de "Elemento de acción" a mensajes entrantes específicos en lugar de organizarlos de forma manual.

• Etiquetas: Selecciona una o más etiquetas para agregar o quitar del correo electrónico.
• Etiquetas potenciadas por IA (opcional): Usa este botón de activación para que Gemini aplique las etiquetas seleccionadas solo si el contenido del mensaje coincide con la descripción de la etiqueta.

Nota: Solo aparecerán 50 etiquetas.

Marcar como leído o no leído

[STEP]

Cambia el estado de lectura de un correo electrónico.

Ejemplo: Si un correo electrónico es de un remitente específico y tiene un archivo adjunto, guárdalo en una carpeta privada de Drive y, luego, marca automáticamente el correo electrónico como leído.

Este paso se aplica automáticamente al correo electrónico de tu activador.

Destacar o dejar de destacar un correo electrónico

[STEP]

Agrega o quita una estrella de un correo electrónico.

Ejemplo: Si recibes un correo electrónico con la palabra "urgente" en el asunto, márcalo automáticamente como destacado.

Este paso se aplica automáticamente al correo electrónico desde tu activador.

Archivar correo electrónico

[STEP]

Traslada un correo electrónico de tu carpeta Recibidos a tu archivo.

Ejemplo: Después de que un flujo guarde un archivo adjunto con una factura en Google Drive, usa este paso para archivar el correo electrónico original y mantener tu carpeta Recibidos organizada.

Correo electrónico para archivar: Le indica al flujo qué correo electrónico archivar. Ya debería contener la variable ID de correo electrónico de tu activador. Si el campo está vacío, usa + Variables y selecciona el correo electrónico que quieras archivar.

Notificarme por correo electrónico

[STEP]

Envía un correo electrónico directo a tu cuenta de Gmail.

Ejemplo: Cuando un flujo determine que un mensaje de chat nuevo es importante, usa este paso para enviarte los detalles por correo electrónico y evitar que lo pases por alto.

• Asunto: Establece el asunto del correo electrónico.
• Mensaje: Escribe el cuerpo del correo electrónico. Usa + Variables para insertar contenido dinámico de pasos anteriores, como el nombre del remitente o el texto del mensaje.

Envía un correo electrónico

Redacta y envía automáticamente un correo electrónico nuevo desde tu cuenta de Gmail.

Ejemplo: Cuando un usuario nuevo envíe un formulario de “contacto”, envíale automáticamente un correo electrónico de confirmación desde tu dirección.

Configuración:

• Para/Cc/Cco: Especifica los destinatarios del correo electrónico.
• Asunto: Establece el asunto del correo electrónico.
• Mensaje: Escribe el correo electrónico. Para insertar información personalizada, como el nombre de quien envía el formulario, usa + Variables.

Enviar una respuesta

Envía automáticamente una respuesta a un hilo de correos electrónicos existente en Gmail.

Importante: Si este paso involucra a personas ajenas a tu organización, deberás aprobar su ejecución por motivos de seguridad.

Ejemplo: Cuando recibas un correo electrónico de consulta de un cliente, usa Gemini para resumir el problema y enviar automáticamente una respuesta para confirmar la recepción y proporcionar recursos útiles.

Configuración:

1. Correo electrónico al que responder: Selecciona el correo electrónico al que quieres responder. Para seleccionar la variable de correo electrónico de tu activador o de un paso anterior, haz clic en + Variables.
2. Mensaje: Escribe el cuerpo de tu respuesta. Para insertar detalles dinámicos, como el nombre del remitente o el contenido generado en pasos anteriores, escribe @ o haz clic en + Variables.
3. Opciones de respuestas:
   • Responder al remitente: Envía la respuesta solo al remitente original.
   • Responder a todos: Envía la respuesta a todos los participantes del hilo de correos electrónicos.
4. Opcional: Para agregar direcciones de correo electrónico dinámicas, haz clic en + Variables.
   • Cc: Agrega destinatarios adicionales para que reciban una copia de la respuesta.
   • Cco: Agrega destinatarios de copia oculta a la respuesta.

Preguntarle a Gemini Notebook

[STEP]

Envía una instrucción a un cuaderno específico para generar resúmenes, obtener información valiosa o responder preguntas basadas en las fuentes de ese cuaderno.

Ejemplo: Cuando un usuario formule una pregunta técnica, redacta un correo electrónico de asistencia al cliente basado en la información verificada de tu cuaderno "Manual del producto y preguntas frecuentes".

• Cuaderno: Selecciona el cuaderno específico que quieras consultar.
• Ingresa una instrucción: Escribe las instrucciones o la pregunta que quieres que responda Gemini Notebook. Para incluir contenido en el análisis, haz clic en + Variables.

Nota: Las fuentes que subas y selecciones para el cuaderno determinarán todas las respuestas. En este paso, se proporcionan respuestas del texto, pero no se admiten citas.

Agrega una fuente a Gemini Notebook

Agrega contenido automáticamente como una fuente nueva a un cuaderno específico. De esta forma, se actualizará tu cuaderno con información nueva sobre la que podrás hacer preguntas más adelante.

Ejemplo: Cuando se suba un informe nuevo a una carpeta de Google Drive, extrae el texto y agrégalo como una fuente nueva a tu cuaderno "Investigación de mercado semanal".

Configuración:

• Cuaderno: En la lista desplegable, selecciona el cuaderno específico que quieras actualizar.
• Tipo de entrada: Selecciona el formato de la información que agregues. Entre las opciones, se incluyen las siguientes:
  • Contenido copiado
  • Vínculo de Drive
  • Web
  • Vínculo de YouTube
• Contenido copiado o URL de la fuente: Puedes agregar el texto que quieras según la entrada que desees seleccionar. Para insertar contenido dinámico, haz clic en + Variables. Esto incluye el texto extraído de un archivo .pdf o el cuerpo de un correo electrónico.

Nota: La fuente se agrega rápidamente, pero la indexación del contenido para el cuaderno tarda unos minutos.

Agrega una fila

Agrega una fila de datos a una hoja de cálculo de Google específica.

Ejemplo: Cuando se envíe una respuesta nueva en un formulario de Google, agrega la información del remitente como una fila nueva en una hoja de seguimiento de leads.

Configuración:

• Seleccionar una hoja de cálculo: Elige la hoja y pestaña específicas de una hoja de cálculo de Google a las que quieres agregar una fila.
• Agregar una fila: Selecciona si quieres agregar el contenido “Antes de todo el contenido existente” o “Después del contenido existente”.

Actualiza filas

Busca y actualiza una o más filas en una hoja de cálculo de Google que coincidan con ciertos criterios.

Ejemplo: En una hoja de seguimiento de proyectos, cuando se complete una tarea, busca la fila con el nombre de esa tarea y actualiza la columna “Estado” a “Completada”.

Configuración:

• Selecciona una hoja de cálculo: Elige la hoja de cálculo de Google y la pestaña en la que quieras actualizar las filas. Para obtener los mejores resultados, asegúrate de que tu hoja tenga una fila de encabezado con nombres únicos para cada columna.
• Condiciones: Establece una o más condiciones para identificar qué filas se deben actualizar.
• Actualiza los valores: Especifica los valores nuevos para las columnas que quieras cambiar.

Borra filas

Borra el contenido de todas las filas que coincidan con una condición específica.

Ejemplo: En una hoja de “Tareas diarias”, borra automáticamente todas las filas en las que el “Estado” sea “Completado” al final de cada día.

Configuración:

• Seleccionar una hoja de cálculo: Elige la hoja de cálculo de Google y la pestaña específicas en las que quieras borrar filas.
• Condiciones: Establece los criterios para identificar qué filas borrar.

Obtener el contenido de la hoja

[STEP]

Recupera datos de una hoja de cálculo de Google para usarlos en un paso posterior de tu flujo.

Ejemplo: Obtén una lista de los nombres de tus próximos proyectos desde una hoja privada para usarla en un paso de "Crear una carpeta" y estructurar automáticamente tu unidad de Google Drive personal.

• Selecciona una hoja: Elige la hoja de cálculo de Google y la pestaña específicas de las que quieras obtener datos.
• Filas y columnas: Especifica el rango de datos que quieras recuperar.

Crear tarea

[STEP]

Crea una tarea nueva en Google Tasks. Las tareas nuevas se agregan automáticamente a tu lista de tareas principal en Google Tasks.

Ejemplo: Si destacas un correo electrónico importante en Gmail, crea automáticamente una tarea para recordarte que hagas un seguimiento.

• Título de la tarea: Establece el nombre de la tarea.
• Detalles de la tarea: Agrega notas o información relevantes sobre la tarea.
• Fecha: De manera opcional, establece una fecha límite para la tarea.

Integración con Asana (alfa)

[STEP]

Crea proyectos, secciones, tareas y subtareas en Asana.

Ejemplo: Cuando etiquetes un correo electrónico en Gmail como "Solicitud de función", crea automáticamente una tarea nueva en tu proyecto privado "Pendientes" en Asana.

• Selecciona el paso específico, como "Crear tarea" o "Crear proyecto".
• Configura los campos obligatorios, como el proyecto de Asana, el nombre de la tarea y la descripción.

Integración con Confluence (alfa)

[STEP]

Crea páginas en Confluence.

Ejemplo: Usa un flujo para resumir documentos clave y crear una página de notas personales en Confluence al final de un proyecto.

• Espacio: Selecciona el espacio de Confluence.
• Título: Ingresa el título de la página nueva.
• Contenido: Agrega el contenido de la página con variables de los pasos anteriores.

Integración con Jira (alfa)

[STEP]

Crea problemas y comentarios de problemas en Jira.

Ejemplo: Cuando recibas un correo electrónico que contenga un "informe de errores", crea automáticamente un problema nuevo en tu tablero personal de Jira.

• Proyecto de Jira: Selecciona el proyecto en el que se creará el problema.
• Tipo de problema: Elige el tipo de problema, como "Error" o "Tarea".
• Resumen y descripción: Proporciona los detalles del problema de Jira.

Integración con Mailchimp (alfa)

[STEP]

Administra suscriptores y campañas en Mailchimp.

Ejemplo: Cuando se agregue un contacto nuevo a tu hoja de cálculo de Google privada, asígnalo automáticamente como suscriptor nuevo a tu público de Mailchimp.

• Público: Selecciona tu lista de público de Mailchimp.
• Detalles del suscriptor: Proporciona la información requerida, como la dirección de correo electrónico.

Integración con Slack (alfa)

[STEP]

Realiza los pasos en tu espacio de trabajo de Slack.

Ejemplo: Cuando se agregue un archivo nuevo a una carpeta de Google Drive, envíate un mensaje directo a ti en Slack.

• Canal o usuario: Selecciona el canal o usuario específico al que quieres enviarle un mensaje.
• Mensaje: Escribe el contenido del mensaje que quieres enviar.

Pasos personalizados

Descubre cómo crear y usar pasos personalizados en flujos.