[Contas de trabalho] Guia de acionadores e etapas no Workspace Studio

Iniciar manualmente

O fluxo começa quando é acionado por você ou pelos recursos. Para configurar, escolha quais dados inserir na solicitação para ele iniciar. Esses dados se transformam em variáveis que podem ser usadas depois nas etapas do fluxo.

Configuração:

1. Defina até 10 campos de entrada.
2. Digite um nome para cada campo como um rótulo.

Opcional:

Se quiser, defina um valor padrão que o fluxo vai usar se você não definir outro na execução.

Exemplo: é possível criar um fluxo para gerar uma apresentação sobre um produto para um cliente específico. Inicie o fluxo e digite o nome do cliente. Uma apresentação vai ser gerada e salva no Google Drive.

Se você criar o fluxo de uma apresentação como no exemplo acima, poderá configurar as entradas assim:

• Nome dos dados: cliente-alvo, Valor padrão: deixe em branco
• Nome dos dados: produto a ser vendido, Valor padrão: assinatura premium do Cloud

Dica: os campos de entrada personalizados são gerados como variáveis. Inclua-os nas etapas seguintes para que o fluxo use os dados inseridos. Por exemplo, se você adicionar a ação "Peça ao Gemini", insira o ícone de variável [cliente-alvo] no comando para especificar o público-alvo da apresentação.

Para executar esse fluxo depois que ele for ativado, basta acioná-lo:

No Workspace Studio

1. Abra o fluxo manual.
2. Na parte de baixo, clique em Executar .
3. Digite os valores padrão.
4. Clique em Iniciar .

Dica: não deixe campos em branco.

Em outros apps do Workspace

1. Abra o painel lateral do Gemini em apps como o Gmail, Docs, Slides ou Drive.
2. Digite o caractere @ seguido pelo nome do fluxo.
3. Adicione os valores de dados diretamente no comando.
4. Pressione Enter.

Com base em uma programação

[STARTER]

O fluxo começa em uma data e hora específicas.

Exemplo: receba diariamente um resumo gerado por IA dos seus e-mails não lidos, enviado como uma mensagem direta no Google Chat todas as manhãs, às 8h.

1. Defina uma data e hora de início.
2. Escolha uma frequência, como "Diária" ou "Semanal".

Opcional: configure seu fuso horário.

Quando alguém entra em um espaço

O fluxo começa quando um novo usuário entra em um espaço do Chat em que você está.

Exemplo: quando uma pessoa nova entrar no espaço "Equipe do projeto", crie automaticamente um e-mail de boas-vindas com os documentos usados para a integração.

Configuração:

Insira um ou mais nomes de espaços específicos. Para monitorar todos os espaços, deixe o campo "Espaços" em branco.

Quando eu receber um e-mail

[STARTER]

O fluxo começa quando uma nova mensagem é recebida no Gmail. Ele pode ser iniciado para alguns e-mails específicos ou para todos.

Exemplo: se você receber um e-mail de um cliente importante com um anexo, adicione automaticamente o anexo a uma pasta privada do Google Drive e crie uma resposta de confirmação.

Importante: por padrão, esse acionador ignora os eventos criados por outros fluxos. Isso evita que fluxos se repitam de forma automática depois que um e-mail é enviado. Se precisar que um fluxo comece quando um e-mail for enviado por outro fluxo, marque a caixa ao lado de "Incluir mensagens enviadas por fluxos".

Para começar fluxos só com e-mails específicos, defina estas condições:

• De/Para: use o campo "Para" e limite quais e-mails iniciam fluxos.
• Tem/Não tem as palavras: seu acionador pode ser refinado com palavras ou frases padrão. Não é possível filtrar com base em marcadores, como label:finance, nem datas.
• Assunto inclui
• Com anexo
• Filtrar por tamanho do e-mail
• Marcador do e-mail

Dica: apenas os marcadores padrão do Gmail estão disponíveis. Os personalizados não podem ser usados.

Quando eu receber uma mensagem de chat

[STARTER]

O fluxo começa quando uma mensagem é postada em um espaço do Chat do Google por pessoas específicas ou por tipo de conversa.

Exemplo: se uma mensagem do Chat tiver a palavra "urgente", crie de maneira automática uma nova tarefa com prioridade alta na sua lista do Google Tarefas.

• Escolha quais espaços e/ou remetentes você quer monitorar.
• Palavras específicas podem ser usadas como filtros nas mensagens. Também é possível filtrar mensagens que "Corresponder exatamente ao texto" ou "Corresponder texto com expressões regulares".
• Dica: para criar filtros avançados de texto, use expressões regulares ou "Regex".

Exemplos de regex:

• Para corresponder a mensagens que começam com "Urgente": ^Urgente
• Para corresponder a mensagens que terminam com "Aprovado": Aprovado$
• Para corresponder a mensagens que contêm a palavra "Erro": `Erro
• Correspondência exata (a mensagem toda é só "Sim"): ^Sim$

Quando mencionarem meu nome

[STARTER]

O fluxo começa quando mencionam você com um "@" no Google Chat.

Exemplo: quando você receber uma @menção em um espaço, crie automaticamente uma nova tarefa na sua lista do Google Tarefas para não perder o pedido.

• Especifique os espaços que devem ser monitorados em busca de menções: para fazer isso em todos os espaços de que você participa, deixe esta seção em branco.
• Pessoas que mencionam você: para que o fluxo seja executado só quando uma pessoa específica mencionar você, adicione aqui o nome ou o endereço de e-mail dela.

Quando uma reação com emoji for adicionada

[STARTER]

O fluxo começa quando alguém reage a uma mensagem com um emoji específico no Google Chat.

Exemplo: quando alguém usa um emoji 👍 para reagir a um pedido de aprovação, salve automaticamente o nome da pessoa e a data como uma nova linha em uma planilha particular.

1. Defina um ou mais emojis de reação para monitorar.
2. Opcional: limite o acionador para espaços ou usuários específicos.

Quando uma planilha muda

[STARTER]

O fluxo começa quando um valor em uma coluna ou linha específica de uma planilha do Google é atualizado. Dica: esse é um acionador excelente para rastrear dados. Em configurações mais complexas, é possível definir colunas e linhas específicas para monitorar e detectar mudanças.

Exemplo: na sua planilha de monitoramento de projetos, quando a coluna "Status" é alterada para "Concluído", a linha é apagada automaticamente para manter o documento limpo.

1. Selecione a planilha e a guia que você quer acompanhar.
2. Opcional: defina condições para monitorar mudanças em colunas ou linhas específicas.

Dica: para ter os melhores resultados possíveis, use linhas de cabeçalho com nomes exclusivos para cada coluna.

Quando um item é adicionado a uma pasta

[STARTER]

O fluxo começa quando um novo arquivo ou subpasta é adicionado a uma pasta específica no Google Drive.

Exemplo: quando o PDF de um novo contrato for adicionado à pasta "Contratos assinados", crie automaticamente uma tarefa para você revisar o arquivo.

Selecione a pasta que você quer monitorar.

Quando um arquivo é editado

[STARTER]

O fluxo começa quando o conteúdo de um arquivo específico é modificado. Ele não é iniciado quando um arquivo é renomeado, movido ou recebe um novo comentário.

Exemplo: quando seu "Plano de projeto" colaborativo for atualizado, registre automaticamente um resumo das edições na sua planilha de controle.

Selecione o arquivo que você quer monitorar.

Quando um item em uma pasta é editado

[STARTER]

O fluxo começa quando uma mudança é feita em um arquivo da pasta selecionada. Isso não inclui arquivos localizados em subpastas.

Exemplo: quando alguém edita um documento na pasta "Recursos compartilhados", um lembrete é criado automaticamente no Google Tarefas para revisar as mudanças.

Selecione a pasta que contém os arquivos que você quer monitorar.

Com base em uma reunião

[STARTER]

O fluxo começa em um horário definido antes ou depois de um evento do Google Agenda.

Exemplo: quinze minutos antes de cada reunião, receba uma notificação pessoal no Google Chat com um link para o documento da pauta.

1. No menu suspenso, escolha uma reunião específica ou todas as reuniões.
2. Configure um ajuste de tempo em minutos ou horas.
3. Defina se o fluxo deve ser executado antes da reunião ou depois da reunião.

Quando receber uma resposta de formulário

[STARTER]

O fluxo começa quando uma nova resposta é enviada em um formulário do Google.

Exemplo: quando um usuário envia um formulário de suporte, use o recurso Peça ao Gemini para criar automaticamente uma resposta por e-mail à pergunta específica dele, que você pode revisar e enviar.

É possível usar formulários anônimos e não anônimos.

1. Selecione o formulário que você quer monitorar.
2. Opcional: marque a caixa para executar o fluxo quando uma resposta for editada.

Quando as informações da reunião estiverem prontas

[STARTER]

O fluxo começa quando a transcrição da reunião ou as anotações do Gemini estão prontas.

Exemplo: quando a transcrição de uma reunião estiver pronta, resuma o texto com o Gemini, crie tarefas com base nas ações necessárias e crie automaticamente um e-mail de acompanhamento para os participantes.

1. Selecione uma opção para iniciar o fluxo:
   • Transcrição
   • Anotações do Gemini
2. Em "Reuniões", selecione uma opção:
   • Todas as reuniões
   • Reuniões que você organizou
   • Reuniões específicas: comece a digitar o nome de uma reunião na agenda e selecione a opção quando ela aparecer. É possível adicionar várias reuniões. O fluxo é executado a cada repetição de uma reunião recorrente.

Peça ao Gemini

[STEP]

Usar um comando personalizado para que o Gemini gere textos, receba respostas ou transforme informações das etapas anteriores do fluxo.

Exemplo: quando um e-mail fizer uma pergunta complexa, use o recurso Peça ao Gemini e um documento interno para criar automaticamente uma resposta por e-mail que você pode revisar antes de enviar.

1. Insira um comando: escreva as instruções que o Gemini deve seguir. Para incluir informações de uma etapa anterior, como o assunto ou o remetente de um e-mail, clique em "+ Variáveis".
2. Fontes que o Gemini pode usar: defina onde o Gemini deve buscar informações. Você pode escolher entre "Todas as fontes" (Pesquisa na web ou Workspace) ou "Fontes específicas".
3. Formato da resposta: escolha "Texto" ou "Lista" para selecionar como a resposta do Gemini vai aparecer. Se você selecionar "Lista", poderá usar cada item em uma etapa que pode ser repetida para todos.

Pedir a um Gem

[STEP]

Usar agentes de IA especializados para tarefas específicas, como criar ideias ou rascunhos.

Exemplo: use um Gem dedicado para discutir ideias e registrar automaticamente os documentos novos da equipe nas suas anotações pessoais.

1. Selecione um Gem: aproveite uma lista de Gems predefinidos, como "Criação de ideias" ou "Criação de textos" ou personalize um clicando em "Criar ou editar Gems".
2. Insira um comando: dê instruções específicas para o Gem selecionado. Para adicionar contexto com base em etapas anteriores, clique em "+ Variáveis".
3. Fontes que o Gemini pode usar: defina onde o Gemini deve buscar informações (todas as fontes ou fontes específicas).

Decidir

[STEP]

Usar o Gemini para analisar conteúdo e tomar decisões simples de verdadeiro ou falso. Essa decisão pode ser usada para controlar o fluxo com uma etapa "Verificar se".

Exemplo: analise os e-mails recebidos para decidir se eles contêm ações necessárias. Se houver, use uma etapa posterior para adicionar automaticamente um marcador "Ação necessária" no Gmail.

Insira um comando: escreva a pergunta que você quer que o Gemini responda com uma decisão de verdadeiro ou falso. Decisões predefinidas, como "é urgente" ou "precisa de resposta", estão disponíveis para você usar.

Extrair

[STEP]

Pedir para o Gemini encontrar e extrair informações específicas de conteúdos como e-mails ou documentos.

Exemplo: quando uma fatura for enviada, extraia automaticamente o "Número do pedido" e o "Custo total" e anexe-os diretamente à sua planilha de controle particular.

• Análise de conteúdo: use "+ Variáveis" para definir o conteúdo de uma etapa anterior que você queira analisar com o Gemini.
• O que extrair: você pode usar itens predefinidos ou criar seus próprios termos e descrições para orientar as buscas do Gemini.

Resumir e-mails não lidos

[STEP]

Receber um resumo gerado com IA dos seus e-mails importantes que ainda não foram lidos. Esse resumo poderá ser compartilhado com quem você quiser em uma etapa posterior.

Exemplo: receba um resumo diário consolidado dos e-mails não lidos enviados por pessoas importantes e receba uma notificação no chat para se atualizar rapidamente.

Período do resumo: selecione o intervalo que será consolidado, como "Hoje (0h)", "Ontem", "Últimos 7 dias" ou "Últimos 30 dias".

Resumir

[STEP]

Usar o Gemini para gerar resumos compartilháveis do conteúdo de um documento, reunião, e-mail ou outras fontes.

Exemplo: resuma automaticamente as newsletters semanais que chegam à sua caixa de entrada e salve esses resumos em um documento particular do Google para ler no seu próprio ritmo.

Importante: essa etapa resume o conteúdo enviado por você, como o corpo de um e-mail ou o texto de um documento. Ela não é capaz de resumir de forma independente todas as mensagens não lidas em um espaço do Chat.

O que resumir: escolha a origem do conteúdo que você quer que o Gemini resuma. Você tem 2 opções principais:

• Usar dados do seu fluxo: para selecionar conteúdo originado do seu acionador ou de uma etapa anterior, clique em "+ Variáveis".
• Selecionar um arquivo específico: escolha um item, como um documento do Google, diretamente no menu suspenso.

Criar com o Gemini (Beta)

Peça para o Gemini criar um documento no Google Docs ou uma apresentação no Google Slides com base nas suas instruções.

Exemplo: transforme uma planilha semanal de status do projeto em uma apresentação sofisticada para a diretoria da empresa.

Configuração:

1. Clique em Crie com o Gemini.
2. Em "Tipo de conteúdo", escolha Documento ou Apresentação.
   1. Insira um comando: use linguagem natural para informar o tipo de documento ou apresentação que você quer criar no fluxo. Por exemplo, "Crie uma apresentação resumindo as decisões da reunião". Opcional: vincule um documento ou uma apresentação ao comando para usar como modelo e deixar o resultado com as cores e fontes da sua empresa.
   2. Fontes que o Gemini pode usar: defina onde o Gemini vai buscar as informações. Você tem as seguintes opções:
      • Todas as fontes e marque uma das opções ou ambas:
        • Pesquisa na web para o Gemini procurar na web.
        • Conteúdo do Workspace a que você tem acesso
      • Fontes específicas e selecione os arquivos na pasta do Drive.
3. Destino da saída: o resultado será gerado automaticamente como um documento ou uma apresentação no Drive e vai ficar na pasta "Meu Drive".

Dica: para receber uma notificação de chat quando o documento estiver pronto:

1. Adicione uma etapa "Me notificar pelo Chat".
2. Clique em + Variáveis.
3. Selecione Crie com o Gemini.
4. Clique em Link para um conteúdo do Gemini.

Deep Research (Alfa)

Realize análises completas de várias fontes e gere relatórios diretamente em uma execução de fluxo usando o Gemini.

O Deep Research segue um fluxo de trabalho com agentes, ou seja, enquanto você se concentra em outras tarefas, ele cria um plano de pesquisa, busca dados atuais e entrega um documento do Google pronto para produção em segundo plano.

Exemplo: use o Deep Research do Gemini em um lead de entrada. Saiba o que o público pensa sobre a empresa.

Configuração:

1. Adicione uma etapa do Deep Research.
   1. Insira um comando: para definir o tema da pesquisa, use variáveis ou texto. Por exemplo, "Pesquise a empresa mencionada neste e-mail recebido".
   2. Selecione as fontes que o Gemini pode usar: as duas opções estão ativadas por padrão:
      • Pesquisa na web para permitir que o Gemini faça isso
      • Conteúdo do Workspace a que você tem acesso
2. Destino da saída: o resultado será gerado automaticamente como um novo documento do Google no Drive e poderá ser encontrado em "Meu Drive". Você também vai receber uma notificação por e-mail quando o documento estiver pronto.

Dica: para receber uma notificação por chat quando o documento estiver pronto:

1. Adicione uma etapa "Me notificar pelo Chat".
2. Clique em + Variáveis.
3. Selecione Deep Research.
4. Clique em Link para o relatório do Deep Research.

Confirmar se

[STEP]

Só prosseguir com o fluxo se condições específicas forem atendidas. Assim, é possível incluir lógica condicional no seu fluxo.

Exemplo: quando o assunto de um e-mail contém a palavra "Fatura", adicione o anexo a uma pasta privada nomeada "Finanças" no Google Drive.

Defina a condição, crie uma regra:

1. Escolha uma variável de uma etapa anterior.
2. Selecione um operador, como "contém" ou "começa com".
3. Informe o texto ou valor que será verificado. Use "E" ou "OU" para adicionar várias condições.

Filtrar uma lista

[STEP]

Processar apenas alguns itens de uma lista gerada em uma etapa anterior.

Exemplo: se um e-mail tiver vários anexos, filtre automaticamente a lista para salvar apenas os arquivos com ".pdf".

Aplicar filtro a: para selecionar a lista de uma etapa anterior que você quer filtrar, use "+ Variáveis".

Repetir em todos

[STEP]

Permite que um fluxo processe listas de itens individualmente.

Exemplo de processamento em massa: escreva um e-mail personalizado para cada pessoa listada em uma planilha.

1. Adicione uma etapa "Repetir em todos".
2. Identificar uma lista de itens. Selecione uma variável de lista da etapa acionadora ou da anterior.
3. Adicione subetapas dentro do bloco de repetição. Escolha uma variável no menu "Repetir em todos" para definir em quais itens da lista sua ação será aplicada.

Dica: antes de adicionar uma etapa "Repetir em todos", adicione uma etapa "Peça ao Gemini" para criar uma lista de itens. Selecione "Lista" como formato da resposta.

Tempo de bloqueio

[STEP]

Criar uma reunião no Google Agenda.

Exemplo: sempre que alguém da sua equipe enviar um Documento de Requisitos do Produto por e-mail, reserve um horário no seu Google Agenda para revisá-lo.

• Título: digite um nome para o evento.
• Data de início: selecione a data em que o evento começa.
• Horário de início: selecione a hora em que o evento começa.
• Duração: selecione a duração do evento. As opções variam de 15 minutos a 4 horas, com períodos de 15 minutos.
• Repetir: selecione a frequência do evento (Não se repete, Diariamente, Semanalmente, Mensalmente, Anualmente).
• Descrição do evento: digite os detalhes do evento.
• Fuso horário: selecione o fuso horário do evento.

Criar uma reunião

Crie um evento no Google Agenda.

Exemplo: quando um novo lead se inscreve em um formulário, uma reunião de 30 minutos é criada automaticamente na sua agenda.

Configuração:

• Título, data, hora: defina os detalhes do evento.
• Convidados: adicione os endereços de e-mail dos participantes da reunião.
• Descrição: inclua informações relevantes, como a pauta ou o link da videoconferência. Para inserir informações personalizadas, como o nome do remetente do formulário, use + Variáveis.

Adicionar convidados a uma reunião

Adicione um ou mais convidados a um evento do Google Agenda.

Exemplo: se um participante da equipe for adicionado ao espaço de um projeto no Chat, ele será incluído automaticamente na próxima reunião semanal da equipe na agenda.

Configuração:

• Reunião: selecione a reunião a que você quer adicionar convidados ou escolha + Variáveis para usar uma de outra etapa.
• Convidados a serem adicionados: digite os endereços de e-mail dos novos participantes ou escolha + Variáveis para usar endereços de e-mail de outra etapa.

Me notificar pelo Chat

[STEP]

Enviar uma mensagem de notificação direta só para você no Google Chat. As mensagens são enviadas por um app do Chat com o nome do fluxo.

Exemplo: receba uma notificação pessoal sempre que chegar um e-mail de um cliente específico.

Mensagem: escreva a mensagem de notificação que você quer receber.

Dica: se você incluir uma variável como [Endereço de e-mail do remetente] na mensagem, ela vai aparecer como texto simples. Ela não será uma menção com "@" clicável nem vai notificar a pessoa.

Enviar uma mensagem

Envie uma mensagem direta para uma ou mais pessoas no Google Chat.

Exemplo: quando uma reunião é criada na sua agenda, uma mensagem direta é enviada aos participantes com um link para a pauta.

Configuração:

• Para: digite os nomes ou endereços de e-mail dos destinatários.
• Mensagem: escreva o conteúdo da mensagem. Para inserir informações personalizadas, como o nome da reunião, use + Variáveis.
  • Dica: o campo "Para" indica quem vai receber a notificação. Os e-mails adicionados no campo "Mensagem" não recebem a notificação.

Postar em um espaço

Poste automaticamente em um espaço específico do Google Chat.

Exemplo: quando um arquivo é adicionado à pasta "Projeto Alfa" no Google Drive, uma mensagem é postada no espaço "Equipe do Projeto Alfa" com um link para o arquivo.

Configuração:

1. Espaço: selecione o espaço do Google Chat onde você quer postar a mensagem.
2. Mensagem: escreva o texto que vai ser postado. Para inserir informações personalizadas, como o nome do novo arquivo, use + Variáveis.
3. Notificar os participantes do espaço com endereços de e-mail que estão na mensagem: marque essa caixa se quiser que os endereços na mensagem se tornem @menções clicáveis.
   • Importante: apenas quem já participa do espaço selecionado vai receber a notificação. Se uma pessoa não for participante do espaço, o e-mail dela vai se tornar um ícone, mas ela não vai receber notificações nem ser adicionada ao espaço.

Criar um documento

Crie um documento automaticamente.

Exemplo: toda segunda-feira, o sistema cria uma ata da reunião semanal com base em um modelo predefinido.

Configuração:

• Nome do novo documento: defina o nome do documento ou use + Variáveis para criar um nome com base em outra etapa.
• Conteúdo a ser adicionado (opcional): digite o texto ou conteúdo inicial no documento.
• Local do novo documento: escolha a pasta no Google Drive onde o documento vai ser salvo.

Adicionar a um documento

Acrescente texto ou conteúdo no início ou no fim de um documento do Google.

Exemplo: para registrar os tíquetes de suporte diários, um resumo de cada novo tíquete é incluído automaticamente no fim de um documento "Tíquetes diários".

Configuração:

• Documento a ser atualizado: clique em + Documento para selecionar um arquivo do Drive. Também é possível selecionar o ID de um documento ou um link de uma etapa já concluída.
• Onde adicionar o novo conteúdo: defina se você quer adicionar o texto "Antes de todo o conteúdo que já existe" ou "Depois do conteúdo".
• Conteúdo para adicionar: digite seu texto. Para incluir informações dinâmicas do acionador, use + Variáveis.

Adicionar anexos de e-mails ao Drive

Importante: os links do Drive, como as Anotações do Gemini, não são considerados anexos e não são movidos para o Drive.

Salve anexos de e-mail automaticamente em uma pasta específica do Google Drive.

Exemplo: quando você recebe um e-mail da sua equipe de contabilidade com um PDF anexo, o arquivo é salvo automaticamente na pasta "Recibos" no Drive.

Configuração:

• Local dos anexos de e-mail: selecione um local no Drive. Também é possível escolher uma variável de link ou um ID usados em uma etapa já concluída.
• Anexos do Gmail: clique em + Variáveis. Em seguida, selecione Lista completa - Anexos de e-mail.

Criar uma pasta

Crie uma pasta automaticamente no Google Drive.

Exemplo: sempre que um novo projeto é criado na ferramenta de gestão, uma pasta correspondente é gerada no Google Drive.

Configuração:

• Nome da pasta: defina o nome da nova pasta ou clique em + Variáveis para nomeá-la com base em informações de uma etapa concluída. Se já houver uma pasta com o mesmo nome no local selecionado, ela será usada.
• Local da nova pasta: escolha onde a pasta será criada no Drive.

Escrever o rascunho de um e-mail

[STEP]

Criar automaticamente um rascunho de resposta por e-mail para revisar e compartilhar depois.

Exemplo: quando os clientes fazem as mesmas perguntas com frequência, gere automaticamente rascunhos de respostas com base nos seus documentos existentes para revisar e enviar mais tarde.

Mensagem: escreva o rascunho da resposta. Para incluir conteúdo do e-mail original, use "+ Variáveis".

Adicionar ou remover marcadores

[STEP]

Acrescentar ou remover marcadores no Gmail automaticamente para manter a caixa de entrada organizada.

Exemplo: aplique automaticamente um marcador "Ação necessária" a mensagens recebidas específicas em vez de organizá-las manualmente.

• Marcador(es): selecione um ou mais marcadores para adicionar ou remover do e-mail.
• Marcadores com tecnologia de IA (opcional): ative essa opção para que o Gemini só aplique os marcadores selecionados se o conteúdo da mensagem corresponder à descrição do marcador.

Dica: só 50 marcadores são exibidos.

Marcar como lida ou não lida

[STEP]

Mudar o status de leitura de um e-mail.

Exemplo: se um e-mail for enviado por um remetente específico e tiver um anexo, salve o arquivo em uma pasta particular do Drive e marque a mensagem como lida automaticamente.

Essa etapa é aplicada automaticamente ao e-mail do acionador.

Adicionar ou remover estrela de um e-mail

[STEP]

Marcar ou desmarcar um e-mail com estrela.

Exemplo: se você receber um e-mail com a palavra "urgente" no assunto, ele será automaticamente marcado com estrela.

Essa etapa é aplicada automaticamente ao e-mail do acionador.

Arquivar um e-mail

[STEP]

Mover um e-mail da caixa de entrada para o arquivo.

Exemplo: depois que um fluxo salva um anexo de fatura no Google Drive, esta etapa é usada para arquivar o e-mail original e manter sua caixa de entrada limpa.

E-mail para arquivar: informa ao fluxo o e-mail que deve ser arquivado. Ele já deve conter a variável "Email ID" do seu acionador. Se o campo estiver vazio, use "+ Variáveis" e selecione o e-mail que você quer arquivar.

Me avisar por e-mail

[STEP]

Enviar um e-mail diretamente para você no Gmail.

Exemplo: quando um fluxo determinar que uma nova mensagem do Chat é importante, use esta etapa para enviar os detalhes para o seu e-mail e não perder nenhuma informação.

• Assunto: defina a linha de assunto do e-mail.
• Mensagem: escreva o corpo do e-mail. Use "+ Variáveis" para inserir conteúdo dinâmico de etapas anteriores, como o nome do remetente ou o texto da mensagem.

Enviar um e-mail

Escreva e envie um e-mail automaticamente da sua conta do Gmail.

Exemplo: quando um novo usuário preenche um formulário "Entre em contato", um e-mail de confirmação é enviado automaticamente para ele do seu endereço.

Configuração:

• Para/Cc/Cco: especifique os destinatários do e-mail.
• Assunto: defina a linha de assunto do e-mail.
• Mensagem: escreva o conteúdo. Para inserir informações personalizadas, como o nome do remetente do formulário, use + Variáveis.

Perguntar ao Gemini Notebook

[STEP]

Enviar um comando para um notebook específico para criar resumos, responder a perguntas ou gerar insights com base nas fontes do notebook.

Exemplo: quando um usuário fizer uma pergunta técnica, crie um e-mail de suporte com base nas informações verificadas no seu notebook "Manual do produto e Perguntas frequentes".

• Notebook: escolha o notebook específico que você quer consultar.
• Insira um comando: escreva as instruções ou a pergunta que você quer que o Gemini Notebook responda. Para incluir conteúdo a ser analisado, clique em "+ Variáveis".

Dica: as fontes que você envia e seleciona para o notebook definem todas as respostas. Esta etapa oferece respostas de texto, mas não aceita citações.

Adicionar uma fonte ao Gemini Notebook

Adicione conteúdo automaticamente como uma nova fonte a um notebook específico. Dessa forma, o notebook é atualizado com essas informações. Você pode fazer perguntas sobre elas depois.

Exemplo: quando um novo relatório for enviado para uma pasta do Google Drive, extraia o texto e adicione-o como uma fonte nova ao seu notebook "Pesquisa de mercado semanal".

Configuração:

• Notebook: na lista suspensa, selecione o notebook específico que você quer atualizar.
• Tipo de entrada: indique o formato das informações que vão ser adicionadas. As opções incluem:
  • Conteúdo copiado
  • Link do Drive
  • Web
  • Link do YouTube
• Conteúdo copiado ou URL da fonte: insira textos específicos que correspondam aos dados de entrada escolhidos. Para inserir conteúdo dinâmico, clique em "+ Variáveis". Dessa forma, é possível incluir textos extraídos de um arquivo .pdf ou do corpo de um e-mail.

Dica: a fonte é adicionada rapidamente, mas a indexação do conteúdo do notebook leva alguns minutos.

Adicionar uma linha

Adicione uma linha de dados a uma planilha do Google.

Exemplo: quando uma resposta de um formulário do Google é enviada, as informações do remetente são adicionadas automaticamente como uma nova linha em uma planilha de controle de leads.

Configuração:

• Selecione uma planilha: escolha a planilha do Google e a guia onde você quer adicionar uma linha.
• Adicionar uma linha: defina se você quer adicioná-la "Antes de todo o conteúdo que já existe" ou "Depois do conteúdo".

Atualizar linhas

Encontre e atualize uma ou mais linhas que atendem a certos critérios em uma planilha do Google.

Exemplo: em uma planilha de controle de projetos, quando uma tarefa é concluída, encontre a linha com o nome dela e atualize a coluna "Status" como "Concluído".

Configuração:

• Selecione uma planilha: escolha a planilha do Google e a guia onde você quer atualizar as linhas. Para ter os melhores resultados, verifique se a planilha tem cabeçalhos com nomes exclusivos para cada coluna.
• Condições: defina uma ou mais condições para identificar as linhas que serão atualizadas.
• Atualizar valores: especifique os novos valores para as colunas que você quer mudar.

Limpar linhas

Exclua o conteúdo de todas as linhas que atendem a uma condição específica.

Exemplo: em uma planilha de tarefas diárias, limpe automaticamente todas as linhas que têm o "Status" "Concluído" no fim de cada dia.

Configuração:

• Selecione uma planilha: escolha a planilha do Google e a guia onde você quer limpar as linhas.
• Condições: defina os critérios para identificar as linhas que serão excluídas.

Acessar o conteúdo da planilha

[STEP]

Recuperar dados de uma planilha do Google para usar em uma etapa posterior do fluxo.

Exemplo: receba uma lista dos nomes dos seus próximos projetos em uma planilha particular para usar na etapa "Criar uma pasta" e estruturar automaticamente seu Google Drive pessoal.

• Selecione uma planilha: escolha a planilha do Google e a guia específica de onde você quer extrair os dados.
• Linhas e colunas: especifique o intervalo de dados que você quer recuperar.

Criar uma tarefa

[STEP]

Criar uma atividade no Google Tarefas. As novas tarefas são adicionadas automaticamente à sua lista principal no Google Tarefas.

Exemplo: se um e-mail importante for marcado com estrela no Gmail, uma tarefa será criada automaticamente para lembrar você de fazer o acompanhamento.

• Título da tarefa: defina o nome da tarefa.
• Detalhes da tarefa: adicione observações ou informações relevantes sobre a tarefa.
• Data: se quiser, defina um prazo para a tarefa.

Integração com o Asana (Alfa)

[STEP]

Criar projetos, seções, tarefas e subtarefas no Asana.

Exemplo: quando um e-mail no Gmail é marcado como "Solicitação de recurso", uma nova tarefa é criada no projeto particular "Tarefas" no Asana.

• Selecione a etapa específica, como "Criar tarefa" ou "Criar projeto".
• Configure os campos obrigatórios, como projeto do Asana, nome da tarefa e descrição.

Integração com o Confluence (Alfa)

[STEP]

Criar páginas no Confluence.

Exemplo: use um fluxo ao final de um projeto para resumir documentos importantes e criar uma página de anotações pessoais no Confluence.

• Espaço: selecione o espaço do Confluence.
• Título: digite o título da nova página.
• Conteúdo: adicione o conteúdo da página com variáveis das etapas anteriores.

Integração com o Jira (Alfa)

[STEP]

Criar solicitações e comentários de solicitações no Jira.

Exemplo: quando você receber um e-mail com "relatório de bugs", crie automaticamente uma solicitação no seu quadro pessoal do Jira.

• Projeto do Jira: selecione o projeto em que a solicitação será criada.
• Tipo de solicitação: escolha o tipo da solicitação, como "Bug" ou "Tarefa".
• Resumo e descrição: informe os detalhes da solicitação do Jira.

Integração com o Mailchimp (Alfa)

[STEP]

Gerenciar inscritos e campanhas no Mailchimp.

Exemplo: quando um novo contato é adicionado à sua planilha privada do Google, ele é salvo como um novo assinante do seu público-alvo no Mailchimp.

• Público-alvo: selecione sua lista de público-alvo do Mailchimp.
• Detalhes do assinante: forneça as informações necessárias, como o endereço de e-mail.

Integração com o Slack (Alfa)

[STEP]

Realizar etapas no espaço de trabalho do Slack.

Exemplo: quando um novo arquivo é adicionado a uma pasta do Google Drive, envie uma mensagem direta para você no Slack.

• Canal/usuário: selecione o canal ou usuário específico para enviar uma mensagem.
• Mensagem: escreva o conteúdo da mensagem que você quer enviar.

Etapas personalizadas

Saiba como criar e usar etapas personalizadas em fluxos.