Com o Google Workspace Studio, fluxos podem ser iniciados quando uma planilha é modificada. Além disso, eles atualizam as páginas automaticamente. Nesta página, descrevemos como essas etapas funcionam e como usar as variáveis em etapas posteriores.
Esta página aborda:
- Configuração da planilha
- Quando uma planilha muda
- Acessar o conteúdo da planilha
- Atualizar linhas
- Limpar linhas
Configuração da planilha
Nas etapas das Planilhas, linhas podem ser filtradas por valores de coluna. Os nomes das colunas vêm da primeira linha. A primeira linha precisa cumprir estes requisitos:
- Os nomes das colunas precisam começar na célula A1
- Cada nome precisa ser uma célula, que não pode ser mesclada
- Cada nome de coluna precisa ser exclusivo e não pode estar vazio
Como usar "Quando uma planilha muda"
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Como funciona a opção "Quando uma planilha muda"O acionador Quando uma planilha muda monitora as mudanças com base em 2 conjuntos de condições:
- Encontrar linhas para monitorar mudanças: o fluxo só começa para mudanças feitas em linhas que correspondem às condições definidas por você. A correspondência é feita com base no valor mais recente na coluna.
- Selecionar colunas para monitorar: o fluxo só começa quando uma mudança é feita nas colunas definidas. Se mudanças forem feitas em outra coluna, elas não vão iniciar o fluxo, mesmo que sejam em uma linha correspondente ao seu primeiro conjunto de condições. É possível monitorar várias colunas.
Várias condições de coluna podem ser configuradas para cada conjunto. Basta clicar em Adicionar coluna e definir se a linha precisa corresponder a todas as condições do conjunto (E) ou apenas a uma delas (OU).
O fluxo só vai começar se a mudança corresponder aos dois conjuntos de condições. Se muitas linhas forem modificadas de uma só vez, por exemplo, se alguém colar novos valores em várias linhas, essas mudanças serão agrupadas em uma execução.
Para usar esse acionador, escolha as mudanças que você quer monitorar. Por exemplo, sua equipe pode ter um rastreador de projetos com 4 colunas: "Nome do projeto", "Responsável", "Prioridade" e "Status". Confira alguns exemplos:
- Começar para qualquer mudança na página
- Por padrão, a etapa é configurada para monitorar todas as linhas e novos valores em qualquer coluna.
- Começar quando um dos seus projetos mudar para prioridade "Alta"
- Para as linhas que serão monitoradas, defina a coluna como "Responsável" e o valor como o seu nome.
- Para os novos valores que serão monitorados, defina a coluna como "Prioridade" e o valor como "Alta". Se quiser executar o fluxo para qualquer mudança de prioridade, defina o valor como "Qualquer".
- Observação: como o acionador é baseado nos valores mais recentes da coluna, ele não será iniciado se o responsável for alterado para outra pessoa (que não seja você) ao mesmo tempo em que a prioridade muda.
- Começar quando você receber um projeto
- Para as linhas que serão monitoradas, defina a coluna como "Responsável" e o valor como "Qualquer" ou o seu nome. Como o acionador é baseado no valor mais recente da coluna, ele vai começar a partir de uma linha que acabou de mudar para o seu nome.
- Para os novos valores a serem monitorados, defina a coluna como "Responsável" e o valor como seu nome.
Você pode adicionar variáveis para referenciar detalhes sobre a mudança na planilha em etapas posteriores. Essas variáveis incluem:
- Detalhes sobre a planilha e a página
- Quem fez a mudança
- Quantas linhas correspondentes às condições mudaram
- Dados das linhas que mudaram e corresponderam às condições
Os dados das linhas que corresponderam às condições de ativação estão disponíveis por coluna. Continuando o exemplo anterior, você pode inserir a variável Últimos valores "Nome do projeto" para inserir o nome do projeto na linha que iniciou o fluxo. Se uma mudança em massa em várias linhas for realizada na planilha, você vai receber uma lista de valores, mas só das linhas que correspondem às condições iniciais.
Para mostrar como isso funciona, imagine que você usa esta planilha de monitoramento de projetos:
| Project name | Assignee | Priority | Status |
|---|---|---|---|
| Project A | Kim | Low | In progress |
| Project B | Yuri | High | Done |
| Project C | Lee | Medium | In progress |
| Project D | Kim | Medium | Done |
| Project E | Lee | High | Not started |
Você configurou um fluxo para enviar um e-mail para Kim quando os projetos dela mudarem para prioridade "Alta", com a mensagem: "A prioridade de [Valores mais recentes de “Nome do projeto”] agora é alta!"
- Se o Projeto A mudar de "Baixa" para "Alta", Kim vai receber a mensagem: "O projeto A agora é de alta prioridade!"
- Se todos os projetos mudarem para "Alta", Kim vai receber a mensagem: "O Projeto A e o Projeto D agora são de alta prioridade!". Só os projetos A e D serão listados, porque as linhas deles têm "Kim" na coluna "Responsável".
Como usar "Acessar o conteúdo da planilha"
Configurar a etapa e usar dados em etapas posterioresEssa etapa recebe dados por coluna de uma ou mais linhas. É importante definir as condições de correspondência corretas para só receber dados da linha ou das linhas relevantes.
É possível adicionar variáveis para usar dados de linhas que corresponderam às suas condições em etapas posteriores. Essas variáveis incluem:
- Detalhes sobre a planilha e a página
- Quantas linhas corresponderam às condições
- Dados das linhas que corresponderam às condições
Acessar o conteúdo da planilha tem uma variável por coluna de dados, Valores correspondentes "nome da coluna". A variável contém os valores mais recentes dessa coluna, mas só das linhas correspondentes às suas condições, não de todas. Se mais de uma linha corresponder, os Valores correspondentes “nome da coluna” vão mostrar uma lista dos valores dessa coluna nessas linhas.
Para mostrar como isso funciona, imagine que você usa esta planilha de controle de projetos:
| Project name | Assignee | Priority | Status |
|---|---|---|---|
| Project A | Kim | Low | In progress |
| Project B | Yuri | High | Done |
| Project C | Lee | Medium | In progress |
| Project D | Kim | Medium | Done |
| Project E | Lee | High | Not started |
Confira alguns exemplos de fluxos que recebem dados da planilha de controle:
- Receber uma lista de projetos de alta prioridade que ainda não foram iniciados: crie 2 condições de coluna para isso:
- Defina a coluna como "Prioridade". Para ajustar o valor, clique na caixa de valor e selecione "Alta".
- Clique em Adicionar coluna.
- Nomeie a coluna "Status" e selecione "Não iniciado" para o valor.
- Deixe E selecionado para que as condições sejam combinadas e as linhas correspondam a ambas. Se você mudou para OU, os resultados incluem linhas que correspondem a qualquer uma das condições.
- Quando a variável Valores correspondentes "Nome do projeto" for adicionada em uma etapa posterior, ela vai mostrar "Projeto E", que é o valor da coluna "Nome do projeto" que corresponde às condições.
- Receber o status de um projeto usando uma variável de nome de projeto extraída de um e-mail
- Defina a coluna como "Nome do projeto" e o valor como a variável de nome do projeto.
- Se a etapa "Extrair" buscar a linha "Projeto A", a seção Valores correspondentes "Status" será "Em andamento".
Como usar "Atualizar linhas" e "Limpar linhas"
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Configuração de "Atualizar linhas" e "Limpar linhas"Essas etapas podem mudar ou esvaziar uma ou mais linhas. É importante definir os filtros certos para mudar só as linhas que você quiser.
Para mostrar como isso funciona, imagine que você usa esta planilha de monitoramento de projetos:
| Project name | Assignee | Priority | Status |
|---|---|---|---|
| Project A | Kim | Low | In progress |
| Project B | Yuri | High | Done |
| Project C | Lee | Medium | In progress |
| Project D | Kim | Medium | Done |
| Project E | Lee | High | Not started |
Seguem abaixo alguns exemplos de fluxos que atualizam o rastreador. Encontrar linhas para limpar funciona da mesma forma, exceto pelo fato de que todos os valores são limpos da linha correspondente em vez de serem atualizados:
- Atualizar o status de um projeto com base nos dados extraídos de uma postagem em um espaço do Chat
- Em Encontrar linhas para atualizar, defina a coluna como "Nome do projeto" e o valor como a variável que representa o nome do projeto extraído.
- Em Definir novos valores por coluna, configure a coluna como "Status" e o valor como a variável que representa o novo status.
- Contanto que cada projeto tenha um nome exclusivo, o status só será atualizado na linha com o nome correspondente.
- Se o status for "Concluído", atribua a Dana para encerrar o projeto
- Em Encontrar linhas para atualizar, defina a coluna como "Status" e o valor como "Concluído".
- Em Definir novos valores por coluna, defina a coluna como "Responsável" e o valor como "Dana". Se várias linhas estiverem definidas como "Concluído", todas elas terão o campo "Responsável" modificado para "Dana".
É possível adicionar variáveis para usar dados das linhas que mudaram em etapas posteriores. Essas variáveis incluem:
- Detalhes sobre a planilha e a página
- Quantas linhas corresponderam às condições
- Dados das linhas que corresponderam às condições
Atualizar linhas tem duas variáveis por coluna de dados: Valores mais recentes "nome da coluna" e Valores antigos "nome da coluna". As variáveis contêm os valores dessa coluna, mas só das linhas que foram atualizadas, não de todas. Por exemplo:
- A etapa "Atualizar linhas" mudou o status do Projeto A de "Em andamento" para "Bloqueado"
- Valores mais recentes "Status" = Bloqueado
- Valores antigos "Status" = Em andamento
- A etapa de atualização de linhas mudou o responsável dos Projetos B e D de Yuri e Kim, respectivamente, para Dana
- Valores mais recentes "Responsável" = Dana, Dana
- Valores antigos "Responsável" = Yuri, Kim
Limpar linhas tem uma variável por coluna, Valores limpos "nome da coluna". Eles são como os Valores antigos "nome da coluna" para a etapa Atualizar linhas e funcionam da mesma forma. Para sua segurança, você pode manter uma cópia dos dados excluídos pela automação, facilitando a restauração, se necessário.