Mit Google Workspace Studio können Flows gestartet werden, wenn sich eine Tabelle ändert, und Tabellen können durch Flows automatisch aktualisiert werden. Auf dieser Seite wird beschrieben, wie diese Schritte funktionieren und wie die entsprechenden Variablen in späteren Schritten verwendet werden können.
Auf dieser Seite wird Folgendes behandelt:
- Tabellenblatt einrichten
- Wenn sich ein Tabellenblatt ändert
- Tabellenblattinhalte abrufen
- Zeilen aktualisieren
- Inhalt der Zeilen löschen
Tabellenblatt einrichten
In den Schritten für Google Sheets können Sie Zeilen nach Spaltenwerten filtern. Die Namen der Spalten stammen aus der ersten Zeile. Die erste Zeile muss die folgenden Anforderungen erfüllen:
- Die Spaltennamen müssen in Zelle A1 beginnen.
- Jeder Name muss in einer einzelnen Zelle stehen, nicht in zusammengeführten Zellen.
- Jeder Spaltenname muss eindeutig sein und darf nicht leer sein.
„Wenn sich ein Tabellenblatt ändert“ verwenden
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Funktionsweise von „Wenn sich ein Tabellenblatt ändert“Der Auslöser Wenn sich ein Tabellenblatt ändert überwacht Änderungen anhand von zwei Bedingungsgruppen:
- Zeilen suchen, bei denen auf Änderungen geachtet werden soll: Der Flow wird nur bei Änderungen an Zeilen gestartet, die den von Ihnen festgelegten Bedingungen entsprechen. Der Abgleich erfolgt anhand des neuesten Werts in der Spalte.
- Spalten zum Beobachten auswählen: Der Flow wird nur gestartet, wenn sich die ausgewählten Spalten ändern. Bei Änderungen an einer anderen Spalte wird der Flow nicht gestartet, auch wenn die Änderung in einer Zeile erfolgt, die der ersten Bedingungsgruppe entspricht. Sie können mehrere Spalten beobachten.
Sie können für jede Gruppe mehrere Spaltenbedingungen festlegen. Klicken Sie dazu einfach auf Spalte hinzufügen und wählen Sie aus, ob die Zeile alle Bedingungen in der Gruppe (UND) oder nur eine davon (ODER) erfüllen muss.
Der Flow wird nur gestartet, wenn die Änderung beide Bedingungsgruppen erfüllt. Wenn sich viele Zeilen gleichzeitig ändern, z. B. wenn jemand neue Werte in mehrere Zeilen einfügt, werden diese Änderungen in einer Ausführung gruppiert.
Wenn Sie diesen Auslöser verwenden möchten, legen Sie fest, auf welche Änderungen geachtet werden soll. Ihr Team könnte beispielsweise einen Projekt-Tracker mit vier Spalten haben: „Projektname“, „Zuständig“, „Priorität“ und „Status“. Hier sind einige Beispiele:
- Bei jeder Änderung am Tabellenblatt starten
- Standardmäßig ist der Schritt so eingerichtet, dass alle Zeilen und neuen Werte in allen Spalten beobachtet werden.
- Starten, wenn sich die Priorität eines der Projekte in „Hoch“ ändert
- Legen Sie für die zu beobachtenden Zeilen die Spalte auf „Zuständig“ und den Wert auf Ihren Namen fest.
- Legen Sie für die neuen Werte, die beobachtet werden sollen, die Spalte auf „Priorität“ und den Wert auf „Hoch“ fest. Wenn Sie den Flow für jede Änderung der Priorität ausführen möchten, legen Sie den Wert auf „Beliebig“ fest.
- Hinweis: Da der Auslöser auf den neuesten Werten in der Spalte basiert, wird er nicht gestartet, wenn die zuständige Person gleichzeitig mit der Priorität geändert wird.
- Starten, wenn Ihnen ein Projekt zugewiesen wird
- Legen Sie für die zu beobachtenden Zeilen die Spalte auf „Zuständig“ und den Wert auf „Beliebig“ fest. Da der Auslöser auf dem neuesten Wert in der Spalte basiert, wird er für eine Zeile gestartet, die gerade in Ihren Namen geändert wurde.
- Legen Sie für die neuen Werte, die Sie beobachten möchten, die Spalte auf „Zuständig“ und den Wert auf Ihren Namen fest.
Sie können in späteren Schritten auf Details zur Änderung des Tabellenblatts verweisen, indem Sie Variablen hinzufügen. Zu den Variablen gehören:
- Details zur Tabelle und zum Tabellenblatt
- Wer die Änderung vorgenommen hat
- Anzahl der Zeilen, die die Bedingungen erfüllt haben und geändert wurden
- Daten aus den geänderten Zeilen, die die Bedingungen erfüllt haben
Daten aus den Zeilen, die Ihre Startbedingungen erfüllen, sind nach Spalte verfügbar. Wenn Sie das Beispiel von oben fortsetzen, können Sie die Variable Letzte Werte „Projektname“ einfügen, um den Namen des Projekts in der Zeile abzurufen, mit der der Flow gestartet wurde. Wenn im Tabellenblatt mehrere Zeilen gleichzeitig geändert wurden, erhalten Sie eine Liste mit Werten, aber nur aus den Zeilen, die die Startbedingungen erfüllen.
Betrachten Sie als Beispiel hierfür diese Tracking-Tabelle für ein Projekt:
| Project name | Assignee | Priority | Status |
|---|---|---|---|
| Project A | Kim | Low | In progress |
| Project B | Yuri | High | Done |
| Project C | Lee | Medium | In progress |
| Project D | Kim | Medium | Done |
| Project E | Lee | High | Not started |
Sie haben einen Flow eingerichtet, um Kim eine E-Mail zu senden, wenn sich die Priorität ihrer Projekte in „Hoch“ ändert. Die E-Mail soll die folgende Nachricht enthalten: „[Letzte Werte „Projektname“] hat jetzt eine hohe Priorität.“
- Wenn sich die Priorität von Projekt A von „Niedrig“ zu „Hoch“ ändert, erhält Kim die Nachricht: „Projekt A hat jetzt eine hohe Priorität.“
- Wenn sich alle Projekte in „Hoch“ ändern, erhält Kim die Nachricht: „Projekt A, Projekt D hat jetzt eine hohe Priorität.“ Es werden nur Projekt A und Projekt D aufgeführt, da in diesen Zeilen „Kim“ in der Spalte „Zuständig“ steht.
„Tabellenblattinhalte abrufen“ verwenden
Schritt einrichten und Daten in späteren Schritten verwendenIn diesem Schritt werden Daten spaltenweise aus einer oder mehreren Zeilen abgerufen. Es ist wichtig, die richtigen Abgleichsbedingungen festzulegen, damit Sie nur Daten aus der relevanten Zeile oder den relevanten Zeilen erhalten.
Sie können Daten aus Zeilen, die Ihre Bedingungen erfüllen, in späteren Schritten verwenden, indem Sie Variablen hinzufügen. Zu den Variablen gehören:
- Details zur Tabelle und zum Tabellenblatt
- Anzahl der Zeilen, die die Bedingungen erfüllen
- Daten aus den Zeilen, die die Bedingungen erfüllen
Tabellenblattinhalte abrufen hat eine Variable pro Datenspalte: Übereinstimmende Werte „Spaltenname“. Die Variable enthält die neuesten Werte für diese Spalte, aber nur aus den Zeilen, die Ihre Bedingungen erfüllen, nicht aus allen Zeilen. Wenn mehrere Zeilen die Bedingungen erfüllen, erhalten Sie mit Übereinstimmende Werte „Spaltenname“ eine Liste der Werte in dieser Spalte aus diesen Zeilen.
Betrachten Sie als Beispiel hierfür diese Tracking-Tabelle für ein Projekt:
| Project name | Assignee | Priority | Status |
|---|---|---|---|
| Project A | Kim | Low | In progress |
| Project B | Yuri | High | Done |
| Project C | Lee | Medium | In progress |
| Project D | Kim | Medium | Done |
| Project E | Lee | High | Not started |
Hier sind einige Beispiele für Flows, die Daten aus dem Tracker abrufen:
- Liste der Projekte mit hoher Priorität abrufen, die noch nicht gestartet wurden: Hierfür legen Sie zwei Spaltenbedingungen fest:
- Legen Sie die Spalte auf „Priorität“ fest. Um den Wert festzulegen, klicken Sie auf das Wertfeld und wählen Sie „Hoch“ aus.
- Klicken Sie auf Spalte hinzufügen.
- Legen Sie die Spalte auf „Status“ fest und wählen Sie „Nicht begonnen“ als Wert aus.
- Lassen Sie UND für die Kombination der Bedingungen ausgewählt, damit beide Zeilen die Bedingungen erfüllen müssen. Wenn Sie dies in ODER geändert haben, enthalten die Ergebnisse Zeilen, die eine der beiden Bedingungen erfüllen.
- Wenn Sie die Variable Übereinstimmende Werte „Projektname“ in einem späteren Schritt hinzufügen, erhalten Sie „Projekt E“, den Wert aus der Spalte „Projektname“, der diese Bedingungen erfüllt.
- Status eines Projekts abrufen, wobei eine Variable für den Projektnamen verwendet wird, die aus einer E-Mail extrahiert wurde
- Legen Sie die Spalte auf „Projektname“ und den Wert auf die Variable für den Projektnamen fest.
- Wenn im Schritt „Extrahieren“ angegeben ist, dass nach der Zeile „Projekt A“ gesucht werden soll, wird unter Übereinstimmende Werte „Status“ der Wert „In Bearbeitung“ angezeigt.
„Zeilen aktualisieren“ und „Inhalt der Zeilen löschen“ verwenden
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„Zeilen aktualisieren“ und „Inhalt der Zeilen löschen“ einrichtenWichtig: Die Schritte „Zeile hinzufügen“, „Zeilen aktualisieren“ und „Inhalt der Zeilen löschen“ funktionieren nur bei Tabellen, die nicht für andere Nutzerinnen und Nutzer freigegeben wurden und keine IMPORTRANGE-Funktion enthalten, auch wenn die Tabelle privat ist.
Durch diese Schritte können eine oder mehrere Zeilen geändert oder ihr Inhalt gelöscht werden. Es ist wichtig, die richtigen Filter festzulegen, damit Sie nur die gewünschten Zeilen ändern.
Betrachten Sie als Beispiel hierfür diese Tracking-Tabelle für ein Projekt:
| Project name | Assignee | Priority | Status |
|---|---|---|---|
| Project A | Kim | Low | In progress |
| Project B | Yuri | High | Done |
| Project C | Lee | Medium | In progress |
| Project D | Kim | Medium | Done |
| Project E | Lee | High | Not started |
Hier sind einige Beispiele für Flows, die den Tracker aktualisieren. Das Suchen von Zeilen, deren Inhalt gelöscht werden soll, funktioniert auf dieselbe Weise. Der einzige Unterschied besteht darin, dass alle Werte aus der übereinstimmenden Zeile nicht aktualisiert, sondern gelöscht werden:
- Status eines Projekts anhand von Daten aktualisieren, die aus einem Beitrag in einem Chatbereich extrahiert wurden
- Legen Sie für Zu aktualisierende Zeilen suchen die Spalte auf „Projektname“ und den Wert auf die Variable fest, die den extrahierten Projektnamen darstellt.
- Legen Sie für Neue Werte nach Spalte festlegen die Spalte auf „Status“ und den Wert auf die Variable fest, die den neuen Status darstellt.
- Solange jedes Projekt einen eindeutigen Namen hat, wird der Status nur in der Zeile mit dem entsprechenden Projektnamen aktualisiert.
- Wenn der Status „Erledigt“ lautet, das Projekt Dana zuweisen, damit sie es abschließen kann
- Legen Sie für Zu aktualisierende Zeilen suchen die Spalte auf „Status“ und den Wert auf „Erledigt“ fest.
- Legen Sie für Neue Werte nach Spalte festlegen die Spalte auf „Zuständig“ und den Wert auf „Dana“ fest. Wenn mehrere Zeilen auf „Erledigt“ festgelegt sind, wird in allen Zeilen „Zuständig“ in „Dana“ geändert.
Sie können Daten aus den geänderten Zeilen in späteren Schritten verwenden, indem Sie Variablen hinzufügen. Zu den Variablen gehören:
- Details zur Tabelle und zum Tabellenblatt
- Anzahl der Zeilen, die die Bedingungen erfüllen
- Daten aus den Zeilen, die die Bedingungen erfüllen
Zeilen aktualisieren hat zwei Variablen pro Datenspalte: Letzte Werte „Spaltenname“ und Alte Werte „Spaltenname“. Die Variablen enthalten die Werte für diese Spalte nur aus den aktualisierten Zeilen, nicht aus allen Zeilen. Beispiel:
- Im Schritt „Zeilen aktualisieren“ wurde der Status von Projekt A von „In Bearbeitung“ zu „Blockiert“ geändert.
- Letzte Werte „Status“ = Blockiert
- Alte Werte „Status“ = In Bearbeitung
- Im Schritt „Zeilen aktualisieren“ wurde die zuständige Person für Projekt B und Projekt D von Yuri bzw. Kim in Dana geändert.
- Letzte Werte „Zuständig“ = Dana, Dana
- Alte Werte „Zuständig“ = Yuri, Kim
Für Zeilen löschen gibt es eine Variable pro Spalte: Gelöschte Werte „Spaltenname“. Dies ist vergleichbar mit Alte Werte „Spaltenname“ für den Schritt Zeilen aktualisieren und funktioniert genauso. Diese Werte können nützlich sein, wenn Sie die vom Flow gelöschten Daten im Blick behalten möchten, falls Sie sie wiederherstellen müssen.