Google Workspace Studio の使用を開始する

Google Workspace Studio では、Gemini を活用して、Gmail、スプレッドシート、ドライブなどの Google Workspace サービスや、その他の一般的なアプリのルーティンタスクを自動化できます。

重要:

仕事用アカウントまたは学校用アカウント: 一部の開始条件とステップは、これらのアカウントタイプでのみご利用いただけます。
個人用アカウント: 現在、Google Workspace Experiments のユーザーがご利用いただけます。詳細
年齢制限: 学校用アカウントを使用する 18 歳未満のユーザーは、AI 機能を使用できません。共有されたフローから AI のステップが削除されます。
承認: Google Workspace 管理者が設定したセキュリティポリシーによっては、フローの一部のステップを実行する前にユーザーの承認が必要になる場合があります。詳しくは、承認リクエストを管理する方法をご確認ください。
サードパーティ製アプリ: 統合ステップで、Google アカウントのデータ（Gmail やカレンダーの内容など）を共有できます。サービスは信頼できるものを利用してください。

開始条件とステップについて

すべてのフローは、次の 2 つの主要な要素で構成されています。

開始条件: フローを起動するトリガーを選択するには、[開始条件の選択] をクリックします。
- イベントを選択するか、スケジュールを設定するか、トリガーを手動で作成できます。
ステップ: フローの開始後に実行されるタスクです。ステップには、「返信を下書きする」などのアクションや、「Chat で通知する」などの通知を指定できます。1 つのフローには複数のステップを追加できます。

たとえば、次のようなフローを構築できます。

メールの添付ファイルを Google ドライブの特定のフォルダに保存する。
誰かが Google フォームを送信するたびに Google Chat で通知を受け取る。
新しいメールを分析し、AI が生成した要約を受け取る。

Get started with Google Workspace Studio

Workspace Studio の要件を理解する

デバイスの要件: フローを作成するには、パソコンを使用し、サポートされているウェブブラウザを使用する必要があります。フローをアクティブにすると、そのフローはどのデバイスでも実行できるようになります。
対象アカウント: Workspace Studio は、仕事用アカウント、学校用アカウント、個人アカウントで使用できます。
- 仕事用アカウントまたは学校用アカウント: 対象となる以下の Google Workspace エディションまたは Google AI 拡張アドオンが必要です。
  - Business Starter、Business Standard、Business Plus
  - Enterprise Standard、Enterprise Plus
  - Education Fundamentals、Education Standard、Education Plus
  - Teaching and Learning アドオン
  - Google AI Pro for Education
- 個人用アカウント: Google Workspace Experiments が必要です。詳細
Workspace Studio を最大限に活用するには、Google Workspace のスマート機能を有効にする必要があります。
管理者の設定: 仕事用アカウントまたは学校用アカウントの場合、Google Workspace 管理者がアカウントで Gemini を有効にする必要があります。
アプリへのアクセス: 利用可能なテンプレートは、ユーザーがどの Google アプリにアクセスできるかによって異なります。たとえば、ユーザーのアカウントで Gmail が有効になっていない場合、Gmail 関連のステップを使用するテンプレートは表示されません。
- Workspace Studio は以下のアプリと統合されています。
  - Gemini
  - Gmail
  - Google カレンダー
  - Google Chat
  - Google ドライブ
  - Google ドキュメント
  - Google フォーム
  - Google スプレッドシート
  - Google ToDo リスト
  - サードパーティ製アプリ。以下に例を示します:
    - Asana
    - Mailchimp
    - Salesforce
年齢制限:
- 学校用アカウントでログインしていて、18 歳未満の場合は、Workspace Studio の AI 機能を使用できません。AI ステップを含むフローが共有された場合、フローを開くとそれらのステップは削除されます。
- 共有フローがコピーされると、承認が必要なステップは、フローの実行時に新しいオーナーに通知されます。フローを共有した際の承認の仕組み

チュートリアル: 最初のフローを作成する

Workspace Studio の仕組みを理解するには、テンプレートを使用して開始するのが一番です。

この例では、Gemini を使用して未読メールを確認し、Google Chat で毎日の概要を送信するフローを設定する方法について説明します。

ステップ 1: テンプレートを選択する

パソコンで studio.workspace.google.com にアクセスします。
[おすすめ] ページで、事前構築済みのフローテンプレートのリストを確認します。
[1 日の未読メールの概要を取得する] テンプレートをクリックします。
- フローエディタが開きます。ここでフローを設定できます。

ステップ 2: フローを設定する

次に、フローで実行する内容を正確に指定します。このテンプレートでは、ロジックはすでに組み込まれていますが、フローの仕組みを理解するために、ステップをクリックして確認することをおすすめします。

ステップ 1: 設定スケジュールで実行。この最初のステップは開始条件であり、どのような場合にフローが実行されるかを設定します。デフォルトで平日の朝に実行するように設定されているかもしれません。ルーティンに合わせて時間や頻度を変更できます。
ステップ 2: 未読メールを要約する。これは AI を活用したステップです。このステップは、「昨日」のメールを調べて Gemini を使用して要約を生成するように設定されています。プロンプトと設定はそのままにします。
ステップ 3: Chat で通知する。[メッセージ] フィールドに、[ステップ 2: 未読メールの要約] という青い変数チップが表示されます。このステップは、前のステップで作成した AI による要約を取得し、チャットメッセージとして送信するようフローに指示します。

ステップ 3: フローをテストして有効にする

重要: テスト実行では実際のアクションが実行されます。メッセージの送信、ファイルの更新、会議の設定が実際に行われます。

フローエディタの下部にある [テスト実行] [起動] をクリックします。
- これにより、フローがすぐに実行され、出力を確認できます。すべてが正常に機能している場合:
  - 「実行が完了しました」というメッセージが表示されます。
  - 実際の未読メールの要約が記載されたメッセージが Google Chat で届きます。
完了したら、[オンにする] をクリックします。

フローを作成するその他の方法

フローを作成する 3 つの簡単な方法があります。

AI に対して説明する: これはフローを構築する最も迅速な方法です。自動化したい内容を Gemini に伝えると、フローが作成されます。詳しくは、Gemini AI でフローを作成する方法をご覧ください。
テンプレートを使用する: 一般的なタスクにはこれが最適です。一般的なタスク用に設計された事前構築済みのフローを選択します。詳しくは、テンプレートを使用してフローを作成する方法をご覧ください。
ゼロから作成する: 完全に制御するには、カスタムフローを構築します。独自のステップと条件を選択します。フローをゼロから作成する方法をご覧ください。