透過保管箱保留 Google 協作平台資料

透過貴機構的資訊管理計畫，您可以決定 Google 協作平台資料的保留時間。只要使用資料保留規則，即可設定協作平台的保留期限和刪除時間 (如要刪除的話)。根據預設，系統會根據協作平台專屬的資料保留規則來保留協作平台。如要透過與其他雲端硬碟檔案相同的方式保留協作平台，您可以關閉協作平台規則。由於系統將協作平台儲存在雲端硬碟中，協作平台便會根據雲端硬碟資料保留規則進行保留。

如要在指定時間內保留符合特定條件的資料，請建立「自訂保留規則」。如要在指定時間內保留全部授權帳戶的所有服務資料，請建立「預設保留規則」。

協作平台和保留功能的重要資訊

我們「強烈建議」您先詳閱資料保留規則的運作方式和保管箱支援的協作平台資料，再著手設定資料保留規則。

警告：如果資料保留規則設定不當，可能導致資料立即遭到協作平台清除，而且無法復原，因此建立或變更資料保留規則時請務必格外小心。建議您先對少量帳戶測試新規則，再將規則套用到整個機構。

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協作平台專屬保留功能已開啟，直到您切換到雲端硬碟保留規則為止

協作平台專屬的保留功能預設為開啟。如果您未設定任何規則，且協作平台專屬的保留功能已開啟，使用者和管理員就可以刪除協作平台或不限期保留協作平台網站。

如要透過與雲端硬碟不同的方式管理協作平台保留作業，請為協作平台設定自訂或預設保留規則。

如要透過與其他雲端硬碟檔案相同的方式管理協作平台，請變更保留設定，使用雲端硬碟規則來保留協作平台。

雲端硬碟訴訟保留一律會套用至協作平台檔案

無論透過哪種方式 (雲端硬碟資料保留規則或協作平台資料保留規則) 保留協作平台，雲端硬碟訴訟保留仍適用於協作平台。

設定協作平台自訂保留規則

1. 登入 vault.google.com。
2. 依序按一下 [保留] [自訂規則] [建立]。
3. 在服務部分選取 [協作平台]，然後按一下 [繼續]。
4. 選擇實體：
   • 機構單位：將規則套用至特定機構單位：
     1. 按一下欄位，然後選擇機構單位。
     2. (選用) 假設所選機構單位中的帳戶是共用雲端硬碟的成員，如要將規則套用到這些共用雲端硬碟，請將 [包含共用雲端硬碟搜尋結果] 設為啟用。
   • 所有共用雲端硬碟：將規則套用至機構中所有的共用雲端硬碟。
   • 特定共用雲端硬碟：將規則套用至與特定帳戶共用的共用雲端硬碟。
     1. 按一下 [新增共用雲端硬碟]。
     2. 輸入一或多個帳戶，然後按一下 [尋找]。
     3. 選取一或多個共用雲端硬碟。
     4. 按一下 [新增]。
5. 按一下 [繼續]。

6. 選擇檔案保留時間：

   • 如要永久保留適用這項規則的檔案，請選取「無限期」。
   • 如要在指定時間後清除檔案：
     1. 選取「保留期限」。
     2. 輸入保留期限天數，這個值必須介於 1 至 36,500 之間。
     3. 選取檔案保留期限的開始時間：
        1. 如要根據與檔案相關的事件設定保留期限的開始時間，請按一下「保留期限的開始時間」 選取「建立日期」、「修改日期」或「移至垃圾桶的日期」。
        2. 如要根據雲端硬碟標籤日期欄位條件 (請參閱步驟 6) 設定保留期限的開始時間，請按一下「保留期限的開始時間」 選取「標籤日期欄位設定的日期」，然後選取日期欄位，項目的保留期限就會從該日期欄位開始計算。
     4. 選取要如何處理保留期限屆滿的檔案：
        • 僅清除已永久刪除的項目：這個選項會清除已從「垃圾桶」資料夾清空的過期項目。使用者將無法再存取及保留這些的訊息。如果只要清除已從使用者「垃圾桶」中清除的檔案，請選擇這個選項。
        • 清除使用者雲端硬碟中的所有項目，包括尚未永久刪除的項目：這個選項會清除所有過期項目，包括使用者雲端硬碟資料夾中的項目。這項操作可能會清除使用者想保留的項目。如要清除所有檔案 (包括未刪除的檔案)，請選擇此選項。
          警告：您提交規則後，保管箱會允許雲端硬碟立即清除已超過保留期限的檔案。使用者想保留但已超過保留期限的資料，也會遭到清除。在確認規則設定無誤前，請不要進行下一個步驟。
7. 設定保留期限後，請選擇您要如何處理超過這個期限的協作平台網站：
   • 如果只要清除使用者永久刪除的協作平台網站，請選擇第一個選項。
   • 如要清除所有協作平台網站，請選擇第二個選項。這項規則可清除已刪除的協作平台網站，以及仍儲存在使用者雲端硬碟中的協作平台網站。

     警告：協作平台專屬的保留功能預設為開啟。建立協作平台規則後，保管箱會立即允許協作平台清除已超過保留期限的資料。使用者想保留的網站也會一併遭到系統清除。在確認規則設定無誤前，請不要進行下一個步驟。

8. 按一下「建立」。如果您已設定保留期限，請勾選確認方塊並點選「接受」。

設定協作平台預設保留規則

預設的協作平台資料保留規則啟用後，凡是尚未套用自訂規則或訴訟保留的協作平台網站都會套用這項規則，「我的雲端硬碟」和共用雲端硬碟中的網站也不例外。

1. 登入 vault.google.com。
2. 按一下 [保留]。系統會開啟預設保留規則清單。
3. 按一下 [協作平台]。

4. 選擇檔案保留時間：

   • 如要永久保留適用這項規則的檔案，請選取「無限期」。
   • 如要在指定時間後清除檔案：
     1. 選取「保留期限」。
     2. 輸入保留期限天數，這個值必須介於 1 至 36,500 之間。
     3. 選取檔案保留期限的開始時間：
        1. 如要根據與檔案相關的事件設定保留期限的開始時間，請按一下「保留期限的開始時間」 選取「建立日期」、「修改日期」或「移至垃圾桶的日期」。
        2. 如要根據雲端硬碟標籤日期欄位條件 (請參閱步驟 6) 設定保留期限的開始時間，請按一下「保留期限的開始時間」 選取「標籤日期欄位設定的日期」，然後選取日期欄位，項目的保留期限就會從該日期欄位開始計算。
     4. 選取要如何處理保留期限屆滿的檔案：
        • 僅清除已永久刪除的項目：這個選項會清除已從「垃圾桶」資料夾清空的過期項目。使用者將無法再存取及保留這些的訊息。如果只要清除已從使用者「垃圾桶」中清除的檔案，請選擇這個選項。
        • 清除使用者雲端硬碟中的所有項目，包括尚未永久刪除的項目：這個選項會清除所有過期項目，包括使用者雲端硬碟資料夾中的項目。這項操作可能會清除使用者想保留的項目。如要清除所有檔案 (包括未刪除的檔案)，請選擇此選項。
          警告：您提交規則後，保管箱會允許雲端硬碟立即清除已超過保留期限的檔案。使用者想保留但已超過保留期限的資料，也會遭到清除。在確認規則設定無誤前，請不要進行下一個步驟。
5. 設定保留期限後，請選擇您要如何處理超過這個期限的協作平台網站：
   • 如果只要清除使用者刪除的協作平台網站，請選擇第一個選項。
   • 如要清除所有協作平台網站，請選擇第二個選項。這項規則可清除已刪除的協作平台網站和使用者雲端硬碟中的協作平台網站。

     警告：協作平台專屬的保留功能預設為開啟。建立協作平台規則後，保管箱會立即允許協作平台清除已超過保留期限的資料。使用者想保留的網站也會一併遭到系統清除。在確認規則設定無誤前，請不要進行下一個步驟。

6. 按一下 [儲存]。保管箱會詢問您是否瞭解這項規則的效果。如果確定要儲存規則，請勾選方塊並按一下 [接受]。

開啟或關閉協作平台專屬資料保留規則

在您變更保管箱設定，由雲端硬碟資料保留規則保留協作平台之前，系統會依據協作平台資料保留規則來保留協作平台資料。

如要選擇協作平台適用的規則，請按照下列步驟操作：

1. 登入 vault.google.com。
2. 依序按一下 [保留] [設定]。
3. 在「協作平台」旁邊，選取 [由協作平台規則保留] 或 [由雲端硬碟規則保留]。
4. 按一下 [儲存]。