เก็บรักษาข้อมูล Google Sites ด้วยห้องนิรภัย

เมื่อใช้แผนกำกับดูแลข้อมูลขององค์กร คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะเก็บรักษาข้อมูล Google Sites ไว้นานเท่าใด โดยใช้กฎการเก็บรักษาเพื่อกำหนดระยะเวลาที่จะเก็บเว็บไซต์ไว้ และจะลบเว็บไซต์ดังกล่าวเมื่อใดหรือไม่ลบเลยก็ได้เช่นกัน ระบบจะเก็บรักษาเว็บไซต์ตามกฎการเก็บรักษาเฉพาะของ Sites โดยค่าเริ่มต้น หากต้องการเก็บรักษาเว็บไซต์ให้เหมือนกับไฟล์อื่นๆ ในไดรฟ์ ให้ปิดใช้กฎของ Sites จากนั้นระบบจะเก็บรักษาเว็บไซต์ตามกฎการเก็บรักษาสำหรับไดรฟ์เนื่องจากเว็บไซต์ดังกล่าวอยู่ในไดรฟ์ 

หากต้องการเก็บข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ต้องการในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาที่กําหนดเอง หากต้องการเก็บข้อมูลบริการทั้งหมดสําหรับบัญชีที่ได้รับอนุญาตทั้งหมดไว้ในระยะเวลาที่กําหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับ Sites และการเก็บรักษา

ก่อนที่จะตั้งกฎการเก็บรักษา เราขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งให้อ่านข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการทำงานของการเก็บรักษา และตรวจสอบประเภทข้อมูลที่รองรับสำหรับ Sites

คำเตือน: กฎการเก็บรักษาที่กำหนดค่าไม่ถูกต้องอาจทำให้ Sites ลบข้อมูลออกถาวรโดยทันทีและจะย้อนกลับไม่ได้ โปรดใช้ความระมัดระวังเมื่อคุณสร้างหรือเปลี่ยนแปลงกฎการเก็บรักษา เราขอแนะนำให้ทดสอบกฎใหม่กับบัญชีจำนวนไม่มากก่อนที่จะใช้กับทั้งองค์กร

ขยายทั้งหมด  |  ยุบทั้งหมด

ระบบเปิดใช้การเก็บรักษาเฉพาะของ Sites ไว้จนกว่าคุณจะเปลี่ยนไปใช้การเก็บรักษาของไดรฟ์

ระบบจะเปิดใช้การเก็บรักษาเฉพาะของ Sites ไว้โดยค่าเริ่มต้น หากไม่ได้ตั้งกฎและเปิดใช้การเก็บรักษาเฉพาะของ Sites ไว้ ผู้ใช้และผู้ดูแลระบบจะลบเว็บไซต์หรือเก็บไว้นานเท่าที่ต้องการได้

หากต้องการจัดการการเก็บรักษาเว็บไซต์โดยแยกจากไดรฟ์ ให้ตั้งกฎการเก็บรักษาที่กําหนดเองหรือเริ่มต้นสำหรับ Sites

หากต้องการจัดการเว็บไซต์ให้เหมือนกับไฟล์อื่นๆ ในไดรฟ์ ให้เปลี่ยนการตั้งค่าการเก็บรักษาเพื่อเก็บรักษาเว็บไซต์ตามกฎของไดรฟ์

การคงไว้ชั่วคราวในไดรฟ์จะมีผลกับไฟล์ใน Sites เสมอ

ไม่ว่าระบบจะเก็บรักษาเว็บไซต์อย่างไร (ตามกฎการเก็บรักษาของไดรฟ์หรือกฎการเก็บรักษาของ Sites) การคงไว้ชั่วคราวในไดรฟ์จะยังมีผลกับเว็บไซต์

ตั้งกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองสำหรับ Sites

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษากฎที่กำหนดเองสร้าง
3. เลือกบริการ Sites แล้วคลิกต่อไป
4. เลือกเอนทิตี
   • หน่วยขององค์กร - ใช้กฎกับหน่วยขององค์กรที่ต้องการ
     1. คลิกช่องนี้และเลือกหน่วยขององค์กร
     2. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้กฎกับไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งมีบัญชีในหน่วยขององค์กรที่เลือกเป็นสมาชิก ให้เลือกรวมผลลัพธ์จากไดรฟ์ที่แชร์
   • ไดรฟ์ที่แชร์ทั้งหมด - ใช้กฎกับไดรฟ์ที่แชร์ทั้งหมดในองค์กร
   • ไดรฟ์ที่แชร์เฉพาะ - ใช้กฎกับไดรฟ์ที่แชร์กับบัญชีหนึ่งๆ
     1. คลิกเพิ่มไดรฟ์ที่แชร์
     2. ป้อนอย่างน้อย 1 บัญชีแล้วคลิกค้นหา
     3. เลือกไดรฟ์ที่แชร์อย่างน้อย 1 ไดรฟ์
     4. คลิกเพิ่ม
5. คลิกต่อไป

6. เลือกระยะเวลาเก็บไฟล์ดังนี้

   • หากต้องการเก็บไฟล์ที่อยู่ในขอบเขตของกฎไว้อย่างถาวร ให้เลือกไม่จำกัด
   • หากต้องการลบไฟล์ถาวรเมื่อพ้นระยะเวลาที่กำหนดไว้ ให้ทำดังนี้
     1. เลือกระยะเวลาเก็บรักษา
     2. ป้อนจำนวนวันของระยะเวลาเก็บรักษาตั้งแต่ 1 ถึง 36,500
     3. เลือกเวลาเริ่มต้นระยะเวลาเก็บรักษาของไฟล์
        1. หากต้องการเริ่มการเก็บรักษาตามกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ ให้คลิกเริ่มระยะเวลาเก็บรักษาเลือกวันที่สร้าง วันที่แก้ไข หรือวันที่ย้ายไปยังถังขยะ 
        2. หากต้องการเริ่มต้นการเก็บรักษาตามเงื่อนไขในช่องวันที่ของป้ายกำกับไดรฟ์ (ดูขั้นตอนที่ 6) ให้คลิกเริ่มระยะเวลาเก็บรักษาเลือกวันที่ที่ตั้งค่าในช่องวันที่ของป้ายกํากับ จากนั้นเลือกช่องวันที่ แล้วระยะเวลาเก็บรักษาของรายการจะเริ่มต้นจากค่าที่อยู่ในช่องวันที่ดังกล่าว 
     4. เลือกวิธีดำเนินการกับไฟล์เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา
        • ล้างรายการที่ลบออกอย่างถาวรเท่านั้น ตัวเลือกนี้จะลบรายการที่ล้างออกจากโฟลเดอร์ถังขยะซึ่งหมดอายุแล้วออกโดยถาวร ผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงรายการดังกล่าวและไม่ต้องการจัดเก็บรายการนั้นๆ หากต้องการลบถาวรเฉพาะไฟล์ที่ล้างจากถังขยะของผู้ใช้แล้วเท่านั้น ให้เลือกตัวเลือกนี้
        • ล้างรายการทั้งหมดในไดรฟ์ของผู้ใช้ ซึ่งรวมถึงรายการที่ไม่ได้ลบออกถาวร ตัวเลือกนี้จะล้างรายการที่หมดอายุแล้วทั้งหมดออกถาวร ซึ่งรวมถึงรายการในโฟลเดอร์ไดรฟ์ของผู้ใช้ ทั้งนี้ระบบอาจล้างรายการที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ออกถาวรด้วย หากต้องการลบไฟล์ทั้งหมดอย่างถาวร รวมถึงไฟล์ที่ผู้ใช้ไม่ได้ลบ ให้เลือกตัวเลือกนี้
          คำเตือน: ห้องนิรภัยจะอนุญาตให้ไดรฟ์ลบไฟล์ที่เก็บไว้เกินระยะเวลาเก็บรักษาอย่างถาวรทันทีที่ส่งกฎนี้ ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ ดังนั้น โปรดอย่าทำขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะแน่ใจว่าได้กำหนดค่ากฎถูกต้องแล้ว
7. หากคุณกำหนดระยะเวลาไว้ ให้เลือกวิธีดำเนินการกับเว็บไซต์เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา ดังนี้
   • หากต้องการลบถาวรเฉพาะเว็บไซต์ที่ผู้ใช้ลบออกอย่างถาวร ให้เลือกตัวเลือกแรก
   • หากต้องการลบเว็บไซต์ทั้งหมดออกอย่างถาวร ให้เลือกตัวเลือกที่ 2 กฎนี้อาจลบทั้งเว็บไซต์ที่ถูกลบและเว็บไซต์ที่ยังอยู่ในไดรฟ์ของผู้ใช้ออกอย่างถาวร

     คำเตือน: ระบบจะเปิดใช้การเก็บรักษาเฉพาะของ Sites ไว้โดยค่าเริ่มต้น เมื่อคุณสร้างกฎของ Sites ห้องนิรภัยจะอนุญาตให้ Sites ลบข้อมูลที่เก็บไว้เกินระยะเวลาเก็บรักษาออกอย่างถาวรทันที โดยข้อมูลนี้อาจรวมถึงเว็บไซต์ที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ ดังนั้น โปรดอย่าทำขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะแน่ใจว่าคุณได้กำหนดค่ากฎถูกต้องแล้ว

8. คลิกสร้าง หากกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาแล้ว ให้เลือกช่องยืนยันแล้วคลิกยอมรับ

ตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นสำหรับ Sites

เมื่อเปิดใช้ กฎการเก็บรักษาเริ่มต้นของ Sites จะมีผลกับเว็บไซต์ทั้งหมดที่อยู่นอกขอบเขตของกฎที่กำหนดเองหรือการคงไว้ชั่วคราว รวมถึงเว็บไซต์ในไดรฟ์ของฉันและในไดรฟ์ที่แชร์

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษา รายการกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นจะเปิดขึ้น
3. คลิก Sites

4. เลือกระยะเวลาเก็บไฟล์ดังนี้

   • หากต้องการเก็บไฟล์ที่อยู่ในขอบเขตของกฎไว้อย่างถาวร ให้เลือกไม่จำกัด
   • หากต้องการลบไฟล์ถาวรเมื่อพ้นระยะเวลาที่กำหนดไว้ ให้ทำดังนี้
     1. เลือกระยะเวลาเก็บรักษา
     2. ป้อนจำนวนวันของระยะเวลาเก็บรักษาตั้งแต่ 1 ถึง 36,500
     3. เลือกเวลาเริ่มต้นระยะเวลาเก็บรักษาของไฟล์
        1. หากต้องการเริ่มการเก็บรักษาตามกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ ให้คลิกเริ่มระยะเวลาเก็บรักษาเลือกวันที่สร้าง วันที่แก้ไข หรือวันที่ย้ายไปยังถังขยะ 
        2. หากต้องการเริ่มต้นการเก็บรักษาตามเงื่อนไขในช่องวันที่ของป้ายกำกับไดรฟ์ (ดูขั้นตอนที่ 6) ให้คลิกเริ่มระยะเวลาเก็บรักษาเลือกวันที่ที่ตั้งค่าในช่องวันที่ของป้ายกํากับ จากนั้นเลือกช่องวันที่ แล้วระยะเวลาเก็บรักษาของรายการจะเริ่มต้นจากค่าที่อยู่ในช่องวันที่ดังกล่าว 
     4. เลือกวิธีดำเนินการกับไฟล์เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา
        • ล้างรายการที่ลบออกอย่างถาวรเท่านั้น ตัวเลือกนี้จะลบรายการที่ล้างออกจากโฟลเดอร์ถังขยะซึ่งหมดอายุแล้วออกโดยถาวร ผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงรายการดังกล่าวและไม่ต้องการจัดเก็บรายการนั้นๆ หากต้องการลบถาวรเฉพาะไฟล์ที่ล้างจากถังขยะของผู้ใช้แล้วเท่านั้น ให้เลือกตัวเลือกนี้
        • ล้างรายการทั้งหมดในไดรฟ์ของผู้ใช้ ซึ่งรวมถึงรายการที่ไม่ได้ลบออกถาวร ตัวเลือกนี้จะล้างรายการที่หมดอายุแล้วทั้งหมดออกถาวร ซึ่งรวมถึงรายการในโฟลเดอร์ไดรฟ์ของผู้ใช้ ทั้งนี้ระบบอาจล้างรายการที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ออกถาวรด้วย หากต้องการลบไฟล์ทั้งหมดอย่างถาวร รวมถึงไฟล์ที่ผู้ใช้ไม่ได้ลบ ให้เลือกตัวเลือกนี้
          คำเตือน: ห้องนิรภัยจะอนุญาตให้ไดรฟ์ลบไฟล์ที่เก็บไว้เกินระยะเวลาเก็บรักษาอย่างถาวรทันทีที่ส่งกฎนี้ ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ ดังนั้น โปรดอย่าทำขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะแน่ใจว่าได้กำหนดค่ากฎถูกต้องแล้ว
5. หากคุณกำหนดระยะเวลาไว้ ให้เลือกวิธีดำเนินการกับเว็บไซต์เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา ดังนี้
   • หากต้องการลบถาวรเฉพาะเว็บไซต์ที่ผู้ใช้ลบออก ให้เลือกตัวเลือกแรก
   • หากต้องการลบเว็บไซต์ทั้งหมดออกอย่างถาวร ให้เลือกตัวเลือกที่ 2 กฎนี้อาจลบทั้งเว็บไซต์ที่ถูกลบและเว็บไซต์ในไดรฟ์ของผู้ใช้ออกอย่างถาวร

     คำเตือน: ระบบจะเปิดใช้การเก็บรักษาเฉพาะของ Sites ไว้โดยค่าเริ่มต้น เมื่อคุณสร้างกฎของ Sites ห้องนิรภัยจะอนุญาตให้ Sites ลบข้อมูลที่เก็บไว้เกินระยะเวลาเก็บรักษาออกอย่างถาวรทันที โดยข้อมูลนี้อาจรวมถึงเว็บไซต์ที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ ดังนั้น โปรดอย่าทำขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะแน่ใจว่าคุณได้กำหนดค่ากฎถูกต้องแล้ว

6. คลิกบันทึก ห้องนิรภัยจะขอให้ยืนยันว่าคุณเข้าใจผลที่จะเกิดจากกฎ ให้เลือกช่องนั้น แล้วคลิกยอมรับเพื่อบันทึกกฎ

เปิดหรือปิดกฎการเก็บรักษาสำหรับ Sites โดยเฉพาะ

ระบบจะเก็บรักษาข้อมูลใน Sites ตามกฎการเก็บรักษาของ Sites จนกว่าคุณจะเปลี่ยนการตั้งค่าห้องนิรภัยเพื่อเก็บรักษาเว็บไซต์ตามกฎการเก็บรักษาของไดรฟ์

หากต้องการเลือกกฎที่ใช้กับเว็บไซต์ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษาการตั้งค่า
3. เลือกเก็บรักษาไว้ตามกฎของ Sites หรือเลือกเก็บรักษาไว้ตามกฎของไดรฟ์ถัดจาก Sites
4. คลิกบันทึก