Google Sites-gegevens bewaren met Vault

Als onderdeel van het informatiebeheerplan van uw organisatie kunt u bepalen hoelang Google Sites-gegevens worden bewaard. Gebruik bewaarregels om in te stellen hoelang sites moeten worden bewaard en wanneer ze moeten worden verwijderd (indien van toepassing). Sites worden standaard bewaard volgens Sites-specifieke bewaarregels. Als u wilt dat sites op dezelfde manier worden bewaard als in Drive, kunt u regels van Sites uitschakelen. Daarna worden sites bewaard volgens de bewaarregels voor Drive, omdat ze worden opgeslagen in Drive. 

Als u gegevens die voldoen aan specifieke voorwaarden gedurende een bepaalde tijd wilt bewaren, moet u een aangepaste bewaarregel maken. Als u alle servicegegevens voor alle gelicentieerde accounts gedurende een bepaalde periode wilt bewaren, moet u een standaard bewaarregel maken.

Belangrijke informatie over Sites en bewaren

Voordat u bewaarregels instelt, raden we u sterk aan te lezen over hoe bewaren werkt en de ondersteunde gegevenstypen voor Sites te bekijken.

WAARSCHUWING: Een onjuist ingestelde bewaarregel kan ertoe leiden dat gegevens onmiddellijk definitief worden verwijderd door Sites. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Wees voorzichtig als u bewaarregels maakt of wijzigt. We raden u aan nieuwe regels te testen op een klein aantal accounts voordat u ze toepast op uw hele organisatie.

Alles uitvouwen  |  Alles samenvouwen

Sites-specifieke bewaring staat aan totdat u overschakelt naar Drive-bewaring

Sites-specifieke bewaring staat standaard aan. Als u geen regels heeft ingesteld en Sites-specifieke bewaring aanstaat, kunnen gebruikers en beheerders sites verwijderen of zo lang bewaren als ze willen.

Als u wilt dat sites apart van Drive worden bewaard, moet u aangepaste of standaard bewaarregels instellen voor Sites.

Als u sites wilt beheren op dezelfde manier als andere bestanden in Drive, wijzigt u de bewaarinstelling zodat sites worden bewaard op basis van de Drive-regels.

Drive-bewaarplichten gelden altijd voor Sites-bestanden

Drive-bewaarplichten gelden nog steeds voor sites, ongeacht hoe sites worden bewaard (door Drive-bewaarregels of door Sites-bewaarregels).

Een aangepaste bewaarregel maken voor Sites

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op BewarenAangepaste regelsMaken.
3. Selecteer Sites als de service en klik op Doorgaan.
4. Kies een entiteit:
   • Organisatie-eenheid: De regel toepassen op een specifieke organisatie-eenheid:
     1. Klik op het veld en kies een organisatie-eenheid.
     2. (Optioneel) Als u de regel wilt toepassen op gedeelde Drives waarvan de accounts in de geselecteerde organisatie-eenheid lid zijn, zet u Inclusief resultaten uit gedeelde Drives aan.
   • Alle gedeelde Drives: De regel toepassen op alle gedeelde Drives in uw organisatie.
   • Specifieke gedeelde Drives: De regel toepassen op een gedeelde Drive die is gedeeld met een specifiek account.
     1. Klik op Gedeelde Drives toevoegen.
     2. Voer een of meer accounts in en klik op Zoeken.
     3. Selecteer een of meer gedeelde Drives.
     4. Klik op Toevoegen.
5. Klik op Doorgaan.

6. Kies hoelang bestanden bewaard moeten blijven:

   • Selecteer Onbeperkt om bestanden die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
   • Ga als volgt te werk om bestanden na een bepaalde tijd definitief te verwijderen:
     1. Selecteer Bewaarperiode.
     2. Vul het aantal dagen van de bewaarperiode in, van 1 tot 36.500.
     3. Selecteer wanneer de bewaarperiode van het bestand moet worden gestart:
        1. Als u de bewaarperiode wilt starten op basis van een gebeurtenis die aan een bestand is gerelateerd, klikt u op Start bewaarperiodeselecteer Datum gemaakt, Datum gewijzigd of Datum in de prullenbak geplaatst.
        2. Als u de bewaarperiode wilt starten gebaseerd op de datumvoorwaarde van een Drive-label (zie stap 6), klikt u op Start bewaarperiode selecteer Datum ingesteld in datumveld label. Selecteer vervolgens een datumveld. De bewaarperiode voor een item begint op de waarde van dit datumveld.
     4. Selecteer wat er moet gebeuren met de bestanden als de bewaarperiode voorbij is:
        • Alleen definitief verwijderde items uit het systeem verwijderen: Met deze optie worden items waarvoor de bewaarperiode is verlopen uit de prullenbak zijn verwijderd. Gebruikers hebben er geen toegang meer toe en willen de items niet bewaren. Als u alleen bestanden definitief wilt verwijderen die al zijn verwijderd uit de prullenbak van de gebruiker, kiest u deze optie.
        • Alle items in de Drive van gebruikers uit het systeem verwijderen, inclusief items die nog niet definitief zijn verwijderd: Met deze optie worden alle items verwijderd waarvoor de bewaarperiode is verlopen, inclusief items in de Drive-mappen van gebruikers. Hierdoor worden misschien items definitief verwijderd die gebruikers willen bewaren. Kies deze optie als u alle bestanden definitief wilt verwijderen, inclusief bestanden die nog niet zijn verwijderd.
          Waarschuwing: Vault staat toe dat Drive onmiddellijk bestanden definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen, zodra u de regel verstuurt. Hierbij worden mogelijk ook gegevens verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld.
7. Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, kiest u wat er na de geselecteerde periode moet gebeuren met sites:
   • Als u alleen sites definitief wilt verwijderen die gebruikers al definitief hebben verwijderd, kiest u de eerste optie.
   • Als u alle sites definitief wilt verwijderen, kiest u de tweede optie. Door deze regel kunnen zowel verwijderde sites als sites in de Drive van gebruikers definitief worden verwijderd.

     Waarschuwing: Sites-specifieke bewaring staat standaard aan. Als u een Sites-regel maakt, staat Vault onmiddelijk toe dat Sites gegevens definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen. Hierbij worden mogelijk ook sites verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld.

8. Klik op Maken. Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, vinkt u het bevestigingsvakje aan en klikt u op Accepteren.

De standaard bewaarregel instellen voor Sites

Als de standaard Sites-bewaarregel aanstaat, geldt deze voor alle sites die niet onder een aangepaste regel of bewaarplicht vallen, inclusief sites in Mijn Drive en gedeelde Drives.

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op Bewaren. De lijst met standaard bewaarregels wordt geopend.
3. Klik op Sites .

4. Kies hoelang bestanden bewaard moeten blijven:

   • Selecteer Onbeperkt om bestanden die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
   • Ga als volgt te werk om bestanden na een bepaalde tijd definitief te verwijderen:
     1. Selecteer Bewaarperiode.
     2. Vul het aantal dagen van de bewaarperiode in, van 1 tot 36.500.
     3. Selecteer wanneer de bewaarperiode van het bestand moet worden gestart:
        1. Als u de bewaarperiode wilt starten op basis van een gebeurtenis die aan een bestand is gerelateerd, klikt u op Start bewaarperiodeselecteer Datum gemaakt, Datum gewijzigd of Datum in de prullenbak geplaatst.
        2. Als u de bewaarperiode wilt starten gebaseerd op de datumvoorwaarde van een Drive-label (zie stap 6), klikt u op Start bewaarperiode selecteer Datum ingesteld in datumveld label. Selecteer vervolgens een datumveld. De bewaarperiode voor een item begint op de waarde van dit datumveld.
     4. Selecteer wat er moet gebeuren met de bestanden als de bewaarperiode voorbij is:
        • Alleen definitief verwijderde items uit het systeem verwijderen: Met deze optie worden items waarvoor de bewaarperiode is verlopen uit de prullenbak zijn verwijderd. Gebruikers hebben er geen toegang meer toe en willen de items niet bewaren. Als u alleen bestanden definitief wilt verwijderen die al zijn verwijderd uit de prullenbak van de gebruiker, kiest u deze optie.
        • Alle items in de Drive van gebruikers uit het systeem verwijderen, inclusief items die nog niet definitief zijn verwijderd: Met deze optie worden alle items verwijderd waarvoor de bewaarperiode is verlopen, inclusief items in de Drive-mappen van gebruikers. Hierdoor worden misschien items definitief verwijderd die gebruikers willen bewaren. Kies deze optie als u alle bestanden definitief wilt verwijderen, inclusief bestanden die nog niet zijn verwijderd.
          Waarschuwing: Vault staat toe dat Drive onmiddellijk bestanden definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen, zodra u de regel verstuurt. Hierbij worden mogelijk ook gegevens verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld.
5. Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, kiest u wat er na de geselecteerde periode moet gebeuren met sites:
   • Als u alleen sites definitief wilt verwijderen die gebruikers al hebben verwijderd, kiest u de eerste optie.
   • Als u alle sites definitief wilt verwijderen, kiest u de tweede optie. Door deze regel kunnen zowel verwijderde sites als sites in de Drive van gebruikers definitief worden verwijderd.

     Waarschuwing: Sites-specifieke bewaring staat standaard aan. Als u een Sites-regel maakt, staat Vault onmiddelijk toe dat Sites gegevens definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen. Hierbij worden mogelijk ook sites verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld.

6. Klik op Opslaan. Vault vraagt u te bevestigen dat u de effecten van de regel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op Accepteren om de regel op te slaan.

Specifieke bewaarregels voor Sites in- of uitschakelen

Sites-gegevens worden bewaard door Sites-bewaarregels totdat u de Vault-instellingen wijzigt, zodat Sites worden bewaard door Drive-bewaarregels.

Voer de volgende stappen uit om te bepalen welke regels van toepassing zijn op sites:

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op BewarenInstellingen.
3. Selecteer naast Sites de optie Bewaard door Sites-regel of Bewaard door Drive-regel.
4. Klik op Opslaan.