Google サイトのデータを Vault で保持する

組織の情報ガバナンス計画の一環として、Google サイト データの保持期間を管理できます。保持ルールを使用すると、サイトをいつまで保持し、いつ削除するかを設定することができます。デフォルトでは、サイトは Google サイト固有の保持ルールに従って保持されます。サイトをドライブ内の他のファイルと同様に保持するには、サイトのルールを無効にします。サイトはドライブに保存されるため、サイトはドライブの保持ルールに従って保持されます。

カスタム保持ルールを設定すると、特定の条件に一致するデータを一定期間にわたって保持できます。組織内のすべてのライセンス取得済みアカウントのサービスについて、すべてのデータを一定期間保持する必要がある場合は、デフォルトの保持ルールを設定します。カスタム保持ルールはデフォルトの保持ルールよりも優先されます(デフォルトの保持ルールの保持期間の方が長い場合でも)。

Google サイトと保持に関する重要なお知らせ

保持ルールを設定する前に、データ保持の仕組みおよび Vault でサポートされる Google サイトのデータをお読みになることを強くおすすめします。

警告: 保持ルールの設定に誤りがあると、Google サイトのデータが直ちにパージされて元に戻せなくなることがあります。保持ルールを作成または変更する際は十分にご注意ください。新しいルールを組織全体に適用する前に、少数のアカウントに対してテストすることをおすすめします。

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サイト固有の保持はドライブ保持に切り替えるまで有効になる

サイト固有の保持はデフォルトで有効になっています。ルールを設定しておらず、サイト固有の保持がオンになっている場合でも、ユーザーと管理者はサイトを削除したり、任意の期間保持したりすることができます。

ドライブとは別にサイトの保持を管理するには、サイトのカスタム保持ルールまたはデフォルトの保持ルールを設定します。

ドライブ内のファイルを他のサイトと同じように管理するには、ドライブのルールを使用してサイトを保持するように保持設定を変更します。

ドライブの記録保持(リティゲーション ホールド)は常にサイトのファイルに適用される

サイトの保持方法(ドライブの保持ルールまたはサイトの保持ルール)にかかわらず、ドライブの記録保持はサイトに適用されます。

サイトのカスタム保持ルールを作成する

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [保持] 次に [カスタムルール] 次に [作成] をクリックします。
  3. サービスとして [サイト] を選択し、[次へ] をクリックします。
  4. エンティティを選択します。
    • 組織部門 - 特定の組織部門にルールを適用します。
      1. 該当する欄をクリックして組織部門を選択します。
      2. (省略可)選択した組織部門内のアカウントがメンバーとなっている共有ドライブにルールを適用するには、[共有ドライブからの検索結果を含める] チェックボックスをオンにします。
    • すべての共有ドライブ - 組織内のすべての共有ドライブにルールを適用します。
    • 特定の共有ドライブ - 特定のアカウントで共有されている共有ドライブにルールを適用します。
      1. [共有ドライブを追加] をクリックします。
      2. アカウント(複数可)を入力して [検索] をクリックします。
      3. 共有ドライブ(複数可)を選択します。
      4. [追加] をクリックします。
  5. [次へ] をクリックします。
  6. ファイルの保持期間を選択します。

    • このルールの対象となるファイルを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
    • 一定期間が経過したファイルを破棄するには:
      1. [保持期間] を選択します。
      2. 1~36,500 の範囲で日数を入力します。
      3. 保持期間開始の基準となる時間を選択します。
  7. 保持期間を設定する場合は、期間の終了後にサイトをどのように処理するかを選択します。
    • ユーザーが完全に削除したサイトだけをパージするには、1 番目のオプションを選択します。
    • すべてのサイトをパージするには、2 番目のオプションを選択します。削除済みのサイトもユーザーのドライブ内のサイトも消去されます。

      警告: サイト固有の保持はデフォルトで有効になっています。サイトのルールを作成すると、保持期間を過ぎているデータのパージがサイトで直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいサイトが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。

  8. [作成] をクリックします。保持期間を設定した場合、ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[承諾] をクリックしてルールを作成します。

サイトのデフォルトの保持ルールを設定する

サイトのデフォルトの保持ルールは、有効にすると、カスタムルールまたは記録保持の対象とならないすべてのサイトデータ(マイドライブと共有ドライブ内のサイトを含む)に適用されます。

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [保持] をクリックします。デフォルトの保持ルールのリストが開きます。
  3. サイト アイコン "" をクリックします。
  4. ファイルの保持期間を選択します。

    • このルールの対象となるファイルを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
    • 一定期間が経過したファイルを破棄するには:
      1. [保持期間] を選択します。
      2. 1~36,500 の範囲で日数を入力します。
      3. 保持期間開始の基準となる時間を選択します。
  5. 保持期間を設定する場合は、期間の終了後にサイトをどのように処理するかを選択します。
    • ユーザーが削除したサイトのみをパージするには、1 番目のオプションを選択します。
    • すべてのサイトをパージするには、2 番目のオプションを選択します。削除済みのサイトもユーザーのドライブ内のサイトも消去されます。

      警告: サイト固有の保持はデフォルトで有効になっています。サイトのルールを作成すると、保持期間を過ぎているデータのパージがサイトで直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいサイトが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。

  6. [保存] をクリックします。ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[承諾] をクリックしてルールを保存します。

Google サイト専用の保持ルールを有効または無効にする

Vault でのサイトの保持設定をドライブの保持ルールに変更し、ドライブの保持ルールを有効にするまで、サイトのデータはサイトの保持ルールによって保持されます。

サイトに適用するルールを選択する方法は次のとおりです。

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [保持] 次に [設定] をクリックします。
  3. [サイト] の横にある [Google サイトのルールで保持する] または [ドライブのルールで保持する] を選択します。
  4. [保存] をクリックします。
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