Google サイトのデータを Vault で保持する

組織の情報ガバナンス計画の一環として、Google サイト データの保持期間を管理できます。保持ルールを使用すると、サイトをいつまで保持し、いつ削除するかを設定することができます。デフォルトでは、サイトは Google サイト固有の保持ルールに従って保持されます。サイトをドライブ内の他のファイルと同様に保持するには、サイトのルールを無効にします。サイトはドライブに保存されるため、サイトはドライブの保持ルールに従って保持されます。

特定の条件に一致するデータを一定期間にわたって保持するには、カスタム保持ルールを作成します。ライセンスを付与されたすべてのアカウントのすべてのサービスデータを一定期間にわたって保持するには、デフォルトの保持ルールを作成します。

Google サイトと保持に関する重要なお知らせ

保持ルールを設定する前に、データ保持の仕組みおよび Vault でサポートされる Google サイトのデータをお読みになることを強くおすすめします。

警告: 保持ルールの設定に誤りがあると、Google サイトのデータが直ちにパージされて元に戻せなくなることがあります。保持ルールを作成または変更する際は十分にご注意ください。新しいルールを組織全体に適用する前に、少数のアカウントに対してテストすることをおすすめします。

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サイト固有の保持はドライブ保持に切り替えるまで有効になる

サイト固有の保持はデフォルトで有効になっています。ルールを設定しておらず、サイト固有の保持がオンになっている場合でも、ユーザーと管理者はサイトを削除したり、任意の期間保持したりすることができます。

ドライブとは別にサイトの保持を管理するには、サイトのカスタム保持ルールまたはデフォルトの保持ルールを設定します。

ドライブ内のファイルを他のサイトと同じように管理するには、ドライブのルールを使用してサイトを保持するように保持設定を変更します。

ドライブの記録保持（リティゲーション ホールド）は常にサイトのファイルに適用される

サイトの保持方法（ドライブの保持ルールまたはサイトの保持ルール）にかかわらず、ドライブの記録保持はサイトに適用されます。

サイトのカスタム保持ルールを作成する

1. vault.google.com にログインします。
2. [保持] [カスタムルール] [作成] をクリックします。
3. サービスとして [サイト] を選択し、[次へ] をクリックします。
4. エンティティを選択します。
   • 組織部門 - 特定の組織部門にルールを適用します。
     1. 該当する欄をクリックして組織部門を選択します。
     2. （省略可）選択した組織部門内のアカウントがメンバーとなっている共有ドライブにルールを適用するには、[共有ドライブからの検索結果を含める] チェックボックスをオンにします。
   • すべての共有ドライブ - 組織内のすべての共有ドライブにルールを適用します。
   • 特定の共有ドライブ - 特定のアカウントで共有されている共有ドライブにルールを適用します。
     1. [共有ドライブを追加] をクリックします。
     2. アカウント（複数可）を入力して [検索] をクリックします。
     3. 共有ドライブ（複数可）を選択します。
     4. [追加] をクリックします。
5. [次へ] をクリックします。

6. ファイルの保持期間を選択します。

   • このルールの対象となるファイルを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
   • 一定期間が経過したファイルをパージするには:
     1. [保持期間] を選択します。
     2. 保持期間の日数を 1～36,500 の範囲で入力します。
     3. ファイルの保持期間を開始するタイミングを選択します。
        1. ファイルに関連するイベントに基づいて保持を開始するには、[保持期間の開始日] をクリックし [作成日]、[更新日]、[ゴミ箱に移動した日] のいずれかを選択します。
        2. ドライブラベルの日付フィールドの条件に基づいて保持を開始するには（手順 6 を参照）、[保持期間の開始日] をクリックし [ラベルの日付フィールドに設定されている日付] を選択します。続いて、日付フィールドを選択します。アイテムの保持期間はその日付フィールドの値から始まります。
     4. 保持期間が終了したときのファイルの処理方法を選択します。
        • 完全に削除されたアイテムのみをパージする - [ゴミ箱] フォルダから削除され、保持期限を過ぎたアイテムがパージされます。ユーザーはそれらにアクセスしたり、保持したりできなくなります。ユーザーの [ゴミ箱] からすでに削除されているファイルだけをパージするには、このオプションを選択します。
        • ユーザーのドライブにあるすべてのアイテム（まだ完全に削除されていないアイテムを含む）をパージする - ユーザーのドライブ フォルダ内のアイテムを含め、保持期限を過ぎたすべてのアイテムがパージされます。ユーザーが保持しておきたいアイテムがパージされる可能性もあります。削除されていないファイルを含むすべてのファイルをパージするには、このオプションを選択します。
          警告: ルールを設定すると、保持期間を過ぎているファイルのパージがドライブで直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
7. 保持期間を設定する場合は、期間の終了後にサイトをどのように処理するかを選択します。
   • ユーザーが完全に削除したサイトだけをパージするには、1 番目のオプションを選択します。
   • すべてのサイトをパージするには、2 番目のオプションを選択します。削除済みのサイトもユーザーのドライブ内のサイトも消去されます。

     警告: サイト固有の保持はデフォルトで有効になっています。サイトのルールを作成すると、保持期間を過ぎているデータのパージがサイトで直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいサイトが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。

8. [作成] をクリックします。保持期間を設定する場合は、確認のチェックボックスをオンにして [同意する] をクリックします。

サイトのデフォルトの保持ルールを設定する

サイトのデフォルトの保持ルールは、有効にすると、カスタムルールまたは記録保持の対象とならないすべてのサイトデータ（マイドライブと共有ドライブ内のサイトを含む）に適用されます。

1. vault.google.com にログインします。
2. [保持] をクリックします。デフォルトの保持ルールのリストが開きます。
3. サイト アイコン をクリックします。

4. ファイルの保持期間を選択します。

   • このルールの対象となるファイルを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
   • 一定期間が経過したファイルをパージするには:
     1. [保持期間] を選択します。
     2. 保持期間の日数を 1～36,500 の範囲で入力します。
     3. ファイルの保持期間を開始するタイミングを選択します。
        1. ファイルに関連するイベントに基づいて保持を開始するには、[保持期間の開始日] をクリックし [作成日]、[更新日]、[ゴミ箱に移動した日] のいずれかを選択します。
        2. ドライブラベルの日付フィールドの条件に基づいて保持を開始するには（手順 6 を参照）、[保持期間の開始日] をクリックし [ラベルの日付フィールドに設定されている日付] を選択します。続いて、日付フィールドを選択します。アイテムの保持期間はその日付フィールドの値から始まります。
     4. 保持期間が終了したときのファイルの処理方法を選択します。
        • 完全に削除されたアイテムのみをパージする - [ゴミ箱] フォルダから削除され、保持期限を過ぎたアイテムがパージされます。ユーザーはそれらにアクセスしたり、保持したりできなくなります。ユーザーの [ゴミ箱] からすでに削除されているファイルだけをパージするには、このオプションを選択します。
        • ユーザーのドライブにあるすべてのアイテム（まだ完全に削除されていないアイテムを含む）をパージする - ユーザーのドライブ フォルダ内のアイテムを含め、保持期限を過ぎたすべてのアイテムがパージされます。ユーザーが保持しておきたいアイテムがパージされる可能性もあります。削除されていないファイルを含むすべてのファイルをパージするには、このオプションを選択します。
          警告: ルールを設定すると、保持期間を過ぎているファイルのパージがドライブで直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
5. 保持期間を設定する場合は、期間の終了後にサイトをどのように処理するかを選択します。
   • ユーザーが削除したサイトのみをパージするには、1 番目のオプションを選択します。
   • すべてのサイトをパージするには、2 番目のオプションを選択します。削除済みのサイトもユーザーのドライブ内のサイトも消去されます。

     警告: サイト固有の保持はデフォルトで有効になっています。サイトのルールを作成すると、保持期間を過ぎているデータのパージがサイトで直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいサイトが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。

6. [保存] をクリックします。ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[承諾] をクリックしてルールを保存します。

Google サイト専用の保持ルールを有効または無効にする

Vault でのサイトの保持設定をドライブの保持ルールに変更し、ドライブの保持ルールを有効にするまで、サイトのデータはサイトの保持ルールによって保持されます。

サイトに適用するルールを選択する方法は次のとおりです。

1. vault.google.com にログインします。
2. [保持] [設定] をクリックします。
3. [サイト] の横にある [Google サイトのルールで保持する] または [ドライブのルールで保持する] を選択します。
4. [保存] をクリックします。