Conservare i dati di Google Sites con Vault

Nell'ambito del piano di governance delle informazioni della tua organizzazione, puoi specificare per quanto tempo devono essere conservati i dati di Google Sites. Puoi utilizzare le regole di conservazione per stabilire per quanto tempo conservare i siti ed, eventualmente, quando eliminarli. Per impostazione predefinita, i siti sono soggetti alle regole di conservazione per Drive, perché vengono archiviati su Drive. Per gestire la conservazione dei siti separatamente dagli altri elementi di Drive, puoi impostare regole di conservazione specifiche per Sites. Queste regole vengono applicate solo quando attivi le regole di conservazione di Sites nelle impostazioni di conservazione di Vault.

Imposta regole di conservazione personalizzate per conservare i dati che corrispondono a condizioni specifiche per il tempo stabilito. Imposta una regola di conservazione predefinita quando devi conservare tutti i dati di un servizio per tutti gli account concessi in licenza dell'organizzazione per un determinato periodo di tempo. Le regole di conservazione personalizzate hanno sempre la precedenza sulle regole di conservazione predefinite, anche quando queste ultime hanno un periodo di conservazione più lungo.

Informazioni importanti su Sites e sulla conservazione

Prima di impostare le regole di conservazione, ti consigliamo vivamente di leggere come funziona la conservazione e di verificare quali sono i tipi di dati supportati per Sites.

ATTENZIONE: una regola di conservazione non correttamente configurata può consentire a Sites di eliminare i dati immediatamente e in modo definitivo. Fai attenzione quando crei o modifichi le regole di conservazione. Ti consigliamo di provare le nuove regole su un piccolo gruppo di account prima di applicarle all'intera organizzazione.

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Non attivare la conservazione per Sites prima di aver creato le regole di conservazione

La conservazione specifica per Sites è disattivata per impostazione predefinita e i siti vengono conservati in base alle regole di conservazione di Drive. Se attivi la conservazione di Sites prima di impostare le relative regole, i siti non sono protetti dall'eliminazione. Alcuni siti potrebbero essere eliminati definitivamente durante questa interruzione della copertura della conservazione, perché non sono più protetti dalle regole di conservazione di Drive.

I blocchi di Drive si applicano sempre ai file di Sites

Quando attivi regole di conservazione specifiche per Sites, i blocchi di Drive restano comunque validi per i siti.

Impostare una regola di conservazione personalizzata per Sites

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Conservazione dei datie poiRegole personalizzatee poiCrea.
  3. Come servizio, seleziona Sites e fai clic su Continua.
  4. Scegli un'entità:
    • Unità organizzativa: applica la regola a un'unità organizzativa specifica:
      1. Fai clic sul campo e scegli un'unità organizzativa.
      2. (Facoltativo) Per applicare la regola ai Drive condivisi di cui sono membri gli account dell'unità organizzativa selezionata, attiva l'opzione Includi i risultati dei Drive condivisi.
    • Tutte i Drive condivisi: applica la regola a tutti i Drive condivisi dell'organizzazione.
    • Drive condivisi specifici: applica la regola a un Drive condiviso con un account specifico.
      1. Fai clic su Aggiungi Drive condivisi.
      2. Inserisci uno o più account e fai clic su Trova.
      3. Seleziona uno o più Drive condivisi.
      4. Fai clic su Aggiungi.
  5. Fai clic su Continua.
  6. Scegli per quanto tempo conservare i file:

    • Per conservare in modo permanente i file a cui si applica la regola, seleziona Sempre.
    • Per eliminare i file dopo un determinato periodo di tempo:
      1. Seleziona Periodo di conservazione.
      2. Inserisci un numero di giorni compreso tra 1 a 36.500.
      3. Seleziona l'ora di riferimento per l'inizio del periodo di conservazione.
  7. Se imposti una durata, scegli l'operazione da eseguire sui siti dopo il termine del periodo di conservazione:
    • Per eliminare definitivamente solo i siti eliminati in modo definitivo dagli utenti, scegli la prima opzione.
    • Per eliminare definitivamente tutti i siti, scegli la seconda opzione. Questa regola può eliminare definitivamente sia i siti eliminati sia i siti ancora presenti sui Drive degli utenti.

      Attenzione: se hai attivato le regole dedicate per Sites, Vault consente a Sites di eliminare immediatamente e in modo definitivo i dati che superano la durata di conservazione quando crei una regola. Questi dati potrebbero includere siti che gli utenti prevedono di conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente.

  8. Fai clic su Crea. Se imposti un periodo di conservazione, Vault ti chiede di confermare di aver compreso gli effetti della regola. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Conferma per creare la regola.

Impostare la regola di conservazione predefinita per Sites

Quando è attiva, la regola di conservazione predefinita di Sites si applica a tutti i siti non soggetti a una regola personalizzata o a un blocco, inclusi quelli che si trovano su Il mio Drive e sui Drive condivisi.

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Conservazione dei dati. Si apre l'elenco delle regole di conservazione predefinite.
  3. Fai clic su Sites "".
  4. Scegli per quanto tempo conservare i file:

    • Per conservare in modo permanente i file a cui si applica la regola, seleziona Sempre.
    • Per eliminare i file dopo un determinato periodo di tempo:
      1. Seleziona Periodo di conservazione.
      2. Inserisci un numero di giorni compreso tra 1 a 36.500.
      3. Seleziona l'ora di riferimento per l'inizio del periodo di conservazione.
  5. Se imposti una durata, scegli l'operazione da eseguire sui siti dopo il termine del periodo di conservazione:
    • Per eliminare definitivamente solo i siti eliminati dagli utenti, scegli la prima opzione.
    • Per eliminare definitivamente tutti i siti, scegli la seconda opzione. Questa regola può eliminare definitivamente sia i siti eliminati sia i siti presenti sui Drive degli utenti.

      Attenzione: se hai attivato le regole dedicate per Sites, Vault consente a Sites di eliminare immediatamente e in modo definitivo i siti che superano la durata di conservazione quando salvi la regola. Questi dati potrebbero includere siti che gli utenti prevedono di conservare. Non andare al passaggio successivo fino a quando non avrai la certezza che la regola sia configurata correttamente.

  6. Fai clic su Salva. Ti viene chiesto di confermare di aver compreso gli effetti della regola. Seleziona le caselle appropriate e fai clic su Accetta per salvare la regola.

(Facoltativo) Attivare le regole di conservazione dedicate per Sites

I dati di Sites vengono conservati in base alle regole di conservazione di Drive finché non modifichi le impostazioni di Vault e non attivi le regole di conservazione di Sites.

Per applicare ai dati di Sites le regole di conservazione di Sites anziché quelle di Drive:

  1. Accedi a vault.google.com.
  2. Fai clic su Conservazione dei datie poiImpostazioni.
  3. Accanto a Sites, seleziona Conservato da regola di Sites.
  4. Fai clic su Salva.
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