Conserver des données Google Sites avec Vault

Dans le cadre de la stratégie de gouvernance des informations de votre organisation, vous pouvez définir la durée de conservation pour les données Google Sites. Les règles de conservation vous permettent de configurer combien de temps garder les sites et, éventuellement, quand les supprimer. Par défaut, les sites sont conservés conformément aux règles de conservation spécifiques à Sites. Pour conserver les sites de la même manière que les autres fichiers dans Drive, vous pouvez désactiver les règles Sites. Les sites sont conservés conformément aux règles de conservation de Drive, car ils sont stockés dans Drive. 

Pour conserver des données qui répondent à des conditions spécifiques pendant une période définie, créez une règle de conservation personnalisée. Pour conserver toutes les données de service de tous les comptes sous licence pendant une période définie, créez une règle de conservation par défaut.

Informations importantes sur Sites et la conservation des données

Avant de définir des règles de conservation, nous vous conseillons vivement de prendre connaissance de leur fonctionnement et des types de données compatibles pour Sites.

AVERTISSEMENT : Une règle de conservation mal configurée peut entraîner la suppression immédiate et irréversible des données Sites. Faites preuve de prudence lorsque vous créez ou modifiez des règles de conservation. Nous vous recommandons de tester vos nouvelles règles sur un petit nombre de comptes avant de les appliquer à l'ensemble de votre organisation.

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La conservation spécifique à Sites est activée jusqu'à ce que vous passiez à la conservation Drive

La conservation spécifique à Sites est activée par défaut. Si vous n'avez pas configuré de règles et que la conservation spécifique à Sites est activée, les utilisateurs et les administrateurs peuvent supprimer des sites ou les conserver aussi longtemps qu'ils le souhaitent.

Pour gérer la conservation des sites indépendamment de Drive, définissez des règles de conservation personnalisées ou par défaut pour Sites.

Pour gérer les sites de la même manière que les autres fichiers dans Drive, modifiez le paramètre de conservation afin que la conservation des sites soit soumise aux règles de Drive.

Les obligations de conservation des données Drive s'appliquent toujours aux fichiers Sites

Quelle que soit la façon dont les sites sont conservés (selon les règles de conservation de Drive ou celles de Sites), les obligations de conservation de Drive s'appliquent toujours aux sites.

Définir une règle de conservation personnalisée pour Sites

1. Connectez-vous à vault.google.com.
2. Cliquez sur ConservationRègles personnaliséesCréer.
3. Sélectionnez le service Sites, puis cliquez sur Continuer.
4. Choisissez une entité comme suit :
   • Unité organisationnelle : applique la règle à une unité organisationnelle spécifique.
     1. Cliquez sur le champ, puis sélectionnez une unité organisationnelle.
     2. (Facultatif) Pour appliquer la règle aux Drive partagés dont les comptes appartiennent à l'unité organisationnelle sélectionnée, activez l'option Inclure les résultats des Drive partagés.
   • Tous les Drive partagés : applique la règle à tous les Drive partagés de votre organisation.
   • Drive partagés spécifiques : applique la règle à un Drive partagé avec un compte spécifique.
     1. Cliquez sur Ajouter des Drive partagés.
     2. Saisissez un ou plusieurs comptes, puis cliquez sur Rechercher.
     3. Sélectionnez un ou plusieurs Drive partagés.
     4. Cliquez sur Ajouter.
5. Cliquez sur Continuer.

6. Indiquez la durée de conservation des fichiers :

   • Pour que les fichiers soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, sélectionnez Indéfiniment.
   • Pour supprimer définitivement des fichiers après un certain délai :
     1. Sélectionnez Durée de conservation.
     2. Saisissez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500 pour la durée de conservation.
     3. Indiquez quand la durée de conservation du fichier doit commencer :
        1. Pour démarrer la conservation en fonction d'un événement lié à un fichier, cliquez sur Début de la durée de conservation  sélectionnez Date de création, Date de modification ou Date de déplacement dans la corbeille. 
        2. Pour démarrer la conservation en fonction de la condition du champ de date d'un libellé Drive (voir l'étape 6), cliquez sur Début de la durée de conservation  sélectionnez Date définie dans le champ de date du libellé. Sélectionnez ensuite un champ de date. La durée de conservation d'un élément commence à partir de la valeur de ce champ de date. 
     4. Indiquez comment traiter les fichiers une fois la période de conservation terminée :
        • Ne supprimer définitivement que les éléments supprimés manuellement par les utilisateurs : cette option entraîne la suppression définitive des éléments arrivés à expiration qui sont supprimés du dossier "Corbeille". Les utilisateurs n'y ont pas accès et ne souhaitent pas les conserver. Pour ne supprimer définitivement que les fichiers déjà supprimés de la corbeille des utilisateurs, choisissez cette option.
        • Supprimer définitivement tous les éléments des Drive des utilisateurs, y compris ceux qu'ils n'ont pas supprimés manuellement : cette option entraîne la suppression définitive de tous les éléments arrivés à expiration, y compris ceux des dossiers Drive des utilisateurs. Elle est susceptible de supprimer des éléments que les utilisateurs souhaitent conserver. Pour supprimer définitivement tous les fichiers, y compris ceux qui n'ont pas été supprimés manuellement, choisissez cette option.
          Avertissement : Vault autorise Drive à supprimer immédiatement et définitivement les fichiers ayant dépassé la durée de conservation lorsque vous validez la règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement.
7. Si vous définissez une durée, choisissez la procédure à suivre pour les sites une fois la période de conservation arrivée à expiration :
   • Pour ne supprimer définitivement que les sites déjà supprimés de la corbeille des utilisateurs, choisissez la première option.
   • Pour supprimer définitivement tous les sites, choisissez la deuxième option. Avec cette règle, les sites supprimés de la corbeille et ceux stockés dans le Drive des utilisateurs seront supprimés définitivement.

     Avertissement : La conservation spécifique à Sites est activée par défaut. Lorsque vous créez une règle Sites, Vault autorise immédiatement Sites à supprimer définitivement les données qui se situent hors de la période de conservation. Ces données risquent d'inclure des sites que les utilisateurs souhaitent conserver. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement.

8. Cliquez sur Créer. Si vous définissez une durée de conservation, cochez la case de confirmation, puis cliquez sur Accepter.

Définir la règle de conservation par défaut pour Sites

Lorsqu'elle est activée, la règle de conservation par défaut pour Sites s'applique à tous les sites qui ne sont soumis à aucune règle personnalisée ni obligation de conservation, y compris les sites stockés dans Mon Drive et les Drive partagés.

1. Connectez-vous à vault.google.com.
2. Cliquez sur Conservation. La liste des règles de conservation par défaut s'affiche.
3. Cliquez sur Sites .

4. Indiquez la durée de conservation des fichiers :

   • Pour que les fichiers soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, sélectionnez Indéfiniment.
   • Pour supprimer définitivement des fichiers après un certain délai :
     1. Sélectionnez Durée de conservation.
     2. Saisissez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500 pour la durée de conservation.
     3. Indiquez quand la durée de conservation du fichier doit commencer :
        1. Pour démarrer la conservation en fonction d'un événement lié à un fichier, cliquez sur Début de la durée de conservation  sélectionnez Date de création, Date de modification ou Date de déplacement dans la corbeille. 
        2. Pour démarrer la conservation en fonction de la condition du champ de date d'un libellé Drive (voir l'étape 6), cliquez sur Début de la durée de conservation  sélectionnez Date définie dans le champ de date du libellé. Sélectionnez ensuite un champ de date. La durée de conservation d'un élément commence à partir de la valeur de ce champ de date. 
     4. Indiquez comment traiter les fichiers une fois la période de conservation terminée :
        • Ne supprimer définitivement que les éléments supprimés manuellement par les utilisateurs : cette option entraîne la suppression définitive des éléments arrivés à expiration qui sont supprimés du dossier "Corbeille". Les utilisateurs n'y ont pas accès et ne souhaitent pas les conserver. Pour ne supprimer définitivement que les fichiers déjà supprimés de la corbeille des utilisateurs, choisissez cette option.
        • Supprimer définitivement tous les éléments des Drive des utilisateurs, y compris ceux qu'ils n'ont pas supprimés manuellement : cette option entraîne la suppression définitive de tous les éléments arrivés à expiration, y compris ceux des dossiers Drive des utilisateurs. Elle est susceptible de supprimer des éléments que les utilisateurs souhaitent conserver. Pour supprimer définitivement tous les fichiers, y compris ceux qui n'ont pas été supprimés manuellement, choisissez cette option.
          Avertissement : Vault autorise Drive à supprimer immédiatement et définitivement les fichiers ayant dépassé la durée de conservation lorsque vous validez la règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement.
5. Si vous définissez une durée, choisissez la procédure à suivre pour les sites une fois la période de conservation arrivée à expiration :
   • Pour ne supprimer définitivement que les sites déjà supprimés manuellement par les utilisateurs, choisissez la première option.
   • Pour supprimer définitivement tous les sites, choisissez la deuxième option. Avec cette règle, les sites supprimés de la corbeille et ceux stockés dans le Drive des utilisateurs seront supprimés définitivement.

     Avertissement : La conservation spécifique à Sites est activée par défaut. Lorsque vous créez une règle Sites, Vault autorise immédiatement Sites à supprimer définitivement les données qui se situent hors de la période de conservation. Ces données risquent d'inclure des sites que les utilisateurs souhaitent conserver. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement.

6. Cliquez sur Enregistrer. Vault vous invite à confirmer que vous comprenez bien les effets de cette règle. Cochez les cases nécessaires, puis cliquez sur Accepter pour enregistrer la règle.

Activer ou désactiver les règles de conservation dédiées de Sites

Les données Sites sont soumises aux règles de conservation Sites jusqu'à ce que vous activiez les règles de conservation Drive dans les paramètres Vault.

Pour choisir les règles à appliquer aux sites, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à vault.google.com.
2. Cliquez sur ConservationParamètres.
3. À côté de Sites, sélectionnez Conservé par une règle Sites ou Conservé par une règle Drive.
4. Cliquez sur Enregistrer.