Conservar datos de Google Sites con Vault

Como parte del plan de gobernanza de la información de tu organización, puedes controlar cuánto tiempo se conservan los datos de Google Sites. Puedes crear reglas de conservación para definir durante cuánto tiempo se van a conservar los sitios y cuándo se deben eliminar, si procede. De forma predeterminada, los sitios se conservan según las reglas de conservación específicas de Sites. Si quieres conservar sitios de la misma forma que otros archivos de Drive, desactiva las reglas de Sites. De esta forma, los sitios se conservan conforme a las reglas de conservación de Drive porque se almacenan en este servicio. 

Para conservar los datos que cumplen condiciones específicas durante un periodo determinado, crea una regla de conservación personalizada. Para conservar todos los datos de servicio de todas las cuentas con licencia durante un periodo determinado, crea una regla de conservación predeterminada.

Información importante sobre Sites y la conservación

Antes de crear reglas de conservación, te recomendamos encarecidamente que consultes cómo funciona la conservación de datos y qué tipos de datos de Sites se pueden conservar.

ADVERTENCIA: Si una regla de conservación se configura incorrectamente, puede hacer que Sites purgue datos de forma inmediata y definitiva. Por eso, debes tener cuidado al crear o editar este tipo de reglas. Te recomendamos que pruebes las reglas nuevas en un pequeño conjunto de cuentas antes de aplicarlas a toda tu organización.

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La conservación específica de Sites está activada hasta que cambies a la conservación de Drive

La conservación específica de Sites está activada de forma predeterminada. Cuando no tienes ninguna regla configurada y la conservación específica de Sites está activada, los usuarios y los administradores pueden eliminar sitios o conservarlos durante el tiempo que quieran.

Para gestionar la conservación de sitios de manera independiente a Drive, define reglas de conservación de Sites personalizadas o predeterminadas.

Si quieres gestionar sitios de la misma forma que otros archivos de Drive, cambia el ajuste de conservación para conservarlos mediante las reglas de Drive.

Las retenciones de Drive afectan siempre a los archivos de Sites

Independientemente de cómo se conserven los sitios (ya sea por las reglas de conservación de Drive o las de Sites), las retenciones de Drive se seguirán aplicando.

Definir una regla de conservación personalizada de Sites

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Conservacióny luegoReglas personalizadasy luegoCrear.
  3. Selecciona el servicio Google Sites y, a continuación, haz clic en Continuar.
  4. Elige una de las siguientes opciones:
    • Unidad organizativa: la regla se aplica a una unidad organizativa concreta.
      1. Haz clic en el campo y elige una unidad organizativa.
      2. (Opcional) Si quieres aplicar la regla a unidades compartidas asociadas a las cuentas de la unidad organizativa seleccionada, habilita la opción Incluir resultados de unidades compartidas.
    • Todas las unidades compartidas: la regla se aplica a todas las unidades compartidas de tu organización.
    • Unidades compartidas específicas: permite aplicar la regla a unidades que están compartidas con cuentas concretas.
      1. Haz clic en Añadir unidades compartidas.
      2. Introduce una o varias cuentas y haz clic en Buscar.
      3. Selecciona una o varias unidades compartidas.
      4. Haz clic en Añadir.
  5. Haz clic en Continuar.
  6. Elige cuánto tiempo se conservarán los archivos:

    • Para conservar de forma permanente los archivos que coincidan con los parámetros de esta regla, elige Indefinidamente.
    • Para descartar archivos después de un tiempo determinado haz lo siguiente:
      1. Selecciona Periodo de conservación.
      2. Introduce el número de días del periodo de conservación, entre 1 y 36.500.
      3. Selecciona cuándo se inicia el periodo de conservación del archivo:
        1. Para iniciar la conservación según un evento relacionado con un archivo, haz clic en Inicio del periodo de conservacióny luegoselecciona Fecha de creación, Fecha de modificación o Fecha de envío a la papelera
        2. Para iniciar la retención según el estado del campo de fecha de una etiqueta de Drive (consulta el paso 6), haz clic en Inicio del periodo de conservación y luego selecciona Fecha establecida en el campo de fecha de la etiqueta. A continuación, seleccione un campo de fecha. El periodo de retención de un elemento comienza en el valor de ese campo de fecha. 
      4. Selecciona qué pasará con los archivos cuando finalice el periodo de conservación:
        • Purgar solo los elementos eliminados definitivamente: esta opción elimina definitivamente los elementos que se hayan eliminado de la carpeta Papelera. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan que se guarden. Para purgar solo los archivos que ya se han vaciado de la papelera de los usuarios, elige esta opción.
        • Purgar todos los elementos de las unidades de los usuarios, incluidos los que no se hayan eliminado de forma permanente: esta opción elimina definitivamente todos los elementos vencidos, incluidos los de las carpetas de Drive de los usuarios. Es posible que se eliminen elementos que los usuarios quieran conservar.Para purgar todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado, elige esta opción.
          Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que crees una regla, Drive purgue inmediatamente los archivos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
  7. Si defines una duración, indica qué pasará con los sitios una vez transcurrido el periodo de conservación seleccionado:
    • Para purgar solo los sitios que los usuarios hayan eliminado de forma permanente, elige la primera opción.
    • Para purgar todos los sitios, elige la segunda opción. Esta regla puede purgar tanto los sitios eliminados como los sitios que aún están en las unidades de Drive de los usuarios.

      Advertencia: La conservación específica de Sites está activada de forma predeterminada. Cuando creas una regla de Sites, Vault permite que, en ese momento, Sites purgue los datos que superen el periodo de conservación. Es posible que entre esos datos haya sitios que los usuarios quieren conservar. No vayas al siguiente paso hasta comprobar que la regla está correctamente configurada.

  8. Haz clic en Crear. Si defines un periodo de conservación, marca la casilla de confirmación y haz clic en Aceptar.

Definir la regla de conservación predeterminada para Sites

Cuando la regla de conservación predeterminada para Sites está activada, afecta a todos los sitios que no estén sujetos a ninguna regla personalizada ni a ninguna retención, incluidos los sitios almacenados en Mi unidad y en unidades compartidas.

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Conservación. Se abrirá la lista de reglas de conservación predeterminadas.
  3. Haz clic en Google Sites .
  4. Elige cuánto tiempo se conservarán los archivos:

    • Para conservar de forma permanente los archivos que coincidan con los parámetros de esta regla, elige Indefinidamente.
    • Para descartar archivos después de un tiempo determinado haz lo siguiente:
      1. Selecciona Periodo de conservación.
      2. Introduce el número de días del periodo de conservación, entre 1 y 36.500.
      3. Selecciona cuándo se inicia el periodo de conservación del archivo:
        1. Para iniciar la conservación según un evento relacionado con un archivo, haz clic en Inicio del periodo de conservacióny luegoselecciona Fecha de creación, Fecha de modificación o Fecha de envío a la papelera
        2. Para iniciar la retención según el estado del campo de fecha de una etiqueta de Drive (consulta el paso 6), haz clic en Inicio del periodo de conservación y luego selecciona Fecha establecida en el campo de fecha de la etiqueta. A continuación, seleccione un campo de fecha. El periodo de retención de un elemento comienza en el valor de ese campo de fecha. 
      4. Selecciona qué pasará con los archivos cuando finalice el periodo de conservación:
        • Purgar solo los elementos eliminados definitivamente: esta opción elimina definitivamente los elementos que se hayan eliminado de la carpeta Papelera. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan que se guarden. Para purgar solo los archivos que ya se han vaciado de la papelera de los usuarios, elige esta opción.
        • Purgar todos los elementos de las unidades de los usuarios, incluidos los que no se hayan eliminado de forma permanente: esta opción elimina definitivamente todos los elementos vencidos, incluidos los de las carpetas de Drive de los usuarios. Es posible que se eliminen elementos que los usuarios quieran conservar.Para purgar todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado, elige esta opción.
          Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que crees una regla, Drive purgue inmediatamente los archivos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
  5. Si defines una duración, indica qué pasará con los sitios una vez transcurrido el periodo de conservación seleccionado:
    • Para purgar solo los sitios que los usuarios ya hayan eliminado, elige la primera opción.
    • Para purgar todos los sitios, elige la segunda opción. Esta regla puede purgar tanto los sitios eliminados como los sitios que están en las unidades de Drive de los usuarios.

      Advertencia: La conservación específica de Sites está activada de forma predeterminada. Cuando creas una regla de Sites, Vault permite que, en ese momento, Sites purgue los datos que superen el periodo de conservación. Es posible que entre esos datos haya sitios que los usuarios quieren conservar. No vayas al siguiente paso hasta comprobar que la regla está correctamente configurada.

  6. Haz clic en Guardar. Vault te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para guardar la regla.

Activar o desactivar reglas de conservación específicas de Sites

Los datos de Sites están sujetos a las reglas de conservación de Sites, salvo que cambies la configuración de Vault para conservar los sitios mediante las reglas de conservación de Drive.

Para elegir las reglas que se aplican a los sitios, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Conservacióny luegoConfiguración.
  3. Junto a Google Sites, selecciona Conservado por una regla de Sites o Conservado por una regla de Drive.
  4. Haz clic en Guardar.

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