Google Sites-Daten mit Vault aufbewahren

Im Rahmen der Informationssteuerung Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Google Sites-Daten aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Websites behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden. Standardmäßig werden Websites nach bestimmten Aufbewahrungsregeln für Google Sites gespeichert. Wenn Sie Websites wie andere Dateien in Google Drive aufbewahren möchten, können Sie Sites-Regeln deaktivieren. Anschließend werden Websites entsprechend den Aufbewahrungsregeln für Google Drive aufbewahrt, weil sie in Google Drive gespeichert werden. 

Mit benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln können Sie Daten, die bestimmten Bedingungen entsprechen, für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Legen Sie eine Standardaufbewahrungsregel fest, wenn Sie alle Daten für einen Dienst für alle lizenzierten Konten in Ihrer Organisation für eine bestimmte Zeit aufbewahren möchten. Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln überschreiben standardmäßige Aufbewahrungsregeln, auch wenn dort die Aufbewahrungsdauer länger ist.

Wichtige Informationen zu Google Sites und zur Aufbewahrung

Lesen Sie vor dem Festlegen von Aufbewahrungsregeln unbedingt den Hilfeartikel Funktionsweise der Aufbewahrung und informieren Sie sich über die Sites-Daten, die in Vault unterstützt werden.

WARNUNG: Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel falsch konfigurieren, kann es passieren, dass Daten in Google Sites sofort und dauerhaft gelöscht werden. Seien Sie also besonders aufmerksam, wenn Sie Aufbewahrungsregeln erstellen oder ändern. Am besten probieren Sie neue Regeln in einer kleinen Gruppe von Konten aus, bevor Sie sie auf die gesamte Organisation anwenden.

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Die Sites-spezifische Aufbewahrung ist aktiviert, bis Sie zur Drive-Aufbewahrung wechseln.

Die Sites-spezifische Aufbewahrung ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie keine Regeln eingerichtet haben und die Sites-spezifische Aufbewahrung aktiviert ist, können Nutzer und Administratoren Websites löschen oder so lange wie gewünscht aufbewahren.

Wenn Sie die Aufbewahrung von Websites außerhalb von Google Drive verwalten möchten, legen Sie benutzerdefinierte oder standardmäßige Aufbewahrungsregeln für Google Sites fest.

Wenn Sie Websites auf dieselbe Weise wie andere Dateien in Google Drive verwalten möchten, ändern Sie die Aufbewahrungsdauer, damit die Websites nach den Drive-Regeln aufbewahrt werden.

Drive-Holds gelten immer für Sites-Dateien

Unabhängig davon, wie Websites aufbewahrt werden (durch Drive-Aufbewahrungsregeln oder Sites-Aufbewahrungsregeln), gelten für Websites weiterhin Drive-Holds.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Sites festlegen

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrungund dannBenutzerdefinierte Regelnund dannErstellen.
  3. Wählen Sie als Dienst Sites aus und klicken Sie auf Weiter.
  4. Wählen Sie den Geltungsbereich aus:
    • Organisationseinheit: Die Regel wird auf eine bestimmte Organisationseinheit angewendet:
      1. Klicken Sie auf das Feld und wählen Sie eine Organisationseinheit aus.
      2. Optional: Wenn Sie die Regel auf geteilte Ablagen anwenden möchten, in denen Konten in der ausgewählten Organisationseinheit Mitglied sind, klicken Sie das Kästchen neben Ergebnisse aus geteilten Ablagen einschließen an.
    • Alle geteilten Ablagen: Die Regel wird auf alle geteilten Ablagen in der Organisation angewendet.
    • Bestimmte geteilte Ablagen: Die Regel wird auf eine geteilte Ablage angewendet, die für ein bestimmtes Konto freigegeben ist.
      1. Klicken Sie auf Geteilte Ablagen hinzufügen.
      2. Geben Sie mindestens ein Konto ein und klicken Sie auf Suchen.
      3. Wählen Sie mindestens eine geteilte Ablage aus.
      4. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  5. Klicken Sie auf Weiter.
  6. Wählen Sie aus, wie lange Dateien aufbewahrt werden sollen:

    • Wenn Sie die Dateien, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
    • So sorgen Sie dafür, dass Dateien nach einer bestimmten Zeit verworfen werden:
      1. Wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus.
      2. Geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
      3. Wählen Sie die Referenzzeit für den Beginn der Aufbewahrungsdauer aus.
  7. Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit den Websites nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
    • Wenn nur Websites dauerhaft gelöscht werden sollen, die Nutzer endgültig gelöscht haben, wählen Sie die erste Option aus.
    • Wenn Sie alle Websites dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus. Durch diese Regel werden möglicherweise sowohl gelöschte Websites als auch Websites in den Ablagen der Nutzer dauerhaft gelöscht.

      Warnung: Die Sites-spezifische Aufbewahrung ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie eine Sites-Regel erstellen, kann Google Sites in Vault Daten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sofort dauerhaft löschen. Das kann auch Daten betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde.

  8. Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen der Regel im Klaren sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Sites festlegen

Wenn die standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Sites aktiviert ist, gilt sie für alle Websites, die keiner benutzerdefinierten Regel und keinem Hold unterliegen. Das gilt auch für Websites in „Meine Ablage“ und in geteilten Ablagen.

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der standardmäßigen Aufbewahrungsregeln wird geöffnet.
  3. Klicken Sie auf „Sites“ "".
  4. Wählen Sie aus, wie lange Dateien aufbewahrt werden sollen:

    • Wenn Sie die Dateien, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
    • So sorgen Sie dafür, dass Dateien nach einer bestimmten Zeit verworfen werden:
      1. Wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus.
      2. Geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
      3. Wählen Sie die Referenzzeit für den Beginn der Aufbewahrungsdauer aus.
  5. Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit den Websites nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
    • Wenn Sie nur die Websites dauerhaft löschen möchten, die von Nutzern gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.
    • Wenn Sie alle Websites dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus. Durch diese Regel werden möglicherweise sowohl gelöschte Websites als auch Websites in den Ablagen der Nutzer dauerhaft gelöscht.

      Warnung: Die Sites-spezifische Aufbewahrung ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie eine Sites-Regel erstellen, kann Google Sites in Vault Daten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sofort dauerhaft löschen. Das kann auch Daten betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde.

  6. Klicken Sie auf Speichern. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie bestätigen, dass Ihnen die Auswirkungen der Regel bewusst sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren, um die Aufbewahrungsregel zu speichern.

Aufbewahrungsregeln für Google Sites aktivieren oder deaktivieren

Google Sites-Daten werden nach den Aufbewahrungsregeln für Google Sites aufbewahrt, bis Sie die Vault-Einstellungen so ändern, dass für diese Daten die Drive-Aufbewahrungsregeln gelten.

So wählen Sie aus, welche Regeln für Websites gelten:

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrungund dannEinstellungen.
  3. Wählen Sie neben Sites die Option Durch Sites-Regel aufbewahrt oder Durch Drive-Regel aufbewahrt aus.
  4. Klicken Sie auf Speichern.
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