الاحتفاظ ببيانات "مواقع Google" باستخدام Vault

كجزء من خطة إدارة معلومات مؤسستك، يمكنك التحكم في مدة الاحتفاظ ببيانات "مواقع Google". يمكنك استخدام قواعد الاحتفاظ بالبيانات لضبط مدة الاحتفاظ بالمواقع الإلكترونية وتوقيت حذفها، إذا أردت. يتم الاحتفاظ بالمواقع الإلكترونية تلقائيًا وفقًا لقواعد الاحتفاظ بالبيانات في "مواقع Google". للاحتفاظ بالمواقع الإلكترونية مثل الملفات الأخرى في Drive، يمكنك إيقاف قواعد "مواقع Google". وبعد ذلك، يتم الاحتفاظ ببيانات المواقع الإلكترونية وفقًا لقواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive بسبب تخزينها في Drive. 

للاحتفاظ بالبيانات التي تطابق شروطًا مُحدَّدة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات. للاحتفاظ بجميع بيانات الخدمة لجميع الحسابات المُرخَّصة لفترة زمنية مُحدَّدة، يمكنك إنشاء قاعدة تلقائية للاحتفاظ بالبيانات.

معلومات مهمة حول "مواقع Google" والاحتفاظ بالبيانات

قبل إعداد قواعد الاحتفاظ بالبيانات، ننصحك بشدة بالقراءة عن آلية عمل الاحتفاظ بالبيانات ومراجعة أنواع البيانات المتوفرة لخدمة "مواقع Google".

تحذير: يمكن لقاعدة الاحتفاظ بالبيانات التي تمّ ضبطها بشكل غير صحيح أن تسمح لخدمة "مواقع Google" بإزالة البيانات نهائيًا على الفور وبلا رجعة. يُرجى توخي الحذر عند إنشاء قواعد الاحتفاظ بالبيانات أو تغييرها. ننصحك باختبار القواعد الجديدة على مجموعة صغيرة من الحسابات قبل تطبيقها على مؤسستك بالكامل.

توسيع الكل  |  تصغير الكل

يتم تفعيل الاحتفاظ بالبيانات في "مواقع Google" حتى يتم التبديل إلى الاحتفاظ بالبيانات في Drive

يتم تفعيل الاحتفاظ بالبيانات في "مواقع Google" تلقائيًا. وفي حال عدم إعداد أي قواعد وتفعيل الاحتفاظ بالبيانات في "مواقع Google"، يمكن للمستخدمين والمشرفين حذف المواقع الإلكترونية أو الاحتفاظ بها لأطول فترة ممكنة.

لإدارة الاحتفاظ ببيانات المواقع الإلكترونية بشكل منفصل عن Drive، عليك إعداد قواعد مُخصَّصة أو تلقائية للاحتفاظ بالبيانات لخدمة "مواقع Google".

لإدارة المواقع الإلكترونية مثل الملفات الأخرى في Drive، يمكنك تغيير إعداد الاحتفاظ بالبيانات للاحتفاظ ببيانات المواقع الإلكترونية من خلال قواعد Drive.

تُطبَّق عمليات تجميد البيانات في Drive دائمًا على ملفات "مواقع Google"

بغض النظر عن كيفية الاحتفاظ ببيانات المواقع الإلكترونية (حسب قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive أو قواعد الاحتفاظ بالبيانات في "مواقع Google")، ستظل عمليات تجميد البيانات في Drive مُطبَّقة على المواقع الإلكترونية.

إعداد قاعدة مُخصَّصة للاحتفاظ بالبيانات لخدمة "مواقع Google"

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على الاحتفاظ بالبياناتالقواعد المخصّصةإنشاء.
3. بالنسبة إلى الخدمة، اختَر "مواقع Google"، ثم انقر على متابعة.
4. اختر كيانًا:
   • الوحدة التنظيمية: طبِّق القاعدة على وحدة تنظيمية مُحدَّدة:
     1. انقر على الحقل، ثم اختر وحدة تنظيمية.
     2. (اختياري) لتطبيق القاعدة على مساحات التخزين السحابي المشتركة التي تعتبر الحسابات في الوحدة التنظيمية المُختارة أعضاء فيها، يمكنك تفعيل تضمين النتائج من مساحات التخزين السحابي المشتركة.
   • جميع مساحات التخزين السحابي المشتركة - طبِّق القاعدة على جميع مساحات التخزين السحابي المشتركة في المؤسسة.
   • مساحات التخزين السحابي المشتركة المحددة - طبِّق القاعدة على مساحة تخزين سحابي مشتركة مع حساب محدّد.
     1. انقر على إضافة مساحات تخزين سحابي مشتركة.
     2. أدخِل حسابًا واحدًا أو أكثر، ثم انقر على بحث.
     3. اختَر مساحة تخزين سحابي مشتركة واحدة أو أكثر.
     4. انقر على إضافة.
5. انقر على متابعة.

6. اختر المدة الزمنية للاحتفاظ بالملفات:

   • للاحتفاظ بالملفات المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى ما لا نهاية.
   • لإزالة الملفات نهائيًا بعد فترة زمنية محدّدة، اتّبِع الخطوات التالية:
     1. اختَر فترة الاحتفاظ بالبيانات.
     2. أدخِل عدد الأيام لفترة الاحتفاظ، من 1 إلى 36,500 يوم.
     3. اختَر وقت بدء فترة الاحتفاظ بالملف:
        1. لبدء الاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى حدث ذي صلة بأحد الملفات، انقر على بدء فترة الاحتفاظ بالبياناتاختَر تاريخ الإنشاء أو تاريخ التعديل أو تاريخ النقل إلى المهملات. 
        2. لبدء الاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى شرط حقل تاريخ تصنيف Drive (راجع الخطوة 6)، انقر على بدء فترة الاحتفاظ بالبيانات اختَر ضبط التاريخ في حقل تاريخ التصنيف. وبعد ذلك، اختَر حقل التاريخ. تبدأ فترة الاحتفاظ بأحد الملفات من قيمة حقل هذا التاريخ. 
     4. اختَر الإجراء الذي تريد اتّخاذه بشأن الملفات عند انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات:
        • إزالة الملفات المحذوفة نهائيًا فقط: يؤدي هذا الخيار إلى الإزالة النهائية للملفات المنتهية صلاحيتها والتي تم إفراغها من مجلد "المهملات". ولا يملك المستخدمون حق الوصول إليها، ولا يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لإزالة الملفات التي تم إفراغها من "المهملات" للمستخدمين فقط نهائيًا، حدِّد هذا الخيار.
        • إزالة جميع الملفات نهائيًا من Drive، بما في ذلك الملفات التي لم يتم حذفها نهائيًا: يؤدي هذا الخيار إلى إزالة جميع الملفات المنتهية الصلاحية، بما في ذلك الملفات في مجلدات Drive للمستخدمين. وقد يؤدي هذا الخيار إلى الإزالة النهائية للعناصر التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لإزالة جميع الملفات نهائيًا، بما في ذلك الملفات التي لم يتم حذفها، حدِّد هذا الخيار.
          تحذير: تتيح أداة Vault لخدمة Drive إزالة الملفات التي تتجاوز فترة التخزين عند إرسال القاعدة نهائيًا وفورًا. ويمكن أن تتضمن البيانات التي تمت إزالتها نهائيًا بيانات يَتوقّع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من إعداد القاعدة بطريقة صحيحة.
7. في حال تحديد مدة، اختَر الإجراء المطلوب اتّخاذه بشأن المواقع الإلكترونية بعد انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات:
   • للإزالة النهائية للمواقع الإلكترونية التي حُذفت نهائيًا بواسطة المستخدمين، حدد الخيار الأول.
   • لإزالة جميع المواقع الإلكترونية نهائيًا، حدد الخيار الثاني. يمكن لهذه القاعدة أن تؤدي إلى الإزالة النهائية للمواقع الإلكترونية المحذوفة والمواقع الإلكترونية التي ما زالت في مساحات Drive للمستخدمين.

     تحذير: يتم تفعيل الاحتفاظ بالبيانات في "مواقع Google" تلقائيًا. عند إنشاء قاعدة في "مواقع Google"، تسمح أداة Vault فورًا لخدمة "مواقع Google" بالإزالة النهائية للبيانات التي تتجاوز مدة الاحتفاظ بالبيانات. قد تتضمن هذه البيانات المواقع الإلكترونية التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من إعداد القاعدة بطريقة صحيحة.

8. انقر على إنشاء. في حال تحديد فترة الاحتفاظ بالبيانات، ضَع علامة في مربّع التأكيد وانقر على قبول.

إعداد القاعدة التلقائية للاحتفاظ بالبيانات لخدمة "مواقع Google"

عند تفعيل القاعدة، تطبَّق قاعدة الاحتفاظ بالبيانات التلقائية في "مواقع Google" على جميع المواقع الإلكترونية غير المشمولة بقاعدة مخصصة أو عملية تجميد بيانات، بما في ذلك المواقع الإلكترونية في "ملفاتي" ومساحات التخزين السحابي المشتركة.

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على الاحتفاظ بالبيانات. تفتح قائمة القواعد التلقائية للاحتفاظ بالبيانات.
3. انقر على "مواقع Google" .

4. اختر المدة الزمنية للاحتفاظ بالملفات:

   • للاحتفاظ بالملفات المشمولة بهذه القاعدة بشكل دائم، اختر إلى ما لا نهاية.
   • لإزالة الملفات نهائيًا بعد فترة زمنية محدّدة، اتّبِع الخطوات التالية:
     1. اختَر فترة الاحتفاظ بالبيانات.
     2. أدخِل عدد الأيام لفترة الاحتفاظ، من 1 إلى 36,500 يوم.
     3. اختَر وقت بدء فترة الاحتفاظ بالملف:
        1. لبدء الاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى حدث ذي صلة بأحد الملفات، انقر على بدء فترة الاحتفاظ بالبياناتاختَر تاريخ الإنشاء أو تاريخ التعديل أو تاريخ النقل إلى المهملات. 
        2. لبدء الاحتفاظ بالبيانات استنادًا إلى شرط حقل تاريخ تصنيف Drive (راجع الخطوة 6)، انقر على بدء فترة الاحتفاظ بالبيانات اختَر ضبط التاريخ في حقل تاريخ التصنيف. وبعد ذلك، اختَر حقل التاريخ. تبدأ فترة الاحتفاظ بأحد الملفات من قيمة حقل هذا التاريخ. 
     4. اختَر الإجراء الذي تريد اتّخاذه بشأن الملفات عند انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات:
        • إزالة الملفات المحذوفة نهائيًا فقط: يؤدي هذا الخيار إلى الإزالة النهائية للملفات المنتهية صلاحيتها والتي تم إفراغها من مجلد "المهملات". ولا يملك المستخدمون حق الوصول إليها، ولا يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لإزالة الملفات التي تم إفراغها من "المهملات" للمستخدمين فقط نهائيًا، حدِّد هذا الخيار.
        • إزالة جميع الملفات نهائيًا من Drive، بما في ذلك الملفات التي لم يتم حذفها نهائيًا: يؤدي هذا الخيار إلى إزالة جميع الملفات المنتهية الصلاحية، بما في ذلك الملفات في مجلدات Drive للمستخدمين. وقد يؤدي هذا الخيار إلى الإزالة النهائية للعناصر التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لإزالة جميع الملفات نهائيًا، بما في ذلك الملفات التي لم يتم حذفها، حدِّد هذا الخيار.
          تحذير: تتيح أداة Vault لخدمة Drive إزالة الملفات التي تتجاوز فترة التخزين عند إرسال القاعدة نهائيًا وفورًا. ويمكن أن تتضمن البيانات التي تمت إزالتها نهائيًا بيانات يَتوقّع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من إعداد القاعدة بطريقة صحيحة.
5. في حال تحديد مدة، اختَر الإجراء المطلوب اتّخاذه بشأن المواقع الإلكترونية بعد انتهاء فترة الاحتفاظ بالبيانات:
   • للإزالة النهائية للمواقع الإلكترونية التي حذفها المستخدمون فقط، حدد الخيار الأول.
   • لإزالة جميع المواقع الإلكترونية نهائيًا، حدد الخيار الثاني. يمكن لهذه القاعدة أن تزيل نهائيًا المواقع الإلكترونية المحذوفة والمواقع الإلكترونية في مساحات Drive للمستخدمين.

     تحذير: يتم تفعيل الاحتفاظ بالبيانات في "مواقع Google" تلقائيًا. عند إنشاء قاعدة في "مواقع Google"، تسمح أداة Vault فورًا لخدمة "مواقع Google" بالإزالة النهائية للبيانات التي تتجاوز مدة الاحتفاظ بالبيانات. قد تتضمن هذه البيانات المواقع الإلكترونية التي يتوقع المستخدمون الاحتفاظ بها. لا تنتقل إلى الخطوة التالية حتى تتأكد من إعداد القاعدة بطريقة صحيحة.

6. انقر على حفظ. ستطلب منك أداة Vault التأكيد على استيعابك لتأثيرات القاعدة. ضَع علامة في المربّعات وانقر على قبول لحفظ القاعدة.

تفعيل قواعد الاحتفاظ بالبيانات المُخصَّصة في "مواقع Google" أو إيقافها

يتم الاحتفاظ ببيانات "مواقع Google" من خلال قواعد الاحتفاظ بالبيانات في "مواقع Google" حتى يتم تغيير إعدادات Vault للاحتفاظ بالمواقع حسب قواعد الاحتفاظ بالبيانات في Drive.

لاختيار القواعد التي تنطبق على المواقع الإلكترونية، يُرجى اتباع الخطوات التالية:

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على الاحتفاظ بالبياناتالإعدادات.
3. بجانب "مواقع Google"، اختر تم الاحتفاظ بالبيانات بواسطة قاعدة في "مواقع Google" أو تم الاحتفاظ بالبيانات بواسطة قاعدة في Drive.
4. انقر على حفظ.