做為貴機構資訊管理計畫的一環，您可以決定要將 Google Voice for Google Workspace 的資料保留多久時間。只要使用資料保留規則，即可設定郵件的保留期限和刪除時間 (如要刪除的話)。
如要在指定時間內保留符合特定條件的資料，請建立「自訂保留規則」。如要在指定時間內保留全部授權帳戶的所有服務資料，請建立「預設保留規則」。
有關 Google Voice 保留功能的重要資訊
我們「強烈建議」您先詳閱資料保留規則的運作方式和保管箱支援的 Voice 資料，再著手設定資料保留規則。
警告：如果資料保留規則設定不當，可能導致資料立即遭到 Voice 清除，而且無法復原，因此建立或變更資料保留規則時請務必格外小心。建議您先指定一小群使用者測試新規則，再將規則套用到整個機構。
可以保留的資料
在保留範圍內：
- 簡訊
- 語音留言和留言轉錄稿
- 通話記錄和錄音
不在保留範圍內：
- 涉及多人共用號碼的 Voice 資料
- 2019 年 6 月 5 日 (GMT-7) 前建立的 Voice 資料
- 具備封存使用者授權帳戶的 Voice 資料
詳情請參閱「支援的服務和資料類型」。
保留期限的計算方式如下：
- 簡訊 - 保留期限是從傳送簡訊當天晚上的 11 點 59 分 (UTC-7) 開始計算
- 語音留言和留言轉錄稿 - 保留期限是從這些項目建立時起算
- 通話記錄和錄製內容 - 保留期限是從通話開始時起算
- 您建立/更新的 Voice 資料保留規則最多可能需要 24 小時才會生效。使用者在這段期間刪除的項目不會保留，且無法還原。
- 當保留期限屆滿後，Voice 最多可能要過 30 天才會清除資料。
為履行監管義務，Google 可能會保留特定資訊 (包括訂閱者身分識別資訊，以及通話和簡訊記錄)，且保留時間有可能超過您在保管箱資料保留政策中指定的期限。此外，您可能無法在保管箱中看到這些資料。如需詳細資訊，請與支援團隊聯絡。
為 Voice 資料設定自訂保留規則
- 登入 vault.google.com。
- 依序按一下 [保留]
[自訂規則]
- 在服務部分選取選取 [Voice]，然後按一下 [繼續]。
- 選取要套用規則的機構單位。按一下欄位，然後在開啟的視窗中點選機構單位。
- (選用) 如果只想將規則套用到特定類型的 Voice 資料，請找出要排除的資料類型並取消勾選相應的方塊。
- 按一下 [繼續]。
- 選擇訊息保留時間：
- 如要永久保留適用這項規則的訊息，請選擇 [無限期]。
- 如要在一段時間後捨棄訊息，請選擇 [保留期限]，並輸入保留天數 (1 至 36,500 之間)。
- 設定保留期限後，請選擇要如何處理超過這個期限的資料：
- 如果只要清除已刪除的資料，請選擇第一個選項。
- 如要清除所有資料 (包括未刪除的資料)，請選擇第二個選項。
警告：您提交新規則後，保管箱會允許 Voice 立即清除超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料，也會遭到清除。在確認規則設定無誤前，請不要進行下一個步驟。 - 按一下「建立」。如果您已設定保留期限，請勾選確認方塊並點選「接受」。
[自訂規則] 為 Voice 資料設定預設保留規則
預設保留規則適用於不受自訂規則影響，也未套用訴訟保留的保管箱資料。
- 登入 vault.google.com。
- 按一下 [保留]。系統會開啟預設規則清單。
- 按一下「Voice」圖示
。
- 選擇資料保留時間：
- 如要永久保留適用這項規則的資料，請選取 [無限期]。
- 如要在一段時間後捨棄資料，請選取 [保留期限]，並輸入保留天數 (1 至 36,500 之間)。
- 設定保留期限後，請選擇要如何處理超過這個期限的資料：
- 如果只要清除已刪除的資料，請選擇第一個選項。
- 如要清除所有資料 (包括未刪除的資料)，請選擇第二個選項。
-
警告：您提交新規則後，保管箱會允許 Voice 立即清除超過保留期限的資料。使用者想保留但已超過保留期限的資料，也會遭到清除。在確認規則設定無誤前，請不要進行下一個步驟。
- 按一下 [儲存]。保管箱會詢問您是否瞭解這項規則的效果。如果確定要儲存規則，請勾選方塊並按一下 [接受]。