เมื่อใช้แผนกำกับดูแลข้อมูลขององค์กร คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะเก็บรักษาข้อมูล Google Voice for Google Workspace ไว้นานเท่าใด โดยใช้กฎการเก็บรักษาเพื่อกำหนดระยะเวลาที่จะเก็บข้อความไว้ และจะลบข้อความดังกล่าวเมื่อใดหรือไม่ลบเลยก็ได้เช่นกัน
หากต้องการเก็บข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ต้องการในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาที่กําหนดเอง หากต้องการเก็บข้อมูลบริการทั้งหมดสําหรับบัญชีที่ได้รับอนุญาตทั้งหมดไว้ในระยะเวลาที่กําหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น
ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับการเก็บรักษาของ Google Voice
ก่อนที่จะตั้งกฎการเก็บรักษา เราขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งให้อ่านข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการทำงานของการเก็บรักษา และตรวจสอบข้อมูลใน Voice ที่รองรับในห้องนิรภัย
ขยายทั้งหมด | ยุบทั้งหมดและกลับไปด้านบนสุด
ข้อมูลที่เก็บรักษาไว้ได้ข้อมูลที่ครอบคลุม ได้แก่
- SMS
- ข้อความเสียงและข้อความถอดเสียง
- บันทึกและการอัดเสียงการโทร
ข้อมูลที่ไม่ครอบคลุม ได้แก่
- ข้อมูล Voice สำหรับหมายเลขที่มอบหมายให้กับผู้ใช้มากกว่า 1 ราย
- ข้อมูล Voice ที่สร้างก่อนวันที่ 5 มิถุนายน 2019 (GMT-7)
- ข้อมูล Voice สำหรับบัญชีที่มีใบอนุญาตผู้ใช้เก่า
โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อบริการและประเภทข้อมูลที่รองรับ
ระยะเวลาการเก็บรักษามีวิธีคำนวณดังนี้
- SMS - การเก็บรักษาจะเริ่มต้นเวลา 23:59 น. UTC-7 ของวันที่ส่งข้อความ
- ข้อความเสียงและข้อความถอดเสียง - การเก็บรักษาจะเริ่มต้น ณ เวลาที่สร้างข้อความ
- บันทึกการโทรและไฟล์บันทึก - การเก็บรักษาจะเริ่มต้น ณ เวลาที่เริ่มโทร
- เมื่อคุณสร้างหรืออัปเดตกฎการเก็บรักษาสำหรับ Voice ระบบอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงก่อนที่กฎจะมีผล ระบบจะไม่เก็บรักษาข้อมูลที่ลบโดยผู้ใช้ในระหว่างระยะเวลาการนำไปใช้งานนี้ และจะกู้คืนข้อมูลดังกล่าวไม่ได้
- เมื่อพ้นระยะเวลาเก็บรักษาแล้ว ระบบอาจใช้เวลานานถึง 30 วันในการลบข้อมูลที่เกี่ยวข้องออกอย่างถาวร
ตั้งกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองสำหรับข้อมูล Voice
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
- คลิกการเก็บรักษา
กฎที่กำหนดเอง
- เลือกบริการ Voice แล้วคลิกต่อไป
- เลือกหน่วยขององค์กรที่จะใช้กฎ คลิกช่องและคลิกหน่วยขององค์กรที่ต้องการ
- (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้กฎเฉพาะกับข้อมูล Voice บางประเภทเท่านั้น ให้ยกเลิกการเลือกช่องของประเภทข้อมูลที่ต้องการยกเว้น
- คลิกต่อไป
- เลือกระยะเวลาเก็บข้อความ
- หากต้องการเก็บข้อความที่อยู่ในขอบเขตของกฎไว้อย่างถาวร ให้เลือกไม่จำกัด
- หากต้องการทิ้งข้อความหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ให้เลือกระยะเวลาเก็บรักษาและป้อนจำนวนวันตั้งแต่ 1 ถึง 36,500
- หากคุณกำหนดระยะเวลาไว้ ให้เลือกวิธีดำเนินการกับข้อมูลเมื่อพ้นระยะเวลาเก็บรักษา
- หากต้องการลบถาวรเฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้ลบแล้วเท่านั้น ให้เลือกตัวเลือกที่ 1
- หากต้องการลบข้อมูลทั้งหมดอย่างถาวร ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่ไม่ได้ถูกลบ ให้เลือกตัวเลือกที่ 2
คำเตือน: ห้องนิรภัยจะอนุญาตให้ Voice ลบข้อมูลที่เก็บไว้เกินระยะเวลาครอบคลุมของการเก็บรักษาอย่างถาวรทันทีที่ส่งกฎใหม่ ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ ดังนั้น โปรดอย่าทำขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะแน่ใจว่าได้กำหนดค่ากฎถูกต้องแล้ว - คลิกสร้าง หากกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาแล้ว ให้เลือกช่องยืนยันแล้วคลิกยอมรับ
กฎที่กำหนดเองตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นสำหรับข้อมูล Voice
กฎการเก็บรักษาเริ่มต้นจะมีผลกับข้อมูลห้องนิรภัยที่อยู่นอกขอบเขตของกฎที่กำหนดเองหรือการคงไว้ชั่วคราว
- ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
- คลิกการเก็บรักษา รายการกฎเริ่มต้นจะเปิดขึ้น
- คลิก Voice
- เลือกระยะเวลาเก็บข้อมูล
- หากต้องการเก็บข้อมูลที่อยู่ในขอบเขตของกฎไว้อย่างถาวร ให้เลือกไม่จำกัด
- หากต้องการทิ้งข้อมูลหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ให้เลือกระยะเวลาเก็บรักษาและป้อนจำนวนวันตั้งแต่ 1 ถึง 36,500
- หากคุณกำหนดระยะเวลาไว้ ให้เลือกวิธีดำเนินการกับข้อมูลเมื่อพ้นระยะเวลาเก็บรักษา
- หากต้องการลบถาวรเฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้ลบแล้วเท่านั้น ให้เลือกตัวเลือกที่ 1
- หากต้องการลบข้อมูลทั้งหมดอย่างถาวร ซึ่งรวมถึงข้อมูลที่ไม่ได้ถูกลบ ให้เลือกตัวเลือกที่ 2
-
คำเตือน: ห้องนิรภัยจะอนุญาตให้ Voice ลบข้อมูลที่เก็บไว้เกินระยะเวลาครอบคลุมของการเก็บรักษาอย่างถาวรทันทีที่ส่งกฎใหม่ ซึ่งอาจรวมถึงข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ ดังนั้น โปรดอย่าทำขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะแน่ใจว่าได้กำหนดค่ากฎถูกต้องแล้ว
- คลิกบันทึก ห้องนิรภัยจะขอให้ยืนยันว่าคุณเข้าใจผลที่จะเกิดจากกฎ ให้เลือกช่องนั้น แล้วคลิกยอมรับเพื่อบันทึกกฎ