Как настроить правила хранения для Google Voice с помощью Сейфа

В рамках подхода к управлению информацией своей организации вы можете контролировать срок хранения данных Google Voice для Google Workspace. Для этого вам нужно настроить правила хранения сообщений в соответствии с принятыми в вашей организации процедурами управления информацией.

Чтобы хранить в течение заданного времени данные, соответствующие определенным условиям, создайте специальное правило хранения. Чтобы хранить в течение заданного времени все сервисные данные для всех аккаунтов с лицензиями, создайте правило хранения по умолчанию.

Важная информация о хранении данных Google Voice

Прежде чем настраивать правила хранения, обязательно изучите принципы их действия и узнайте, какие данные Voice поддерживает Сейф.

Важно! Если правила хранения настроены неправильно, Google Voice может незамедлительно удалить данные без возможности восстановления. Будьте внимательны при создании и изменении правил. Прежде чем применять новые правила ко всей организации, протестируйте их на небольшой группе пользователей.

Развернуть все  |  Свернуть все и перейти к началу

На какие данные распространяются правила хранения

Правила можно настроить для:

• SMS;
• голосовых сообщений и их расшифровок;
• списков и записей вызовов.

Правила нельзя настроить для:

• данных Voice, связанных с номером, который назначен нескольким пользователям;
• данных Google Voice, созданных до 5 июня 2019 г. (GMT-7);
• данных Voice, связанных с отправленными в архив аккаунтами.

Подробнее о данных Voice, поддерживаемых в Сейфе…

Как рассчитывается срок хранения данных Google Voice

Ниже объясняется, как рассчитываются сроки хранения разных видов данных.

• SMS: срок хранения отсчитывается с 23:59 UTC-7 в день отправки сообщения.
• Голосовые сообщения и их расшифровки: срок хранения отсчитывается с момента создания сообщения.
• Списки и записи вызовов: срок хранения отсчитывается с момента начала вызова.

Возможные задержки при обработке и удалении данных Google Voice

• После того как вы создадите или измените правило хранения данных Voice, для его вступления в силу может потребоваться до 24 часов. Данные, удаленные пользователями в течение этого периода, не сохраняются, и их нельзя восстановить.
• По истечении срока хранения удаление данных из Voice может занять до 30 дней.

Некоторая информация, включая идентификатор подписчика, списки вызовов и историю сообщений, может храниться на серверах Google и по истечении срока хранения, заданного в Сейфе. Это требуется для соблюдения нами нормативных обязательств. Такие данные могут быть недоступны в Сейфе. За дополнительной информацией обращайтесь в службу поддержки.

Как настроить специальное правило хранения для данных Voice

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите ХранениеСпециальные правилаСоздать.
3. Выберите сервис Voice и нажмите Продолжить.
4. Выберите организационное подразделение, к которому будет применяться правило. Нажмите на поле и выберите организационное подразделение.
5. Если вы хотите, чтобы правило применялось только к определенным типам данных Voice, снимите флажки для тех типов, которые нужно исключить.
6. Нажмите Продолжить.
7. Укажите срок хранения сообщений.
   • Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
   • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
8. Укажите, что делать с данными по истечении установленного срока.
   • Чтобы безвозвратно удалять только данные, которые уже удалены пользователями, выберите первый вариант.
   • Чтобы безвозвратно удалять все данные, в том числе ещё не удаленные, выберите второй вариант.
   Внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе станет возможным безвозвратное удаление данных Voice, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
9. Нажмите Создать. Если вы задали срок хранения, установите флажок и нажмите Принять.

Как настроить правило хранения по умолчанию для данных Voice

Правило хранения, используемое по умолчанию, применяется ко всем данным в Сейфе, для которых не заданы специальные правила или запреты на удаление.

1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
2. Нажмите Хранение. Откроется список правил по умолчанию.
3. Нажмите Voice .
4. Укажите срок хранения данных.
   • Чтобы данные, на которые распространяется правило, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
   • Чтобы данные удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
5. Укажите, что делать с данными по истечении установленного срока.
   • Чтобы безвозвратно удалять только данные, которые уже удалены пользователями, выберите первый вариант.
   • Чтобы безвозвратно удалять все данные, в том числе ещё не удаленные, выберите второй вариант.
6. Внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе станет возможным безвозвратное удаление данных Voice, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
7. Нажмите Сохранить. Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы сохранить правило.