Как настроить правила хранения для Google Voice с помощью Сейфа

В рамках подхода к управлению информацией своей организации вы можете контролировать срок хранения данных Google Voice для Google Workspace. Для этого вам нужно настроить правила хранения сообщений в соответствии с принятыми в вашей организации процедурами управления информацией.

Настройте специальные правила хранения, чтобы данные, соответствующие определенным условиям, хранились в течение заданного времени. Используйте правило хранения по умолчанию, если нужно хранить все данные службы для всех лицензированных аккаунтов в организации в течение заданного времени. Специальные правила хранения переопределяют правила хранения по умолчанию, даже если правило хранения по умолчанию устанавливает более длительный срок хранения.

Важная информация о хранении данных Google Voice

Прежде чем настраивать правила хранения, обязательно изучите принципы их действия и узнайте, какие данные Voice поддерживает Сейф.

Важно! Если правила хранения настроены неправильно, Google Voice может незамедлительно удалить данные без возможности восстановления. Будьте внимательны при создании и изменении правил. Прежде чем применять новые правила ко всей организации, протестируйте их на небольшой группе пользователей.

Развернуть все  |  Свернуть все

На какие данные распространяются правила хранения

Запрет на удаление можно установить для:

  • SMS;
  • голосовых сообщений и их расшифровок;
  • списков вызовов.

Запрет на удаление нельзя установить для:

  • данных Voice, связанных с номером, который назначен нескольким пользователям;
  • данных Google Voice, созданных до 5 июня 2019 г. (GMT-7);
  • данных Voice, связанных с отправленными в архив аккаунтами.

Подробнее о данных Voice, поддерживаемых в Сейфе

Как рассчитывается срок хранения данных Google Voice

Ниже объясняется, как рассчитываются сроки хранения разных видов данных.

  • SMS: срок хранения отсчитывается с 23:59 UTC-7 в день отправки сообщения.
  • Голосовые сообщения и их расшифровки: срок хранения отсчитывается с момента создания сообщения.
  • Списки вызовов: срок хранения отсчитывается с момента начала вызова.
Возможные задержки при обработке и удалении данных Google Voice
  • После того как вы создадите или измените правило хранения данных Voice, для его вступления в силу может потребоваться до 24 часов. Данные, удаленные пользователями в течение этого периода, не сохраняются, и их нельзя восстановить.
  • По истечении срока хранения удаление данных из Voice может занять до 30 дней.
Некоторая информация, включая идентификатор подписчика, списки вызовов и историю сообщений, может храниться на серверах Google и по истечении срока хранения, заданного в Сейфе. Это требуется для соблюдения нами нормативных обязательств. Такие данные могут быть недоступны в Сейфе. За дополнительной информацией обращайтесь в службу поддержки.

Как настроить специальное правило хранения для данных Voice

  1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
  2. Нажмите Хранение>Специальные правила>Создать.
  3. Выберите сервис Voice и нажмите Продолжить.
  4. Выберите организационное подразделение, к которому будет применяться правило. Нажмите на поле и выберите организационное подразделение.
  5. Если вы хотите, чтобы правило применялось только к определенным типам данных Voice, снимите флажки для тех типов, которые нужно исключить.
  6. Нажмите Продолжить.
  7. Укажите срок хранения сообщений.
    • Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
    • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
  8. Укажите, что делать с данными по истечении установленного срока.
    • Чтобы безвозвратно удалять только данные, которые уже удалены пользователями, выберите первый вариант.
    • Чтобы безвозвратно удалять все данные, в том числе ещё не удаленные, выберите второй вариант.
    Внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе станет возможным безвозвратное удаление данных Voice, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
  9. Нажмите Создать. Если установлен период хранения, Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы создать правило.

Как настроить правило хранения по умолчанию для данных Voice

Правило хранения, используемое по умолчанию, применяется ко всем данным в Сейфе, для которых не заданы специальные правила или запреты на удаление.

  1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
  2. Нажмите Хранение. Откроется список правил по умолчанию.
  3. Нажмите Voice "".
  4. Укажите срок хранения данных.
    • Чтобы данные, на которые распространяется правило, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
    • Чтобы данные удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
  5. Укажите, что делать с данными по истечении установленного срока.
    • Чтобы безвозвратно удалять только данные, которые уже удалены пользователями, выберите первый вариант.
    • Чтобы безвозвратно удалять все данные, в том числе ещё не удаленные, выберите второй вариант.
  6. Внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе станет возможным безвозвратное удаление данных Voice, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
  7. Нажмите Сохранить. Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы сохранить правило.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?
Поиск
Удалить поисковый запрос
Закрыть поиск
Приложения Google
Главное меню
Поиск по Справочному центру
true
96539
false
false