Как настроить правила хранения для Google Voice с помощью Сейфа

В рамках подхода к управлению информацией своей организации вы можете контролировать срок хранения данных Google Voice для Google Workspace. С помощью правил хранения можно устанавливать срок хранения сообщений и время, через которое их нужно удалить.

Настройте специальные правила хранения, чтобы данные, соответствующие определенным условиям, хранились в течение заданного времени. Используйте правило хранения по умолчанию, если нужно хранить все данные службы для всех лицензированных аккаунтов в организации в течение заданного времени. Специальные правила хранения переопределяют правила хранения по умолчанию, даже если правило хранения по умолчанию устанавливает более длительный срок хранения.

Важная информация о хранении данных Google Voice

Прежде чем настраивать правила хранения, обязательно изучите принципы их действия и узнайте, какие данные Voice поддерживает Сейф.

Важно! Если правила хранения настроены неправильно, Google Voice может незамедлительно удалить данные без возможности восстановления. Будьте внимательны при создании и изменении правил. Прежде чем применять новые правила ко всей организации, протестируйте их на небольшой группе пользователей.

Развернуть все | Свернуть все

Как рассчитывается срок хранения данных Google Voice

Ниже объясняется, как рассчитываются сроки хранения разных видов данных.

  • SMS: срок хранения отсчитывается с 23:59 UTC-7 в день отправки сообщения.
  • Голосовые сообщения и их расшифровки: срок хранения отсчитывается с момента создания сообщения.
  • Списки вызовов: срок хранения отсчитывается с момента начала вызова.
Возможные задержки при обработке и удалении данных Google Voice
  • После того как вы создадите или измените правило хранения данных Voice, для его вступления в силу может потребоваться до 24 часов. Данные, удаленные пользователями в течение этого периода, не сохраняются и не могут быть восстановлены.
  • По истечении срока хранения удаление данных из Voice может занять до 15 дней.
Некоторая информация, включая идентификатор подписчика, списки вызовов и историю сообщений, может храниться на серверах Google и по истечении срока хранения, заданного в Сейфе. Это требуется для соблюдения нами нормативных обязательств. Такие данные могут быть недоступны в Сейфе. За дополнительной информацией обращайтесь в службу поддержки.

Как настроить специальное правило хранения для данных Voice

  1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
  2. Нажмите Хранение>Специальные правила>Создать.
  3. Выберите сервис Voice и нажмите Продолжить.
  4. Выберите организационное подразделение, к которому будет применяться правило. Нажмите на поле и выберите организационное подразделение.
  5. Если вы хотите, чтобы правило применялось только к определенным типам данных Voice, снимите флажки для тех типов, которые нужно исключить.
  6. Нажмите Продолжить.
  7. Укажите срок хранения сообщений.
    • Чтобы сообщения, на которые распространяется действие этого правила, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
    • Чтобы сообщения удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
  8. Укажите, что делать с данными по истечении установленного срока.
    • Чтобы безвозвратно удалять только данные, которые уже удалены пользователями, выберите первый вариант.
    • Чтобы безвозвратно удалять все данные, в том числе ещё не удаленные, выберите второй вариант.
    Внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе станет возможным безвозвратное удаление данных Voice, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
  9. Нажмите Создать. Если установлен период хранения, Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы создать правило.

Как настроить правило хранения по умолчанию для данных Voice

Правило хранения, используемое по умолчанию, применяется ко всем данным в Сейфе, для которых не заданы специальные правила или запреты на удаление.

  1. Войдите в аккаунт на сайте vault.google.com.
  2. Нажмите Хранение. Откроется список правил по умолчанию.
  3. Нажмите Voice "".
  4. Укажите срок хранения данных.
    • Чтобы данные, на которые распространяется правило, хранились неограниченное время, выберите Бессрочно.
    • Чтобы данные удалялись через какое-то время, выберите Срок хранения и укажите нужное количество дней от 1 до 36 500.
  5. Укажите, что делать с данными по истечении установленного срока.
    • Чтобы безвозвратно удалять только данные, которые уже удалены пользователями, выберите первый вариант.
    • Чтобы безвозвратно удалять все данные, в том числе ещё не удаленные, выберите второй вариант.
  6. Внимание! Сразу после настройки нового правила в Сейфе станет возможным безвозвратное удаление данных Voice, которые хранятся дольше заданного срока. При этом также могут быть удалены данные, которые сотрудники хотели бы сохранить. Не переходите к следующему шагу, пока не убедитесь, что правило настроено верно.
  7. Нажмите Сохранить. Сейф предложит подтвердить, что вы осознаете последствия применения правила. Установите соответствующие флажки и нажмите Принять, чтобы сохранить правило.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?