Google Voice-gegevens bewaren met Vault

Als onderdeel van het informatiebeheerplan van uw organisatie kunt u bepalen hoelang gegevens uit Google Voice voor Google Workspace bewaard blijven. Gebruik bewaarregels om in te stellen hoelang berichten moeten worden bewaard en wanneer ze moeten worden verwijderd (indien van toepassing).

Als u gegevens die voldoen aan specifieke voorwaarden gedurende een bepaalde tijd wilt bewaren, moet u een aangepaste bewaarregel maken. Als u alle servicegegevens voor alle gelicentieerde accounts gedurende een bepaalde periode wilt bewaren, moet u een standaard bewaarregel maken.

Belangrijke informatie over bewaring voor Google Voice-gegevens

Voordat u bewaarregels instelt, raden we u sterk aan te lezen over hoe bewaren werkt en te bekijken welke Voice-gegevens worden ondersteund in Vault.

WAARSCHUWING: Een onjuist ingestelde bewaarregel kan ertoe leiden dat gegevens onmiddellijk definitief worden verwijderd door Vault. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Wees voorzichtig als u bewaarregels maakt of wijzigt. We raden u aan nieuwe regels te testen op een kleine groep gebruikers voordat u ze toepast op uw hele organisatie.

Alles uitvouwen  |  Alles samenvouwen en naar bovenkant gaan

Welke gegevens kunnen worden bewaard

Gedekt:

• Sms'jes
• Voicemails en transcripts
• Gesprekslijsten en opnamen

Niet gedekt:

• Voice-gegevens voor een nummer dat is toegewezen aan meer dan één gebruiker
• Voice-gegevens die vóór 5 juni 2019 (GMT-7) zijn gemaakt.
• Voice-gegevens voor accounts met een licentie voor gearchiveerde gebruikers

Ga naar Ondersteunde services en gegevenstypen voor meer informatie.

Hoe de bewaarperioden voor Voice-gegevens worden berekend

De bewaarperiode wordt als volgt berekend:

• Sms'en: de bewaarperiode begint om 23:59 uur UTC-7 op de dag dat het bericht is verstuurd.
• Voicemails en voicemailtranscripts: de bewaarperiode begint wanneer het item is gemaakt.
• Gesprekslijsten en opnamen: De bewaarperiode begint bij de begintijd van het gesprek.

Het kan even duren voordat Voice-gegevens zijn verwerkt en definitief zijn verwijderd

• Als u een bewaarregel voor Voice maakt of updatet, kan het 24 uur duren voordat de regel is doorgevoerd. Items die tijdens deze overgangsperiode door gebruikers zijn verwijderd, worden verwijderd. Deze kunnen niet worden hersteld.
• Als een bewaarperiode voorbij is, kan het 30 dagen duren voordat de betreffende gegevens zijn verwijderd uit Voice.

Google kan bepaalde gegevens, zoals abonnee-ID's en gespreks- en berichtlijsten, langer bewaren dan u heeft opgegeven in het Vault-bewaarbeleid om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Deze gegevens zijn mogelijk niet zichtbaar voor u in Vault. Neem voor meer informatie contact op met support.

Een aangepaste bewaarregel instellen voor Voice-gegevens

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op BewarenAangepaste regelsMaken.
3. Selecteer Voice als de service en klik op Doorgaan.
4. Selecteer een organisatie-eenheid waarop u de regel wilt toepassen. Klik op het veld en klik op de organisatie-eenheid.
5. (Optioneel) Als u wilt dat de regel alleen op bepaalde typen Voice-gegevens wordt toegepast, haalt u de vinkjes weg voor de gegevenstypen die u wilt uitsluiten.
6. Klik op Doorgaan.
7. Kies hoelang berichten bewaard moeten blijven:
   • Kies Onbeperkt om berichten die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
   • Als u berichten na een bepaalde tijd wilt verwijderen, kiest u Bewaarperiode en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500.
8. Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, kiest u wat er na de geselecteerde periode moet gebeuren met berichten:
   • Als u alleen gegevens definitief wilt verwijderen die al door gebruikers zijn verwijderd, kiest u de eerste optie.
   • Als u alle gegevens definitief wilt verwijderen, inclusief gegevens die nog niet door gebruikers zijn verwijderd, kiest u de tweede optie.
   Waarschuwing: Vault staat toe dat Voice onmiddellijk gegevens definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen, zodra u een nieuwe regel verstuurt. Hierbij worden mogelijk ook gegevens verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld.
9. Klik op Maken. Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, vinkt u het bevestigingsvakje aan en klikt u op Accepteren.

De standaard bewaarregel instellen voor Voice-gegevens

De standaard bewaarregel geldt voor Vault-gegevens die niet onder een aangepaste regel of bewaarplicht vallen.

1. Log in op vault.google.com.
2. Klik op Bewaren. De lijst met standaardregels wordt geopend.
3. Klik op Voice .
4. Kies hoelang gegevens bewaard moeten blijven:
   • Selecteer Onbeperkt om gegevens die onder deze regel vallen permanent te bewaren.
   • Als u gegevens na een bepaalde tijd wilt verwijderen, selecteert u Bewaarperiode en voert u het aantal dagen in, van 1 tot 36.500.
5. Als u een bewaarperiode heeft ingesteld, kiest u wat er na de geselecteerde periode moet gebeuren met berichten:
   • Als u alleen gegevens definitief wilt verwijderen die al door gebruikers zijn verwijderd, kiest u de eerste optie.
   • Als u alle gegevens definitief wilt verwijderen, inclusief gegevens die nog niet door gebruikers zijn verwijderd, kiest u de tweede optie.
6. Waarschuwing: Vault staat toe dat Voice onmiddellijk gegevens definitief verwijdert die buiten de bewaarperiode vallen, zodra u een nieuwe regel verstuurt. Hierbij worden mogelijk ook gegevens verwijderd die gebruikers willen bewaren. Ga pas door met de volgende stap als u zeker weet dat de regel correct is ingesteld.
7. Klik op Opslaan. Vault vraagt u te bevestigen dat u de effecten van de regel begrijpt. Vink de vakjes aan en klik op Accepteren om de regel op te slaan.