Google Voice データを Vault で保持する

組織の情報ガバナンス計画の一環として、Google Workspace 版 Google Voice データの保持期間を管理できます。保持ルールを使用すると、メッセージをいつまで保持し、いつ削除するかを設定することができます。

カスタム保持ルールを設定すると、特定の条件に一致するデータを一定期間にわたって保持できます。組織内のすべてのライセンス取得済みアカウントのサービスについて、すべてのデータを一定期間保持する必要がある場合は、デフォルトの保持ルールを設定します。カスタム保持ルールはデフォルトの保持ルールよりも優先されます(デフォルトの保持ルールの保持期間の方が長い場合でも)。

Google Voice の保持に関する重要なお知らせ

保持ルールを設定する前に、データ保持の仕組みおよび Vault でサポートされる Voice のデータをお読みになることを強くおすすめします。

警告: 保持ルールの設定に誤りがあると、Voice のデータが直ちにパージされて元に戻せなくなることがあります。保持ルールを作成または変更する際は十分にご注意ください。新しい保持ルールを組織全体に適用する前に、少人数のユーザー グループでテストすることをおすすめします。

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保持できるデータ

対象:

  • テキスト メッセージ
  • ボイスメールと文字起こし
  • 通話履歴

対象外:

  • 複数のユーザーに割り当てられている番号の Voice データ
  • 2019 年 6 月 5 日(GMT-7)より前に作成された Voice データ。
  • アーカイブ ユーザー ライセンスが割り当てられたアカウントの Voice データ

詳しくは、サポートされるサービスとデータタイプをご確認ください。

Voice データの保持期間の算出方法

保持期間は次のように算出されます。

  • テキスト メッセージ - メッセージが送信された日の午後 11 時 59 分(UTC-7)から保持が開始される
  • ボイスメールと音声文字変換データ - アイテムの作成時に保持が開始される
  • 通話履歴 - 通話の開始時に保持が開始される
Voice データの処理とパージに遅延が生じる場合がある
  • Voice の保持ルールを作成または更新すると、ルールが反映されるまでに最長で 24 時間ほどかかることがあります。反映されるまでの間にユーザーが削除したアイテムは保持されず、復元することもできません。
  • データの保持期間が終了した場合、そのデータが Voice から完全に削除されるまでに最長で 15 日ほどかかることがあります。
Google の規制義務を遵守するために、Vault の保持ポリシーで指定された期間よりも長い期間、登録者 ID、通話とメッセージの履歴などの情報が Google で保持される場合があります。このデータは、Vault に表示されないこともあります。詳しくは、サポートにお問い合わせください。

Voice データのカスタム保持ルールを設定する

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [保持] 次に [カスタムルール] 次に [作成] をクリックします。
  3. サービスとして [Voice] を選択し、[次へ] をクリックします。
  4. ルールの適用先となる組織部門を選択します。該当する欄をクリックし、組織部門をクリックします。
  5. (省略可)特定の種類の Voice データにのみルールを適用するには、除外するデータの種類のチェックボックスをオフにします。
  6. [次へ] をクリックします。
  7. メッセージの保持期間を選択します。
    • このルールの対象となるメッセージを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
    • 一定期間が経過したメッセージを破棄するには、[保持期間] を選択し、1~36,500 の範囲で日数を入力します。
  8. 保持期間の経過後にデータをどのように処理するのかを選択します。
    • 削除済みのデータのみをパージするには、1 番目のオプションを選択します。
    • 削除されていないデータを含め、すべてのデータをパージするには、2 番目のオプションを選択します。
    警告: 新しいルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータのパージが Voice で直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
  9. [作成] をクリックします。保持期間を設定した場合、ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[承諾] をクリックしてルールを作成します。

Voice データのデフォルトの保持ルールを設定する

デフォルトの保持ルールは、カスタムルールまたは記録保持(リティゲーション ホールド)の適用対象にならない Vault データに適用されます。

  1. vault.google.com にログインします。
  2. [保持] をクリックします。デフォルト ルールのリストが表示されます。
  3. Voiceアイコン "" をクリックします。
  4. データの保持期間を選択します。
    • このルールの対象となるデータを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
    • 一定期間が経過したデータを破棄するには、[保持期間] を選択し、1~36,500 の範囲で日数を入力します。
  5. 保持期間の経過後にデータをどのように処理するのかを選択します。
    • 削除済みのデータのみをパージするには、1 番目のオプションを選択します。
    • 削除されていないデータを含め、すべてのデータをパージするには、2 番目のオプションを選択します。
  6. 警告: 新しいルールを設定すると、保持期間を過ぎているデータのパージが Voice で直ちに開始されます。削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。
  7. [保存] をクリックします。ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[承諾] をクリックしてルールを保存します。
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