Mempertahankan data Google Voice dengan Vault

Sebagai bagian dari rencana tata kelola informasi organisasi, Anda dapat mengontrol durasi data Google Voice untuk Google Workspace dipertahankan. Gunakan aturan retensi untuk menetapkan durasi pesan dipertahankan dan waktu penghapusannya, jika memang diinginkan.

Tetapkan aturan retensi khusus untuk mempertahankan data yang cocok dengan ketentuan tertentu selama jangka waktu tertentu. Tetapkan aturan retensi default saat Anda perlu mempertahankan semua data layanan untuk semua akun berlisensi di organisasi Anda selama jangka waktu tertentu. Aturan retensi khusus mengganti aturan retensi default, meskipun aturan retensi default memiliki periode retensi yang lebih lama.

Sebelum menetapkan aturan retensi, sebaiknya Anda membaca cara kerja retensi.

PERINGATAN: Aturan retensi yang tidak dikonfigurasi dengan semestinya dapat memungkinkan Voice menghapus permanen data secara langsung dan tidak dapat dipulihkan. Hati-hati saat membuat atau mengubah aturan retensi. Sebaiknya uji aturan baru pada grup pengguna yang kecil sebelum menerapkannya ke seluruh organisasi.

Informasi penting tentang retensi Google Voice

Buka semua  |  Tutup semua

Persyaratan lisensi Voice

Pengguna harus memiliki lisensi Voice Standard atau Premier agar Vault dapat mempertahankan, menelusuri, membekukan, atau mengekspor data Voice-nya.

Untuk pesan teks, pengguna Voice harus memiliki nomor telepon yang mendukung pesan teks. Pelajari lebih lanjut

Vault tidak mendukung retensi atau pembekuan data Voice untuk akun dengan lisensi Arsip Akun Pengguna atau Mantan Karyawan Vault.

Pesan teks Voice digabungkan dalam percakapan harian

Di negara/wilayah yang didukung, pengguna Voice dapat bertukar pesan teks dengan pengguna Voice lainnya dan dengan nomor telepon non-Google. Vault menangani pesan teks sebagai berikut:

  • Pesan teks yang dipertukarkan antar-peserta dalam sehari digabungkan dalam percakapan. Untuk tujuan Vault, hari dimulai pada pukul 00.00 (GMT-7) dan berakhir pada pukul 23.59 (GMT-7).
  • Saat percakapan melebihi 500 pesan atau 4 MB (tidak termasuk lampiran), Vault akan membaginya menjadi kelompok pesan yang lebih kecil untuk dilihat pratinjaunya dan diekspor.
  • Tanggal percakapan terakhir diubah didasarkan pada waktu saat pesan terakhir di percakapan dikirim. Tanggal terakhir diubah tidak terpengaruh saat pengguna menghapus pesan.
Cara penghitungan periode retensi data untuk data Voice

Periode retensi data dihitung sebagai berikut:

  • Pesan teks—Retensi dimulai pada pukul 23.59 UTC-7 pada hari saat pesan dikirim
  • Pesan suara dan transkripnya—Retensi dimulai saat item dibuat
  • Log panggilan—Retensi dimulai saat panggilan dimulai
Pemrosesan dan penghapusan permanen data Voice bisa tertunda
  • Saat Anda membuat atau memperbarui aturan retensi untuk Voice, diperlukan waktu hingga 24 jam agar aturan dapat diterapkan. Item yang dihapus oleh pengguna selama periode penerapan ini tidak dipertahankan dan tidak dapat diambil.
  • Saat periode retensi data berakhir, diperlukan waktu hingga 15 hari agar Voice dapat menghapus permanen data yang terpengaruh.
Google dapat mempertahankan informasi tertentu, termasuk identifikasi pelanggan serta log panggilan dan pesan, selama lebih dari durasi yang Anda tentukan dalam kebijakan retensi Vault guna memenuhi kewajiban peraturan kami. Anda mungkin tidak dapat melihat data ini di Vault. Untuk informasi selengkapnya, hubungi Dukungan.
Beberapa data Voice tidak dikontrol oleh Vault

Data Voice berikut tidak tersedia untuk retensi, pembekuan, penelusuran, atau ekspor:

  • Data Voice yang dibuat sebelum 5 Juni 2019 (GMT-7).
  • Pesan teks, pesan suara dan transkripnya, serta log panggilan yang melibatkan nomor telepon yang ditetapkan untuk lebih dari satu pengguna.
  • Meskipun beberapa akun Voice dapat merekam panggilan, fitur ini tidak tersedia bagi akun Google Voice untuk Google Workspace. Vault tidak memiliki akses ke percakapan suara.

Menetapkan aturan retensi khusus untuk data Voice

Langkah ini ditujukan untuk Vault baru (vault.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault klasik

  1. Login ke vault.google.com.
  2. Klik RetensilaluAturan KhususlaluBuat.
  3. Untuk layanan, pilih Voice, lalu klik Lanjutkan.
  4. Pilih unit organisasi tempat aturan akan diterapkan. Klik kolom, lalu klik unit organisasi.
  5. (Opsional) Untuk menerapkan aturan hanya bagi jenis data Voice tertentu, hapus centang kotak untuk jenis data yang ingin Anda kecualikan.
  6. Klik Lanjutkan.
  7. Pilih durasi pesan dipertahankan:
    • Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
    • Untuk menghapus pesan setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi, lalu masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
  8. Jika Anda menetapkan durasi, pilih tindakan untuk data setelah periode retensi data berakhir:
    • Untuk hanya menghapus permanen data yang telah dihapus, pilih opsi pertama.
    • Untuk menghapus permanen semua data, termasuk data yang tidak dihapus, pilih opsi kedua.
    Peringatan: Vault memungkinkan Voice langsung menghapus data secara permanen yang melebihi periode cakupan retensi saat Anda mengirimkan aturan baru. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
  9. Klik Buat. Jika Anda menetapkan periode retensi, Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak dan klik Setuju untuk membuat aturan.

Menetapkan aturan retensi default untuk data Voice

Langkah ini ditujukan untuk Vault baru (vault.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault klasik

Aturan retensi default berlaku untuk data Vault yang tidak tercakup dalam aturan khusus atau pembekuan.

  1. Login ke vault.google.com.
  2. Klik Retensi. Daftar aturan default akan terbuka.
  3. Klik Voice "".
  4. Pilih durasi data dipertahankan:
    • Untuk mempertahankan data yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tak terbatas.
    • Untuk menghapus data setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi, lalu masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
  5. Jika Anda menetapkan durasi, pilih tindakan untuk data setelah periode retensi data berakhir:
    • Untuk hanya menghapus permanen data yang telah dihapus, pilih opsi pertama.
    • Untuk menghapus permanen semua data, termasuk data yang tidak dihapus, pilih opsi kedua.
  6. Peringatan: Vault memungkinkan Voice langsung menghapus data secara permanen yang melebihi periode cakupan retensi saat Anda mengirimkan aturan baru. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
  7. Klik Simpan. Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak dan klik Setuju untuk menyimpan aturan.

Menggunakan Vault klasik

Klik di bawah untuk membuka langkah-langkah untuk Vault klasik (ediscovery.google.com). Buka langkah-langkah untuk Vault baru

Menetapkan aturan retensi untuk Voice di ediscovery.google.com

Membuat aturan retensi khusus untuk Google Voice

Aturan khusus dapat didasarkan pada unit organisasi. Aturan khusus selalu menggantikan aturan default, dan jika beberapa aturan retensi diterapkan untuk item, item tersebut akan dipertahankan menurut aturan dengan waktu akhir periode retensi data terpanjang.

Untuk membuat aturan retensi khusus:

  1. Login ke Vault.
  2. Pada navigasi sebelah kiri, klik Retensi.
  3. Klik Buat Aturan.
  4. Pilih tempat untuk menerapkan aturan: Voice.
  5. Pilih jenis data Google Voice tempat aturan ini akan diterapkan.
  6. Pilih unit organisasi dari menu drop-down.
  7. Pilih durasi pesan dipertahankan:
    • Pilih Tak terbatas untuk mempertahankan data secara permanen.
    • Untuk menghapus data Voice setelah waktu yang ditetapkan, masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
  8. Jika Anda menetapkan durasi, pilih tindakan untuk data setelah periode retensi data berakhir:
    • Pilih opsi pertama untuk menghapus permanen data yang telah dihapus saja.
    • Pilih opsi kedua untuk menghapus permanen semua data. Tindakan ini mencakup data yang belum dihapus.
  9. Klik Pratinjau untuk menampilkan daftar item yang dicakup oleh aturan retensi ini. Periksa daftar untuk memastikan bahwa Anda telah menetapkan aturan dengan benar. Pastikan aturan tersebut tidak menghapus permanen data yang mungkin diperlukan pengguna.
    Peringatan: Vault memungkinkan Voice langsung menghapus data secara permanen yang melebihi periode cakupan retensi saat Anda mengirimkan aturan baru. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
  10. Klik Simpan. Jika aturan retensi Anda dapat menghapus item secara permanen, Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan retensi ini. Centang kotak, lalu klik Konfirmasikan untuk membuat aturan.

Menetapkan aturan retensi default untuk Google Voice

Aturan retensi default berlaku untuk semua pesan dan file yang tidak tercakup dalam aturan khusus atau pembekuan.

Untuk menetapkan aturan retensi default untuk organisasi:

  1. Login ke Vault.
  2. Pada navigasi sebelah kiri, klik Retensi.
  3. Pada Aturan retensi default, klik Voice.
  4. Centang kotak Tetapkan aturan retensi default.
  5. Pilih durasi pesan dipertahankan:
    • Pilih Tak terbatas untuk mempertahankan data secara permanen.
    • Untuk menghapus data Voice setelah waktu yang ditetapkan, masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
  6. Jika Anda menetapkan durasi, pilih tindakan untuk data setelah periode retensi data berakhir:
    • Pilih opsi pertama untuk menghapus permanen data yang telah dihapus saja.
    • Pilih opsi kedua untuk menghapus permanen semua data. Tindakan ini mencakup data yang belum dihapus.
    Peringatan: Vault memungkinkan Voice langsung menghapus data secara permanen yang melebihi periode cakupan retensi saat Anda mengirimkan aturan baru. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
  7. Klik Simpan. Jika aturan retensi Anda dapat menghapus item secara permanen, Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan retensi. Centang kotak, lalu klik Konfirmasikan untuk membuat aturan.
Apakah ini membantu?
Bagaimana cara meningkatkannya?