Mempertahankan data Google Voice dengan Vault

Sebagai bagian dari rencana tata kelola informasi organisasi Anda, Anda dapat mengontrol berapa lama data Google Voice untuk Google Workspace dipertahankan. Gunakan aturan retensi untuk menetapkan berapa lama pesan dipertahankan dan waktu penghapusannya, jika memang diinginkan.

Untuk menyimpan data yang sesuai dengan kondisi tertentu selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi kustom. Untuk menyimpan semua data layanan bagi semua akun berlisensi selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi default.

Informasi penting tentang retensi Google Voice

Sebelum menetapkan aturan retensi, sebaiknya baca cara kerja retensi dan tinjau Data Voice yang didukung di Vault.

PERINGATAN: Aturan retensi yang tidak dikonfigurasi dengan semestinya dapat memungkinkan Voice menghapus permanen data secara langsung dan tidak dapat dipulihkan. Hati-hati saat membuat atau mengubah aturan retensi. Sebaiknya Anda menguji aturan baru pada grup pengguna yang kecil sebelum Anda menerapkannya ke seluruh organisasi Anda.

Luaskan semua  |  Ciutkan semua & ke bagian atas

Data yang dapat dipertahankan

Dicakup:

• SMS
• Pesan suara dan transkripnya
• Rekaman dan log panggilan

Tidak dicakup:

• Data Voice untuk nomor yang ditetapkan ke lebih dari satu pengguna
• Data Voice yang dibuat sebelum 5 Juni 2019 (GMT-7).
• Data Voice untuk akun dengan lisensi Arsip Akun Pengguna

Untuk mengetahui detailnya, lihat Layanan dan jenis data yang didukung.

Cara penghitungan periode retensi data untuk data Voice

Periode retensi data dihitung sebagai berikut:

• Pesan teks—Retensi dimulai pada pukul 23.59 UTC-7 pada hari saat pesan dikirim
• Pesan suara dan transkripnya—Retensi dimulai saat item dibuat
• Rekaman dan log panggilan—Retensi dimulai saat panggilan dimulai

Pemrosesan dan penghapusan permanen data Voice bisa tertunda

• Saat Anda membuat atau memperbarui aturan retensi untuk Voice, diperlukan waktu hingga 24 jam agar aturan dapat diterapkan. Item yang dihapus oleh pengguna selama periode penerapan ini tidak dipertahankan dan tidak dapat diambil.
• Saat periode retensi data berakhir, diperlukan waktu hingga 30 hari agar Voice dapat menghapus permanen data yang terpengaruh.

Google dapat mempertahankan informasi tertentu, termasuk identifikasi pelanggan serta log panggilan dan pesan, selama lebih dari durasi yang Anda tentukan dalam kebijakan retensi Vault guna memenuhi kewajiban peraturan kami. Anda mungkin tidak dapat melihat data ini di Vault. Untuk informasi selengkapnya, hubungi Dukungan.

Menetapkan aturan retensi khusus untuk data Voice

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik RetensiAturan KhususBuat.
3. Untuk layanan, pilih Voice, lalu klik Lanjutkan.
4. Pilih unit organisasi tempat aturan akan diterapkan. Klik kolom, lalu klik unit organisasi.
5. (Opsional) Untuk menerapkan aturan hanya bagi jenis data Voice tertentu, hapus centang kotak untuk jenis data yang ingin Anda kecualikan.
6. Klik Lanjutkan.
7. Pilih durasi pesan dipertahankan:
   • Untuk mempertahankan pesan yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
   • Untuk menghapus pesan setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi, lalu masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
8. Jika Anda menetapkan durasi, pilih tindakan untuk data setelah periode retensi data berakhir:
   • Untuk hanya menghapus permanen data yang telah dihapus, pilih opsi pertama.
   • Untuk menghapus permanen semua data, termasuk data yang tidak dihapus, pilih opsi kedua.
   Peringatan: Vault memungkinkan Voice langsung menghapus data secara permanen yang melebihi periode cakupan retensi saat Anda mengirimkan aturan baru. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
9. Klik Buat. Jika Anda menetapkan periode retensi, centang kotak konfirmasi, lalu klik Setuju.

Menetapkan aturan retensi default untuk data Voice

Aturan retensi default berlaku untuk data Vault yang tidak tercakup dalam aturan khusus atau pembekuan.

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik Retensi. Daftar aturan default akan terbuka.
3. Klik Voice .
4. Pilih durasi data dipertahankan:
   • Untuk mempertahankan data yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tanpa batas waktu.
   • Untuk menghapus data setelah waktu yang ditetapkan, pilih Periode retensi, lalu masukkan jumlah hari, dari 1 hingga 36.500.
5. Jika Anda menetapkan durasi, pilih tindakan untuk data setelah periode retensi data berakhir:
   • Untuk hanya menghapus permanen data yang telah dihapus, pilih opsi pertama.
   • Untuk menghapus permanen semua data, termasuk data yang tidak dihapus, pilih opsi kedua.
6. Peringatan: Vault memungkinkan Voice langsung menghapus data secara permanen yang melebihi periode cakupan retensi saat Anda mengirimkan aturan baru. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
7. Klik Simpan. Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak dan klik Setuju untuk menyimpan aturan.