Conservar datos de Google Voice con Vault

Como parte del plan de gobernanza de la información de tu organización, puedes controlar cuánto tiempo se conservarán los datos de Google Voice para Google Workspace. Puedes utilizar reglas de conservación para definir durante cuánto tiempo se van a conservar los mensajes y cuándo se deben eliminar, en el caso de que vayan a eliminarse.

Crea reglas de conservación personalizadas para preservar datos que tengan determinadas condiciones durante el tiempo que indiques. En cambio, si necesitas conservar todos los datos de un servicio en todas las cuentas con licencia de tu organización durante un tiempo determinado, es más conveniente configurar una regla de conservación predeterminada. Las reglas de conservación personalizadas siempre anulan las reglas predeterminadas, aunque su periodo de conservación sea más corto.

Información importante sobre la conservación de datos de Google Voice

Antes de configurar reglas de conservación, te recomendamos encarecidamente que consultes cómo funciona la conservación de datos y qué datos de Voice se pueden conservar en Vault.

ADVERTENCIA: Si una regla de conservación no se configura correctamente, puede hacer que Voice purgue datos de forma inmediata e irreversible. Por eso, debes tener cuidado al crear o cambiar este tipo de reglas. Te recomendamos que pruebes las reglas nuevas en un pequeño grupo de usuarios antes de utilizarlas en toda tu organización.

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Cómo se calculan los periodos de conservación de los datos de Voice

El periodo de conservación se calcula de la siguiente manera:

  • Mensajes de texto: la conservación empieza a las 23:59 UTC-7 del día en que se envía el mensaje
  • Mensajes de voz y sus transcripciones: la conservación comienza cuando se crea el elemento
  • Registros de llamadas: la conservación comienza a la hora en que se inicia la llamada
El tratamiento y la purga de los datos de Voice pueden sufrir ciertos retrasos
  • Cuando creas o actualizas una regla de conservación para Voice, esta puede tardar hasta 24 horas en propagarse. Los elementos eliminados por los usuarios durante este periodo de propagación no se conservan y no se pueden recuperar.
  • Cuando caduca un periodo de conservación, Voice puede tardar hasta 15 días en purgar los datos afectados.
Por motivos de cumplimiento normativo, Google puede conservar determinada información, como los registros de llamadas y mensajes y la identificación de suscriptores, durante más tiempo del que especifiques en una política de conservación de Vault. Es posible que no veas estos datos en Vault. Para obtener más información, ponte en contacto con el equipo de Asistencia.

Configurar reglas de conservación personalizadas para los datos de Voice

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Conservacióny luegoReglas personalizadasy luegoCrear.
  3. Selecciona Voice como servicio y, a continuación, haz clic en Continuar.
  4. Selecciona la unidad organizativa a la que quieres aplicar la regla. Haz clic en el campo y, a continuación, en la unidad organizativa.
  5. (Opcional) Para aplicar la regla solo a determinados tipos de datos de Voice, desmarca las casillas de los tipos de datos que quieras excluir.
  6. Haz clic en Continuar.
  7. Elige durante cuánto tiempo se conservarán los mensajes:
    • Para conservar de forma permanente los mensajes a los que se aplica esta regla, elige Indefinidamente.
    • Para descartar mensajes después de un tiempo determinado, selecciona Periodo de conservación e introduce el número de días (entre 1 y 36.500).
  8. Si defines una duración, indica qué pasará con los datos una vez transcurrido el periodo de conservación seleccionado:
    • Para purgar solo los datos que ya se hayan eliminado, elige la primera opción.
    • Para purgar todos los datos, incluidos los que no se hayan eliminado, elige la segunda opción.
    Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que crees una regla, Voice purgue inmediatamente los datos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
  9. Haz clic en Crear. Si defines un periodo de conservación, Vault te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para crear la regla.

Definir la regla de conservación predeterminada para los datos de Voice

La regla de conservación predeterminada se aplica a los datos de Vault que no estén sujetos a ninguna regla personalizada ni a ninguna retención.

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Conservación. Se abrirá la lista de reglas predeterminadas.
  3. Haz clic en Voice "".
  4. Elige cuánto tiempo se conservarán los datos:
    • Para conservar de forma permanente los datos que coincidan con los parámetros de esta regla, elige Indefinidamente.
    • Para descartar datos después de un tiempo determinado, selecciona Periodo de conservación e introduce el número de días (entre 1 y 36.500).
  5. Si defines una duración, indica qué pasará con los datos una vez transcurrido el periodo de conservación seleccionado:
    • Para purgar solo los datos que ya se hayan eliminado, elige la primera opción.
    • Para purgar todos los datos, incluidos los que no se hayan eliminado, elige la segunda opción.
  6. Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que crees una regla, Voice purgue inmediatamente los datos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
  7. Haz clic en Guardar. Vault te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para guardar la regla.
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