Im Rahmen der Informationssteuerung Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Daten von Google Voice für Google Workspace aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Nachrichten behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden.
Wenn Sie Daten behalten möchten, die bestimmten Bedingungen für eine bestimmte Zeit entsprechen, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für alle lizenzierten Konten für eine bestimmte Zeit aufbewahren möchten, können Sie eine Standardaufbewahrungsregel erstellen.
Wichtige Informationen zur Aufbewahrung von Google Voice-Daten
Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, sollten Sie sich unbedingt über die Funktionsweise der Aufbewahrung und die Voice-Daten, die in Vault unterstützt werden, informieren.
WARNUNG: Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel falsch konfigurieren, kann es passieren, dass Daten in Voice sofort und dauerhaft gelöscht werden. Seien Sie also besonders aufmerksam, wenn Sie Aufbewahrungsregeln erstellen oder ändern. Wir empfehlen, neue Regeln erst einmal für eine kleine Gruppe von Nutzern zu testen, bevor Sie sie auf die gesamte Organisation anwenden.
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Welche Daten können aufbewahrt werden?Abgedeckt:
- SMS
- Mailboxnachrichten und ‑transkripte
- Anruflisten und Aufzeichnungen
Nicht aufbewahrt:
- Voice-Daten für eine Nummer, die mehreren Nutzern zugewiesen ist
- Voice-Daten, die vor dem 5. Juni 2019 (GMT-7) erstellt wurden
- Voice-Daten für Konten mit Lizenzen für archivierte Nutzer
Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützte Dienste und Datentypen.
Die Aufbewahrungsdauer wird folgendermaßen berechnet:
- SMS: Die Aufbewahrung beginnt um 23:59 Uhr (UTC-7) an dem Tag, an dem die Nachricht gesendet wurde.
- Mailboxnachrichten und ihre Transkripte: Die Aufbewahrung beginnt mit der Erstellung des Elements.
- Anruflisten und Aufzeichnungen: Die Aufbewahrung beginnt zu Beginn des Anrufs.
- Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel für Google Voice erstellen oder aktualisieren, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die Regel wirksam wird. Elemente, die während dieses Zeitraums von Nutzern gelöscht wurden, werden nicht aufbewahrt und können nicht abgerufen werden.
- Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer kann es bis zu 30 Tage dauern, bis die betroffenen Daten dauerhaft in Voice gelöscht werden.
Um gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen, behält Google sich das Recht vor, bestimmte Informationen wie Abonnenten-ID sowie Anruflisten und SMS-Protokolle länger zu speichern, als Sie in einer Vault-Aufbewahrungsrichtlinie angegeben haben. Diese Daten sind in Vault möglicherweise nicht für Sie sichtbar. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Support.
Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Voice-Daten festlegen
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
- Klicken Sie auf Aufbewahrung
Benutzerdefinierte Regeln
- Wählen Sie als Dienst Voice aus und klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie eine Organisationseinheit aus, auf die die Regel angewendet werden soll. Klicken Sie auf das Feld und dann auf die Organisationseinheit.
- Optional: Wenn Sie die Regel nur auf bestimmte Voice-Datentypen anwenden möchten, entfernen Sie das Häkchen neben den Datentypen, die Sie ausschließen möchten.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
- Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
- Um Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
- Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Daten nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
- Wenn Sie nur Daten dauerhaft löschen möchten, die bereits gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.
- Wenn Sie alle Daten einschließlich nicht gelöschter Daten dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus.
Warnung: In Vault können Voice-Daten, die die Aufbewahrungsfrist überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie eine neue Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde. - Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festgelegt haben, klicken Sie auf das Kästchen zur Bestätigung und dann auf Akzeptieren.
Benutzerdefinierte RegelnStandardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Voice-Daten festlegen
Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für Vault-Daten, die keiner benutzerdefinierten Regel und keinem Hold unterliegen.
- Melden Sie sich in vault.google.com an.
- Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.
- Klicken Sie auf „Google Voice“
.
- Wählen Sie aus, für welchen Zeitraum Daten aufbewahrt werden sollen:
- Wenn Sie die Daten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
- Um Daten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
- Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Daten nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
- Wenn Sie nur Daten dauerhaft löschen möchten, die bereits gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.
- Wenn Sie alle Daten einschließlich nicht gelöschter Daten dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus.
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Warnung: In Vault können Voice-Daten, die die Aufbewahrungsfrist überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie eine neue Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde.
- Klicken Sie auf Speichern. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie bestätigen, dass Ihnen die Auswirkungen der Regel bewusst sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren, um die Aufbewahrungsregel zu speichern.