Google Voice-Daten mit Vault aufbewahren

Im Rahmen der Informationssteuerung Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Daten von Google Voice für Google Workspace aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Nachrichten behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden.

Mit benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln können Sie Daten, die bestimmten Bedingungen entsprechen, für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Legen Sie eine Standardaufbewahrungsregel fest, wenn Sie alle Daten für einen Dienst für alle lizenzierten Konten in Ihrer Organisation für eine bestimmte Zeit aufbewahren möchten. Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln überschreiben standardmäßige Aufbewahrungsregeln, auch wenn dort die Aufbewahrungsdauer länger ist.

Lesen Sie vor dem Festlegen von Aufbewahrungsregeln unbedingt den Hilfeartikel Funktionsweise der Aufbewahrung.

WARNUNG: Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel falsch konfigurieren, kann es passieren, dass Daten in Voice sofort und dauerhaft gelöscht werden. Seien Sie also besonders aufmerksam, wenn Sie Aufbewahrungsregeln erstellen oder ändern. Wir empfehlen, neue Regeln für eine kleine Gruppe von Nutzern zu testen, bevor Sie sie auf die gesamte Organisation anwenden.

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung von Google Voice-Daten

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Voice-Lizenzanforderungen

Nutzer benötigen eine Voice Standard- oder Premium-Lizenz, damit ihre Voice-Daten in Vault aufbewahrt, gesucht, auf „Hold“ gesetzt oder exportiert werden können.

Für SMS muss der Voice-Nutzer eine Telefonnummer haben, die SMS unterstützt. Weitere Informationen

Aufbewahrung oder Holds von Voice-Daten für Konten mit Archivierter Nutzer- oder Vault Former Employee-Lizenzen sind in Vault nicht möglich.

SMS aus Voice werden zu täglichen Konversationen zusammengefasst.

Voice-Nutzer können in unterstützten Ländern/Regionen mit anderen Google Voice-Nutzern und mit Telefonnummern außerhalb von Google SMS austauschen. Vault verarbeitet die SMS folgendermaßen:

  • Werden die SMS im Verlauf eines Tages zwischen Teilnehmern ausgetauscht, werden sie zu einer Konversation zusammengefasst. In Vault beginnt der Tag um 00:00 Uhr (GMT-7) und endet um 23:59 Uhr (GMT-7).
  • Konversationen mit mehr als 500 Nachrichten oder 4 MB (ohne Anhänge) werden in kleinere Konversationsgruppen aufgeteilt, wenn Sie sie in Vault als Vorschau ansehen oder exportieren.
  • Das Datum der letzten Änderung einer Konversation basiert auf dem Zeitpunkt, an dem die letzte Nachricht in der Konversation gesendet wurde. Falls Nutzer Nachrichten löschen, wird dies hier nicht berücksichtigt.
Aufbewahrungszeiträume für Google Voice-Daten berechnen

Der Aufbewahrungszeitraum wird folgendermaßen berechnet:

  • SMS: Die Aufbewahrung beginnt um 23:59 Uhr (UTC-7) am Tag, an dem die Nachricht gesendet wurde.
  • Mailboxnachrichten und ihre Transkripte: Die Aufbewahrung beginnt mit der Erstellung des Elements.
  • Anruflisten: Die Aufbewahrung beginnt mit dem Anruf.
Bei der Verarbeitung und dem dauerhaften Löschen von Voice-Daten kann es zu Verzögerungen kommen
  • Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel für Google Voice erstellen oder aktualisieren, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die Regel wirksam wird. Elemente, die während dieses Zeitraums von Nutzern gelöscht wurden, werden nicht aufbewahrt und können nicht abgerufen werden.
  • Nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums kann es bis zu 15 Tage dauern, bis die betroffenen Daten dauerhaft in Voice gelöscht werden.
Um gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen, behält Google sich das Recht vor, bestimmte Informationen wie Abonnenten-ID sowie Anruflisten und SMS-Protokolle länger zu speichern, als Sie in einer Vault-Aufbewahrungsrichtlinie angegeben haben. Diese Daten sind in Vault möglicherweise nicht für Sie sichtbar. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Support.
Für bestimmte Voice-Daten liegt die Verantwortung nicht bei Vault

Die folgenden Voice-Daten können nicht aufbewahrt, auf Hold gesetzt, gesucht oder exportiert werden:

  • Voice-Daten, die vor dem 5. Juni 2019 (GMT-7) erstellt wurden
  • SMS, Mailboxnachrichten und deren Transkripte oder Anruflisten mit einer Telefonnummer, die mehreren Nutzern zugewiesen ist
  • Zwar ist es in einigen Voice-Konten möglich, Anrufe aufzuzeichnen, doch in Google Voice für Google Workspace ist diese Funktion nicht verfügbar. Vault hat keinen Zugriff auf Sprachunterhaltungen.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Voice-Daten festlegen

Die folgenden Schritte gelten für das neue Vault (vault.google.com). Anleitung für das klassische Vault

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrungund dannBenutzerdefinierte Regelnund dannErstellen.
  3. Wählen Sie als Dienst Voice aus und klicken Sie auf Weiter.
  4. Wählen Sie eine Organisationseinheit aus, auf die die Regel angewendet werden soll. Klicken Sie auf das Feld und dann auf die Organisationseinheit.
  5. Optional: Wenn Sie die Regel nur auf bestimmte Voice-Datentypen anwenden möchten, entfernen Sie das Häkchen neben den Datentypen, die Sie ausschließen möchten.
  6. Klicken Sie auf Weiter.
  7. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
    • Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
    • Um Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
  8. Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Daten nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
    • Wenn Sie nur Daten dauerhaft löschen möchten, die bereits gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.
    • Wenn Sie alle Daten einschließlich nicht gelöschter Daten dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus.
    Warnung: In Vault können Voice-Daten, die die Aufbewahrungsfrist überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie eine neue Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde.
  9. Klicken Sie auf Erstellen. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen der Regel im Klaren sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Voice-Daten festlegen

Die folgenden Schritte gelten für das neue Vault (vault.google.com). Anleitung für das klassische Vault

Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für Vault-Daten, die keiner benutzerdefinierten Regel und keinem Hold unterliegen.

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.
  3. Klicken Sie auf „Google Voice“ "".
  4. Wählen Sie aus, für welchen Zeitraum Daten aufbewahrt werden sollen:
    • Wenn Sie die Daten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
    • Um Daten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
  5. Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Daten nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
    • Wenn Sie nur Daten dauerhaft löschen möchten, die bereits gelöscht wurden, wählen Sie die erste Option aus.
    • Wenn Sie alle Daten einschließlich nicht gelöschter Daten dauerhaft löschen möchten, wählen Sie die zweite Option aus.
  6. Warnung: In Vault können Voice-Daten, die die Aufbewahrungsfrist überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie eine neue Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde.
  7. Klicken Sie auf Speichern. Bei Auswahl dieser Option müssen Sie bestätigen, dass Ihnen die Auswirkungen der Regel bewusst sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Akzeptieren, um die Aufbewahrungsregel zu speichern.

Das klassische Vault verwenden

Klicken Sie unten, um die Schritte für das klassische Vault (ediscovery.google.com) zu öffnen. Anleitung für das neue Vault

Aufbewahrungsregeln für Google Voice auf ediscovery.google.com festlegen

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Voice erstellen

Benutzerdefinierte Regeln können auf Organisationseinheiten basieren. Benutzerdefinierte Regeln überschreiben die Standardregel. Wenn mehrere Aufbewahrungsregeln für ein Element gelten, wird es entsprechend der Regel mit der längsten Aufbewahrungsdauer aufbewahrt.

So erstellen Sie benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln:

  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie links im Navigationsmenü auf Aufbewahrung.
  3. Klicken Sie auf Regel erstellen.
  4. Wählen Sie aus, wofür Ihre Regel gelten soll: Voice.
  5. Wählen Sie aus, auf welche Google Voice-Daten sie angewendet werden soll.
  6. Wählen Sie in der Drop-down-Liste eine Organisationseinheit aus.
  7. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
    • Wählen Sie Unbefristet aus, um Daten dauerhaft aufzubewahren.
    • Um Google Voice-Daten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
  8. Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Daten nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
    • Wählen Sie die erste Option aus, um nur Daten unwiderruflich zu entfernen, die bereits gelöscht wurden.
    • Wählen Sie die zweite Option aus, um alle Daten unwiderruflich zu entfernen. Diese Aktion umfasst auch Daten, die noch nicht gelöscht wurden.
  9. Klicken Sie auf Vorschau, um eine Liste der Elemente aufzurufen, für die diese Aufbewahrungsregel gilt. Prüfen Sie die Liste, um sicherzugehen, dass die Regel richtig konfiguriert ist. Achten Sie darauf, dass keine Daten endgültig gelöscht werden, die Nutzer möglicherweise noch benötigen.
    Warnung: In Vault können Voice-Daten, die die Aufbewahrungsfrist überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie eine neue Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde.
  10. Klicken Sie auf Speichern. Wenn durch Ihre Aufbewahrungsregel Elemente unwiderruflich entfernt werden können, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen dieser Aufbewahrungsregel im Klaren sind. Erst nachdem Sie auf die Kästchen und anschließend auf Bestätigen geklickt haben, wird die Regel erstellt.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Voice festlegen

Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für alle Nachrichten und Dateien, die keiner benutzerdefinierten Regel und keinem Hold unterliegen.

So richten Sie die standardmäßige Aufbewahrungsregel für Ihre Organisation ein:

  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie links im Navigationsmenü auf Aufbewahrung.
  3. Klicken Sie unter Standardmäßige Aufbewahrungsregeln auf Voice.
  4. Klicken Sie das Kästchen Standardmäßige Aufbewahrungsregel festlegen an.
  5. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
    • Wählen Sie Unbefristet aus, um Daten dauerhaft aufzubewahren.
    • Um Google Voice-Daten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
  6. Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Daten nach dem Ende der Aufbewahrungsdauer passieren soll:
    • Wählen Sie die erste Option aus, um nur Daten unwiderruflich zu entfernen, die bereits gelöscht wurden.
    • Wählen Sie die zweite Option aus, um alle Daten unwiderruflich zu entfernen. Diese Aktion umfasst auch Daten, die noch nicht gelöscht wurden.
    Warnung: In Vault können Voice-Daten, die die Aufbewahrungsfrist überschritten haben, sofort dauerhaft gelöscht werden, wenn Sie eine neue Regel erstellen. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde.
  7. Klicken Sie auf Speichern. Wenn durch Ihre Aufbewahrungsregel Elemente unwiderruflich entfernt werden können, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen der Aufbewahrungsregel im Klaren sind. Erst nachdem Sie auf die Kästchen und anschließend auf Bestätigen geklickt haben, wird die Regel erstellt.
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