Google Voice-Daten mit Vault aufbewahren

Im Rahmen der Informationssteuerung Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Daten von Google Voice für die G Suite aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Nachrichten behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden.

Mit benutzerdefinierten Aufbewahrungsregeln können Sie Daten, die bestimmten Bedingungen entsprechen, für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Legen Sie eine Standardaufbewahrungsregel fest, wenn Sie alle Daten für einen Dienst für alle lizenzierten Konten in Ihrer Organisation für eine bestimmte Zeit aufbewahren möchten. Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln überschreiben standardmäßige Aufbewahrungsregeln, auch wenn dort die Aufbewahrungsdauer länger ist.

Lesen Sie vor dem Festlegen von Aufbewahrungsregeln unbedingt den Hilfeartikel Funktionsweise der Aufbewahrung.

ACHTUNG: Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel falsch konfigurieren, kann es passieren, dass Daten in Voice sofort und dauerhaft gelöscht werden. Sie sollten also besonders achtsam sein, wenn Sie Aufbewahrungsregeln erstellen oder ändern. Wir empfehlen, neue Regeln für eine kleine Gruppe von Nutzern zu testen, bevor Sie sie auf die gesamte Organisation anwenden.

Wichtige Informationen zur Aufbewahrung von Google Voice-Daten

Voice-Lizenzanforderungen

Nutzer benötigen eine Voice Standard- oder Premium-Lizenz, damit ihre Voice-Daten in Vault aufbewahrt, gesucht, auf „Hold“ gesetzt oder exportiert werden können.

Für SMS muss der Google Voice-Nutzer eine Telefonnummer haben, die SMS unterstützt. Weitere Informationen

Aufbewahrung oder Holds von Voice-Daten für Konten mit Archivierter Nutzer- oder Vault Former Employee-Lizenzen sind in Vault nicht möglich.

SMS aus Voice werden zu täglichen Konversationen zusammengefasst

Google Voice-Nutzer können in unterstützten Ländern/Regionen mit anderen Google Voice-Nutzern und mit Telefonnummern außerhalb von Google SMS austauschen. Vault verarbeitet die SMS folgendermaßen:

  • Werden die SMS im Verlauf eines Tages zwischen Teilnehmern ausgetauscht, werden sie zu einer Konversation zusammengefasst. In Vault beginnt der Tag um 00:00 Uhr (GMT-7) und endet um 23:59 Uhr (GMT-7).
  • Konversationen mit mehr als 500 Nachrichten oder 4 MB (ohne Anhänge), werden in kleinere Konversationsgruppen aufgeteilt, wenn Sie sie in Vault als Vorschau ansehen oder exportieren.
  • Das Datum der letzten Änderung einer Konversation basiert auf dem Zeitpunkt, an dem die letzte Nachricht in der Konversation gesendet wurde. Falls Nutzer Nachrichten löschen, wird dies hier nicht berücksichtigt.

Aufbewahrungszeiträume für Google Voice-Daten berechnen

Der Aufbewahrungszeitraum wird folgendermaßen berechnet:

  • SMS: Die Aufbewahrung beginnt um 23:59 Uhr (UTC-7) am Tag, an dem die Nachricht gesendet wurde.
  • Mailboxnachrichten und ihre Transkripte: Die Aufbewahrung beginnt mit der Erstellung des Elements.
  • Anruflisten: Die Aufbewahrung beginnt mit dem Anruf.

Bei der Verarbeitung und dem dauerhaften Löschen von Voice-Daten kann es zu Verzögerungen kommen

  • Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel für Google Voice erstellen oder aktualisieren, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die Regel wirksam wird. Elemente, die während dieses Zeitraums von Nutzern gelöscht wurden, werden nicht aufbewahrt und können nicht abgerufen werden.
  • Nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums kann es bis zu 15 Tage dauern, bis die betroffenen Daten dauerhaft in Voice gelöscht werden.
Um gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen, behält Google sich das Recht vor, bestimmte Informationen wie Abonnenten-ID sowie Anruflisten und SMS-Protokolle länger zu speichern, als Sie in einer Vault-Aufbewahrungsrichtlinie angegeben haben. Diese Daten sind in Vault möglicherweise nicht für Sie sichtbar. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Support.

Für bestimmte Voice-Daten liegt die Verantwortung nicht bei Vault

Die folgenden Voice-Daten können nicht aufbewahrt, auf „Hold“ gesetzt, gesucht oder exportiert werden:

  • Google Voice-Daten, die vor dem 5. Juni 2019 (GMT-7) erstellt wurden
  • SMS, Mailboxnachrichten und deren Transkripte oder Anruflisten mit einer Telefonnummer, die mehreren Nutzern zugewiesen ist
  • Zwar ist es in einigen Google Voice-Konten möglich, Anrufe aufzuzeichnen, doch in Google Voice für die G Suite ist diese Funktion nicht verfügbar. Vault hat keinen Zugriff auf Sprachunterhaltungen.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Google Voice erstellen

Benutzerdefinierte Regeln können auf Organisationseinheiten basieren. Benutzerdefinierte Regeln überschreiben die Standardregel. Wenn mehrere Aufbewahrungsregeln für ein Element gelten, wird es entsprechend der Regel mit dem längsten Aufbewahrungszeitraum aufbewahrt.

So erstellen Sie benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln:

  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie links im Navigationsmenü auf Aufbewahrung.
  3. Klicken Sie auf Regel erstellen.
  4. Wählen Sie aus, wofür Ihre Regel gelten soll: Voice.
  5. Wählen Sie aus, auf welche Google Voice-Daten sie angewendet werden soll.
  6. Wählen Sie in der Drop-down-Liste eine Organisationseinheit aus.
  7. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
    • Wählen Sie Unbefristet aus, um Daten dauerhaft aufzubewahren.
    • Um Google Voice-Daten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
  8. Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Daten nach dem Ende der Aufbewahrungszeitraums passieren soll:
    • Wählen Sie die erste Option aus, um nur Daten unwiderruflich zu entfernen, die bereits gelöscht wurden.
    • Wählen Sie die zweite Option aus, um alle Daten unwiderruflich zu entfernen. Diese Aktion umfasst auch Daten, die noch nicht gelöscht wurden.
  9. Klicken Sie auf Vorschau, um eine Liste der Elemente aufzurufen, für die diese Aufbewahrungsregel gilt. Prüfen Sie die Liste, um sicherzugehen, dass die Regel richtig konfiguriert ist. Achten Sie darauf, dass keine Daten endgültig gelöscht werden, die Nutzer möglicherweise noch benötigen.
    Warnung: In Vault können Voice-Daten, die den Aufbewahrungszeitraum überschreiten, sofort gelöscht werden, wenn Sie eine neue Regel erstellen. Die gelöschten Daten enthalten unter Umständen Elemente, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde. 
  10. Klicken Sie auf Speichern. Wenn durch Ihre Aufbewahrungsregel Elemente unwiderruflich entfernt werden können, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen dieser Aufbewahrungsregel im Klaren sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Bestätigen, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Google Voice festlegen

Die standardmäßige Aufbewahrungsregel gilt für alle Nachrichten und Dateien, die keiner benutzerdefinierten Regel und keinem Hold unterliegen.

So richten Sie die standardmäßige Aufbewahrungsregel für Ihre Organisation ein:

  1. Melden Sie sich in Vault an.
  2. Klicken Sie links im Navigationsmenü auf Aufbewahrung.
  3. Klicken Sie unter Standardmäßige Aufbewahrungsregeln auf Voice.
  4. Klicken Sie das Kästchen Standardmäßige Aufbewahrungsregel festlegen an.
  5. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten aufbewahrt werden sollen:
    • Wählen Sie Unbefristet aus, um Daten dauerhaft aufzubewahren.
    • Um Google Voice-Daten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
  6. Wenn Sie eine Dauer festlegen, wählen Sie aus, was mit Daten nach dem Ende der Aufbewahrungszeitraums passieren soll:
    • Wählen Sie die erste Option aus, um nur Daten unwiderruflich zu entfernen, die bereits gelöscht wurden.
    • Wählen Sie die zweite Option aus, um alle Daten unwiderruflich zu entfernen. Diese Aktion umfasst auch Daten, die noch nicht gelöscht wurden.
    Warnung: In Vault können Voice-Daten, die den Aufbewahrungszeitraum überschreiten, sofort gelöscht werden, wenn Sie eine neue Regel erstellen. Die gelöschten Daten enthalten unter Umständen Elemente, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel korrekt konfiguriert wurde. 
  7. Klicken Sie auf Speichern. Wenn durch Ihre Aufbewahrungsregel Elemente unwiderruflich entfernt werden können, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen der Aufbewahrungsregel im Klaren sind. Klicken Sie die Kästchen an und anschließend auf Bestätigen, um die Aufbewahrungsregel zu erstellen.
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