Aplicar retenciones a datos de Google Voice

Como parte de tus proyectos de descubrimiento electrónico de datos de Google Workspace, puedes preservar indefinidamente ciertos tipos de datos de Google Voice para Google Workspace mediante retenciones para cumplir con obligaciones legales o requisitos de conservación. Puedes crear retenciones que afecten a cuentas concretas o a todas las cuentas de una unidad organizativa. Las retenciones tienen más prioridad que las reglas de conservación; así, los datos sujetos a una retención están protegidos frente a las reglas de gobierno de datos habituales que podrían purgarlos.

Si tu administrador de Google Workspace le quita a un usuario su licencia compatible con Vault, las retenciones de Vault ya no podrán evitar que se eliminen los datos del usuario. Los datos que se marquen para eliminarse pueden purgarse de inmediato y no se pueden restaurar. Más información sobre cómo conservar datos de usuarios

Información importante sobre Voice y las retenciones

Antes de definir retenciones, te recomendamos que consultes el artículo Empezar a usar retenciones en Google Vault y que revises los datos de Voice compatibles con Vault.

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Qué datos se pueden retener

Cubiertos:

  • Mensajes de texto
  • Mensajes de voz y sus transcripciones
  • Grabaciones y registros de llamadas

No pueden conservarse:

  • Datos de Voice de un número asignado a más de un usuario
  • Los datos de Voice que se hayan creado antes del 5 de junio del 2019 (GMT-7).
  • Datos de Voice de cuentas con licencias de Usuario archivado

Consulta información detallada en el artículo Servicios y tipos de datos admitidos.

Los usuarios pueden ver los elementos bloqueados

Los usuarios pueden seguir viendo los datos de Voice sujetos a una retención, aunque el usuario o una regla de conservación los haya eliminado.

Aplicar retenciones a datos de Voice

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos.
  3. Si el asunto ya existe, haz clic en él para abrirlo. Si no, créalo siguiendo estos pasos:
    1. Haz clic en Crear asunto.
    2. Introduce el nombre del asunto y, si quieres, una descripción.
    3. Haz clic en Crear.
  4. Haz clic en RetencionesCrear.
  5. Da un nombre único a la retención.
  6. Haz clic en Elegir servicioy luego Voice.
  7. Haz clic en Continuar.
  8. Selecciona el alcance de la retención:
    • Cuentas concretas: indica una o varias direcciones de correo de cuentas o de grupos.
    • Unidad organizativa: una unidad organizativa.

      Nota: Te recomendamos que no selecciones el nivel organizativo superior, ya que no podrás eliminar ninguna cuenta de Google Workspace de tu organización si lo haces. Más información

  9. Selecciona el tipo de datos que quieres que estén sujetos a la retención. De forma predeterminada, se seleccionan todos los tipos de datos de Voice admitidos. Para excluir un tipo de datos, desmarca la casilla correspondiente.
  10. Haz clic en Crear.

Editar retenciones de datos de Voice

Puedes modificar algunos parámetros de una retención, pero no puedes cambiar el servicio (de Voice a otro servicio) ni el tipo de alcance (por ejemplo, de cuentas a una unidad organizativa).

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos y, a continuación, selecciona el asunto que contiene la retención que quieres modificar.
  3. Para cambiar las cuentas o unidades organizativas que están sujetas a la retención, sigue estos pasos:
    1. Haz clic en Alcance.
    2. Añade o quita cuentas, o cambia la unidad organizativa.

      Nota: No se pueden añadir cuentas a las retenciones que afectan a una unidad organizativa, ni unidades organizativas a las retenciones que cubren cuentas concretas.

      Si quitas todas las cuentas de una retención, se te pedirá que lo elimines.

  4. Para cambiar los tipos de datos en los que se aplica la retención, sigue estos pasos:
    1. Haz clic en Alcance.
    2. Marca o desmarca las casillas que hay junto a los tipos de datos.
  5. Haz clic en Guardar.

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