Google Voice-Daten auf „Hold“ setzen

Im Rahmen Ihrer E-Discovery-Projekte mit Google Workspace-Daten können Sie mithilfe von Holds unterstützte Datentypen aus Google Voice für die G Suite zeitlich unbeschränkt aufbewahren und so rechtliche Aufbewahrungspflichten erfüllen. Holds können auf einzelne Konten oder auf alle Konten in einer Organisationseinheit angewendet werden. Holds überschreiben Aufbewahrungsregeln. Daten, die auf „Hold“ gesetzt sind, werden also davor geschützt, dauerhaft gelöscht werden.

Wenn Ihr Google Workspace-Administrator das Konto eines Nutzers in der Admin-Konsole löscht, sind dessen Daten nicht mehr in Vault verfügbar und können nicht wiederhergestellt werden. Wenn Sie die Daten eines Nutzers auf „Hold“ setzen oder aufbewahren möchten, muss er sowohl eine Google Workspace- als auch eine Vault-Lizenz haben. Weitere Informationen

Weitere Informationen finden Sie in den FAQ zu Holds.

Wichtige Informationen zu Google Voice und Holds

Voice-Lizenzanforderungen

Nutzer benötigen eine Voice Standard- oder Premium-Lizenz, damit ihre Voice-Daten in Vault aufbewahrt, gesucht, auf „Hold“ gesetzt oder exportiert werden können.

Für SMS muss der Google Voice-Nutzer eine Telefonnummer haben, die SMS unterstützt. Weitere Informationen

Aufbewahrung oder Holds von Voice-Daten für Konten mit Archivierter Nutzer- oder Vault Former Employee-Lizenzen sind in Vault nicht möglich.

Elemente, für die Holds verhängt wurden, sind für Nutzer sichtbar

Wenn Sie einen Hold erstellen, bleiben die davon betroffenen Elemente für Nutzer sichtbar, auch wenn sie laut einer Aufbewahrungsregel aus deren Ansicht entfernt sein sollten.

SMS aus Voice werden zu täglichen Konversationen zusammengefasst.

Google Voice-Nutzer können in unterstützten Ländern/Regionen mit anderen Google Voice-Nutzern und mit Telefonnummern außerhalb von Google SMS austauschen. Vault verarbeitet die SMS folgendermaßen:

  • Werden die SMS im Verlauf eines Tages zwischen Teilnehmern ausgetauscht, werden sie zu einer Konversation zusammengefasst. In Vault beginnt der Tag um 00:00 Uhr (GMT-7) und endet um 23:59 Uhr (GMT-7).
  • Konversationen mit mehr als 500 Nachrichten oder 4 MB (ohne Anhänge), werden in kleinere Konversationsgruppen aufgeteilt, wenn Sie sie in Vault als Vorschau ansehen oder exportieren.
  • Das Datum der letzten Änderung einer Konversation basiert auf dem Zeitpunkt, an dem die letzte Nachricht in der Konversation gesendet wurde. Falls Nutzer Nachrichten löschen, wird dies hier nicht berücksichtigt.

Google Voice-Daten auf „Hold“ setzen

Die folgenden Schritte gelten für das neue Vault (vault.google.com). Anleitung für das klassische Vault

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten.
  3. Klicken Sie auf eine Rechtsangelegenheit, um sie zu öffnen, oder erstellen Sie eine neue:
    1. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheit erstellen.
    2. Geben Sie einen Namen für die Rechtsangelegenheit und optional eine Beschreibung ein.
    3. Klicken Sie auf Erstellen.
  4. Klicken Sie auf Holds  Erstellen.
  5. Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Hold ein.
  6. Klicken Sie auf Dienst auswählen und dann Voice.
  7. Klicken Sie auf Weiter.
  8. Wählen Sie den Geltungsbereich des Holds aus:
    • Bestimmte Konten: Geben Sie mindestens eine Konto- oder Gruppen-E-Mail-Adresse ein.
    • Organisationseinheit: Wählen Sie eine Organisationseinheit aus.
  9. Wählen Sie aus, welche Arten enthalten sein sollen. Standardmäßig sind alle unterstützten Voice-Datentypen ausgewählt. Um einen Datentyp auszuschließen, entfernen Sie das Häkchen aus dem jeweiligen Kästchen.
  10. Klicken Sie auf Erstellen.

Hold für Google Voice-Daten bearbeiten

Die folgenden Schritte gelten für das neue Vault (vault.google.com). Anleitung für das klassische Vault

Sie können einige Hold-Parameter ändern, aber nicht den Dienst (Gmail zu einem anderen Dienst) oder den Typ des Geltungsbereichs (z. B. Konten zu einer Organisationseinheit).

  1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
  2. Klicken Sie auf Rechtsangelegenheiten und dann auf die Rechtsangelegenheit, die den Hold enthält.
  3. So ändern Sie die Konten oder Organisationseinheiten, für die der Hold gilt:
    1. Klicken Sie auf Geltungsbereich.
    2. Fügen Sie Konten hinzu bzw. entfernen Sie sie oder ändern Sie die Organisationseinheit.

      Hinweis: Sie können einem Hold, der für eine Organisationseinheit gilt, keine Konten und einem Hold, der für einzelne Konten gilt, keine Organisationseinheiten hinzufügen.

      Wenn Sie alle Konten entfernen, werden Sie aufgefordert, den Hold zu löschen.

    3. Klicken Sie auf Weiter.
  4. Um den Sendezeitraum oder Begriffe zu ändern, klicken Sie auf Bedingungen.
    • Sendedatum: Hier können Sie die Zeitdauer, für die ein Hold gilt, erweitern oder einschränken.
    • Begriffe: Hier können Sie Suchbegriffe und Operatoren hinzufügen oder entfernen, um zu ändern, auf welche Nachrichteninhalte der Hold angewendet wird.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Das klassische Vault verwenden

Klicken Sie unten, um die Schritte für das klassische Vault (ediscovery.google.com) zu öffnen. Anleitung für das neue Vault

Google Voice-Daten in ediscovery.google.com auf „Hold“ setzen

Google Voice-Daten auf „Hold“ setzen

  1. Erstellen oder öffnen Sie die Rechtsangelegenheit, die den Hold enthalten soll.
  2. Klicken Sie auf Hold erstellen.
  3. Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Hold ein. 
  4. Wählen Sie die Art des Holds aus: Voice.
  5. Wählen Sie aus, für welche Arten von Google Voice-Daten der Hold gelten soll.
  6. Verwenden Sie die Drop-down-Liste „Nutzer“, um den Hold entweder auf einzelne Konten oder auf eine Organisationseinheit anzuwenden:
    • Konten: Geben Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen für die Konten ein, auf die der Hold angewendet werden soll.
    • Organisation: Wählen Sie eine Organisationseinheit aus der Drop-down-Liste aus.
  7. Klicken Sie auf Speichern, um den Hold zu erstellen.

Vorhandene Holds für Google Voice ändern

Sie können zwar einige Kriterien eines Holds ändern, jedoch nicht den Namen oder den Dienst, und es gibt auch keine Möglichkeit, zwischen Konten und Organisationseinheiten zu wechseln.

  1. Öffnen Sie die Rechtsangelegenheit, die den Hold enthält.
  2. Klicken Sie zuerst auf den Hold und dann auf Hold bearbeiten.
  3. Ändern Sie beliebige der folgenden Kriterien:
    • Google Voice-Daten: Hier können Sie Google Voice-Daten hinzufügen oder entfernen, für die der Hold gilt.
    • Konten oder Organisationseinheiten: Fügen Sie Konten oder Organisationseinheiten hinzu oder entfernen Sie sie. Wenn Sie versuchen, alle Nutzer zu entfernen, werden Sie aufgefordert, den Hold zu löschen. 
  4. Klicken Sie auf Speichern.
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