透過保管箱保留 Google Meet 錄製內容和記錄

做為貴機構資訊管理計畫的一環，您可以控管 Google 保管箱中 Google Meet 錄製內容和記錄的保留時間。只要使用資料保留規則，即可設定 Meet 資料的保留期限和刪除時間 (如要刪除的話)。

根據預設，系統會將檔案儲存在雲端硬碟中，因此 Meet 資料會受 Google 雲端硬碟資料保留規則規範。如要透過與其他雲端硬碟項目不同的方式管理 Meet 資料保留作業，您可以設定 Meet 專屬的資料保留規則。請注意，您必須在保管箱的保留設定中啟用 Meet 資料保留規則，這些規則才會生效。

如要在指定時間內保留符合特定條件的資料，請建立「自訂保留規則」。如要在指定時間內保留全部授權帳戶的所有服務資料，請建立「預設保留規則」。

本頁面提供下列資源說明：

• Meet 與保留功能的重要資訊
• 設定 Meet 自訂保留規則
• 設定 Meet 預設保留規則
• (選用) 啟用 Meet 專屬資料保留規則

Meet 與保留功能的重要資訊

我們「強烈建議」您先詳閱「資料保留規則的運作方式」和「保管箱支援的 Meet 資料」，再著手設定資料保留規則。

警告：如果資料保留規則設定不當，可能導致錄製內容和記錄立即遭到 Meet 清除，而且無法復原，因此建立或變更資料保留規則時請務必格外小心。建議您先對少量帳戶測試新規則，再將規則套用到整個機構。

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請先建立資料保留規則，再啟用 Meet 保留功能

Meet 專屬的保留功能預設為停用，系統會根據雲端硬碟資料保留規則來保留 Meet 資料。如果您尚未設定 Meet 資料保留規則就先行啟用，Meet 資料將不再受到雲端硬碟資料保留規則保護，有些 Meet 資料可能因此在保留期限內遭到清除。

Meet 資料保留規則的適用範圍為何？

Meet 資料保留規則的適用範圍涵蓋原始的 Meet 錄製內容，以及與已錄製的會議相關的記錄，包括出席狀況、即時通訊、問與答、轉錄稿與意見調查。

至於這類檔案的副本，或下載/上傳至雲端硬碟的版本，則受雲端硬碟資料保留規則規範。即使您已建立 Meet 專屬資料保留規則，並啟用 Meet 資料保留功能，會議記錄也依然適用雲端硬碟資料保留規則。

雲端硬碟訴訟保留一律會套用至 Meet 錄製內容及相關記錄

啟用 Meet 專屬資料保留規則後，雲端硬碟訴訟保留仍會套用到 Meet 錄製內容、Meet 會議出席狀況、即時通訊、問與答、轉錄稿及意見調查記錄。

設定 Meet 自訂保留規則

1. 登入 vault.google.com。
2. 依序按一下 [保留] [自訂規則] [建立]。
3. 在服務部分選取 [Meet]，然後按一下 [繼續]。
4. 選擇實體：
   • 機構單位：將規則套用至特定機構單位：
     1. 按一下欄位，然後選擇機構單位。
     2. (選用) 假設所選機構單位中的帳戶是共用雲端硬碟的成員，如要將規則套用到這些共用雲端硬碟，請將 [包含共用雲端硬碟搜尋結果] 設為啟用。
   • 所有共用雲端硬碟：將規則套用至機構中所有的共用雲端硬碟。
   • 特定共用雲端硬碟：將規則套用至與特定帳戶共用的共用雲端硬碟。
     1. 按一下 [新增共用雲端硬碟]。
     2. 輸入一或多個帳戶，然後按一下 [尋找]。
     3. 選取一或多個共用雲端硬碟。
     4. 按一下 [新增]。
5. 按一下 [繼續]。

6. 選擇檔案保留時間：

   • 如要永久保留適用這項規則的檔案，請選取「無限期」。
   • 如要在指定時間後清除檔案：
     1. 選取「保留期限」。
     2. 輸入保留期限天數，這個值必須介於 1 至 36,500 之間。
     3. 選取檔案保留期限的開始時間：
        1. 如要根據與檔案相關的事件設定保留期限的開始時間，請按一下「保留期限的開始時間」 選取「建立日期」、「修改日期」或「移至垃圾桶的日期」。
        2. 如要根據雲端硬碟標籤日期欄位條件 (請參閱步驟 6) 設定保留期限的開始時間，請按一下「保留期限的開始時間」 選取「標籤日期欄位設定的日期」，然後選取日期欄位，項目的保留期限就會從該日期欄位開始計算。
     4. 選取要如何處理保留期限屆滿的檔案：
        • 僅清除已永久刪除的項目：這個選項會清除已從「垃圾桶」資料夾清空的過期項目。使用者將無法再存取及保留這些的訊息。如果只要清除已從使用者「垃圾桶」中清除的檔案，請選擇這個選項。
        • 清除使用者雲端硬碟中的所有項目，包括尚未永久刪除的項目：這個選項會清除所有過期項目，包括使用者雲端硬碟資料夾中的項目。這項操作可能會清除使用者想保留的項目。如要清除所有檔案 (包括未刪除的檔案)，請選擇此選項。
          警告：您提交規則後，保管箱會允許雲端硬碟立即清除已超過保留期限的檔案。使用者想保留但已超過保留期限的資料，也會遭到清除。在確認規則設定無誤前，請不要進行下一個步驟。
7. 設定保留期限後，請選擇您要如何處理超過這個期限的資料：
   • 如果只要清除使用者已刪除的資料，請選擇第一個選項。
   • 如要清除所有資料，請選擇第二個選項。這項規則可能會清除已刪除的資料，以及使用者雲端硬碟中的資料。

     警告：如果您已啟用專屬的 Meet 規則，當您建立規則後，保管箱會立即允許 Meet 清除已超過保留期限的資料。由於這些檔案可能含有使用者想保留的資料，在確認規則設定無誤前，請不要進行下一個步驟。

8. 按一下「建立」。如果您已設定保留期限，請勾選確認方塊並點選「接受」。

設定 Meet 預設保留規則

預設的 Meet 資料保留規則啟用後，凡是尚未套用自訂規則或訴訟保留的 Meet 資料都會套用這項規則，「我的雲端硬碟」和共用雲端硬碟中的錄製內容也不例外。

1. 登入 vault.google.com。
2. 按一下 [保留]。系統會開啟預設保留規則清單。
3. 按一下「Meet」圖示 。

4. 選擇檔案保留時間：

   • 如要永久保留適用這項規則的檔案，請選取「無限期」。
   • 如要在指定時間後清除檔案：
     1. 選取「保留期限」。
     2. 輸入保留期限天數，這個值必須介於 1 至 36,500 之間。
     3. 選取檔案保留期限的開始時間：
        1. 如要根據與檔案相關的事件設定保留期限的開始時間，請按一下「保留期限的開始時間」 選取「建立日期」、「修改日期」或「移至垃圾桶的日期」。
        2. 如要根據雲端硬碟標籤日期欄位條件 (請參閱步驟 6) 設定保留期限的開始時間，請按一下「保留期限的開始時間」 選取「標籤日期欄位設定的日期」，然後選取日期欄位，項目的保留期限就會從該日期欄位開始計算。
     4. 選取要如何處理保留期限屆滿的檔案：
        • 僅清除已永久刪除的項目：這個選項會清除已從「垃圾桶」資料夾清空的過期項目。使用者將無法再存取及保留這些的訊息。如果只要清除已從使用者「垃圾桶」中清除的檔案，請選擇這個選項。
        • 清除使用者雲端硬碟中的所有項目，包括尚未永久刪除的項目：這個選項會清除所有過期項目，包括使用者雲端硬碟資料夾中的項目。這項操作可能會清除使用者想保留的項目。如要清除所有檔案 (包括未刪除的檔案)，請選擇此選項。
          警告：您提交規則後，保管箱會允許雲端硬碟立即清除已超過保留期限的檔案。使用者想保留但已超過保留期限的資料，也會遭到清除。在確認規則設定無誤前，請不要進行下一個步驟。
5. 設定保留期限後，請選擇您要如何處理超過這個期限的資料：
   • 如果只要清除使用者已刪除的資料，請選擇第一個選項。
   • 如要清除所有資料，請選擇第二個選項。這項規則可能會清除已刪除的資料，以及使用者雲端硬碟中的資料。

     警告：如果您已啟用專屬的 Meet 規則，當您儲存規則後，保管箱會立即允許 Meet 清除已超過保留期限的資料。由於這些資料可能含有使用者想保留的檔案，在確認規則設定無誤前，請不要進行下一個步驟。

6. 按一下 [儲存]。保管箱會詢問您是否瞭解這項規則的效果。如果確定要儲存規則，請勾選方塊並按一下 [接受]。

(選用) 啟用 Meet 專屬資料保留規則

在您變更保管箱設定並啟用 Meet 資料保留規則之前，系統會透過雲端硬碟資料保留規則保留 Meet 錄製內容。

如要對 Meet 錄製內容和相關記錄套用 Meet 資料保留規則 (而非雲端硬碟資料保留規則)，請按照下列步驟操作：

1. 登入 vault.google.com。
2. 依序按一下 [保留] [設定]。
3. 選取「Meet」旁邊的 [由 Meet 規則保留]。
4. 按一下 [儲存]。