設定 Google Meet 的保留規則

您可以根據電子蒐證 (ediscovery) 的需求,運用保留規則決定要將 Google Meet 錄製內容保留多久。

我們強烈建議您先詳閱保留規則的運作方式一文,再設定保留規則。

警告:如果保留規則設定不當,使用者帳戶中的資料會因此立即遭到清除且無法還原,因此建立或變更保留規則時請務必格外小心。建議您先對一小群使用者測試新規則,確認沒問題後再將規則套用到整個機構。

有關 Meet 和保留功能的重要資訊

  • 請先建立保留規則,再啟用 Meet 保留功能

    Meet 的保留功能預設為停用。如果您尚未設定 Meet 保留規則就先行啟用,那麼 Meet 錄製內容將不會受到保護,有些錄製內容可能因此在保留期限內遭到清除。

  • Meet 保留規則僅適用於原始錄製內容

    下列操作會導致錄製內容不再適用 Meet 保留規則:

    • 建立錄製內容副本
    • 下載錄製內容再上傳至雲端硬碟

    系統會為雲端硬碟中的 Meet 錄製內容副本套用任何適用的雲端硬碟保留規則。

為 Meet 建立自訂保留規則

  1. 登入保管箱,然後按一下 [保留]。
  2. 按一下 [建立規則]
  3. 選擇 [Hangouts Meet],然後從實體選單中選擇實體:
    • 機構單位
      1. 按一下選單,然後選擇機構單位。
      2. (選用) 如要將這項規則套用至與指定機構單位成員相關的共用雲端硬碟,請勾選 [包含共用雲端硬碟搜尋結果] 方塊。
    • 所有共用雲端硬碟 - 將規則套用至機構中所有的共用雲端硬碟。
    • 特定共用雲端硬碟 - 點選 [尋找共用雲端硬碟],輸入成員帳戶,然後將規則套用至特定共用雲端硬碟。
  4. 選擇檔案保留時間:
    • 如要永久保留適用這項規則的錄製內容,請選擇 [無限期]
    • 如要在一段時間後捨棄檔案,請輸入您想保留檔案的天數 (1 至 36,500 之間)。選擇保留期限的參照日期,這可以是錄製內容的建立時間或上次修改時間。
  5. 按一下 [預覽],系統就會顯示適用這項保留規則的檔案清單。請檢查這份清單,確認規則設定正確無誤。請務必確定這項規則不會「永久刪除」使用者可能需要保留的資料。
  6. 按一下 [儲存] 即可建立規則。保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,勾選方塊並點選 [確認] 即可建立規則。

設定 Meet 的預設保留規則

預設保留規則適用於所有不受自訂規則或訴訟保留規範的錄製內容,包含「我的雲端硬碟」和共用雲端硬碟中的錄製內容。

  1. 登入保管箱,然後按一下 [保留]。
  2. 在預設保留規則清單中按一下 [Hangouts Meet]。
  3. 勾選 [Hangouts Meet] 旁的方塊即可設定預設保留規則
  4. 選擇要無限期保留錄製內容,或是在一段時間後予以清除。
  5. 選擇錄製內容的保留時間:
    • 如要永久保留所有錄製內容,請選擇 [無限期]
    • 如要在一段時間後捨棄錄製內容,請輸入您想保留檔案的天數 (1 至 36,500 之間)。選擇保留期限的參照日期,這可以是錄製內容的建立時間或上次修改時間。
  6. 設定保留期限後,請選擇您要如何處理超過這個期限的錄製內容:
    • 如果只要清除使用者已刪除的錄製內容,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有錄製內容,請選擇第二個選項。這項規則可以清除已刪除的錄製內容和使用者雲端硬碟中的錄製內容。
  7. 按一下 [儲存] 即可建立規則。保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,勾選方塊並點選 [確認] 即可建立規則。

(選用) 啟用 Meet 專屬保留規則

為 Meet 建立保留規則後,您就可以按照下列步驟為機構中的錄製內容套用這些規則:

  1. 登入保管箱,然後按一下 [保留]。
  2. 按一下 [設定],然後勾選 [Hangouts Meet] 方塊。
  3. 按一下 [儲存]
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