透過保管箱保留 Google Meet 錄製內容和記錄

做為貴機構資訊管理計畫的一環,您可以決定要將 Google Meet 的錄製內容和記錄保留多久。只要使用資料保留規則,即可設定 Meet 資料的保留期限和刪除時間 (如要刪除的話)。由於系統會將檔案儲存在雲端硬碟中,因此根據預設,Meet 資料會受雲端硬碟資料保留規則規範。如要透過與其他雲端硬碟項目不同的方式管理 Meet 資料保留作業,您可以設定 Meet 專屬的資料保留規則。請注意,您必須在保管箱的保留設定中啟用 Meet 資料保留規則,這些規則才會生效。

您可以設定自訂保留規則,在指定時間內保留符合特定條件的資料。如需為貴機構中所有獲派授權的帳戶保留某項服務的全部資料一段時間,請設定預設保留規則。自訂保留規則的優先度一律高於預設保留規則,即使後者的保留期限較長亦然。

我們強烈建議您先詳閱保留規則的運作方式一文,再設定資料保留規則。

警告:如果資料保留規則設定不當,可能會導致錄製內容和記錄立即遭到 Meet 清除,而且無法復原,因此建立或變更資料保留規則時請務必格外小心。建議您先對少量帳戶測試新規則,再將規則套用到整個機構。

有關 Meet 和保留功能的重要資訊

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請先建立資料保留規則,再啟用 Meet 保留功能

Meet 專屬的保留功能預設為停用,系統會根據雲端硬碟資料保留規則來保留 Meet 資料。如果您尚未設定 Meet 資料保留規則就先行啟用,Meet 資料將不再受到雲端硬碟資料保留規則保護,有些 Meet 資料可能因此在保留期限內遭到清除。

系統會對原始記錄和即時通訊、問與答及意見調查記錄套用 Meet 資料保留規則

Meet 資料保留規則的適用範圍涵蓋原始的 Meet 錄製內容、Meet 即時通訊的記錄、問與答,以及與已錄製的會議相關的意見調查。

至於這類檔案的副本,或下載/上傳至雲端硬碟的版本,則受雲端硬碟資料保留規則規範。

雲端硬碟訴訟保留一律會套用至 Meet 錄製內容及相關記錄

啟用 Meet 專屬資料保留規則後,雲端硬碟訴訟保留設定仍會套用到 Meet 錄製內容、即時通訊、問與答及意見調查記錄。

建立 Meet 自訂保留規則

這些步驟適用於新版保管箱 (vault.google.com)。查看傳統版保管箱適用的步驟

  1. 登入 vault.google.com
  2. 依序按一下 [保留] 然後 [自訂規則] 然後 [建立]
  3. 在服務部分選取 [Meet],然後按一下 [繼續]
  4. 選擇實體:
    • 機構單位:將規則套用至特定機構單位:
      1. 按一下欄位,然後選擇機構單位。
      2. (選用) 假設所選機構單位中的帳戶是共用雲端硬碟的成員,如要將規則套用到這些共用雲端硬碟,請將 [包含共用雲端硬碟搜尋結果] 設為啟用。
    • 所有共用雲端硬碟:將規則套用至機構中所有的共用雲端硬碟。
    • 特定共用雲端硬碟:將規則套用至與特定帳戶共用的共用雲端硬碟。
      1. 按一下 [新增共用雲端硬碟]
      2. 輸入一或多個帳戶,然後按一下 [尋找]
      3. 選取一或多個共用雲端硬碟。
      4. 按一下 [新增]。
  5. 按一下 [繼續]
  6. 選擇檔案保留時間:

    • 如要永久保留適用這項規則的檔案,請選取 [無限期]
    • 如要在設定一段時間後捨棄檔案:
      1. 選取 [保留期限]
      2. 輸入天數 (1 至 36,500 之間)。
      3. 選取保留期限的開始時間。
  7. 設定保留期限後,請選擇您要如何處理超過這個期限的資料:
    • 如果只要清除使用者已刪除的資料,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有資料,請選擇第二個選項。這項規則可能會清除已刪除的資料,以及使用者雲端硬碟中的資料。

      警告:如果您已啟用專屬的 Meet 規則,當您建立規則後,保管箱會立即允許 Meet 清除已超過保留期限的資料。由於這些檔案可能含有使用者想保留的資料,在確認規則設定無誤前,請不要進行下一個步驟。

  8. 按一下 [建立]。如果您設定了保留期限,保管箱就會詢問您是否瞭解這項規則的效果。如果確定要建立規則,請勾選方塊並按一下 [確認]

設定 Meet 預設保留規則

這些步驟適用於新版保管箱 (vault.google.com)。查看傳統版保管箱適用的步驟

預設的 Meet 資料保留規則啟用後,凡是尚未套用自訂規則或訴訟保留的 Meet 資料,都會套用這項規則,「我的雲端硬碟」和共用雲端硬碟中的錄製內容也不例外。

  1. 登入 vault.google.com
  2. 按一下 [保留]。系統會開啟預設保留規則清單。
  3. 按一下「Meet」圖示 ""
  4. 選擇檔案保留時間:

    • 如要永久保留適用這項規則的檔案,請選取 [無限期]
    • 如要在設定一段時間後捨棄檔案:
      1. 選取 [保留期限]
      2. 輸入天數 (1 至 36,500 之間)。
      3. 選取保留期限的開始時間。
  5. 設定保留期限後,請選擇您要如何處理超過這個期限的資料:
    • 如果只要清除使用者已刪除的資料,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有資料,請選擇第二個選項。這項規則可能會清除已刪除的資料,以及使用者雲端硬碟中的資料。

      警告:如果您已啟用專屬的 Meet 規則,當您儲存規則後,保管箱會立即允許 Meet 清除已超過保留期限的資料。由於這些資料可能含有使用者想保留的檔案,在確認規則設定無誤前,請不要進行下一個步驟。

  6. 按一下 [儲存]。保管箱會詢問您是否瞭解這項規則的效果。如果確定要儲存規則,請勾選方塊並按一下 [接受]

(選用) 啟用 Meet 專屬資料保留規則

這些步驟適用於新版保管箱 (vault.google.com)。查看傳統版保管箱適用的步驟

在您變更保管箱設定並啟用 Meet 資料保留規則之前,系統會透過雲端硬碟資料保留規則保留 Meet 錄製內容。

如要對 Meet 錄製內容和相關記錄套用 Meet 資料保留規則 (而非雲端硬碟資料保留規則),請按照下列步驟操作:

  1. 登入 vault.google.com
  2. 依序按一下 [保留] 然後 [設定]
  3. 選取「Meet」旁邊的 [由 Meet 規則保留]
  4. 按一下 [儲存]

 


使用傳統版保管箱

如要開啟傳統版保管箱 (ediscovery.google.com) 適用的步驟,請點選下方連結。查看新版保管箱適用的步驟

在 ediscovery.google.com 設定 Meet 資料保留規則

建立 Meet 自訂保留規則

  1. 登入保管箱,然後按一下 [保留]。
  2. 按一下 [建立規則]
  3. 選擇 [Meet],然後從實體選單中選擇實體:
    • 機構單位
      1. 按一下選單,然後選擇機構單位。
      2. (選用) 如要將這項規則套用至與指定機構單位成員相關的共用雲端硬碟,請勾選 [包含共用雲端硬碟搜尋結果] 方塊。
    • 所有共用雲端硬碟 - 將規則套用至機構中所有的共用雲端硬碟。
    • 特定共用雲端硬碟:點選 [尋找共用雲端硬碟],輸入成員帳戶,然後將規則套用至特定共用雲端硬碟。
  4. 選擇檔案保留時間:
    • 如要永久保留適用這項規則的錄製內容,請選擇 [無限期]
    • 如要在一段時間後捨棄檔案,請輸入您想保留檔案的天數 (1 至 36,500 之間)。選擇保留期限的參照日期,這可以是錄製內容的建立時間或上次修改時間。
  5. 按一下 [預覽],系統就會顯示適用這項保留規則的檔案清單。請檢查這份清單,確認規則設定正確無誤。請務必確定這項規則不會「永久刪除」使用者可能需要保留的資料。
  6. 按一下 [儲存] 即可建立規則。保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,勾選方塊並點選 [確認] 即可建立規則。

設定 Meet 的預設保留規則

預設保留規則適用於所有不受自訂規則或訴訟保留規範的錄製內容,包含「我的雲端硬碟」和共用雲端硬碟中的錄製內容。

  1. 登入保管箱,然後按一下 [保留]。
  2. 在預設保留規則清單中按一下 [Meet]。
  3. 勾選 [Meet] 旁的方塊即可設定預設保留規則
  4. 選擇要無限期保留錄製內容,或是在一段時間後予以清除。
  5. 選擇錄製內容的保留時間:
    • 如要永久保留所有錄製內容,請選擇 [無限期]
    • 如要在一段時間後捨棄錄製內容,請輸入您想保留檔案的天數 (1 至 36,500 之間)。選擇保留期限的參考日期,這可以是錄製內容的建立時間、上次修改時間或刪除時間。
  6. 設定保留期限後,請選擇您要如何處理超過這個期限的錄製內容:
    • 如果只要清除使用者已刪除的錄製內容,請選擇第一個選項。
    • 如要清除所有錄製內容,請選擇第二個選項。這項規則可以清除已刪除的錄製內容和使用者雲端硬碟中的錄製內容。
  7. 按一下 [儲存] 即可建立規則。保管箱會詢問您是否瞭解這項保留規則所造成的影響,勾選方塊並點選 [確認] 即可建立規則。

(選用) 啟用 Meet 專屬資料保留規則

為 Meet 建立資料保留規則後,您就可以按照下列步驟為機構中的錄製內容套用這些規則:

  1. 登入保管箱,然後按一下 [保留]。
  2. 按一下 [設定],然後勾選 [Meet] 方塊。
  3. 按一下 [儲存]

 

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