Hangouts Meet の保持ルールを設定する

保持ルールを使用すると、電子情報開示の目的で Hangouts Meet のデータを保持する期間を管理できます。

保持ルールを設定する前に、保持の仕組みに関する記事をお読みになることを強くおすすめします。

警告: 保持ルールの設定に誤りがあると、データが直ちにユーザー アカウントから削除されて元に戻せなくなることがあるため、保持ルールを作成、変更する際は十分に注意してください。新しい保持ルールを組織全体に適用する前に、少数のユーザー グループでテストすることをおすすめします。

Hangouts Meet と保持に関する重要なお知らせ

保持ルールを作成するまで Hangouts Meet の保持を有効にしない

Hangouts Meet の保持は、デフォルトで無効になっています。この機能をオンにする前に、Hangouts Meet の録画に対する保持ルールを作成する必要があります。

保持ルールを設定する前に Hangouts Meet の保持をオンにすると、Meet の録画が保護されません。保持の範囲が設定されていないため、一部の録画が消去される可能性があります。

Meet の保持ルールは元の録画にのみ適用される

ユーザーが次の操作を行った場合、その録画は Meet の保持ルールの対象外となります。

  • 録音のコピーを作成する
  • 録画をダウンロードしてドライブにアップロードする

そのかわり、Meet の録画のコピーは該当するドライブの保持ルールの対象となります。

Hangouts Meet のカスタム保持ルールを作成する

  1. Vault にログインし、[保持] をクリックします。
  2. [ルールを作成] をクリックします。
  3. [Hangouts Meet] を選択し、プルダウン リストからエンティティを選択します。
    • 組織部門:
      1. ボタンをクリックして組織部門を選択します。
      2. (省略可)その組織部門のメンバーと関連付けられているチームドライブにこのルールを適用する場合は、[チームドライブからの検索結果を含める] チェックボックスをオンにします。
    • すべてのチームドライブ - ドメイン内のすべてのチームドライブにルールを適用します。
    • 特定のチームドライブ - [チームドライブの検索] をクリックしてメンバーのアカウントを入力し、特定のチームドライブにルールを適用します。
  4. ファイルの保持期間を選択します。
    • [期限なし] を選択すると、このルールが適用される録画が無期限で保持されます。[保存] をクリックすると、保持ルールが作成されます。これで手順は完了です。
    • 一定期間が経過したファイルを破棄するには、1~36,500 の範囲で日数を入力します。各ファイルの作成日最終更新日のどちらに基づいてルールを作成するかを指定します。
  5. [プレビュー] をクリックしてこの保持ルールの対象となるファイルのリストを表示し、リストをチェックし、ルールが正しく設定されていることを確認します。ユーザーが必要とする可能性のあるデータは、完全に削除されることのないように注意してください。
  6. [保存] をクリックして、ルールを作成します。

Hangouts Meet のデフォルトの保持ルールを作成する

  1. Vault にログインし、[保持] をクリックします。
  2. デフォルトの保持ルールのリストで、[Hangouts Meet] をクリックします。
  3. [Hangouts Meet のデフォルトの保持ルールの設定] チェックボックスをオンにします。
  4. 録画を無期限で保持するか、一定期間が経過した後で消去するかを選択します。
  5. ファイルの保持期間を選択します。
    • [期限なし] を選択すると、すべてのファイルが無期限で保持されます。[保存] をクリックすると、保持ルールが作成されます。これで手順は完了です。
    • 一定期間が経過したファイルを破棄するには、1~36,500 の範囲で日数を入力します。各ファイルの作成日と最後の更新日のどちらに基づいてルールを作成するかを指定します。
  6. 指定した期間が経過した後、ファイルをどのように処理するのかを選択します。
    • 最初のオプションを選択すると、ファイルが消去されるのはユーザーによって削除済みの場合のみとなります。
    • 2 番目のオプションを選択すると、すべてのファイルが消去されます。ユーザーの Google ドライブにある録画や削除済みの録画も対象となります。
  7. [保存] をクリックして、ルールを作成します。

(省略可)Hangouts Meet 専用の保持ルールを有効にする

Hangouts Meet の保持ルールを作成したら、そのルールをドメインの録画に適用できます。

  1. Vault にログインし、[保持] をクリックします。
  2. [設定] をクリックし、[Hangouts Meet] のチェックボックスをオンにし、[保存] をクリックします。
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