Hangouts Meet の保持ルールを設定する

保持ルールを使用すると、電子情報開示の目的で Hangouts Meet のデータを保持する期間を管理できます。

保持ルールの設定にあたり、保持の仕組みに関する記事をお読みになることを強くおすすめします

警告: 保持ルールの設定に誤りがあると、データが直ちにユーザー アカウントから削除され、元に戻せなくなることがあります。そのため、保持ルールを作成、変更する際は十分に注意してください。新しい保持ルールを組織全体に適用する前に、少数のユーザー グループでテストすることをおすすめします。

Hangouts Meet と保持に関する重要な注意事項

  • 保持ルールを作成するまで Hangouts Meet の保持を有効にしない

    Meet の保持はデフォルトで無効になっています。Hangouts Meet の保持ルールを設定しないまま Hangouts Meet の保持を有効にすると、Meet の録画は保護されません。保持の範囲が設定されていないため、一部の録画が消去される可能性があります。

  • Meet の保持ルールは元の録画にのみ適用される

    ユーザーが次の操作を行った場合、その録画は Meet の保持ルールの対象外となります。

    • 録音のコピーを作成する
    • 録画をダウンロードしてドライブにアップロードする

    ドライブ内の Meet の録画のコピーには、該当するドライブの保持ルールが適用されます。

Hangouts Meet のカスタム保持ルールを作成する

  1. Vault にログインし、[保持] をクリックします。
  2. [ルールを作成] をクリックします。
  3. [Hangouts Meet] を選択し、プルダウン メニューからエンティティを選択します。
    • 組織部門:
      1. プルダウン メニューをクリックして組織部門を選択します。
      2. (省略可)組織部門のメンバーと関連付けられている共有ドライブにこのルールを適用する場合は、[共有ドライブからの検索結果を含める] チェックボックスをオンにします。
    • すべての共有ドライブ - 組織内のすべての共有ドライブにルールを適用します。
    • 特定の共有ドライブ - [共有ドライブを探す] をクリックしてメンバー アカウントを入力し、特定の共有ドライブにルールを適用します。
  4. ファイルの保持期間を選択します。
    • このルールの対象となる録画を永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
    • 期間を設定して満了後のファイルを破棄するには、1~36,500 の範囲で日数を入力します。期間の基準日として、録画の作成日と最終変更日のいずれかを選択します。
  5. [プレビュー] をクリックして、この保持ルールの対象となるファイルのリストを表示します。リストをチェックし、ルールが正しく設定されていることを確認します。ユーザーが必要とする可能性のあるデータが完全に削除されることのないように確認してください。
  6. [保存] をクリックして、ルールを作成します。この保持ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[確認] をクリックしてルールを作成します。

Hangouts Meet のデフォルトの保持ルールを設定する

デフォルトの保持ルールは、マイドライブ内や共有ドライブ内の録画など、カスタムルールや記録保持の対象とならないすべての録画に適用されます。

  1. Vault にログインし、[保持] をクリックします。
  2. デフォルトの保持ルールのリストで、[Hangouts Meet] をクリックします。
  3. [Hangouts Meet のデフォルトの保持ルールの設定] チェックボックスをオンにします。
  4. 録画を無期限に保持するか、一定期間が経過した後で消去するかを選択します。
  5. 録画の保持期間を選択します。
    • すべての録画を永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
    • 期間を設定して満了後の録画を破棄するには、1~36,500 の範囲で日数を入力します。期間の基準日として、録画の作成日と最終変更日のいずれかを選択します。
  6. 期間を設定する場合は、保持期間が終了した後の録画の処理方法を選択します。
    • ユーザーによって削除済みの録画のみを消去するには、最初のオプションを選択します。
    • すべての録画を消去するには、2 番目のオプションを選択します。削除済みの録画もユーザーのドライブ内の録画も消去されます。
  7. [保存] をクリックして、ルールを作成します。この保持ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[確認] をクリックしてルールを作成します。

(省略可)Hangouts Meet 専用の保持ルールを有効にする

Hangouts Meet の保持ルールを作成したら、そのルールを組織の録画に適用できます。

  1. Vault にログインし、[保持] をクリックします。
  2. [設定] をクリックし、[Hangouts Meet] チェックボックスをオンにします。
  3. [保存] をクリックします。
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