Mempertahankan log & rekaman Google Meet dengan Vault

Sebagai bagian dari rencana tata kelola informasi organisasi, Anda dapat mengontrol berapa lama rekaman dan log Google Meet dipertahankan oleh Google Vault. Gunakan aturan retensi untuk menetapkan berapa lama data Meet dipertahankan dan kapan dihapuskannya, jika memang diinginkan.

Secara default, data Meet tunduk kepada aturan retensi untuk Google Drive karena file disimpan di Drive. Untuk mengelola retensi data Meet secara terpisah dari item Drive lainnya, Anda dapat menetapkan aturan retensi khusus Meet. Aturan ini tidak berlaku sebelum Anda mengaktifkan aturan retensi Meet di setelan retensi Vault.

Untuk menyimpan data yang sesuai dengan kondisi tertentu selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi kustom. Untuk menyimpan semua data layanan bagi semua akun berlisensi selama jangka waktu tertentu, buat aturan retensi default.

Di halaman ini

• Informasi penting tentang Meet & retensi
• Menetapkan aturan retensi khusus untuk Meet
• Menetapkan aturan retensi default untuk Meet
• (Opsional) Mengaktifkan aturan retensi khusus untuk Meet

Informasi penting tentang Meet & retensi

Sebelum menetapkan aturan retensi, sebaiknya Anda membaca cara kerja retensi dan meninjau Data Meet yang didukung di Vault.

PERINGATAN: Aturan retensi yang tidak dikonfigurasi dengan benar dapat memungkinkan Meet langsung menghapus permanen rekaman dan log dan tanpa dapat dipulihkan. Hati-hati saat membuat atau mengubah aturan retensi. Sebaiknya uji aturan baru pada sekelompok kecil akun sebelum menerapkannya ke seluruh organisasi.

Luaskan semua  |  Ciutkan semua

Jangan aktifkan retensi untuk Meet sebelum Anda membuat aturan retensi

Retensi khusus Meet dinonaktifkan secara default dan data Meet dipertahankan sesuai dengan aturan retensi Drive. Jika Anda mengaktifkan retensi Meet sebelum menetapkan aturan retensi Meet, data Meet tidak akan dilindungi dari penghapusan. Beberapa data Meet mungkin dihapus permanen selama selang waktu dalam cakupan retensi ini karena tidak lagi dilindungi oleh aturan retensi Drive.

Untuk apa saja aturan retensi Meet dapat diberlakukan?

Aturan retensi Meet berlaku untuk rekaman Meet asli dan log untuk kehadiran dalam Meet, chat, Tanya Jawab, transkrip, dan polling yang terkait dengan rapat yang direkam.

Salinan file tersebut, atau versi yang didownload dan diupload ke Drive, tunduk kepada aturan retensi Drive. Catatan rapat juga tunduk pada aturan retensi Drive Anda, bahkan saat Anda membuat aturan retensi khusus Meet dan telah mengaktifkan retensi Meet.

Pembekuan Drive selalu berlaku untuk rekaman Meet dan log terkait

Saat Anda mengaktifkan aturan retensi khusus Meet, pembekuan Drive masih berlaku untuk rekaman Meet dan log polling, Tanya Jawab, transkrip, dan kehadiran dalam Meet.

Menetapkan aturan retensi khusus untuk Meet

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik RetensiAturan KhususBuat.
3. Untuk layanan, pilih Meet, lalu klik Lanjutkan.
4. Pilih salah satu entitas:
   • Unit organisasi—Terapkan aturan ke unit organisasi tertentu:
     1. Klik kolom, lalu pilih unit organisasi
     2. (Opsional) Untuk menerapkan aturan ke drive bersama tempat akun di unit organisasi yang dipilih menjadi anggota, aktifkan Sertakan hasil dari drive bersama.
   • Semua drive bersama—Terapkan aturan ke seluruh drive bersama di organisasi Anda.
   • Drive bersama tertentu—Terapkan aturan ke drive bersama yang dibagikan dengan akun tertentu.
     1. Klik Tambahkan drive bersama.
     2. Masukkan satu atau beberapa akun, lalu klik Temukan.
     3. Pilih satu atau beberapa drive bersama.
     4. Klik Tambahkan.
5. Klik Lanjutkan.

6. Pilih durasi file dipertahankan:

   • Untuk mempertahankan file yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tidak terbatas.
   • Untuk menghapus permanen file setelah waktu yang ditentukan:
     1. Pilih Periode retensi.
     2. Masukkan jumlah hari periode retensi data, antara 1 hingga 36.500.
     3. Pilih waktu untuk memulai periode retensi data:
        1. Untuk memulai retensi berdasarkan peristiwa yang terkait dengan file, klik Awal periode retensi datapilih Tanggal dibuat, Tanggal diubah, atau Tanggal dipindahkan ke sampah. 
        2. Untuk memulai retensi berdasarkan kondisi kolom tanggal label Drive (lihat Langkah 6), klik Awal periode retensi data pilih Tanggal ditetapkan pada kolom tanggal label. Lalu pilih kolom tanggal. Periode retensi data untuk item dimulai pada nilai kolom tanggal tersebut. 
     4. Pilih tindakan untuk file saat periode retensi data berakhir:
        • Hanya hapus permanen item yang telah dihapus secara permanen—Opsi ini akan menghapus permanen item yang masa berlakunya habis yang dikosongkan dari folder Sampah. Pengguna tidak memiliki akses ke pesan tersebut dan tidak ingin menyimpannya. Untuk hanya menghapus permanen file yang sudah dikosongkan dari Sampah pengguna, pilih opsi ini.
        • Hapus permanen semua item di Drive pengguna, termasuk item yang tidak dihapus secara permanen—Opsi ini akan menghapus permanen semua item yang masa berlakunya habis, termasuk item di folder Drive pengguna. Opsi ini mungkin menghapus permanen item yang ingin disimpan pengguna. Untuk menghapus permanen semua file, termasuk file yang tidak dihapus, pilih opsi ini.
          Peringatan: Vault memungkinkan Drive menghapus permanen semua file yang melebihi periode retensi data saat Anda mengirimkan aturan. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
7. Jika Anda menetapkan durasi, pilih tindakan untuk data setelah periode retensi data berakhir:
   • Untuk hanya menghapus permanen data yang dihapus pengguna, pilih opsi pertama.
   • Untuk menghapus permanen semua data, pilih opsi kedua. Aturan ini dapat menghapus permanen data yang dihapus dan data yang ada di Drive pengguna.

     Peringatan: Jika Anda mengaktifkan aturan Meet khusus, Vault akan langsung mengizinkan Meet menghapus permanen data yang melampaui durasi retensi saat Anda membuat aturan. File ini mungkin mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.

8. Klik Buat. Jika Anda menetapkan periode retensi, centang kotak konfirmasi, lalu klik Setuju.

Menetapkan aturan retensi default untuk Meet

Jika diaktifkan, aturan retensi Meet default akan berlaku untuk semua data Meet yang tidak tercakup dalam aturan khusus atau pembekuan, termasuk rekaman di Drive Saya dan di drive bersama.

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik Retensi. Daftar aturan retensi default akan terbuka.
3. Klik Meet .

4. Pilih durasi file dipertahankan:

   • Untuk mempertahankan file yang dicakup oleh aturan ini secara permanen, pilih Tidak terbatas.
   • Untuk menghapus permanen file setelah waktu yang ditentukan:
     1. Pilih Periode retensi.
     2. Masukkan jumlah hari periode retensi data, antara 1 hingga 36.500.
     3. Pilih waktu untuk memulai periode retensi data:
        1. Untuk memulai retensi berdasarkan peristiwa yang terkait dengan file, klik Awal periode retensi datapilih Tanggal dibuat, Tanggal diubah, atau Tanggal dipindahkan ke sampah. 
        2. Untuk memulai retensi berdasarkan kondisi kolom tanggal label Drive (lihat Langkah 6), klik Awal periode retensi data pilih Tanggal ditetapkan pada kolom tanggal label. Lalu pilih kolom tanggal. Periode retensi data untuk item dimulai pada nilai kolom tanggal tersebut. 
     4. Pilih tindakan untuk file saat periode retensi data berakhir:
        • Hanya hapus permanen item yang telah dihapus secara permanen—Opsi ini akan menghapus permanen item yang masa berlakunya habis yang dikosongkan dari folder Sampah. Pengguna tidak memiliki akses ke pesan tersebut dan tidak ingin menyimpannya. Untuk hanya menghapus permanen file yang sudah dikosongkan dari Sampah pengguna, pilih opsi ini.
        • Hapus permanen semua item di Drive pengguna, termasuk item yang tidak dihapus secara permanen—Opsi ini akan menghapus permanen semua item yang masa berlakunya habis, termasuk item di folder Drive pengguna. Opsi ini mungkin menghapus permanen item yang ingin disimpan pengguna. Untuk menghapus permanen semua file, termasuk file yang tidak dihapus, pilih opsi ini.
          Peringatan: Vault memungkinkan Drive menghapus permanen semua file yang melebihi periode retensi data saat Anda mengirimkan aturan. Data yang dihapus permanen dapat mencakup data yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.
5. Jika Anda menetapkan durasi, pilih tindakan untuk data setelah periode retensi data berakhir:
   • Untuk hanya menghapus permanen data yang dihapus pengguna, pilih opsi pertama.
   • Untuk menghapus permanen semua data, pilih opsi kedua. Aturan ini dapat menghapus permanen data yang dihapus dan data yang ada di Drive pengguna.

     Peringatan: Jika Anda mengaktifkan aturan Meet khusus, Vault akan langsung mengizinkan Meet menghapus permanen data yang melebihi durasi retensi saat Anda menyimpan aturan. Data ini mungkin mencakup file yang ingin dipertahankan pengguna. Jangan lanjutkan ke langkah berikutnya sampai Anda memastikan bahwa aturan tersebut telah dikonfigurasi dengan benar.

6. Klik Simpan. Vault akan meminta Anda untuk mengonfirmasi bahwa Anda memahami pengaruh aturan ini. Centang kotak dan klik Setuju untuk menyimpan aturan.

(Opsional) Mengaktifkan aturan retensi khusus untuk Meet

Rekaman Meet akan dipertahankan oleh aturan retensi Drive sampai Anda mengubah setelan Vault dan mengaktifkan aturan retensi Meet.

Untuk menerapkan aturan retensi Meet ke rekaman Meet dan log terkait dan bukan aturan retensi Drive:

1. Login ke vault.google.com.
2. Klik RetensiSetelan.
3. Di samping Meet, pilih Dipertahankan oleh aturan Meet.
4. Klik Simpan.