Dans le cadre du plan de gouvernance des informations de votre organisation, vous pouvez contrôler la durée de conservation des enregistrements et des journaux Google Meet par Google Vault. Contrôlez la durée de conservation des données Meet et le moment où elles doivent être supprimées en définissant des règles de conservation.
Par défaut, les données Meet sont soumises aux règles de conservation de Google Drive, car les fichiers sont stockés dans Drive. Pour gérer la conservation des données Meet séparément des autres éléments Drive, vous pouvez définir des règles de conservation spécifiques à Meet. Ces règles ne prennent effet que lorsque vous activez les règles de conservation Meet dans les paramètres de conservation de Vault.
Pour conserver des données qui répondent à des conditions spécifiques pendant une période définie, créez une règle de conservation personnalisée. Pour conserver toutes les données de service de tous les comptes sous licence pendant une période définie, créez une règle de conservation par défaut.
- Informations importantes concernant Meet et la conservation des données
- Définir une règle de conservation personnalisée pour Meet
- Définir la règle de conservation par défaut pour Meet
- (Facultatif) Activer les règles de conservation dédiées pour Meet
Informations importantes concernant Meet et la conservation des données
Avant de définir des règles de conservation, nous vous conseillons vivement de prendre connaissance de leur fonctionnement et des données Meet compatibles dans Vault.
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N'activez pas la conservation des données pour Meet tant que vous n'avez pas créé de règles de conservation.Meet ne possède pas de règle de conservation spécifique par défaut, car les données Meet sont conservées conformément aux règles de conservation de Drive. Si vous activez la conservation des données Meet avant de définir des règles de conservation pour Meet, les données du service ne sont pas protégées contre la suppression. Certaines données Meet pourraient être supprimées définitivement pendant cette période de conservation, car elles ne sont plus protégées par les règles de conservation de Drive.
Les règles de conservation Meet s'appliquent aux enregistrements Meet d'origine et aux journaux de participation, des discussions, des questions/réponses, des transcriptions et des sondages associés aux réunions enregistrées.
Les copies de ces fichiers, ou les versions téléchargées et importées dans Drive, sont soumises aux règles de conservation de Drive. Les notes de réunion sont également soumises à vos règles de conservation Drive, même si vous créez des règles de conservation spécifiques à Meet et que vous avez activé les règles de conservation Meet.
Lorsque vous activez les règles de conservation spécifiques à Meet, les obligations de conservation Drive s'appliquent toujours aux enregistrements Meet et aux journaux de participation, des discussions, des questions/réponses, des transcriptions et des sondages.
Définir une règle de conservation personnalisée pour Meet
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation
Règles personnalisées
- Sélectionnez Meet comme service, puis cliquez sur Continuer.
- Choisissez une entité :
- Unité organisationnelle : applique la règle à une unité organisationnelle spécifique.
- Cliquez sur le champ, puis sélectionnez une unité organisationnelle.
- (Facultatif) Pour appliquer la règle aux Drive partagés dont les comptes appartiennent à l'unité organisationnelle sélectionnée, activez l'option Inclure les résultats des Drive partagés.
- Tous les Drive partagés : applique la règle à tous les Drive partagés de votre organisation.
- Drive partagés spécifiques : applique la règle à un Drive partagé avec un compte spécifique.
- Cliquez sur Ajouter des Drive partagés.
- Saisissez un ou plusieurs comptes, puis cliquez sur Rechercher.
- Sélectionnez un ou plusieurs Drive partagés.
- Cliquez sur Ajouter.
- Unité organisationnelle : applique la règle à une unité organisationnelle spécifique.
- Cliquez sur Continuer.
-
Indiquez la durée de conservation des fichiers :
- Pour que les fichiers soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, sélectionnez Indéfiniment.
- Pour supprimer définitivement des fichiers après un certain délai :
- Sélectionnez Durée de conservation.
- Saisissez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500 pour la durée de conservation.
- Indiquez quand la durée de conservation du fichier doit commencer :
- Pour démarrer la conservation en fonction d'un événement lié à un fichier, cliquez sur Début de la durée de conservation
- Pour démarrer la conservation en fonction de la condition du champ de date d'un libellé Drive (voir l'étape 6), cliquez sur Début de la durée de conservation
- Pour démarrer la conservation en fonction d'un événement lié à un fichier, cliquez sur Début de la durée de conservation
- Indiquez comment traiter les fichiers une fois la période de conservation terminée :
- Ne supprimer définitivement que les éléments supprimés manuellement par les utilisateurs : cette option entraîne la suppression définitive des éléments arrivés à expiration qui sont supprimés du dossier "Corbeille". Les utilisateurs n'y ont pas accès et ne souhaitent pas les conserver. Pour ne supprimer définitivement que les fichiers déjà supprimés de la corbeille des utilisateurs, choisissez cette option.
- Supprimer définitivement tous les éléments des Drive des utilisateurs, y compris ceux qu'ils n'ont pas supprimés manuellement : cette option entraîne la suppression définitive de tous les éléments arrivés à expiration, y compris ceux des dossiers Drive des utilisateurs. Elle est susceptible de supprimer des éléments que les utilisateurs souhaitent conserver. Pour supprimer définitivement tous les fichiers, y compris ceux qui n'ont pas été supprimés manuellement, choisissez cette option.
Avertissement : Vault autorise Drive à supprimer immédiatement et définitivement les fichiers ayant dépassé la durée de conservation lorsque vous validez la règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement.
- Si vous définissez une durée, choisissez la procédure à suivre pour les données une fois la période de conservation arrivée à expiration :
- Pour ne supprimer définitivement que les données supprimées par les utilisateurs, choisissez la première option.
- Pour supprimer définitivement toutes les données, choisissez la deuxième option. Cette règle permet de supprimer définitivement les données supprimées manuellement et celles stockées dans les Drive des utilisateurs.
Avertissement : Si vous avez activé les règles dédiées pour Meet, Vault autorise immédiatement Meet à supprimer définitivement les données qui se situent hors de la période de conservation dès que vous créez une règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines d'entre elles. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement.
- Cliquez sur Créer. Si vous définissez une durée de conservation, cochez la case de confirmation, puis cliquez sur Accepter.
Règles personnaliséesDéfinir la règle de conservation par défaut pour Meet
Lorsqu'elle est activée, la règle de conservation par défaut pour Meet s'applique à toutes les données Meet qui ne sont soumises à aucune règle personnalisée ni obligation de conservation, y compris les enregistrements dans Mon Drive et dans les Drive partagés.
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation. La liste des règles de conservation par défaut s'affiche
- Cliquez sur Meet
.
-
Indiquez la durée de conservation des fichiers :
- Pour que les fichiers soumis à cette règle ne soient jamais supprimés, sélectionnez Indéfiniment.
- Pour supprimer définitivement des fichiers après un certain délai :
- Sélectionnez Durée de conservation.
- Saisissez un nombre de jours compris entre 1 et 36 500 pour la durée de conservation.
- Indiquez quand la durée de conservation du fichier doit commencer :
- Pour démarrer la conservation en fonction d'un événement lié à un fichier, cliquez sur Début de la durée de conservation
- Pour démarrer la conservation en fonction de la condition du champ de date d'un libellé Drive (voir l'étape 6), cliquez sur Début de la durée de conservation
- Pour démarrer la conservation en fonction d'un événement lié à un fichier, cliquez sur Début de la durée de conservation
- Indiquez comment traiter les fichiers une fois la période de conservation terminée :
- Ne supprimer définitivement que les éléments supprimés manuellement par les utilisateurs : cette option entraîne la suppression définitive des éléments arrivés à expiration qui sont supprimés du dossier "Corbeille". Les utilisateurs n'y ont pas accès et ne souhaitent pas les conserver. Pour ne supprimer définitivement que les fichiers déjà supprimés de la corbeille des utilisateurs, choisissez cette option.
- Supprimer définitivement tous les éléments des Drive des utilisateurs, y compris ceux qu'ils n'ont pas supprimés manuellement : cette option entraîne la suppression définitive de tous les éléments arrivés à expiration, y compris ceux des dossiers Drive des utilisateurs. Elle est susceptible de supprimer des éléments que les utilisateurs souhaitent conserver. Pour supprimer définitivement tous les fichiers, y compris ceux qui n'ont pas été supprimés manuellement, choisissez cette option.
Avertissement : Vault autorise Drive à supprimer immédiatement et définitivement les fichiers ayant dépassé la durée de conservation lorsque vous validez la règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines des données incluses dans celles à supprimer définitivement. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement.
- Si vous définissez une durée, choisissez la procédure à suivre pour les données une fois la période de conservation arrivée à expiration :
- Pour ne supprimer définitivement que les données supprimées par les utilisateurs, choisissez la première option.
- Pour supprimer définitivement toutes les données, choisissez la deuxième option. Cette règle permet de supprimer définitivement les données supprimées manuellement et celles stockées dans les Drive des utilisateurs.
Avertissement : Si vous avez activé les règles dédiées pour Meet, Vault autorise immédiatement Meet à supprimer définitivement les données qui se situent hors de la période de conservation dès que vous enregistrez une règle. Il est possible que les utilisateurs souhaitent conserver certaines d'entre elles. Avant de passer à l'étape suivante, assurez-vous que la règle est configurée correctement.
- Cliquez sur Enregistrer. Vault vous invite à confirmer que vous comprenez bien les effets de cette règle. Cochez les cases nécessaires, puis cliquez sur Accepter pour enregistrer la règle.
(Facultatif) Activer les règles de conservation dédiées pour Meet
Les enregistrements Meet sont soumis aux règles de conservation de Drive jusqu'à ce que vous activiez celles de Meet dans les paramètres Vault.
Pour appliquer les règles de conservation de Meet aux enregistrements Meet et aux journaux associés à la place des règles de conservation de Drive :
- Connectez-vous à vault.google.com.
- Cliquez sur Conservation
- À côté de Meet, sélectionnez Conservé par une règle Meet.
- Cliquez sur Enregistrer.