Conservar grabaciones y registros de Google Meet con Vault

Como parte del plan de gobernanza de la información de tu organización, puedes controlar cuánto tiempo se conservarán las grabaciones y los registros de Google Meet mediante Google Vault. Puedes utilizar reglas de conservación para definir durante cuánto tiempo se van a conservar los datos de Meet y cuándo se eliminan, en el caso de que vayan a eliminarse.

De forma predeterminada, los datos de Meet están sujetos a reglas de conservación de Google Drive, ya que los archivos se almacenan en este servicio. Si quieres que los datos de Meet se conserven de forma independiente a otros elementos de Drive, puedes definir reglas de conservación específicas de Meet. Estas reglas de conservación solo se aplican si habilitas las reglas de conservación de Meet en la configuración de conservación de Vault.

Para conservar los datos que cumplen condiciones específicas durante un periodo determinado, crea una regla de conservación personalizada. Para conservar todos los datos de servicio de todas las cuentas con licencia durante un periodo determinado, crea una regla de conservación predeterminada.

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Información importante sobre Meet y la conservación

Antes de configurar reglas de conservación, te recomendamos encarecidamente que consultes cómo funciona la conservación de datos y qué datos de Meet se pueden conservar en Vault.

ADVERTENCIA: Si una regla de conservación no se configura correctamente, puede hacer que Meet purgue grabaciones y registros de forma inmediata e irreversible. Por eso, debes tener cuidado al crear o cambiar este tipo de reglas. Te recomendamos que pruebes las reglas nuevas en un pequeño conjunto de cuentas antes de aplicarlas a toda tu organización.

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No habilites la conservación de datos en Meet hasta que hayas creado reglas de conservación

La conservación específica de Meet está inhabilitada de forma predeterminada, por lo que los datos de Meet se conservan de acuerdo con las reglas de conservación de Drive. Si activas la conservación de Meet antes de crear reglas de conservación para Meet, los datos de Meet no estarán exentos de eliminarse. Es posible que algunos datos de Meet se purguen durante este periodo de conservación, ya que ya no estarán protegidos por las reglas de conservación de Drive.

¿A qué se aplican las reglas de retención de Meet?

Las reglas de retención de Meet afectan a las grabaciones originales de este servicio y a los elementos asociados a estas grabaciones (registros de chat, de asistencia, de preguntas y respuestas, de transcripciones y de encuestas).

Las copias y las versiones de estos archivos que se hayan descargado y subido a Drive están sujetas a las reglas de conservación de Drive. Las notas de reuniones también están sujetas a tus reglas de conservación de Drive, aunque crees reglas de conservación específicas para Meet y hayas activado la conservación de Meet.

Las retenciones de Drive se aplican siempre a las grabaciones de Meet y a sus registros asociados

Aunque actives reglas de conservación específicas de Meet, las retenciones de Drive se seguirán aplicando a las grabaciones de Meet y a los registros de asistencia, del chat, de Preguntas, de transcripciones y de las encuestas de Meet.

Configurar reglas de conservación personalizadas para Meet

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Conservacióny luegoReglas personalizadasy luegoCrear.
  3. Selecciona Meet como servicio y, a continuación, haz clic en Continuar.
  4. Elige una de las siguientes opciones:
    • Unidad organizativa: la regla se aplica a una unidad organizativa concreta.
      1. Haz clic en el campo y elige una unidad organizativa.
      2. (Opcional) Si quieres aplicar la regla a unidades compartidas asociadas a las cuentas de la unidad organizativa seleccionada, habilita la opción Incluir resultados de unidades compartidas.
    • Todas las unidades compartidas: la regla se aplica a todas las unidades compartidas de tu organización.
    • Unidades compartidas específicas: permite aplicar la regla a unidades que están compartidas con cuentas concretas.
      1. Haz clic en Añadir unidades compartidas.
      2. Introduce una o varias cuentas y haz clic en Buscar.
      3. Selecciona una o varias unidades compartidas.
      4. Haz clic en Añadir.
  5. Haz clic en Continuar.
  6. Elige cuánto tiempo se conservarán los archivos:

    • Para conservar de forma permanente los archivos que coincidan con los parámetros de esta regla, elige Indefinidamente.
    • Para descartar archivos después de un tiempo determinado haz lo siguiente:
      1. Selecciona Periodo de conservación.
      2. Introduce el número de días del periodo de conservación, entre 1 y 36.500.
      3. Selecciona cuándo se inicia el periodo de conservación del archivo:
        1. Para iniciar la conservación según un evento relacionado con un archivo, haz clic en Inicio del periodo de conservacióny luegoselecciona Fecha de creación, Fecha de modificación o Fecha de envío a la papelera
        2. Para iniciar la retención según el estado del campo de fecha de una etiqueta de Drive (consulta el paso 6), haz clic en Inicio del periodo de conservación y luego selecciona Fecha establecida en el campo de fecha de la etiqueta. A continuación, seleccione un campo de fecha. El periodo de retención de un elemento comienza en el valor de ese campo de fecha. 
      4. Selecciona qué pasará con los archivos cuando finalice el periodo de conservación:
        • Purgar solo los elementos eliminados definitivamente: esta opción elimina definitivamente los elementos que se hayan eliminado de la carpeta Papelera. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan que se guarden. Para purgar solo los archivos que ya se han vaciado de la papelera de los usuarios, elige esta opción.
        • Purgar todos los elementos de las unidades de los usuarios, incluidos los que no se hayan eliminado de forma permanente: esta opción elimina definitivamente todos los elementos vencidos, incluidos los de las carpetas de Drive de los usuarios. Es posible que se eliminen elementos que los usuarios quieran conservar.Para purgar todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado, elige esta opción.
          Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que crees una regla, Drive purgue inmediatamente los archivos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
  7. Si defines una duración, indica qué pasará con los datos una vez transcurrido el periodo de conservación seleccionado:
    • Para purgar solo los datos que los usuarios hayan eliminado, elige la primera opción.
    • Para purgar todos los datos, elige la segunda opción. Esta regla puede purgar todos los datos, incluidos los que se encuentran en las unidades de Drive de los usuarios y los que ya se han eliminado.

      Advertencia: Si has habilitado reglas específicas de Meet, Vault permitirá que, en el mismo instante en que crees una regla, Meet purgue los datos que superen el periodo de conservación. Estos archivos podrían incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.

  8. Haz clic en Crear. Si defines un periodo de conservación, marca la casilla de confirmación y haz clic en Aceptar.

Definir la regla de conservación predeterminada para Meet

Cuando la regla de conservación predeterminada para Meet está activada, afecta a todos los datos de Meet que no estén sujetos a ninguna regla personalizada ni a ninguna retención, incluidas las grabaciones almacenadas en Mi unidad y en unidades compartidas.

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Conservación. Se abrirá la lista de reglas de conservación predeterminadas.
  3. Haz clic en Meet .
  4. Elige cuánto tiempo se conservarán los archivos:

    • Para conservar de forma permanente los archivos que coincidan con los parámetros de esta regla, elige Indefinidamente.
    • Para descartar archivos después de un tiempo determinado haz lo siguiente:
      1. Selecciona Periodo de conservación.
      2. Introduce el número de días del periodo de conservación, entre 1 y 36.500.
      3. Selecciona cuándo se inicia el periodo de conservación del archivo:
        1. Para iniciar la conservación según un evento relacionado con un archivo, haz clic en Inicio del periodo de conservacióny luegoselecciona Fecha de creación, Fecha de modificación o Fecha de envío a la papelera
        2. Para iniciar la retención según el estado del campo de fecha de una etiqueta de Drive (consulta el paso 6), haz clic en Inicio del periodo de conservación y luego selecciona Fecha establecida en el campo de fecha de la etiqueta. A continuación, seleccione un campo de fecha. El periodo de retención de un elemento comienza en el valor de ese campo de fecha. 
      4. Selecciona qué pasará con los archivos cuando finalice el periodo de conservación:
        • Purgar solo los elementos eliminados definitivamente: esta opción elimina definitivamente los elementos que se hayan eliminado de la carpeta Papelera. Los usuarios no tienen acceso a ellos y no esperan que se guarden. Para purgar solo los archivos que ya se han vaciado de la papelera de los usuarios, elige esta opción.
        • Purgar todos los elementos de las unidades de los usuarios, incluidos los que no se hayan eliminado de forma permanente: esta opción elimina definitivamente todos los elementos vencidos, incluidos los de las carpetas de Drive de los usuarios. Es posible que se eliminen elementos que los usuarios quieran conservar.Para purgar todos los archivos, incluidos los que no se hayan eliminado, elige esta opción.
          Advertencia: Vault permite que, en el mismo instante en el que crees una regla, Drive purgue inmediatamente los archivos que superen el periodo de conservación. Entre ellos se pueden incluir datos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.
  5. Si defines una duración, indica qué pasará con los datos una vez transcurrido el periodo de conservación seleccionado:
    • Para purgar solo los datos que los usuarios hayan eliminado, elige la primera opción.
    • Para purgar todos los datos, elige la segunda opción. Esta regla puede purgar todos los datos, incluidos los que se encuentran en las unidades de Drive de los usuarios y los que ya se han eliminado.

      Advertencia: Si has habilitado reglas específicas de Meet, Vault permitirá que, en el mismo instante en el que guardes una regla, Meet purgue los datos que superen el periodo de conservación. Estos datos podrían incluir archivos que los usuarios quieren conservar. No vayas al paso siguiente hasta que hayas comprobado que la regla está correctamente configurada.

  6. Haz clic en Guardar. Vault te pedirá que confirmes que eres consciente de los efectos de la regla. Marca las casillas y haz clic en Aceptar para guardar la regla.

(Opcional) Habilitar las reglas de conservación específicas de Meet

Las grabaciones de Meet están sujetas a las reglas de conservación de Drive, salvo que cambies la configuración de Vault y habilites las reglas de conservación de Meet.

Para que las grabaciones de Meet y sus registros asociados estén sujetos a las reglas de conservación de Meet, y no a las reglas de conservación de Drive, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en vault.google.com.
  2. Haz clic en Conservacióny luegoConfiguración.
  3. Junto a Meet, selecciona Conservado por una regla de Meet.
  4. Haz clic en Guardar.

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